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How does VAT work for clients outside Germany?

VAT

Updated on: April 27, 2023

Reading time: 2 minutes

Here is how to get your invoices for clients in the EU, and further afield, in tip-top shape! An invoice for an international client needs to include all the things you would see on a German invoice:

Name and address of both yourself and your client
A unique invoice number
The date the invoice is delivered
Your Steuernummer and VAT number (Umsatzsteuernummer in German)
The VAT number of your client – use this handy tool from the European Commission to confirm a client’s VAT number
A description of the work completed
The price per unit and the total amount charged
Your bank details, for easy transfer
And don’t forget your signature!

⚠️ Invoices for clients outside Germany differ from those issued inside Germany when it comes to VAT.

Should I charge VAT to clients in the EU?

Short answer: No. Here’s why:

The reverse charge procedure

VAT is charged for goods and services throughout the EU. But when your client is based in a different EU member state, something called the “reverse charge procedure” applies. Think about it this way: VAT, or value-added tax, is added to goods and services throughout the production process and passed on and on until it hits the end user. It doesn’t make sense for you to charge VAT to a client in France, for example, because then their VAT would land in Germany’s coffers, despite it being a deductible business cost for them in France. For this reason, freelancers should not charge their clients outside Germany any VAT. Make sure to include a reference to the reverse charge procedure on your invoice, eg. “The reverse charge procedure applies to this invoice, so no VAT is charged.” Now you have met the legal requirements for a freelance invoice for an EU client outside Germany. 💡 Tip: Accountable offers automatic invoice generation and can even add the relevant VAT references when you need them. Try it out for yourself.

Invoicing clients outside the EU

There is no need to charge tax on any invoices you issue to clients outside Germany, including those outside the EU. And invoicing non-EU clients is even easier, as you don’t need to reference the reverse charge procedure. Simply include the elements listed above and you’re good to go. And there you have it, a simple, stress-free answer to one of the most common German tax questions!

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Author - Sophia Merzbach

Sophia has been a key member of the Accountable team for many years, bringing a unique blend of journalistic precision and in-depth tax expertise to her work.

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Accountable ist sehr einfach zu bedienen. Und macht Steuern für Solo selbständige so einfach wie nie zu vor.

Anonym

Accountble ist einfach zu bedienen und übersichtlich.

Regine Müller-Waldeck

Die Kommunikation war sehr gut und sehr genau. Im Fall wie es bei mir war hätte ich mich gefreut ein Telefonat zu führen. Es wäre auch sehr gut eine Telefonnummer zu haben wo man sich an einen Mitarbeiter wenden hätte können. Heute bekommt man sehr viele Spam Nachrichten die täuschend echt sind.

Peter Goerke

Ich bin schwer begeistert, die Platform ist wirklich ausgereift, man ist kein Versuchskaninchen, außerdem ist es trotz Digitalisierung sehr persönlich und direkt, ich fühle mich richtig aufgehoben und die Kundenservice ist unübertroffen, einziges Manko ist das ext. Steuerbüro Consentes, auf Fragen wird nicht oder spät geantwortet, verlangen jedoch einen horrenden Betrag nur um mit dem Finanzamt zu sprechen, da greife ich lieber selber zum Hörer, das soll das Erlebnis mit Accountable, aber in keinem Fall schmälern, endlich eine All-in-One Lösung, die hält was Sie verspricht!

Anonym

Bis jetzt alles Top, guter Sapport.

John Niehaus

sehr guter technischer support zum Abo. Steuerfragen hatte ich noch nicht.

Sergej Rothermel

Sehr guter Kundenservice, individuell und verständlich. Ausgezeichnete Fachkompetenz! Besser als jeder Steuerberater hier bei uns. Absolut empfehlenswert!

Birgit Kleinert

Zuerst einmal möchte ich mich ganz herzlich bedanken, für die intensive und professionelle Betreuung meiner Steuerangelegenheit. Bei wirklich all meinen Fragen und es waren nicht wenige, hat Daniela mir geholfen. Besonders hervorheben möchte ich, das man hier auf eine Frage die man bezüglich der Steuer stellt, nicht lange auf seine Antwort warten muss. Accountable, ein "Rund-um-Sorglos-Paket"! Vielen Dank Peter Albuscheit

Peter Albuscheit

Alles super, sehr freundlich und hat mir bei der Lösung meines Problems geholfen.

Alexander Adam

Sehr schnelle und kompetente Rückmeldung.

Frank Meier