Umsatzplanung: So erstellst du eine realistische Umsatzprognose

Zu jeder Unternehmensgründung und jedem Businessplan gehört eine Umsatzplanung. Doch auch später im Berufsleben stellt sie für dich als Selbstständige:n oder Freelancer:in ein wichtiges Instrument in der Finanzplanung dar. Dafür muss die Umsatzprognose aber realistisch und belastbar sein. Wir erklären, worauf es bei der Erstellung einer Umsatzplanung ankommt.

Was ist eine Umsatzplanung? Definition und Erklärung

Im Grunde ergibt sich der Umsatz eines Unternehmens aus seinen verkauften Produkten und/oder den angebotenen Dienstleistungen und dem dafür angesetzten Preis. Für die Umsatzplanung musst du daher abschätzen, welche Menge an Produkten oder Dienstleistungen du zu welchem Preis verkaufen wirst. Da dies für die Zukunft nicht genau vorhergesehen werden kann, spricht man im Fachjargon auch von einer „Umsatzprognose“. Sie basiert auf mehreren Faktoren:

• Marktanalyse für potenzielles Kundenvolumen und Nachfrage nach deinen Produkten oder Dienstleistungen.
• Historische Daten, um Trends und Muster zu identifizieren
• Preisstrategie für die angebotenen Produkte oder Dienstleistungen.
• Verkaufskanäle, die du nutzen wirst – und wie effektiv diese sein könnten.
• Wirtschaftliche Faktoren, z. B. saisonale Schwankungen oder wirtschaftliche Abschwünge

Schon bei der Unternehmensgründung, etwa eines Startups, brauchst du eine gute Vorstellung über den zu erwartenden Umsatz. Im Businessplan dient die Umsatzprognose zudem Banken oder Investor:innen als Grundlage für die Vergabe von Krediten oder Fördermitteln, da die Prognose zeigt, dass du ein klares Verständnis deines Marktes hast und realistische Erwartungen an das Wachstum deines Unternehmens setzt. Auch später hilft dir eine sorgfältige Umsatzplanung dabei, realistische Finanzziele zu setzen, Budgets zu planen, Liquidität zu sichern und den Cashflow aufrechtzuerhalten.

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Vor der Umsatzprognose: Mindestumsatz berechnen

Bevor du eine Umsatzprognose erstellt, musst du den Mindestumsatz berechnen. Dies ist der Betrag, den du generieren musst, um alle laufenden Kosten zu decken und deinen Lebensunterhalt zu sichern, ohne dabei Gewinn zu erzielen. Der Mindestumsatz ist entscheidend und hilft dabei, die finanzielle Tragfähigkeit eines Unternehmens oder einer selbstständigen Tätigkeit zu bewerten. Zu berücksichtigen sind:

• Feste Kosten (Fixkosten): Dazu gehören alle regelmäßig anfallenden Kosten, die unabhängig von der Arbeitsmenge oder den verkauften Produkten sind. Beispiele hierfür sind Miete, Versicherungen, Abonnements für Geschäftstools, Büromaterial, feste Gehälter und ähnliche regelmäßige Ausgaben.
• Variable Kosten: Dies sind Kosten, die direkt mit der Erbringung einer Dienstleistung oder der Produktion eines Gutes zusammenhängen und sich je nach Umsatzvolumen ändern können. Dazu zählen Materialkosten, Kosten für Freelancer:innen oder externe Dienstleister, Versandkosten und andere direkt umsatzabhängige Ausgaben.
• Privatentnahmen/Lebenshaltungskosten: Für Selbstständige und Freelancer:innen ist es zudem wichtig, die eigenen Lebenshaltungskosten in die Berechnung einzubeziehen, da diese durch das Einkommen aus der selbstständigen Tätigkeit gedeckt werden müssen.

💡Hinweis von Accountable: Der Mindestumsatz wird oft auch als „Break-Even-Umsatz“ bezeichnet, da er den Punkt markiert, an dem Kosten und Einnahmen genau ausgeglichen sind.

Berechnung des Mindestumsatzes:

Der Mindestumsatz lässt sich vereinfacht mit folgender Formel berechnen:

Mindestumsatz = Fixkosten + Variable Kosten + Lebenshaltungskosten

Für eine genauere Berechnung, insbesondere wenn die variablen Kosten einen signifikanten Anteil haben, kann die Formel erweitert werden, um die Kostenstruktur detaillierter abzubilden.

Branchenvergleiche und Marktforschung

Der Mindestumsatz dient als Zielvorgabe, deren Realisierbarkeit du im nächsten Schritt prüfen musst. Vergleiche deines mit ähnlichen Unternehmen geben erste Hinweise auf erreichbare Umsätze. Heranziehen kannst du dazu Branchenberichte, die über das Internet, Banken oder Industrie- und Handelskammern erhältlich sind.

