ZUGFeRD-Rechnung: Der hybride Standard für E-Rechnungen

E-Rechnungen sind in öffentlichen Behörden bereits Pflicht. Gesetzesplänen zufolge wird die E-Rechnung ab 2025 auch für B2B verpflichtend. Für gesetzeskonforme E-Rechnungen gibt es bereits etablierte Standards wie XRechnung oder das Format ZUGFeRD, das PDFs und XML-Daten kombiniert.

Wir erklären, wie eine E-Rechnung imZUGFeRD–Format funktioniert und wie du sie erstellen kannst.

Was ist ZUGFeRD – Bedeutung und Definition

ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland. Das ist ein Rechnungsformat für den Austausch und die Verarbeitung von elektronischen Rechnungsdaten. Wichtig zu wissen: Nicht alle elektronischen Rechnungen sind offizielle E-Rechnungen. Um gesetzliche Vorgabe zu erfüllen, müssen sie ein strukturiertes Format für automatische maschinelle Verarbeitung unterstützen. ZUGFeRD erfüllt diese Anforderungen und zählt mit XRechnungen zu offiziell in Deutschland anerkannten E-Rechnungsformaten.

➡️ Du möchtest mehr über die E-Rechnungspflicht erfahren? Hier geht’s zum allgemeinen Leitfaden zu E-Rechnungen.

Wie funktioniert ZUGFeRD?

Auch wenn PDF-Rechnungen derzeit im B2B-Rechnungsaustausch zum Einsatz kommen können, erfüllen sie nicht die gesetzlichen Vorgaben für E-Rechnungen. ZUGFeRD kombiniert daher als hybrides E-Rechnungsformat visuelle PDF-Rechnungen mit einem maschinenlesbaren, strukturierten XML-Datensatz.

Das ZUGFeRD-Format garantiert, dass du E-Rechnungen in einer leicht lesbaren, unstrukturierten PDF/A-3-Form verschickst und dank eingebetteter, codierter XML-Rechnungsdaten trotzdem gesetzlichen Anforderungen erfüllst. Rechnungsempfänger:innen erhalten somit sowohl den PDF- als auch den XML-Teil und können entscheiden, welchen Teil sie für die Verarbeitung nutzen.

Der XML-Teil der ZUGFeRD-Rechnung ist in der PDF-Ansicht nicht sichtbar, garantiert jedoch, dass die E-Rechnung automatisch verarbeitet und Rechnungsdaten extrahiert werden. Für die Ansicht der PDF-Datei erfordert es keine spezielle Software, was den Rechnungsaustausch vereinfacht. Zum automatischen Auslesen der XML-Daten kommt in der Regel eine OCR-Texterkennung zum Einsatz, um Rechnungsdaten zu erfassen und zu klassifizieren.

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Seit wann gibt es das ZUGFeRD-Format?

Das branchenübergreifende Format ZUGFeRD wurde 2014 erstmals als ZUGFeRD 1.0 veröffentlicht. Auslöser war die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die Anforderungen an E-Rechnungen definierte, um grenzüberschreitende Transaktionen sicherer zu machen. 2019 erhielt ZUGFeRD mit der 2.0 Version ein Update, die der verbindlichen EU-Norm 16931 entspricht. Mit der ZUGFeRD Version 2.1.1 vom 1. Juli 2020 enthält ZUGFeRD auch ein XRechnungs-Profil, mit dem sich die Rechnung als XML-Datei bei Behörden hochladen lässt.  

Der aktuelle Version ZUGFeRD 2.2 wurde am 01. März 2022 veröffentlicht, um mit einem Format verschiedene Rechnungsprofile abbilden zu können. Das erleichtert den Rechnungsaustausch sowohl auf B2B- als auch auf B2G-Ebene. Dazu zählen auch erweiterte Schnittstellen zu Order-X zur effizienteren Umsetzung und Abrechnung digitaler Bestellungen.

ZUGFeRD oder XRechnung: Wo liegt der Unterschied?

Nicht jede elektronisch erstellte Rechnung wird als „ordentliche“ E-Rechnung anerkannt. Umso wichtiger ist es, Standards wie ZUGFeRD und XRechnung zu kennen. Während XRechnungen ausschließlich im XML-Format codierte Rechnungsdaten enthalten, kombiniert das ZUGFeRD-Format den menschenlesbaren PDF/A-3-Standard mit einem maschinenlesbaren codierten XML-Datensatz. 

