Unfall mit dem Firmenwagen: Wer zahlt die Reparatur?

Autounfälle mit Firmenwagen werfen oft spezielle Fragen auf: Wie ist das Fahrzeug versichert, wer haftet für die Schäden, und wer trägt die Kosten?

Ob der:die Fahrer:in oder der:die Arbeitgeber:in haftet, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Versicherungsschutz und der Frage, ob der Unfall während oder außerhalb der Arbeitszeit passiert ist. Im Folgenden erfährst du, wer im Falle eines Unfalls haftet und was in steuerlicher Hinsicht wichtig ist.

Unfall mit Firmenwagen: Wer zahlt?

Nach einem Unfall stellt sich die Frage, wer für die entstandenen Schäden haftet. Schäden am Eigentum Dritter, wie am Fahrzeug des:der Unfallgegner:in, übernimmt in der Regel die Haftpflichtversicherung. Für Firmenwagen ist meist die Vollkaskoversicherung zuständig, da sie auch eigene Schäden am Fahrzeug abdeckt – oft jedoch mit einer vereinbarten Selbstbeteiligung.

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Fall 1: Unfall mit Firmenwagen während der Arbeitszeit

Kommt es zu einem Unfall mit dem Firmenwagen während einer Dienstfahrt oder auf dem Weg zur Arbeit, haftet in der Regel der:die Arbeitgeber:in als Fahrzeughalter:in. Die genauen Regelungen sind meist in der Dienstwagenordnung des Unternehmens festgelegt. Der:die Arbeitgeber:in trägt die Verantwortung, dass das Firmenfahrzeug betriebssicher ist und die Fahrer:innen geeignet sind. Diese Pflichten können an eine:n Fuhrparkleiter:in delegiert werden, die:der für die regelmäßige Führerscheinkontrolle, Fahrzeugprüfung und Fahrerunterweisung sorgt. Werden diese Pflichten vernachlässigt, kann der Versicherungsschutz im Schadenfall erlöschen.

Wenn der:die Unfallgegner:in den Unfall verursacht hat, übernimmt ihre:seine Haftpflichtversicherung die Schäden am Dienstwagen. Bei einem selbstverschuldeten Unfall mit dem Firmenwagen hängt die Haftung vom Grad der Fahrlässigkeit ab, mit der der:die Fahrer:in gehandelt hat.

• Leichte Fahrlässigkeit: Bei geringfügiger Unaufmerksamkeit haftet der:die Arbeitgeber:in.
• Mittlere Fahrlässigkeit: Hier kommt es meist zu einer Teilung der Haftung. Der:die Arbeitnehmer:n zahlt die Selbstbeteiligung der Vollkaskoversicherung (in der Regel 500 bis 1.000 Euro), der:die Arbeitgeber:in übernimmt den Rest. Ohne Vollkasko hängt der Anteil des:der Arbeitnehmer:in vom Gesamtschaden ab.
• Grobe Fahrlässigkeit: Der:die Arbeitnehmer:in haftet voll, wenn der Unfall grob fahrlässig verursacht wurde, etwa bei Überfahren einer roten Ampel oder Fahren unter Alkoholeinfluss. Übersteigt der Schaden jedoch das Einkommen des:der Arbeitnehmer:in erheblich, kann der:die Arbeitgeber:in einen Teil der Kosten übernehmen.
• Vorsatz: Bei vorsätzlich verursachten Unfällen haftet der:die Arbeitnehmer:in vollständig.

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Wie werden die Gelder verbucht?

Ereignet sich der Autounfall auf einer Dienstfahrt, ändern sich weder die Ein-Prozent-Regel noch die Fahrtenbuchmethode. Die Reparaturkosten der:die Arbeitgeber:in als Betriebsausgaben absetzen, während Erstattungen der Versicherung als Betriebseinnahmen zählen.

Fall 2: Unfall mit Firmenwagen bei Privatfahrt

Viele Unternehmen erlauben die private Nutzung von Dienstwagen durch einen Überlassungsvertrag. Auch hier kann es jedoch zu Unfällen kommen. Entscheidend ist, was im Vertrag festgelegt wurde: Trägt der:die Arbeitnehmer:in eine Selbstbeteiligung oder übernimmt der:in Arbeitgeber:in die Kosten? Diese Fragen müssen im Vertrag eindeutig geklärt sein.