Allgemeine Branchendaten lassen sich nur bedingt auf das eigene Geschäft übertragen. Ein Café in einer belebten Innenstadt unterscheidet sich in seinem Umsatzpotenzial deutlich von einem in einem ruhigen Vorort. Zur besseren Einschätzung empfiehlt es sich, Daten und Erfahrungen aus vergleichbaren Umgebungen zu sammeln. Wenn du einen Laden eröffnen möchtest, könntest du zum Beispiel die Anzahl der Passant:innen an einem durchschnittlichen Samstagvormittag analysieren oder potenzielle Kundenbefragungen durchführen, um das Interesse an deinen Angebot auszuloten.

Umsatzprognose berechnen: Methoden

Je nach Branche und Geschäftsidee bieten sich verschiedene Modelle zur Erstellung einer Umsatzprognose an. Üblich sind folgende Methoden:

• Anzahl der Kund:innen: Einzelhandel, Restaurant, Hotel
• Absatzmenge von Produkten: Produzierendes Gewerbe, Buchverlage, Weinhandel
• Arbeitszeit: Rechtsanwält:innen, Handwerksbetriebe, Reinigungsdienste
• Aufträge: Werbeagentur, Bauunternehmen, IT-Dienstleister, Designstudio
• Abomodell: Fitness-App, OnlyFans-Creator:in

Sei ehrlich dir gegenüber. Wenn du zum Beispiel eine unrealistisch große Menge an Kund:innen brauchst, um den Mindestumsatz zu erreichen, solltest du dein Geschäftsmodell überdenken.

💡Tipp von Accountable: Bei kleineren Unternehmen reicht es häufig, die Umsatzplanung in Excel zu machen. Muster und Vorlagen – kostenlos oder zum Teil kostenpflichtig – findest du im Internet. Bei aufwendigeren Geschäftsmodellen solltest du auf professionelle Tools zurückgreifen.

Umsatzprognose erstellen: Beispiel

Nehmen wir an, du willst eine kleine Modeboutique mit einem Schwerpunkt auf fair gehandelter Mode legen. Neben einem Ladengeschäft planst du von Anfang an, einen Online-Shop zu eröffnen und dir damit ein zweites Standbein im E-Commerce aufzubauen. Für die Berechnung der Umsatzprognose legen wir einen durchschnittlichen Einkaufswert von 60 Euro pro Kund:in zugrunde.

Beschreibung	2024	2025	2026
Ladengeschäft
Bekleidung (Anzahl Kund:innen)	20.700 Euro (345)	23.820 Euro, (397)	27.360 Euro (456)
Schuhe (Anzahl Kund:innen)	18.400 Euro (230)	21.200 Euro, (265 Kunden)	24.320 Euro (304)
Accessoires (Anzahl Kund:innen)	6.920 Euro (173)	7.920 Euro, (198 Kunden)	9.120 Euro (228)
Online-Shop
Bekleidung (Anzahl Kund:innen)	13.200 Euro (220)	14.520 Euro (242)	15.960 Euro (266)
Schuhe (Anzahl Kund:innen)	13.200 Euro (165)	14.560 Euro (182)	16.000 Euro (200)
Accessoires (Anzahl Kund:innen)	4.400 Euro (110)	4.840 Euro (121)	5.320 Euro (133)
Geplanter Umsatz	76.820 Euro	86.860 Euro	98.080 Euro
– Rabatte/Skonto1	7.682 Euro	8.686 Euro	9.808 Euro
– Zahlungsausfälle2	3.841 Euro	4.343 Euro	4.904 Euro
Umsatz (netto)	65.297 Euro	73.831 Euro	83.368 Euro
Umsatz (brutto)	77.703 Euro	87.859 Euro	99.208 Euro

¹ Hier wurde ein Rabatt von 10 % auf den geplanten Umsatz angewandt.

² Für Zahlungsausfälle haben wir einen Satz von 5 % angenommen.

Für das erste Geschäftsjahr empfiehlt es sich, eine monatliche Umsatzplanung zu erstellen. Hier solltest du auch saisonale Schwankungen (z. B. zusätzliche Verkäufe vor Weihnachten) berücksichtigen. Zudem musst du mit Anlaufschwierigkeiten rechnen, daher wird sich dein Umsatz erst langsam entwickeln und eine Steigerung erst im Jahresverlauf abzeichnen.

💡Tipp von Accountable: Die Umsatzprognose ist kein einmaliger Prozess. Stattdessen solltest du die Planungen regelmäßig überprüfen und aktualisieren, um Veränderungen im Markt oder in deinem Geschäftsmodell Rechnung zu tragen.

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