Schreiben einer effektiven Zahlungserinnerung – Vorlagen und Tipps

Im Laufe deiner selbstständigen Tätigkeit wirst du feststellen, dass es nicht selten vorkommt, dass Rechnungen von Kund:innen nicht fristgerecht bezahlt werden. Zahlungserinnerungen zu schreiben, gehört daher zu den unumgänglichen Aufgaben.

Um dir diese anspruchsvolle Aufgabe zu erleichtern, findest du in diesem Artikel hilfreiche Tipps und verschiedene Vorlagen für Zahlungserinnerungen – egal ob du eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine Zahlungserinnerung mit rechtlichen Hinweisen benötigst.

Anforderungen bei der Formulierung einer Zahlungserinnerung

Grundsätzlich gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Form für eine Zahlungserinnerung. Wie du deine Zahlungserinnerung formulieren möchtest, kannst du also nach deinen individuellen Präferenzen entscheiden.

Ebenso gibt es keine konkreten Vorschriften, wie eine Zahlungserinnerung übermittelt werden muss. So kannst du deine:n Kund:in anrufen, die Zahlungserinnerung per E-Mail versenden oder aber den Postweg wählen.

Wesentliche Elemente einer Zahlungserinnerung

Auch wenn es keine gesetzlich vorgeschriebene Form für eine Zahlungserinnerung gibt, empfiehlt es sich, dass eine Zahlungserinnerung die wesentlichen Elemente eines rechtssicheren Mahnschreibens enthält – insbesondere dann, wenn der:die Kund:in bereits wiederholt in Verzug ist oder du befürchtest, dass rechtliche Schritte notwendig werden könnten. 

Die nachfolgenden Elemente sind wichtig, um eine effektive Zahlungserinnerung zu schreiben:

• Empfänger:in: Name und vollständige Anschrift des:der Kund:in
• Absender:in: Name und vollständige Anschrift deines Unternehmens
• Betreffzeile: Eindeutige Bezeichnung der Zahlungserinnerung, z. B. „Zahlungserinnerung für Rechnung [Rechnungsnummer]“
• Referenz: Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum
• Rechnungsbetrag: Der ausstehende Betrag
• Zahlungsfrist: Das neue Zahlungsdatum
• Bankverbindung: Deine Bankverbindung für die Zahlung
• Kontaktdaten: Deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse für Rückfragen 

Tonalität einer Zahlungserinnerung

Die Wahl des richtigen Tonfalls einer Zahlungserinnerung ist von großer Bedeutung. Sie beeinflusst nicht nur, wie dein Schreiben wahrgenommen wird, sondern kann auch die Bereitschaft des:der Kund:in, die offene Rechnung zu begleichen, erheblich beeinflussen. Auch wenn die Zahlungsfrist überschritten ist, sollte das Ziel immer die Aufrechterhaltung der Geschäftsbeziehung sein. Um Konflikte zu vermeiden und die Möglichkeit einer zukünftigen Zusammenarbeit zu bewahren, sollten daher Höflichkeit und Respekt gegenüber dem:der Kund:in im Vordergrund stehen.

Eine Möglichkeit besteht beispielsweise darin, den Tonfall an die Anzahl der erfolgten Zahlungserinnerungen anzupassen:

1. Erste Zahlungserinnerung (Erinnerung): Die erste Zahlungserinnerung ist in der Regel freundlich und hilfsbereit formuliert. Sie dient dazu, den:die Kund:in freundlich an die ausstehende Zahlung zu erinnern, ohne Druck auszuüben. Denn oftmals kann es sich um ein Missverständnis oder Versehen seitens des:der Kund:in handeln.
2. Zweite Zahlungserinnerung (erste Mahnung): Wenn auf die erste Zahlungserinnerung keine Reaktion erfolgt ist, wird die zweite Zahlungserinnerung häufig als erste Mahnung bezeichnet. Sie hat in der Regel bereits einen nachdrücklicheren Ton und kann optional rechtliche Hinweise enthalten.
3. Dritte Zahlungserinnerung (2. Mahnung oder letzte Mahnung): Wenn auch die erste Mahnung nicht erfolgreich war, wird in der Regel eine zweite Mahnung bzw. eine abschließende Zahlungserinnerung verschickt. Diese enthält oft schärfere Formulierungen und kündigt in der Regel rechtliche Schritte oder Mahngebühren an.

💡Tipp von Accountable: Eine gut formulierte Zahlungserinnerung kann den Unterschied zwischen einer erfolgreichen Nachzahlung und einer zerrütteten Geschäftsbeziehung ausmachen. Daher ist es wichtig, dass du die Tonalität sorgfältig wählst und an deine jeweilige Situation anpasst.

Vorlagen für Zahlungserinnerungen

Eine professionelle, respektvolle und wirksame Zahlungserinnerung zu schreiben, kann eine mühsame Aufgabe sein. Aus diesem Grund haben wir verschiedene Vorlagen für Zahlungserinnerungen erstellt, an denen du dich orientieren kannst.