Beide Rechnungsformate haben gemeinsam, dass du für das automatische Auslesen der XML-Daten entsprechende Rechnungs- oder Dokumentenmanagementprogramme benötigst. Nur so stellst du sicher, dass auch Rechnungen im ZUGFeRD-Format deine Geschäftsprozesse im Rechnungswesen optimieren, beschleunigen und als gesetzeskonform gelten.

Für wen ist eine ZUGFeRD-Rechnung Pflicht?

Mit Stand 2024 gilt derzeit nur für alle öffentlichen Behörden sowie für Dienstleister:innen und Unternehmen im Auftrag von öffentlichen Behörden die Pflicht zur E-Rechnung. Hierzu kommen standardmäßig XRechungen oder Rechnungen im ZUGFeRD zum Einsatz.

Schon in naher Zukunft, genauer gesagt Anfang 2025, könnte jedoch für alle Unternehmen im B2B-Bereich ebenfalls die E-Rechnung zur Pflicht werden. Das sieht das Wachstumschancengesetz des Bundesfinanzministeriums vor, das sich derzeit im Gesetzgebungsverfahren befindet. Kommt es zum Beschluss, soll ab 01. Januar 2025 die E-Rechnung in einer Übergangsphase zum Standard im B2B-Rechnungsaustausch werden. Ab Januar 2028 soll laut Planung die ordentliche E-Rechnung ausnahmslos zum Einsatz kommen.

Umso wichtiger ist es, sich bereits jetzt für eines der E-Rechnungsformate zu entscheiden. Da ZUGFeRD die Vorteile einer visuellen, druckfähigen Rechnung und einer automatischen, strukturierten XML-Form verbindet, bietet sich das Format insbesondere für kleinere oder mittlere Unternehmen an. Du kannst hierzu einfach und ohne große Umstellung deine Rechnungen von PDF in ZUGFeRD umwandeln – kostenlos und mit optionaler XML-Rechnung.

Rechnung im ZUGFeRD-Format: Die wichtigsten Anforderungen

Die E-Rechnungsverordnung, die EN 16931 sowie des Wachstumschancengesetz definieren den gesetzlichen Rahmen für offizielle E-Rechnungen, zu dem folgende Eigenschaften zählen:

• Echtheit der Herkunft
• Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
• Lesbarkeit der Rechnung
• Strukturiertes, maschinell lesbares und automatisch auswertbares Format
• Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben gemäß Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und GoBD

💡Hinweis: Wenn du dir für eine ZUGFeRD-Rechnung ein Beispiel wünschst, genügt es, sich eine normgerechte Rechnung anzuschauen. Da die visuelle Darstellung auf PDF basiert, unterscheidet sich eine ZUGFeRD-Rechnung im Grunde nicht von PDF-Rechnungen. Der XML-Bestandteil mit strukturierten, automatisch auslesbaren Daten liegt wiederum codiert vor – eine Form also, die als komplexe Metasprache nur mit grundlegenden XML-Kenntnissen lesbar ist.

Der Aufbau von ZUGFeRD

Genau wie XRechnungen sind ZUGFeRD-Rechnungen normgerechten Papierrechnungen gesetzlich gleichgestellt und müssen alle Pflichtangaben enthalten. Um die Korrektheit zu prüfen, bietet sich ein ZUGFeRD-Validator an. Zu den wichtigsten Pflichtangaben inklusive spezifischen Inhalten für E-Rechnungen zählen:

• Leitweg-Identifikationsnummer (für öffentliche Rechnungsempfänger)
• Lieferantennummer (für Rechnungssteller im öffentlichen Auftrag)
• Name, Adresse und Kontakt (Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger)
• Rechnungsnummer (fortlaufend)
• Rechnungsdatum
• Rechtsformkennung
• Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID)
• Zahlungseise (inklusive Bankdaten)
• Lieferart/-menge oder Art/Umfang der Leistung
• Liefer- oder Leistungszeitpunkt
• Entgelt nach Steuersätzen/-befreiungen aufgeschlüsselt
• Entgelt und entfallender Steuerbetrag
• Hinweis zu Steuerbefreiung oder Aufbewahrungspflicht
• Optionale Vertragsnummer, Bestellnummer oder Auftragsnummer

