Stornorechnung: Was du als Selbstständiger und Freelancer wissen musst

Vielleicht ist es dir auch schon passiert: Du hast eine Rechnung versendet und erst später einen Fehler entdeckt. In solchen Fällen ist es entscheidend, richtig zu handeln. Falls die Rechnung bereits beglichen wurde, reicht eine einfache Korrektur durch ein Berichtigungsdokument nicht mehr aus – hier ist eine Stornorechnung notwendig.

Was ist eine Stornorechnung?

Eine Stornorechnung dient dazu, eine bereits bezahlte fehlerhafte Rechnung zu berichtigen. Sie hebt die ursprüngliche Rechnung vollständig auf und stellt den zu viel gezahlten Betrag dem Kunden bzw. der Kundin wieder gut.

Im Gegensatz zu einer einfachen Rechnungskorrektur wird die Stornorechnung nicht als Kopie der ursprünglichen Rechnung ausgestellt, sondern weist alle Beträge – inklusive der Steuerbeträge – mit einem negativen Vorzeichen aus, um die Rückerstattung korrekt zu dokumentieren.

Anschließend wird eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt, die die richtigen Angaben enthält und den korrekten Betrag ausweist.

💡Info von Accountable: Deine Kund:innen haben ein Recht auf eine korrigierte Rechnung. Wenn du ihnen diese nicht ausstellst, gefährdest du beispielsweise ihren Vorsteuerabzug. Zudem riskierst du, das Vertrauen deiner Kund:innen zu verlieren, da du nicht auf ein berechtigtes Anliegen eingehst – und verlierst sie vielleicht als Klient:innen.

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Rechnungskorrektur oder Stornorechnung: Wann musst du was erstellen?

Es ist immer ärgerlich, wenn eine deiner Ausgangsrechnungen an einen Kunden oder eine Kundin fehlerhaft ist. Sobald du den Fehler bemerkst oder der:die Rechnungsempfänger:in den Fehler reklamiert, musst du handeln. Wichtig dabei ist, dass Kund:innen deine Rechnung nicht eigenhändig korrigieren dürfen.

Für die Erstellung einer Stornorechnung unterscheidet man zwei Szenarien:

Wurde der Betrag noch nicht bezahlt?

In diesem Fall kannst du den Fehler einfach über eine Rechnungskorrektur beheben. Bedeutet: Du korrigierst die Rechnung unter derselben Rechnungsnummer und stellst sie neu aus.

Alternativ hast du die Möglichkeit, ein Berichtigungsdokument zu erstellen. Dieses korrigiert die fehlerhaften Angaben und muss sowohl von dir als auch von deinem Kunden bzw. deiner Kundin zusammen mit der ungültigen Rechnung abgelegt werden. Das Dokument muss klar auf das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer des Ursprungsdokuments hinweisen, damit eindeutig erkennbar ist, welcher Fehler berichtigt wurde.

Ist der Betrag bereits bezahlt?

Dann reicht eine einfache Korrektur nicht aus. Sobald der Zahlungseingang in deiner Buchhaltung erfasst ist, musst du unbedingt eine Stornorechnung erstellen, um den Fehler richtig zu korrigieren.

Wichtig: Kleine Fehler, wie etwa Rechtschreibfehler, erfordern in der Regel keine Korrektur und machen das Ausstellen einer Stornorechnung unnötig. Anders verhält es sich, wenn Pflichtangaben fehlerhaft sind oder eine oder mehrere der gesetzlich vorgeschriebenen Angaben fehlen. In diesem Fall ist eine Korrektur unumgänglich – du musst die Rechnung anpassen oder eine Stornorechnung ausstellen, um den Fehler zu beheben und den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden.

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Inhalte und gesetzliche Vorgaben einer Stornorechnung

Auch für Stornorechnungen gelten die gesetzlichen Pflichtangaben, die gemäß § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) für normale Ausgangsrechnungen vorgeschrieben sind. Dazu zählen:

• Name und Anschrift des Rechnungsausstellers
• Name und Anschrift des Rechnungsempfängers
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum der Stornorechnung
• Eine fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummer
• Das Ausstellungsdatum der ursprünglichen Rechnung
• Die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung
• Genaue Angaben zur Menge und Art der gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen
• Der Netto-Rechnungsbetrag
• Der anwendbare Steuersatz
• Der daraus resultierende Steuerbetrag
• Ein Negativbetrag, der den Storno ausweist
• Falls zutreffend, ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

Hinweis von Accountable: Sollten bei der Erstellung einer Rechnung auch nur einzelne dieser Angaben fehlen oder fehlerhaft sein, können bei einer Betriebsprüfung Schwierigkeiten mit dem Finanzamt entstehen.

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Wie du eine Stornorechnung richtig erstellst

Neben den Pflichtangaben ist bei einer Stornorechnung besonders wichtig, dass sie eindeutig der fehlerhaften Originalrechnung zugeordnet werden kann. Deshalb muss die Stornorechnung immer die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung sowie deren Ausstellungsdatum enthalten. Auch auf folgende Punkte solltest du achten:

• Die Stornorechnung muss deutlich als solche gekennzeichnet sein, z. B. durch die Bezeichnung „Stornorechnung“ oder „Korrekturrechnung“.
• Sie benötigt eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer, sollte aber auch klar auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweisen.
• Formulierungen wie „Hiermit wird die Rechnung (Rechnungsnummer) vom (Rechnungsdatum) storniert“ stellen den Bezug zur Originalrechnung klar her.
• Zudem wird die Stornorechnung mit negativen Beträgen ausgestellt, um den ursprünglichen Rechnungsbetrag (auch für die Buchhaltung) auszugleichen.

Muster für eine Stornorechnung

 Wie sieht eine Stornorechnung aus? Hier eine Vorlage für dich:

Aufbewahrungsfrist für Stornorechnungen

Um eine ordnungsgemäße Buchhaltung sicherzustellen, gelten die üblichen Aufbewahrungsfristen. Heißt: Die Originalrechnung, die Stornorechnung sowie die neu erstellte, korrigierte Rechnung müssen für einen Zeitraum von 10 Jahren archiviert werden.

Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung

Betrachtest du eine Stornorechnung aus Sicht deiner Buchhaltung, könnte man sie leicht mit einer Gutschrift verwechseln. Doch in der Praxis gibt es deutliche Unterschiede, du solltest die Begriffe nicht durcheinanderbringen:

Gutschrift	Stornorechnung
Wird in der Regel erstellt, wenn du einem Lieferanten einen Betrag gutschreibst, ohne dass dieser eine Rechnung gestellt hat.	Bezieht sich nur auf die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung, die du an eine:n Kund:in ausgestellt hast.
Ist eine Einnahme, die der Leistungserbringer vom Leistungsempfänger erhält, und weist einen Betrag mit positivem Vorzeichen auf.	Macht die ursprüngliche Rechnung ungültig und weist daher immer einen Betrag mit einem negativen Vorzeichen aus.

Wenn du eine Stornorechnung fälschlicherweise als Gutschrift bezeichnest, kann dies erhebliche Konsequenzen für den:die Rechnungsempfänger:in haben. In diesem Fall kann das Finanzamt dem:der Empfänger:in den Vorsteuerabzug verweigern, da die Korrektur nicht als gültige Stornierung der ursprünglichen Rechnung anerkannt wird. Zudem würde die Bemessungsgrundlage für die Umsatzsteuer nicht sinken, was steuerliche Nachteile für den:die Empfänger:in zur Folge hätte.