Wann können Freiberufler und Selbstständige Rechnungen stellen?

Das Schreiben von Rechnungen gehört für Selbstständige und Freelancer:innen zum normalen Geschäftsalltag. Doch wann genau kann oder soll man eine Rechnung ausstellen? Diese Frage ist besonders relevant, da sie nicht nur deine Liquidität und deinen Cashflow beeinflusst, sondern auch rechtliche und steuerliche Implikationen hat.

Von der Rechnungsstellung nach Leistungserbringung über Vorkasse-Modelle bis hin zu speziellen Regelungen bei Vorausrechnungen – wir beleuchten verschiedene Möglichkeiten der Rechnungsstellung.

Wann kann man eine Rechnung stellen?

Als Freiberufler:in oder Selbstständige:r kannst du eine Rechnung immer dann stellen, sobald du eine Leistung erbracht oder ein Produkt geliefert hast. Der genaue Zeitpunkt, zu dem du die Rechnung ausstellst, kann jedoch je nach den vereinbarten Bedingungen mit deinen Kund:innenen und der Art deines Geschäfts variieren. Zu den gängigen Szenarien gehören:

• Nach Leistungserbringung oder Lieferung: Dies ist wahrscheinlich der häufigste Fall. Sobald du deine Dienstleistung erbracht oder das Produkt geliefert hast, kannst du eine Rechnung schreiben. Um deine Buchführung zu vereinfachen und den Überblick zu behalten, solltest du die Rechnung immer zeitnah ausstellen.
• Teilrechnungen: Bei längeren Projekten oder größeren Aufträgen können Teilrechnungen gestellt werden. Dies muss allerdings vorab mit dem bzw. der Kund:in vereinbart werden. Teilrechnungen sind üblich bei Projekten, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken, um eine kontinuierliche Cashflow-Planung zu ermöglichen.
• Vorauszahlungen oder Anzahlungen: In manchen Fällen, besonders bei größeren Aufträgen oder individuellen Anfertigungen, kannst du eine Anzahlung oder Vorauszahlung verlangen. Die entsprechende Rechnung wird dann vor Beginn der Arbeit oder Produktion ausgestellt.
• Regelmäßige Rechnungsstellung: Bei fortlaufenden Dienstleistungen, wie z.B. monatlichen Wartungsarbeiten, kannst du entsprechende (z.B. monatlich, viertel- oder halbjährlich) Rechnungen ausstellen.
• Auf Basis eines Vertrags oder einer Vereinbarung: Wenn du einen speziellen Vertrag oder eine Vereinbarung mit deinen Kund:innen abgeschlossen hast, solltest du die Rechnung immer entsprechend den darin festgelegten Zahlungsbedingungen und -fristen ausstellen.
• Sofortige Rechnungsstellung: In manchen Branchen, wie z.B. im Einzelhandel oder bei schnellen Dienstleistungen, wird die Rechnung unmittelbar nach Erbringung der Leistung oder Lieferung des Produkts ausgestellt.

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„Angemessene“ Fristen für Nachbesserungen

Die Rechnung für eine Dienstleistung wird in der Regel erst nach Abschluss der Dienstleistung ausgestellt. Hierbei ist wichtig, dass deine Kund:innen ein Recht auf Nachbesserung haben. Das bedeutet, du musst die Gelegenheit bekommen, eventuelle Fehler oder Mängel zu korrigieren. Was dabei als „angemessene Frist“ gilt, hängt von der Art der Dienstleistung und dem spezifischen Mangel ab. Bei Malerarbeiten sollte der Mangel innerhalb weniger Tage behoben sein, bei komplexen Software-Projekten kannst du als IT-Freelancer:in auf einer Nachbesserungsfrist von mehreren Wochen oder Monate bestehen.

Die 6-Monats-Frist bei B2B-Geschäften

Wenn du Leistungen für Unternehmen erbringst (oder an diese Waren oder Produkte verkaufst), musst du innerhalb von sechs Monaten die Rechnung stellen. Das gilt auch unabhängig von Verjährungsfristen, die erst drei Jahre nach Ablauf des aktuellen Kalenderjahres enden. Die Einhaltung der 6-Monats-Frist ist dabei für beide Seiten von Bedeutung, da eine Nichteinhaltung finanzielle und steuerliche Komplikationen nach sich ziehen kann.