💡Tipp von Accountable: Um rechtliche Unsicherheiten zu vermeiden, ist es ratsam, die Höhe der Selbstbeteiligung schriftlich festzuhalten. Laut Bundesarbeitsgericht muss diese jedoch in einem zumutbaren Rahmen liegen – üblicherweise zwischen 500 und 1.000 Euro. 

Unfall mit Firmenwagen außerhalb der Arbeitszeit

Wenn ein:e Arbeitnehmer:in auf einer Privatfahrt mit dem Firmenwagen schuldhaft einen Unfall verursacht, besteht in der Regel eine Schadenersatzpflicht gegenüber dem:der Arbeitgeber:in als Fahrzeughalter:in. Zahlt diese:r die Reparaturkosten und verzichtet auf den Schadenersatzanspruch, entsteht für den:die Arbeitnehmer:in ein zusätzlicher, steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Dieser wird neben dem bereits versteuerten Nutzungsanteil nach der Ein-Prozent-Regel für die übernommenen Reparaturkosten fällig.

💡Hinweis von Accountable: Wird der Unfall unter Einfluss von Alkohol oder Drogen verursacht, verweigert die Kaskoversicherung normalerweise die Kostenübernahme. Verzichten in einem solchen Fall der:die Arbeitgeber:in auf den Schadenersatzanspruch, entsteht dem:der Mitarbeiter:in ein weiterer zu versteuernder geldwerter Vorteil – unabhängig davon, ob der Unfall während einer Dienst- oder Privatfahrt passiert ist.

Bagatellschäden als Ausnahme

Es gibt jedoch Ausnahmen: Kleinere Schäden wie Kratzer oder Dellen, deren Reparaturkosten unter 1.000 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) liegen, gelten als Bagatellschäden. In solchen Fällen muss der:die Arbeitnehmer:in, auch wenn der:die Arbeitgeber:in die Kosten übernimmt, keinen weiteren geldwerten Vorteil versteuern.

💡Hinweis von Accountable: Falls der:die Arbeitgeber:in auf den Abschluss einer Vollkaskoversicherung verzichtet hat, wird so verfahren, als ob eine solche Versicherung mit einer Selbstbeteiligung von 1.000 Euro besteht. Dadurch entfällt auch ohne Vollkasko die zusätzliche Steuerpflicht bei Übernahme der Kosten durch den:die Arbeitgeber:in.

Kein geldwerter Vorteil trotz Vollkaskoversicherung

Nach der Lohnsteuerrichtlinie von 2011 wäre ein zusätzlicher geldwerter Vorteil fällig, wenn die Selbstbeteiligung der Vollkaskoversicherung 1.000 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) übersteigt. Diese Lücke wurde 2015 durch die Lohnsteueränderungsrichtlinie geschlossen. Jetzt wird selbst bei höheren Eigenbeteiligungen immer nur ein fiktiver Selbstbehalt von 1.000 Euro (zzgl. Umsatzsteuer) angenommen, sodass kein zusätzlicher steuerpflichtiger Vorteil entsteht.

Wie werden die Gelder verbucht? 

Solange der Schaden nach Abzug der Versicherungsleistung unter 1.000 EUR (zzgl. Umsatzsteuer) liegt, muss der:die Arbeitgeber:in dies nicht als Arbeitslohn erfassen. Wird diese Grenze überschritten, wird der nicht eingeforderte Schadenersatz auf das Konto “Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig” gebucht (SKR 03: 4145, SKR 04: 6060).

Unfall mit Firmenwagen: Weitere Tipps auf einen Blick

• Ein Firmen-PKW, der zum Betriebsvermögen gehört, bleibt dies auch dann, wenn ein:e Unternehmer:in oder ein:e Angestellte den PKW privat nutzt. 
• Bei privaten Fahrten können Ausgaben, die über die Versicherungszahlungen hinausgehen, nicht als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Bei betrieblichen Fahrten hingegen sind die Aufwendungen gewinnmindernd abziehbar.
• Kommt es bei einer betrieblichen Fahrt zu einem Totalschaden, wird der Buchwert des Fahrzeugs als Betriebsausgabe erfasst, während Versicherungsleistungen und andere Zahlungen als Betriebseinnahmen gelten. 
• Bei einem Totalschaden auf einer privaten Fahrt stellt der Restbuchwert eine Nutzungsentnahme dar, und Versicherungszahlungen, die den Restbuchwert übersteigen, werden als Betriebseinnahmen erfasst.
• Ist der:die Unternehmer:in zum Vorsteuerabzug berechtigt, kann die Vorsteuer immer vollständig geltend gemacht werden, auch bei einem Unfall während einer privaten Fahrt.

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