So kannst du eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen

Grundsätzlich lässt sich eine eigene ZUGFeRD-Rechnung kostenlos mit dem offiziellen Rechnungstool  der FeRD-Net-Community erstellen. Du kannst das neue Rechnungsformat in der 2.2-Version auch als Downloadpaket über die FeRD-Website herunterladen. Auch ERP- und EDI-Systeme verfügen meist über integrierte Funktionen, um Rechnungen in ZUGFeRD mit PDF- und XML-Kombination auszugeben. Der Rechnungsversand mit ZUGFeRD kann per E-Mail-Anhang, als Download-Link, als Upload-Datei oder über öffentliche Rechnungseingangsportale erfolgen.

Du möchtest alles Wichtige zu den Grundlagen der elektronischen Rechnungsstellung erfahren? Dann schau dir unseren Überblick zum Thema E-Rechnung erstellen an.

FAQ: Häufige Fragen zum Thema ZUGFeRD-Rechnungen

1. Wie stelle ich meine Rechnungen auf ZUGFeRD um?

Um auf ZUGFeRD umzusteigen, solltest du zunächst sicherstellen, dass deine Rechnungssoftware ZUGFeRD unterstützt oder kompatibel ist. Die meisten Programme für Selbstständige unterstützen dieses Format, z.B. Accountable.

2. Wie öffne und verarbeite ich eine Rechnung im ZUGFeRD-Format?

Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung erhältst, ändert sich für dich glücklicherweise nicht Ballzuviel. Du kannst einfach die PDF-Datei öffnen. Denn die Rechnung ist als PDF/A-3-Datei eingebettet, die du mit jedem PDF-Reader ansehen kannst.

Um die XML-Daten der Rechnung zu verarbeiten, die im PDF eingebettet sind, benötigst du eine Rechnungssoftware, die diese extrahieren kann. In der Regel bieten Steuer- und Buchhaltungsprogramme für Selbstständige eine Funktion zur automatischen Verarbeitung von ZUGFeRD-Daten.

3. Welche Software benötige ich für ZUGFeRD?

Zum Erstellen und Verarbeiten von ZUGFeRD-Rechnungen benötigst du ein Buchhaltungspgrogramm, dass ZUGFeRD XML-Daten auslesen und verarbeiten kann. Du kannst außerdem Tools wie der offizielle ZUGFeRD-Rechnungseditor oder ERP-Systeme, die ZUGFeRD unterstützen, nutzen.

4. Was sind die Vorteile von ZUGFeRD gegenüber anderen E-Rechnungsformaten?

ZUGFeRD ist eine Kombination von PDF und XML. So ermöglicht es sowohl eine visuelle Darstellung als auch die automatische Datenverarbeitung. Dabei kann die PDF-Datei leicht geöffnet werden, während die XML-Daten die automatische Verarbeitung unterstützen. ZUGFeRD kann sowohl für B2B- als auch B2G-Rechnungen verwendet werden und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen.

5. Was tue ich, wenn ich eine ZUGFeRD-Rechnung nicht öffnen oder verarbeiten kann?

Wenn du Schwierigkeiten hast, eine ZUGFeRD-Rechnung zu öffnen oder zu verarbeiten, überprüfe, ob deine Software auf dem neuesten Stand ist und ZUGFeRD unterstützt. Ist die Datei fehlerhaft, Bitte den Absender um eine alternative Version der Rechnung oder um Unterstützung bei der Verarbeitung.

6. Welche gesetzlichen Anforderungen muss ich bei der Nutzung von ZUGFeRD beachten?

Beim Umgang mit ZUGFeRD-Rechnungen musst du neben den allgemeinen Voraussetzungen der Rechnungsstellung auf ein paar Dinge achten. Die Rechnung muss sowohl visuell als auch maschinenlesbar sein. Sie darf nicht verändert werden können und muss gemäß den gesetzlichen Vorschriften archiviert werden.

7. Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung selbst?

Um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, kannst du das kostenlose offizielle Rechnungstool von FeRD oder Buchhaltungs- und Steuersoftware wie Accountable nutzen, wenn sie das Format unterstützt.