Wie hoch ist die Umsatzsteuer für Selbstständige?

Als Selbstständige:r kommst du um das Thema Steuern nicht herum. Anders als Arbeitnehmer:innen, denen Lohnsteuer und Co. vom Lohn abgezogen werden, müssen sich Freiberufler oder Gewerbetreibende selbst um die Steuerabgaben kümmern. Das sollte dich von der Gründung eines eigenen Gewerbes oder der Arbeit als Freischaffende:r aber keinesfalls abbringen! Einmal einen Überblick gewonnen, ist das Thema Steuern nämlich gar nicht so undurchsichtig wie erwartet. Gerade die Regelungen zur Umsatzsteuer für Selbstständige sind sehr eindeutig.

Höhe der Umsatzsteuer für Selbstständige

Anders als die Einkommensteuer, die du als Gewerbetreibende:r oder Freiberufler:in ab einem gewissen Betrag auf deine Einkünfte, Gewinne und Einnahmenüberschüsse zahlst, erhebt der Staat die Umsatzsteuer auf deine Leistungen bzw. Lieferungen.

Die Umsatzsteuer ist das Pendant zur Mehrwertsteuer, die du auf alle Produkte, die du erwirbst, bezahlst. Einziger Unterschied zwischen Mehrwert- und Umsatzsteuer ist die zahlende Partei. Während dies bei der Umsatzsteuer Unternehmen sind, wird die Mehrwertsteuer ausschließlich von Endverbraucher entrichtet.

Es wird je nach Ware bzw. Leistung bei Umsatz- und Mehrwertsteuer zwischen zwei Steuersätzen unterschieden:

• 19 %: Dies ist der gängige Prozentsatz, der für die meisten Produkte und Leistungen erhoben wird.
• 7 %: Der ermäßigte Steuersatz gilt für Waren des Grundbedarfs. Dazu zählen Nahrungsmittel, Fahrscheine für den öffentlichen Nahverkehr und kulturelle Güter wie Tickets für Konzerte und Sportveranstaltungen.

Je nach angebotener Dienstleistung oder Ware musst du also auf den Nettowert deiner Leistung oder deines verkauften Produkts 19 bzw. 7 % aufschlagen und ans Finanzamt abführen. Damit handelt es sich bei der Umsatzsteuer um eine indirekte Steuer, die nicht du leisten musst, sondern von deinen Kund:innen zur Weiterleitung an den Staat erhältst. Für nebenberuflich Selbstständige gelten die Umsatzsteuer-Regelungen übrigens genauso wie für hauptberuflich Selbstständige.

So berechnest du bei selbstständiger Tätigkeit die Umsatzsteuer

Allerdings nimmst du als Unternehmer:in nicht nur Umsatzsteuern ein, du zahlst auch Umsatzsteuern auf deine betrieblichen Einkäufe. Diese sogenannte Vorsteuer darfst du von der Umsatzsteuer, die du als Selbstständige:r zahlst, absetzen. Der Betrag, den du ans Finanzamt entrichten musst, ergibt sich also, indem du die gezahlten Umsatzsteuern für deine betrieblichen Ausgaben von der erhaltenen Umsatzsteuer für deine Leistungen abziehst.

In manchen Fällen nimmst du weniger Umsatzsteuer ein als du Vorsteuer geleistet hast. Dann entsteht ein sogenannter Vorsteuerüberhang, den du vom Finanzamt erstattet bekommst. Du gibst dies einfach auf deiner Umsatzsteuervoranmeldung an, die du monatlich oder pro Quartal ans Finanzamt übermittelst, und erhältst dann meist innerhalb von ein bis drei Wochen die Zahlungen zurück. Insgesamt handelt es sich bei der Umsatzsteuer für Selbstständige also um einen durchlaufenden Posten.

💡Mit der Steuerlösung von Accountable kannst du deine Umsatzsteuervornameldung ohne großes Steuerwissen erstellen und übermitteln. Du siehst auch sofort, ob du etwas zahlen musst oder zurückbekommst!

Als Selbstständiger Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen

Obwohl die Regelungen recht eindeutig sind, kann es sein, dass du bei der Umsatzsteuer auf Probleme stößt.

Rechnungen richtig erstellen und prüfen

Wenn du deine Rechnungen schreibst, darfst du die nötigen Pflichtangaben nicht vergessen. Bei eingehenden Rechnungen solltest du genau prüfen, ob alles richtig angegeben ist, damit es bei deiner geleisteten Vorsteuer nicht zu Problemen kommt.

💡Am einfachsten schreibst du Rechnungen mit der Accountable App und Web Version. Unsere Vorlagen sind immer 100% korrekt und du kannst sie nach deinem Geschmack anpassen.

Gerade wenn du Rechnungen an Kunden außerhalb von Deutschland schreibst, ist die Festsetzung des richtigen Steuersatzes nicht immer ganz einfach. Bei Dienstleistungen, die ins Ausland gehen, ist es außerdem nicht nur wichtig, deine Steuer-ID anzugeben. Um die Steuerschuld der beteiligten Unternehmen genau zuordnen zu können, vergibt das Bundesministerium für Finanzen die Umsatzsteuer-ID.

Die Umsatzsteuer-ID ist zur Kennzeichnung eines Unternehmens in der EU gedacht. Sobald du deine Leistungen im europäischen Ausland anbietest und umsatzsteuerpflichtig bist, musst du eine solche Identifikationsnummer beantragen. Leistungen, die du an Unternehmen im außereuropäischen Ausland lieferst, sind steuerbefreit.

