Umsatzsteuervoranmeldung: Das musst du als Freelancer wissen

Als wenn die jährliche Steuererklärung noch nicht genug wäre, müssen Selbstständige und Freelancer:innen zusätzlich regelmäßig Umsatzsteuervoranmeldungen abgeben. Diese von vielen als kleine Steuererklärung bezeichnete Meldung muss monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt geschickt werden.

Doch kein Grund zur Panik: Die Umsatzsteuervoranmeldung ist nicht kompliziert und oft auch schnell gemacht. Und das Beste daran: Du musst nicht nur zahlen, sondern kannst dir gleichzeitig deine gezahlte Umsatzsteuer auf Anschaffungen für dein Business zurückholen (die sogenannte Vorsteuer). Wir erklären dir, wie das Ganze genau funktioniert.

Was ist die Umsatzsteuer?

In Deutschland muss für Produkte und Dienstleistungen die Umsatzsteuer gezahlt werden (im täglichen Gebrauch auch oft als Mehrwertsteuer bezeichnet). Diese wird in der Regel mit 19% auf den eigentlichen Kaufpreis draufgeschlagen. In bestimmten Fällen kommt jedoch auch der reduzierte Satz von 7% zum Tragen, der zum Beispiel für Zeitschriften, Bücher und auch viele Nahrungsmittel und Getränke anfällt. Der Endkunde zahlt also den zusätzlichen Betrag bei der Anschaffung des Produktes oder der Nutzung des Service.

Dieses Geld kann sich der Anbieter der Waren oder Dienstleistungen aber nicht einfach in die eigene Tasche stecken. Die eingenommene Umsatzsteuer muss von dem Unternehmer ans Finanzamt abgeführt werden. Das erfolgt in der Umsatzsteuervoranmeldung, die auch als kleine Steuererklärung bezeichnet wird.

➡️ Umsatzsteuer: Wann gelten für Selbstständige welche Umsatzsteuersätze?

Von der Umsatzsteuer befreit: Der Kleinunternehmer

Tatsächlich müssen aber nicht alle Selbstständigen und Freelancer:innen die Umsatzsteuer ausweisen. Vor allem für Neugründer:innen kann es von Vorteil, von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, denn Kleinunternehmer:innen sind von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. 

Als Kleinunternehmer:in giltst du, wenn…

• …du im Vorjahr nicht mehr als 22.000€ verdient hast
• … du im Folgejahr nicht mehr als 50.000€ verdient hast*

*Stand 2024, gilt für Berechnungen ab 2020

Wenn dies auf dich zutrifft, kannst du entweder direkt bei der Anmeldung deiner Selbstständigkeit (Fragebogen zur steuerlichen Erfassung) oder auch im Nachhinein einen Antrag auf Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung stellen. 

Als Kleinunternehmer hast du weniger buchhalterischen Aufwand. Gleichzeitig hast du einen Vorteil, wenn du viele Privatpersonen zu deinen Kunden zählst. Da diese sich im Gegensatz zu anderen Selbstständigen oder Unternehmen die Umsatzsteuer nicht zurückholen können, sind die Preise von Kleinunternehmern für sie oft um einiges günstiger. Das gibt dir einen Wettbewerbsvorteil.

Von Nachteil ist der Status als Kleinunternehmer allerdings dann für dich, wenn du für dein Unternehmen große Anschaffungen anstehen. Für diese kannst du dir dann nämlich die gezahlte Umsatzsteuer nicht zurückholen. 

➡️ Kleinunternehmer Guide: Alles rund um die Kleinunternehmerregelung

Fristen und Termine der Umsatzsteuervoranmeldung

Wann du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, hängt von dem Umsatz deines Unternehmens ab und wird von deinem zuständigen Finanzamt auf entweder monatlich oder vierteljährig festgelegt. 

In beiden Fällen muss die Umsatzsteuervoranmeldung bis zum 10. des Folgemonats z.B. digital eingegangen sein. Wenn du also eine monatliche Meldung machen musst, ist bereits am 10. Juli die Meldung für den Juni fällig. Ist der Abgabetag allerdings ein Feiertag oder fällt auf ein Wochenende, so verlängert sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag. 

