Wie erstelle ich eine Rechnungsvorlage?

Spätestens nach dem ersten erfolgreich abgeschlossenen Auftrag als Selbstständige:r musst du dich mit deiner ersten Rechnung auseinandersetzen. Dabei musst du darauf achten, dass die Rechnung rechtskräftig ist und alle wichtigen Informationen über dich, deinen Kunden und den Auftrag enthält. 

Damit lassen wir dich aber natürlich nicht alleine! In diesem Artikel erfährst du, welche Angaben auf einer Rechnung enthalten sein müssen und mit unserer kostenlosen Rechnungsvorlage kannst du sogar sofort selbst loslegen und deine erste eigene Rechnung erstellen. Los geht’s!

Was muss eine Rechnung enthalten?

Vom Gesetzgeber wird vorgeschrieben, dass du deine Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung stellen musst. Dies gilt allerdings nur dann, wenn es sich bei dem Rechnungsempfänger ebenfalls um ein Unternehmen oder einen anderen Selbstständigen handelt. Rechnungen an Privatpersonen unterliegen keiner gesetzlichen Frist, sofern die erbrachte Leistung nicht im Zusammenhang mit einem Grundstück, zum Beispiel bei Putzleistungen oder Gartenarbeiten, entstanden ist.

Ebenfalls gesetzlich geregelt ist, welche Angaben deine Rechnung enthalten muss. Die folgenden Informationen müssen daher auf jeden Fall auf deiner Rechnung aufgeführt sein:

• Dein vollständiger Name und deine (berufliche) Adresse
• Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
• Deine Steuernummer oder ggf. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Datum der Erstellung deiner Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Menge und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang einer erbrachten Leistung
• Der Preis für die aufgeführten Leistungen
• Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (hier kann auch ein Hinweis darauf reichen, dass das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist)
• Der angewandte Umsatzsteuersatz für die erbrachten Leistungen

Außerdem kann es sein, dass du optional eine der folgenden Angaben zusätzlich machen musst:

• Angaben zu eventuell vereinbarten Rabatten
• Hinweise auf eine Steuerbefreiung (siehe Sonderfall Kleinunternehmer)

Sonderfall 1: Der Kleinunternehmer

Selbstständige, die weniger als 22.000€ im Jahr verdienen, können von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch. Dadurch wirst du von der Pflicht befreit, Umsatzsteuer zu zahlen und musst diese somit auch nicht auf deinen Rechnungen aufführen. Allerdings können Kleinunternehmer sich so wiederum auch nicht die gezahlte Umsatzsteuer für notwendige geschäftliche Anschaffungen zurückholen. 

💡 Tipp von Accountable: Welche Voraussetzungen du noch erfüllen musst und wann es sich für dich lohnt, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, verraten wir dir in diesem Artikel. 

Als Kleinunternehmer musst du auf deinen Rechnungen nur deine Steuernummer und nicht etwa eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Außerdem sollte ein Hinweis darauf, warum du keine Umsatzsteuer ausweist, nicht fehlen. Dieser sieht in der Regel so aus:

„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Sonderfall 2: Die Rechnung geht an einen Kunden im Ausland

Eine weitere Ausnahme stellt der Fall dar, dass dein Kunde seinen Unternehmenssitz im Ausland hat. Hier kommt es zuerst einmal darauf an, ob der Sitz in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union liegt oder aber in einem sogenannten Drittland ist. 

Der Handel innerhalb der EU ist nämlich steuerrechtlich geregelt und wird als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Sofern beide am Verkauf beteiligten Parteien eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, muss keine Umsatzsteuer erhoben werden. Der Rechnungsempfänger muss die erhaltene Ware oder Dienstleistung nämlich in seinem Land selbst versteuern. Dieser Prozess wird als Reverse Charge Verfahren bezeichnet und muss als solches auch auf der Rechnung gekennzeichnet werden. 

💡 Tipp von Accountable: Wenn du über unsere kostenlose Rechnungsvorlage eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung erstellst, wird die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens automatisch auf der Rechnung vermerkt.

Bei Rechnungen in ein Drittland wie beispielsweise die USA oder Australien wird das Ausweisen der Umsatzsteuer bereits ein wenig komplizierter. Hier kommt es nämlich zum einen darauf an, ob das jeweilige Land eventuell ein Steuerabkommen mit Deutschland hat. Zum anderen unterscheidet man auch zwischen konkreten Warenlieferungen und sonstigen Dienstleistungen, Am besten lässt du dich daher von einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin beraten, wenn du Rechnungen mit Umsatzsteuer an ein Drittland stellen musst.

In unserem Artikel „Ausländische Umsatzsteuer: Das musst du als Freelancer beachten” findest du weitere hilfreiche Informationen zu dem Thema.

Mit ein paar Klicks die perfekte Rechnung erstellen

Jetzt weißt du, was alles auf einer korrekten Rechnung enthalten muss. Allerdings können Rechnungen mit der Zeit auch zu einem ganz schönen Zeitfresser werden. Dabei kann dir unsere kostenlose Rechnungsvorlage helfen! Dafür musst du einfach nur unser Template ausfüllen und erhältst in Sekundenschnelle eine professionelle und nach gesetzlichen Vorgaben gestaltete Rechnung!

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