Von Kleinunternehmer zu Regelbesteuerung wechseln -so geht’s

Du bist als Kleinunternehmer registriert aber dein Business läuft besonders gut und du überschreitest die Umsatzgrenze von 22.000€? Das sind erstmal sehr gute Nachrichten. Doch was musst du in diesem Fall tun? Wir erklären, wie der Wechsel von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung funktioniert. 

Wann von Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung wechseln?

Du kannst dich als Kleinunternehmer registrieren, wenn du im ersten Jahr nicht mehr Umsatz als 22.000€ hast und im folgenden Jahr nicht über 50.000€ kommst. Doch es kann natürlich sein, dass du entgegen deinen Erwartungen mehr Aufträge erhältst und die Umsatzgrenze überschreitest.

Was passiert dann? Kommt es dazu im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit, behältst du für diesen Zeitraum den Status als Kleinunternehmer. Ab dem zweiten Jahr musst du dann aber in die Regelbesteuerung wechseln und Umsatzsteuer ausweisen.

Wichtig zu wissen ist, dass du selbst deine Finanzen im Blick haben musst. Das Finanzamt benachrichtigt dich nicht, wenn du die Grenze überschreitest. Merkst du also, dass du mit deinem Umsatz in die Nähe von 22.000€ kommst, ist es wichtig, deine Einnahmen genau im Blick zu haben. Wenn du dann die Grenze überschreitest, weißt du, dass du im folgenden Jahr umsatzsteuerpflichtig bist.

Denn wenn du die Umsatzgrenze überschreitest, wird das Finanzamt von dir die Umsatzsteuer verlangen. Auch wenn du sie gar nicht auf deinen Rechnungen ausgewiesen hast. Also kann es sein, dass das Finanzamt von dir hohe Nachzahlungen verlangt, wenn du nicht rechtzeitig bemerkst, dass du umsatzsteuerpflichtig wirst und weiterhin keine Umsatzsteuer ausweist.

Tipp von Accountable 💡: In Accountable siehst du immer, wie viel Umsatz du gemacht hast und wirst benachrichtigt, wenn du in die Nähe der Umsatzgrenze kommst!

Wenn du deine Bank mit der App verbindest, siehst du zudem immer dein Verfügbares Guthaben und wie viel du für deine Steuern zurücklegen solltest.

Freiwilliger Wechsel von Kleinunternehmerregelung zu Regelbesteuerung

Es kann auch sinnvoll sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, obwohl dein Umsatz unter 22.000€ liegt. Etwa, wenn viele deiner Kunden im Ausland sitzen oder du zu Beginn hohe Betriebsausgaben hast. Dafür musst du keinen bestimmten Antrag stellen. Wenn du die Umsatzsteuer ausweist und ans Finanzamt abführst, gilt dies bereits als offizieller Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung. Allerdings bindet dich dieser Verzicht für fünf Jahre. In dieser Zeit kannst du nicht in die Kleinunternehmerregelung zurückkehren, auch wenn dein Umsatz unter der Umsatzschwelle bleibt.

💡Beachte auch, dass ein Wechsel immer nur mit dem neuen Jahr möglich ist. Du kannst also nicht während des Jahres den Status wechseln.

Umsatzsteuergrenze überschritten – Übergang in die Regelbesteuerung

Wirst du zum neuen Jahr umsatzsteuerpflichtig, muss auf die Umsätze, die du noch im alten Jahr getätigt hast, keine Umsatzsteuer berechnet werden. Auch wenn die Rechnungen dafür erst im neuen Jahr bezahlt werden. Umsatzsteuer ist erst für die Leistungen anzugeben, die du im neuen Jahr erbringst.

Grundsätzlich ist ein Wechsel zwischen Kleinunternehmerregelung und Regelbesteuerung öfter möglich. Du musst also nicht für immer in einem der Regelungen bleiben. Beachte dabei aber solche Sonderregelungen wie die oben genannten fünf Jahre bei Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung.

Tipp von Accountable 💡: Du wirst plötzlich umsatzsteuerpflichtig und weißt nicht, wie du am besten deine Umsatzsteuervoranmeldung machen sollst? Keine Panik, Accountable hilft dir bei der Vorbereitung. Du kannst sie auch direkt über die App abschicken.

Musterschreiben Wechseln Kleinunternehmer – Regelbesteuerung

Für den Wechsel zurück in die Kleinunternehmerregelung genügt eine formlose Mitteilung an dein Finanzamt. Anschließend kannst du dann ab dem nächsten Kalenderjahr wieder darauf verzichten, die Umsatzsteuer auszuweisen. Natürlich gilt dies nur, wenn du dann weniger als 22.000€ Umsatz machst. Auch kannst du umgekehrt dein Finanzamt mit einem solchen Schreiben informieren, dass du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest. Eine solche Mittelung ist aber keine Pflicht.

Diese formlosen Vorlagen kannst du als Musterschreiben nutzen, um deinem Finanzamt den Wechseln mitzuteilen.

FAQ Kleinunternehmer Regelbesteuerung

Wie lange ist man als Selbstständiger an die Regelbesteuerung gebunden?

Sobald du dich für die Regelbesteuerung entschieden hast und Umsatzsteuer ausweist, bist du fünf Jahre an die Regelbesteuerung gebunden. Dies kann nicht vorzeitig geändert werden. Nach Ablauf dieser fünf Jahre hast du die Möglichkeit, zur Kleinunternehmerregelung zu wechseln, sofern du in einem Kalenderjahr voraussichtlich nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz (netto) erzielst.

Kann ich wieder zurück zur Kleinunternehmerregelung?

Ja, du kannst von der Regelbesteuerung zur Kleinunternehmerregelung zurückzukehren, sofern du die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst. Das heißt, du wirst in einem Jahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz erzielen und du hast im Vorjahr nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz erzielt.

Wann sollte ich auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

1. Wenn deine betrieblichen Ausgaben sehr hoch sind und du mehr Vorsteuer zahlen musst, als du Umsatzsteuer einnimmst, kann es vorteilhafter sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.
2. Wenn du Geschäfte im Ausland tätigst und internationale Kunden hast, kann es komplizierter sein, als Kleinunternehmer aufzutreten.
3. Wenn du eher mit Geschäftskunden oder Unternehmen arbeitest, könnte es für diese einfacher sein, mit Umsatzsteuer abzurechnen. Geschäftskunden können die ihnen in Rechnung gestellte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, was für sie steuerlich neutral ist. Bist du Kleinunternehmer, können sie die Vorsteuer nicht geltend machen, was zu höheren Kosten für sie führen kann.