Notiere am besten diese Termine direkt im Kalender: 10. Januar, 10. April., 10. Juli und 10. Oktober!

Falls dir diese Frist zu kurz ist, kannst du alternativ auch eine Dauerfristverlängerung beantragen. Diese dehnt die Frist um einen zusätzlichen Monat aus, sodass du in unserem Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung für Juni erst am 10. August final abgeben musst.

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💡Accountable-Tipp: Um die Umsatzsteuer-Voranmeldung abzugeben brauchst du kein extra ELSTER Konto! Denn mit Accountable kannst du sie automatisch erstellen und direkt an dein Finanzamt übermitteln.

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Wie mache ich meine Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung ist weitaus weniger kompliziert als die jährliche Steuererklärung. Neben den üblichen Angaben wie deiner Steuernummer und deinen Kontaktdaten, musst du lediglich deine in dem angegebenen Zeitraum erwirtschafteten Einkünfte eintragen. Die Umsatzsteuervoranmeldung muss digital eingereicht werden. Papiervordrucke und Formulare sind generell nicht mehr erlaubt. 

Gleichzeitig kannst du dir außerdem die Umsatzsteuer zurückholen, die du selbst für die Anschaffung von Produkten oder das Nutzen von Dienstleistungen gezahlt hast. Selbstverständlich müssen diese Ausgaben aber relevant für deine Arbeit gewesen sein. 

Nachdem du deine Einkünfte und Ausgaben eingetragen hast, werden die Beträge am Ende der Umsatzsteuervoranmeldung direkt miteinander verrechnet und du musst nur noch die Differenz als Umsatzsteuer an dein Finanzamt abführen.

➡️ Hier geht’s zum einfachen Step-by-Step Guide zur Erstellung der Umsatzsteuervoranmdelung!

Muss ich Umsatzsteuer für meine Einkünfte aus dem Ausland bezahlen?

Viele Selbstständige und Freelancer:innen beschränken sich mit ihren Angeboten nicht mehr nur auf Deutschland. Gerade über das Internet lassen sich schnell auch potenzielle Kunden in anderen Ländern erreichen, die Gefallen an deinen Waren oder deinem Service finden. Ob du auf die Einkünfte aus dem Ausland jedoch auch Umsatzsteuer zahlen musst, hängt von dem jeweiligen Land ab, in dem sich dein Kunde befindet.

Innerhalb der Europäischen Union musst du dein Angebot nicht mit der Umsatzsteuer versehen. Stattdessen muss dein in einem anderen EU-Land ansässiger Kunde seine Anschaffung in seinem Heimatland versteuern. Dieses Prozedere wird als „Reverse Charge Verfahren“ bezeichnet und muss auf der Rechnung vermerkt werden.

Bei Lieferungen in Länder außerhalb der EU kommt es wiederum darauf an, ob das entsprechende Land ein Steuerabkommen mit Deutschland hat oder nicht. 

➡️ Umsatzsteuer für Lieferungen und Leistungen im Ausland: Das musst du beachten!

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💡 Tipp von Accountable: Wenn du unsicher bei der Rechnungsstellung bist, kannst du auch unser kostenloses Tool zur Rechnungsstellung in der App benutzen. Hier wird automatisch der richtige Umsatzsteuer-Satz eingetragen je nach dem, wo dein Kunde seinen Sitz hat.

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Brauche ich eine Umsatzersteuer-ID?

Wenn du als Selbstständige:r oder Freelancer:in auch im europäischen Ausland tätig ist, solltest du eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) besitzen. Denn nur, wer eine solche Nummer hat, kann auch umsatzsteuerfreie Lieferungen innerhalb der EU vornehmen. 

Die Vergabe der Umsatzsteuer-ID kannst du entweder direkt bei der Gründung deines Unternehmens oder im Nachhinein auch online über die Website des Bundeszentralamts für Steuern beantragen.