Umsatzsteuer bei Lieferungen und Leistungen im Drittland: Das musst du als Freelancer beachten

In Deutschland muss in der Regel jedes Produkt und jede Serviceleistung mit der Umsatzsteuer versehen werden. Endverbraucher:innen müssen dementsprechend höhere Preise zahlen und die Unternehmen das mehr eingenommene Steuergeld an den Staat abführen.

So weit, so einfach. Wenn Unternehmen jedoch über die deutschen Grenzen hinaus ihre Waren und Dienstleistungen anbieten möchten, müssen sie sich mit der jeweiligen Steuerregelung des entsprechenden Landes auseinandersetzen. Zwar ist der Handel innerhalb der EU einheitlich geregelt, doch bei dem Verkauf in sogenannte Drittländer wird es schnell kompliziert. Was du unter anderem bei der Rechnungsstellung an Unternehmen in Großbritannien, den USA und der Schweiz beachten solltest, erklären wir dir in diesem Artikel.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die in Deutschland in der Regel für jedes gekaufte Produkt und jede in Anspruch genommene Dienstleistung gezahlt werden muss. Auf Rechnungen wurde sie früher mit „MwSt.“ abgekürzt. Der Begriff „Mehrwertsteuer“ hat sich zwar bis heute umgangssprachlich erhalten, allerdings ist „Umsatzsteuer“ der korrekte Ausdruck. Da es sich um eine Steuer handelt, wird diese auch als solche an den Staat abgeführt. 

Die Unternehmen, die Services und Waren anbieten, schlagen also den entsprechenden Umsatzsteuersatz auf ihren Netto-Kaufpreis auf. Das dabei mehr erwirtschaftete Geld dürfen sie nicht selbst behalten, sondern müssen es in ihrer Umsatzsteuervoranmeldung entweder monatlich, quartalsweise oder jährlich an ihr zuständiges Finanzamt zahlen. 

💡Wenn du deine Rechnungen über Accountable verwaltest, wird die Umsatzsteuervoranmeldung übrigens automatisch erstellt und an dein Finanzamt übermittelt.

Was ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer wird in der Regel als USt-ID abgekürzt und ist manchmal auch noch unter der Bezeichnung Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer im Umlauf. Die USt-ID dient zur eindeutigen Kennzeichnung eines Unternehmens innerhalb der Europäischen Union und kann sowohl bei der Neugründung als auch im Nachhinein beim Bundesministerium der Finanzen beantragt werden.

Die USt-ID ist unbedingt notwendig, wenn Waren oder Dienstleistungen im EU-Ausland abgewickelt werden. Um die Steuerschuld eindeutig zuzuweisen, müssen auf den entsprechenden Rechnungen daher auch die Umsatzsteuer-IDs beider am Kauf beteiligter Parteien angegeben werden. 

💡 Tipp von Accountable: Bei Verkäufen ins Ausland, bei denen die Umsatzsteuer anfällt, lohnt es sich, vorab einen USt-ID Check durchzuführen. Dafür gibt es verschiedene Websites, mit denen du die Gültigkeit der USt-ID der jeweils anderen Partei überprüfen kannst.

Umsatzsteuer im Ausland: Innerhalb der EU besonders einfach

Beim Verkauf von Waren oder sonstigen Leistungen, etwa Dienstleistungen ins Ausland spielt die Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Dabei kommt es allerdings darauf an, ob es sich bei dem Käufer um eine Privatperson oder ein Unternehmen handelt und ob der Käufer seinen Sitz in einem EU-Land oder im außereuropäischen Ausland hat.

Der Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein Unternehmen in einem anderen Mitgliedsland der Europäischen Union wird als innergemeinschaftliche Lieferung bezeichnet. Sofern beide am Verkauf beteiligten Unternehmen über eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verfügen, muss keine Mehrwertsteuer auf die Waren oder Dienstleistungen erhoben werden. Der Käufer ist in diesem Fall nämlich verpflichtet, die erhaltene Ware oder sonstige Leistung in seinem Land selbst zu versteuern. Dieser Prozess wird in der EU als Reverse Charge Verfahren bezeichnet und muss als solches auch auf der Rechnung gekennzeichnet werden. 

➡️ Für Selbstständige, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen. Mehr dazu im Artikel: Reverse Charge Verfahren für Kleinunternehmer

💡 Tipp von Accountable: Wenn du über Accountable eine Rechnung für eine innergemeinschaftliche Lieferung erstellst, wird die Anwendung des Reverse Charge Verfahrens automatisch auf der Rechnung vermerkt. Du kannst auch unsere kostenlose Rechnungsvorlage dafür nutzen.

Um sicherzustellen, dass der Käufer die Ware oder die Dienstleistung auch wirklich in seinem Heimatland versteuert, muss der Verkäufer den Handel allerdings nicht nur in seiner Umsatzsteuervoranmeldung auflisten, sondern zusätzlich dazu eine sogenannte zusammenfassende Meldung abgeben. In dieser kurzen Übersicht werden die Transaktionen im Rahmen der innergemeinschaftlichen Lieferung noch einmal gesondert aufgeführt und an das Finanzamt übermittelt. 

➡️ Zusammenfassende Meldung: Was ist das und wer muss sie machen?

Wenn eine der beiden Parteien keine Umsatzsteuer-ID hat oder als Kleinunternehmer generell vom Ausweisen der Umsatzsteuer befreit ist, sollte die Rechnung mit dem Mehrwertsteuersatz des Landes, in dem der Verkäufer ansässig ist, versehen werden. 