Gemäß §14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG muss du als Leistungserbringer:in die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Vollendung der Leistung ausstellen. Erhält deine:e Leistungsempfänger:in die Rechnung nicht innerhalb dieser Frist, kann er oder sie den Vorsteuerabzug für diese spezifische Leistung nicht in seiner bzw. ihrer Umsatzsteuervoranmeldung für das entsprechende Steuerjahr geltend machen und die Umsatzsteuer nicht von der eigenen Steuerschuld abziehen kann. Dies könnte zu einem finanziellen Nachteil führen. Daher ahnden die Finanzämter auch Verstöße gegen die 6-Monats-Frist mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro. 

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Was ist eine Vorkassen-Rechnung?

Grundsätzlich ist es möglich, eine Rechnung vor der Leistungserbringung zu stellen und Vorkasse zu verlangen. In bestimmten Branchen ist dies gängige Praxis, zum Beispiel im Online-Handel, bei individuellen Anfertigungen oder bei Dienstleistungen, die erhebliche Vorlaufkosten verursachen. In diesen Fällen hat Vorkasse ihren Sinn: Sie bietet dir als Dienstleister:in oder Verkäufer:in eine Absicherung gegen Zahlungsausfälle. Für deine Kund:innen bedeutet sie jedoch ein höheres Risiko, insbesondere wenn es sich um größere Summen handelt.

Eine Vorkasse-Rechnung ist also eine richtige Rechnung. Allerdings muss Vorkasse immer vertraglich vereinbart werden. Dies kann in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) festgelegt oder jeweils individuell mit deinen Kund:innen ausgehandelt werden. Eine einseitige Forderung nach Vorkasse ist ohne vorherige Zustimmung des Kunden nicht zulässig. Auch unverhältnismäßig hohe Vorauszahlungen oder intransparente Bedingungen können problematisch sein. Zudem gibt es in manchen Branchen spezifische Einschränkungen: So dürfen Rechtsanwält:innen oder Steuerberater:innen nur unter bestimmten Bedingungen Vorschüsse verlangen.

Vorausrechnungen haben nur vorläufigen Charakter

Eine Vorkasse-Rechnung solltest du nicht mit einer Vorausrechnung verwechseln. Diese wird oft auch als Proforma-Rechnung bezeichnet und kann von dir erstellt werden, bevor die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen erfolgt. Die Vorausrechnung dient in der Regel als eine Art vorläufige Rechnung und hat mehrere Schlüsselfunktionen:

• Kostenaufstellung: Die Vorausrechnung listet die verkauften Produkte oder Dienstleistungen auf und gibt deren Preise an. Sie dient dazu, deinen Käufer:innen eine klare Vorstellung von den zu erwartenden Kosten zu geben.
• Zahlungsbedingungen: Sie enthält bereits oft spezifische Informationen über die Zahlungsbedingungen, wie z.B. die Zahlungsfrist und die akzeptierten Zahlungsmethoden.
• Zoll- und Importzwecke: Bei internationalen Transaktionen wird die Vorausrechnung häufig für Zollzwecke verwendet, um den Wert der Waren zu deklarieren.
• Bestellbestätigung: Sie kann als Bestätigung einer Bestellung dienen, insbesondere wenn eine Anzahlung vom Käufer bzw. von der Käuferin verlangt wird.
• Finanzplanung: Für viele Unternehmen ist die Vorausrechnung ein wichtiges Instrument im Rahmen der Umsatzplanung, da sie eine Schätzung der zu erwartenden Einnahmen und Ausgaben bietet.

Du solltest aber beachten, dass eine Vorausrechnung in der Regel keinen rechtlich bindenden Anspruch auf Zahlung darstellt, da sie vor der endgültigen Lieferung oder Leistung ausgestellt wird, mitunter sogar vor der eigentlichen Produktion. Damit ähnelt die Vorausrechnung zum Teil dem Lieferschein, der allerdings erst bei Lieferung ausgestellt wird und als Nachweis dient, dass der oder die Empfänger:in die Ware im angegebenen Zustand erhalten hat. Die Vorausrechnung wird oft durch eine endgültige Rechnung ersetzt, sobald die Transaktion abgeschlossen ist

➡️ Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden: So geht’s