💡Hier erfährst du, wie du die Umsatzsteuer-ID beantragen kannst.

Umsatzsteuer als Selbstständiger richtig abführen

Zudem solltest du im ständigen Kontakt zum Finanzamt stehen. Dies garantierst du durch die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Du kannst diese über das Online-Portal der Finanzämter ELSTER erledigen. Doch am einfachsten erledigst du dies mit einer Steuerlösung wie Accountable. Die Voranmeldungszeiträume sind unterschiedlich festgelegt und können sich auf einen oder drei Monate belaufen. Die Abgabefrist ist immer am 10. des festgelegten Monats. Du solltest diese Frist unbedingt einhalten, da es sonst zu Verspätungszuschlägen kommen kann.

Fürs Abführen deiner Zahllast ans Finanzamt bist du eigenständig zuständig. Wenn es zu Unstimmigkeiten kommt, kann es jederzeit zu einer Umsatzsteuer-Außenprüfung kommen, für die keine Vorankündigung notwendig ist.

Sehr viel einfacher gestaltet sich die Umsatzsteuerregelung in Kleinunternehmen. Wenn du als Selbstständige:r eine gewisse Einkommens- bzw. Gewinnschwelle nicht überschreitest, musst du dich mit dem Thema Umsatzsteuer nämlich gar nicht auseinandersetzen. Im folgenden Abschnitt erklären wir, wann du als Selbstständige:r von der Umsatzsteuer befreit bist.

Kleinunternehmen und Umsatzsteuer

Grundsätzlich müssen alle Selbstständige und jedes Unternehmen in Deutschland Umsatzsteuer zahlen – egal ob es sich um einen freischaffenden Künstler oder um einen Handwerksbetrieb handelt. Es gibt allerdings eine Ausnahme: Kleinunternehmen sind von der Zahlung und dem Eintreiben der Umsatzsteuer befreit.

Wann giltst du als Kleinunternehmer?

Die Kleinunternehmensgrenze ist klar geregelt: Dein Jahresumsatz darf 22.000 Euro nicht überschreiten. Im nächsten Jahr darf der geplante Umsatz nicht höher als 50.000 Euro sein. Als Gründer:in darf die Umsatzgrenze fürs erste Geschäftsjahr nicht über 22.000 Euro liegen. Wenn du dich im Laufe des Jahres zur Selbstständigkeit entschließt, werden deine Einnahmen aufs gesamte Jahr hochgerechnet.

Wir wollen an dieser Stelle aber klarstellen, dass du – auch wenn deine Einnahmen diese Grenzen nicht überschreiten – keinesfalls dazu gezwungen bist, von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen. Neben vielen Vorteilen hat diese Entscheidung nämlich auch einige Nachteile zur Folge.

💡Und du solltest beachten: Wenn du dich dazu entschließt, deine Betriebseinnahmen als umsatzsteuerlicher Kleinunternehmer nach §19 Absatz 1 zu versteuern, gilt diese gesetzliche Regelung für 5 Jahre. Es sei denn, du überschreitest die Einkommensgrenze und fällst automatisch aus der Regelung heraus.

Umsatzsteuerbefreiung von Kleinunternehmen: Vor- und Nachteile

Wenn du gerade erst durchstartest und noch nicht so viel verdienst, ist die Kleinunternehmerregelung von großem Vorteil. Zum einen reduziert sich der buchhalterische Aufwand enorm und zum anderen kannst du deine Leistungen günstig an deine Kund:innen verkaufen, was dir einen Wettbewerbsvorteil gegenüber großen Unternehmen verschafft.

Allerdings ist zu bedenken, dass du auch keine Umsatzsteuer für betriebliche Ausgaben zurückfordern kannst. Das führt dazu, dass geschäftliche Investitionen zum Teil sehr viel höher ausfallen als in Unternehmen, die nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Außerdem besteht das Vorurteil, dass Kleinunternehmer es mit ihrer Selbstständigkeit nicht ernst nehmen würden, was dir als Kleinunternehmer bei manchen Kund:innen oder gegenüber anderen Unternehmen ein unprofessionelleres Image verleihen kann.

Umsatzsteuer-ID für Kleinunternehmen

Die zuvor erwähnte Umsatzsteuer-ID, die Unternehmen mit Auslandsgeschäften unbedingt benötigen, ist für Kleinunternehmer grundsätzlich nicht notwendig, da diese ja keine Umsatzsteuern abführen. Einzige Ausnahme sind Selbstständige, die auf Plattformen ihre Waren anbieten. Seit dem 01.07.2021 müssen Kleinunternehmer, die auf Amazon, Etsy, Amazon oder Co ihre Produkte verkaufen, eine Umsatzsteuer-ID beantragen und auf den Plattformen hinterlegen. Außerdem ist es möglich, als Kleinunternehmer freiwillig eine Umsatzsteuer-ID zu beantragen, um diese statt der Steuer-ID auf der Rechnung angeben zu können. Damit erhöhst du den Datenschutz gegenüber deinen Kund:innen.

💡Achtung bei Handel im Ausland! Beachte, dass Käufe und Verkäufe ins Ausland für Kleinunternehmer ziemlich kompliziert werden können. Wenn du nicht aufpasst kann es sein, dass du Umsatzsteuer ans Finanzamt zahlen musst, die du gar nicht von Kunden bekommen hast. Hier erfährt du mehr darüber!