Umsatzsteuervoranmeldung Frist verpasst? Das kannst du tun

Deadlines – für manche eine Erleichterung, für andere purer Stress. Egal, wie du zu Deadlines stehst, wenn es um deine Steuern geht, musst du einige beachten - aber was passiert, wenn du doch mal eine Frist verpasst? 

Umsatzsteuervoranmeldung: Wer muss sie abgeben?

Wenn du Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r bist, musst du mehrere Abgabefristen für die Steuererklärungen berücksichtigen. Du bist verpflichtet, die Einkommensteuererklärung einzureichen, sowie die Umsatzsteuererklärung und wenn du ein Gewerbe angemeldet hast, auch die Gewerbesteuer. Nur als Kleinunternehmer:in bist du weitgehend von diesen Steuerpflichten befreit und musst dich hauptsächlich um die Einkommensteuer kümmern.

Neue Kleinunternehmerregelung ab 2025:

• Dein Umsatz lag im Vorjahr unter 25.000 €.
• Dein Umsatz wird im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 € nicht überschreiten.
• Falls du unter diese Grenze fällst, bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit und musst keine Voranmeldung abgeben.

Diese neuen Umsatzgrenzen gelten seit dem 1. Januar 2025 und wurden durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz eingeführt, um mehr Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht zu entlasten.

Umsatzsteuervoranmeldung: Fristen & Abgabezeiträume

Bist du von der Umsatzsteuerpflicht betroffen, berechnest du deinen Kund:innen die Umsatzsteuer (meistens entweder 19 % oder 7 %) und führst sie an das Finanzamt ab.  

Abgabezeiträume für die Umsatzsteuervoranmeldung

Je nach Höhe deiner Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr musst du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, vierteljährlich oder – bei einer Zahllast unter 2.000 € – nur einmal jährlich einreichen. Seit 2025 gelten dafür neue Schwellenwerte.

• Monatlich: Wenn deine Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr über 9.000 € lag.
• Vierteljährlich: Wenn die Zahllast zwischen 2.000 € und 9.000 € lag.
• Jährlich: Wenn deine Zahllast 2.000 € oder weniger betrug (dann kann das Finanzamt dich von der Voranmeldung befreien).

Das Finanzamt teilt dir schriftlich mit, wie oft du die Voranmeldung abgeben musst.

Fristen für die Umsatzsteuervoranmeldung

Um Strafen vom Finanzamt zu vermeiden, solltest du die Abgabefristen genau einhalten. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss jeweils am 10. Tag des Folgemonats nach dem Meldezeitraum abgegeben werden.

Beispiele für Fristen:

• Monatliche Abgabe: Umsatzsteuervoranmeldung für Januar → bis 10. Februar
• Vierteljährliche Abgabe: Erstes Quartal (Jan.–März) → bis 10. April
• Die Zahlung ist am selben Tag fällig, also ebenfalls am 10. des Folgemonats.
• Jährliche Abgabe: Zusätzlich musst du bis zum 31. Juli des Folgejahres eine Zusammenfassung deiner gesamten gezahlten und absetzbaren Umsatzsteuer einreichen – zusammen mit der Einkommensteuererklärung.

Tipp von Accountable💡: Eine Übersicht über die wichtigsten steuerlichen Fristen für Freiberufler:innen in Deutschland findest du hier.

 Umsatzsteuervoranmeldung Frist verpasst – was nun?

Hast du die Frist für die Umsatzsteuervoranmeldung verpasst, solltest du schnell handeln. Das Finanzamt akzeptiert manchmal eine Verspätung von 1 bis 2 Tagen, aber das ist nicht garantiert.

1. Sofort nachreichen: Nutze ELSTER oder die Accountable App, um so schnell wie möglich deine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen.
2. Finanzamt kontaktieren: Kontaktiere dein Finanzamt schriftlich und versichere, dass du zwar die aktuelle Deadline verpasst hast, du aber so schnell wie möglich deine Voranmeldung nachreichen wirst. Oftmals, vor allem, wenn es das erste Mal ist, gewährt dir das Finanzamt eine einmalige Fristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung. 
3. Dauerfristverlängerung beantragen: Es ist außerdem möglich, eine fortlaufende Dauerfristverlängerung für die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt zu beantragen. So bekommst du nach Beantragung jeden Monat oder jedes Quartal ein wenig mehr Zeit, um alle Rechnungen und Belege zu sammeln und die Umsatzsteuer abzuschicken.

Tipp von Accountable💡: Mit der Accountable App könnte es nicht schneller und leichter sein, deine Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen. Hier findest du eine genaue Anleitung - überzeuge dich selbst, wie einfach es ist.

Welche Strafen drohen bei verspäteter Abgabe?

1. Mahnschreiben: Wenn du die Frist für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpasst, erhältst du in der Regel ein Mahnschreiben vom Finanzamt, das dich auf die versäumte Abgabe hinweist.
2. Verspätungszuschlag: Bei verspäteter Abgabe kann das Finanzamt einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser beträgt mindestens 25 € pro angefangenen Monat der Verspätung. 
3. Säumniszuschlag: Wenn die Zahlung der fälligen Umsatzsteuer verspätet erfolgt, wird ein Säumniszuschlag von 1 % des offenen Betrags pro Monat erhoben.

Es ist wichtig zu beachten, dass das Finanzamt bei wiederholten oder gravierenden Verspätungen weitere Maßnahmen ergreifen kann, wie z. B. die Schätzung der Steuerlast oder die Einleitung von Bußgeldverfahren. Daher solltest du sicherstellen, dass du deine Steuererklärungen und Zahlungen fristgerecht einreichst, um solche Konsequenzen zu vermeiden.

Verpasse keine Umsatzsteuer-Frist mit Accountable!

Niemand zahlt gerne ein Bußgeld, vor allem, wenn vielleicht einfach aus Stress oder Missverständnis eine Umsatzsteuer-Frist vergessen wurde. Daher erinnert dich Accountable an jede deiner Steuerfristen und zeigt sie dir auch zu jeder Zeit in der App an. Auch der zu zahlender Betrag wird dir direkt in der App angezeigt. So verpasst du nie wieder eine Deadline und musst keine Angst vor Strafzahlungen ans Finanzamt haben! 

Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

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