Pauschalen in der Steuererklärung klingen erstmal gut. Denn sie erleichtern dir die Arbeit, wenn es darum geht, viele einzelne Ausgaben steuerlich geltend zu machen. Mit einer Pauschale kannst du nämlich gleich einen zusammengefassten Betrag absetzen.
Doch lohnt es sich eigentlich, als Selbstständige:r von Steuerpauschalen Gebrauch zu machen? Hier erfährst du, welche Pauschalen es gibt und in welchen Fällen du sie nutzen kannst.
Die wichtigsten Pauschalen für Selbstständige:
Viele Selbstständige arbeiten in einem Coworking Space, einem Büro oder eigenem Betrieb. Die Kosten für die Fahrt von der Wohnung zur Arbeit können dank der Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale genannt) in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Du kannst für jeden Kilometer zwischen deiner Wohnung und der ersten Betriebsstätte 0,30 Euro abrechnen. Seit 2022 kannst du zudem ab dem 21. Kilometer 0,38 € pro Kilometer steuerlich geltend machen. Diese Regelung gibt bis Ende 2026 und ist unabhängig vom benutzten Verkehrsmittel.
Maßgeblich für die Berechnung sind die tatsächlichen Arbeitstage im jeweiligen Kalenderjahr, da die Pauschale nur einmal pro Arbeitstag in der Steuererklärung geltend gemacht werden kann. Insgesamt kannst du einen Höchstbetrag von 4.500 Euro für die Pendlerpauschale absetzen.
Nutzt du dein eigenes Auto oder einen Firmenwagen, kannst du deine Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend machen – auch wenn das genutzte Fahrzeug ein privates Fahrzeug ist. In diesem Fall musst du die entstandenen Kosten jedoch nachweisen. Dazu zählen neben den Ausgaben für Kraftstoff auch die Kosten für Kfz-Steuer, Versicherungen, Instandhaltung und Abschreibungen.
➡️So nutzt du die Pendlerpauschale am besten!
Wenn du aus beruflichen Gründen verreist und die Dienstreise länger als 8 Stunden dauert, kannst du die entstandenen Reisekosten absetzen. Dafür greift die Verpflegungspauschale (auch Verpflegungsmehraufwand genannt). Diese Pauschale können Selbstständige in der Steuererklärung als Betriebsausgabe deklarieren.
Reisen innerhalb Deutschlands
Reisen ins Ausland
Bei Auslandsreisen gelten unterschiedliche Pauschalbeträge, die je nach Land variieren. Die genauen Beträge findest du in der offiziellen Tabelle des Bundesfinanzministeriums, die jährlich aktualisiert wird.
Übernachtungspauschale
Auch bei Übernachtungen im Ausland variieren die Pauschalbeträge – diesmal abhängig von der jeweiligen Stadt, in der du übernachtest. Die entsprechenden Beträge kannst du ebenfalls der Tabelle des Bundesfinanzministeriums entnehmen.
➡️Erfahre mehr über die Verpflegungspauschale für Selbstständige.
Werbungskosten sind Ausgaben, die dir im Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit entstehen. Während Arbeitnehmer:innen pauschal 1.230 Euro pro Jahr (Stand 2024) ansetzen dürfen, können Selbstständige sämtliche Betriebskosten absetzen – und das ohne Höchstgrenze. Entscheidend ist, dass die Ausgaben klar von privaten Kosten getrennt und durch Belege nachgewiesen werden.
Zu den typischen Kosten, die du als Selbstständige:r steuerlich geltend machen kannst, gehören:
➡️ Was sind Werbungskosten und was sind Betriebskosten? Hier erfährst du es!
Viele Selbstständige arbeiten mittlerweile von zu Hause aus. Hier kann es sinnvoll sein, das Arbeitszimmer offiziell als Arbeitsplatz anzumelden, um die Kosten steuerlich geltend zu machen.
Früher galten hierfür strenge Voraussetzungen: Ein häusliches Arbeitszimmer musste klar abgetrennt sein und nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt werden. Doch seit der Einführung der Homeoffice-Pauschale ist es für Arbeitnehmer:innen und Selbstständige deutlich einfacher geworden, Kosten für das Arbeiten von zu Hause steuerlich abzusetzen.
Du kannst 6 Euro pro Tag für bis zu 210 Tage im Jahr geltend machen. Ein separates Arbeitszimmer ist dafür nicht mehr nötig.
➡️ Das kannst du alles im Arbeitszimmer absetzen.
➡️ So nutzt du die Homeoffice-Pauschale.
Wenn du aus beruflichen Gründen umziehen musst, zum Beispiel weil du einen neuen Job in einer anderen Stadt annimmst oder deinen Betrieb verlegst, kannst du die Umzugskosten steuerlich geltend machen. Die Umzugskostenpauschale beträgt aktuell 964 Euro (Stand 2024) und wird jährlich angepasst.
Wann gilt der Umzug als beruflich bedingt?
Damit der Umzug steuerlich anerkannt wird, müssen berufliche Gründe vorliegen. Dazu zählen unter anderem:
Ein privater Umzug, zum Beispiel aufgrund eines Wohnungswechsels ohne beruflichen Anlass, wird nicht berücksichtigt.
Welche Kosten deckt die Pauschale?