Freundliche Zahlungserinnerung (Vorlage)

Diese Vorlage für eine freundliche Zahlungserinnerung eignet sich hervorragend, um Kund:innen, die ihre Rechnung noch nicht beglichen haben, höflich und respektvoll zu erinnern:

[Dein Unternehmen]

[Anschrift deines Unternehmens]

[Name des:der Empfängers:in]

[Anschrift des:der Empfängers:in]

[Rechnungsnummer] [Rechnungsdatum] 

Zahlungserinnerung für Rechnung [Rechnungsnummer] 

Sehr geehrte:r [Name des:der Kund:in],

ich hoffe, es geht Ihnen gut. Ich möchte Sie höflich daran erinnern, dass die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] noch nicht beglichen wurde.

Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag in Höhe von [Rechnungsbetrag] bis spätestens [Neues Zahlungsziel] auf das Konto bei der [Deine Bank] mit der IBAN [Deine IBAN] und dem BIC [Dein BIC].

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Falls es Gründe für die Verzögerung gibt oder Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich unter [Deine Kontaktdaten] zu kontaktieren. Ich werde mich bemühen, Lösungen zu finden und Ihnen zu helfen.

Ich bedanke mich für Ihre Geschäftsbeziehung und hoffe auf eine baldige Klärung der Angelegenheit.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Dein Unternehmen]

Nachdrückliche Zahlungserinnerung (Vorlage)

Mit dieser Vorlage kannst du einen deutlicheren Ton anschlagen, um die Wichtigkeit der Nachzahlung zu verdeutlichen. Sie ist ideal, wenn die erste Zahlungserinnerung unbeantwortet bleibt:

[Dein Unternehmen]

[Anschrift deines Unternehmens]

[Name des:der Empfängers:in]

[Anschrift des:der Empfängers:in]

[Rechnungsnummer] [Rechnungsdatum] 

Zahlungserinnerung für Rechnung [Rechnungsnummer] 

Sehr geehrte:r [Name des:der Kund:in],

leider sind Sie unserer vorherigen Zahlungserinnerung vom [Datum der vorherigen Zahlungserinnerung] bisher nicht nachgekommen. Die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] ist nach wie vor offen und der ausstehende Betrag beläuft sich auf [Rechnungsbetrag].

Ich erinnere Sie daran, den fälligen Betrag bis spätestens [Neues Zahlungsziel] auf das Konto bei der [Deine Bank] mit der IBAN [Deine IBAN] und dem BIC [Dein BIC] zu überweisen.

Sollten Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. Falls es Gründe für die Verzögerung gibt oder Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, mich unter [Deine Kontaktdaten] zu kontaktieren. Ich werde mich bemühen, Lösungen zu finden und Ihnen zu helfen.

(Optional: Bitte beachten Sie, dass im Falle einer erneuten Nichtbeantwortung weitere rechtliche Schritte unausweichlich sind.)

Ich bedanke mich für Ihre Geschäftsbeziehung und hoffe auf eine baldige Klärung der Angelegenheit.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Dein Unternehmen]

Zahlungserinnerung mit der Ankündigung rechtlicher Schritte (Vorlage)

Diese Vorlage ist für Fälle gedacht, in denen die vorherigen Zahlungserinnerungen bzw. Mahnungen unbeantwortet bleiben. Sie enthält klare rechtliche Hinweise und weist auf die unmittelbare Einleitung rechtlicher Schritte hin, wenn die Zahlung nicht fristgerecht erfolgt:

[Dein Unternehmen]

[Anschrift deines Unternehmens]

[Name des:der Empfängers:in]

[Anschrift des:der Empfängers:in]

[Rechnungsnummer] [Rechnungsdatum] 

Zahlungserinnerung für Rechnung [Rechnungsnummer] 

Sehr geehrte:r [Name des:der Kund:in],

bisher sind Sie unseren vorherigen Zahlungserinnerungen vom [Datum der vorherigen Zahlungserinnerung] und [Datum der vorherigen Zahlungserinnerung] nicht nachgekommen. 

Die Rechnung mit der Nummer [Rechnungsnummer] vom [Rechnungsdatum] ist nach wie vor offen und der ausstehende Betrag beläuft sich auf [Rechnungsbetrag].

Mit diesem Schreiben setze ich Ihnen eine letzte Zahlungsfrist bis spätestens [Neues Zahlungsdatum]. Sollte die Zahlung bis zu diesem Datum nicht erfolgt sein, werden rechtliche Schritte eingeleitet und ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides beim zuständigen Amtsgericht gestellt.

Ich fordere Sie dringend auf, den fälligen Betrag bis spätestens [Neues Zahlungsziel] auf das Konto bei der [Deine Bank] mit der IBAN [Deine IBAN] und dem BIC [Dein BIC] zu überweisen. Eine verspätete Zahlung kann erhebliche rechtliche und finanzielle Folgen haben.

Wenn Sie die Zahlung bereits veranlasst haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos. 

Ich hoffe auf eine rasche Klärung der Angelegenheit, ohne dass rechtliche Schritte notwendig werden.

Mit freundlichen Grüßen

[Dein Name]

[Dein Unternehmen]

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Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.