Umsatzsteuer im Nicht-EU-Ausland: Drittstaatenregelungen variieren

Wenn Waren oder sonstige Leistungen in ein sogenanntes Drittland, also alle Länder, die nicht Mitglied der Europäischen Union sind, verkauft werden, entfällt in der Regel die Angabe der Umsatzsteuer. Es gibt einige Länder, die ein Steuerabkommen mit Deutschland haben, das dem Reverse Charge Prinzip ähnlich ist. In anderen Ländern musst du dich umsatzsteuerlich registrieren oder einen sogenannten „Fiskalvertreter“ beauftragen, der dich in steuerlichen Fragen vertritt. 

Allgemeine, länderübergreifende Regeln gibt es aber nicht. Daher gilt: Bevor du eine Rechnung ins Nicht-EU-Ausland ohne Umsatzsteuer schickst, solltest du dich immer informieren, welche gesetzlichen Vorgaben in dem jeweiligen Staat gelten und wie im Besonderen die Umsatzsteuer gehandhabt wird. 

Zu den Ländern mit den engsten Handelsbeziehungen gehören Großbritannien, die USA und die Schweiz. Für diese Staaten erklären wir dir nun genauer, welche umsatzsteuerlichen Regelungen du kennen solltest.

Rechnungen in Großbritannien stellen

Nach dem Brexit gilt Großbritannien nun seit dem 01.01.2021 als Drittland. 

Das bedeutet, Lieferungen nach Großbritannien sind nun sogenannte Drittlandslieferungen. Diese sind für den Verkäufer umsatzsteuerfrei. Bei Warenverkäufen in ein Drittland musst du auch nicht unterscheiden, ob es sich beim Käufer um ein Unternehmen oder eine Privatperson handelt. Die Befreiung von der Umsatzsteuer gilt für alle Lieferungen in das Drittland.  

Die Lieferungen müssen jedoch dann von dem Käufer in Großbritannien mit der Einfuhrumsatzsteuer versehen werden. Außerdem kann es bei bestimmten sonstigen Lieferungen sein, dass besondere Nachweispflichten für sowohl Käufer:in als auch Verkäufer:in verpflichtend sind. 

Rechnungen in die USA stellen

Wenn du Rechnungen an ein Unternehmen mit Sitz in den USA stellen möchtest, wird es schon etwas komplizierter. Das liegt unter anderem auch daran, dass es in den USA je nach Bundesstaat unterschiedliche Steuersätze zu beachten gibt. Außerdem kommt es darauf an, ob es sich bei deiner in Rechnung gestellten Leistung um eine sogenannte sonstige Leistung oder um die Lieferung von Waren ins Drittland handelt.

Sonstige Leistungen

Als sonstigen Leistungen werden alle Leistungen bezeichnet, die keine Lieferung darstellen, Dienstleistungen oder auch die Vermietung von Räumlichkeiten fallen somit in diese Kategorie. Bei sonstigen Leistungen verschiebt sich die Versteuerungspflicht in das Drittland, also das Land, in dem der Empfänger der Dienstleistung seinen Sitz hat. Somit müsste die Dienstleistung in den USA, aber nicht in Deutschland versteuert werden, sofern der Verkäufer in Deutschland umsatzsteuerpflichtig ist. Dies muss auf der Rechnung vermerkt werden, etwa mit dem Hinweis „In Deutschland nicht steuerbare Leistung”. 

Da es in den USA kein mit der EU vergleichbares Reverse Charge Verfahren gibt, musst du dich nun theoretisch in dem Bundesstaat, in dem der Empfänger deiner Dienstleistung seinen Sitz hat, registrieren und die Steuern an das dortige Finanzamt abführen. Bevor du diese Schritte jedoch einleitest, solltest du dich bei einer Steuerberaterin bzw. einem Steuerberater informieren, die bzw. der sich mit dem Steuerrecht der USA auskennt.

Lieferungen

Die Lieferung von Waren in die USA ist wiederum umsatzsteuerfrei, sofern einige von den Vereinigten Staaten vorgegebenen Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehört unter anderem, dass der deutsche Verkäufer einen Nachweis über die Ankunft der Ware an ihrem Bestimmungsort in den USA haben muss. Eine detaillierte Übersicht dazu findest du auf der Seite der Industrie- und Handelskammer Frankfurt am Main.

Rechnungen in die Schweiz stellen

Auch wenn die Schweiz ein Nachbarland von Deutschland ist, gehört sie dennoch nicht zur Europäischen Union. Somit gelten für Rechnungen in die Schweiz theoretisch nicht die europäischen Regeln für die Umsatzsteuer, sondern auch die Bestimmungen für ein Drittland.

Allerdings gibt es zwischen Deutschland und der Schweiz ein gesondertes Abkommen, das dem Reverse Charge Verfahren innerhalb der EU entspricht. Das heißt, dass du bei deiner Rechnungsstellung an ein Unternehmen in die Schweiz keine Umsatzsteuer ausweist. Der Empfänger muss die gezahlte Umsatzsteuer wiederum bei dem zuständigen Schweizer Finanzamt melden. 

Du gibst also keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung an, wenn du etwas in die Schweiz verkaufst und in Deutschland ansässig bist.

Auch hier sollte auf der Rechnung allerdings vermerkt werden, dass es sich um eine „nicht im Inland steuerbare Leistung” handelt.

Hilfe bei Fragen zur Umsatzsteuer im Ausland 

Wenn du Rechnungen in ein anderes Drittland stellen möchtest oder dir bei der Rechnungsstellung unsicher bist, hilft dir unser Accountable Team gerne weiter. Unsere Steuer-Coaches beantworten dir deine Fragen per Chat, E-Mail oder Telefon. Zudem arbeiten wir eng mit erfahrenen Steuerberater:innen zusammen.

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