Die Umzugskostenpauschale deckt die allgemeinen Ausgaben für den Umzug, ohne dass du einzelne Belege einreichen musst. Dazu gehören zum Beispiel:
Wenn die tatsächlichen Umzugskosten über der Pauschale liegen, kannst du die Einzelkosten als Selbstständige:r in der Steuererklärung nachweisen und geltend machen, indem du alle Belege sammelst.
➡️ Geschäftlicher Umzug? Vergiss nicht, deine Geschäftsadresse umzumelden!
Erzielst du Gewinne aus Kapitaleinkünften, wie etwa Zinsen, Dividenden oder Gewinne aus Aktienverkäufen, musst du diese grundsätzlich versteuern. Allerdings gibt es den Sparerpauschbetrag, der dir ermöglicht, einen Teil dieser Gewinne steuerfrei zu behalten.
➡️ Wie du Kapitalerträge optimal versteuerst und den Sparerpauschbetrag nutzt, erfährst du hier!
Wenn du dich zu Hause um ein pflegebedürftiges Familienmitglied kümmerst, kannst du dafür einen Pauschbetrag absetzen. Voraussetzung ist, dass du nicht bereits eine andere Vergütung wie Pflegegeld dafür erhältst. Seit 2021 hängt die Höhe des Pauschbetrags vom Pflegegrad der zu pflegenden Person ab:
Der Behinderten-Pauschbetrag ermöglicht es Menschen mit Behinderung, behinderungsbedingte Mehraufwendungen steuerlich geltend zu machen, ohne diese Einzelausgaben nachweisen zu müssen. Die Höhe des Pauschbetrags richtet sich nach dem Grad der Behinderung (GdB) und wurde zuletzt 2021 angepasst.
Seitdem gelten folgende Pauschbeträge:
| Grad der Behinderung (GdB) | Pauschbetrag |
| 20 | 384 Euro |
| 30 | 620 Euro |
| 40 | 860 Euro |
| 50 | 1.140 Euro |
| 60 | 1.440 Euro |
| 70 | 1.780 Euro |
| 80 | 2.120 Euro |
| 90 | 2.460 Euro |
| 100 | 2.840 Euro |
| Merkzeichen "H" (hilflos), "Bl" (blind) oder "TBl" (taubblind) | 7.400 Euro |
💡 Wenn du die Pauschale für dich nutzt, kannst du in der Steuererklärung keine Pflegekosten mehr geltend machen.
Wenn du dich ehrenamtlich engagierst, kannst du von steuerlichen Pauschalen profitieren, die deine Aufwandsentschädigungen steuerfrei stellen.
Ehrenamtspauschale
Für allgemeine ehrenamtliche Tätigkeiten kannst du jährlich bis zu 840 Euro steuerfrei erhalten. Voraussetzung ist, dass du dich für eine gemeinnützige Organisation oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts engagierst.
Übungsleiterpauschale
Übst du eine nebenberufliche Tätigkeit als Übungsleiter:in, Ausbilder:in, Erzieher:in, Betreuer:in oder in einem künstlerischen oder pflegerischen Bereich aus, kannst du jährlich bis zu 3.000 Euro steuerfrei erhalten. Auch hier muss die Tätigkeit für eine gemeinnützige Organisation oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts erbracht werden.
➡️ Hier beantworten wir wirklich alle Fragen zur Ehrenamtspauschale!
Damit manche Ausgaben nicht einzeln angegeben werden müssen, gibt es zur Vereinfachung bestimmte Pauschbeträge. Diese kannst du von der Steuer absetzen, ohne dass dafür einzelne Belege erbracht werden müssen.
Es kann jedoch sein, dass deine tatsächlichen Ausgaben als Selbstständige:r höher als der Pauschbetrag sind. In diesem Fall lohnt es sich natürlich eher, die Kosten einzeln anzugeben, doch musst du diese dann auch mit Belegen nachweisen können.
Um bestimmte Pauschbeträge geltend zu machen, etwa die Ehrenamtspauschale, musst du bestimmte Voraussetzungen erfüllen und z.B. nachweisen können, dass du dich tatsächlich ehrenamtlich engagierst.
Als Selbstständiger kannst du bestimmte Ausgaben pauschal absetzen, ohne detaillierte Belege vorlegen zu müssen. Einige der gängigen Pauschalen sind Betriebsausgabenpauschale, Kilometerpauschale, Verpflegungspauschale und Homeofficepauschale. Für Selbstständige stellen Pauschalen aber nicht immer die vorteilhafteste steuerliche Option dar. Denn in einigen Fällen können die tatsächlichen Ausgaben höher sein als die Pauschalen.
Als Kleinunternehmer kannst du wie andere Selbstständige auch pauschale Betriebsausgaben und Pauschalen für betriebliche Fahrten, Verpflegung usw. nutzen, um die steuerliche Belastung zu reduzieren.
Der steuerliche Grundfreibetrag liegt 2025 bei 12.096 Euro. Bis zu diesem Betrag fallen keine Steuern an. Wenn du Kinder hast, kannst du auch den Kinderfreibetrag in Anspruch nehmen, der jährlich angepasst wird. Selbstständige können außerdem bestimmte Pauschalen und Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend machen.
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Tino Keller
Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.
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