Vermietung und Verpachtung: Steuern und Pflichten für Selbstständige

Wenn du planst, eine Immobilie zu vermieten oder zu verpachten, ist es wichtig, die steuerlichen Aspekte genau zu verstehen. Denn die daraus resultierenden Einkünfte können nicht nur eine wichtige Einkommensquelle sein, sondern bieten auch die Möglichkeit zur Optimierung deiner Gesamtsteuerlast. Die richtige steuerrechtliche Behandlung ist jedoch oft komplex. In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Steuern bei Vermietung und Verpachtung relevant sind und welche Besonderheiten es zu beachten gilt.

Grundlegende Besteuerung von Vermietung und Verpachtung

Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung werden im Einkommensteuergesetz (EStG) in § 21 als eigenständige Einkunftsart behandelt und sind grundsätzlich einkommensteuerpflichtig. Sie umfassen alle Einkünfte, die aus der Überlassung von Immobilien oder anderen Wirtschaftsgütern wie Grundstücken, Gebäudeteilen oder Schiffen erzielt werden.

Die Einkünfte aus der Vermietung oder Verpachtung sind in der Steuererklärung in der Anlage V getrennt von den Einkünften aus selbstständiger Arbeit (§ 18 EStG) anzugeben.

Abgrenzung zwischen privater und gewerblicher Vermietung und Verpachtung

Für die weitere Besteuerung der Vermietung und Verpachtung wird zwischen privater und gewerblicher Vermietung und Verpachtung unterschieden:

• Private Vermietung/Verpachtung: Einkünfte aus der privaten Vermietung und Verpachtung unterliegen lediglich der Einkommensteuer nach § 21 EStG. Der Gewerbesteuer und der Umsatzsteuer unterliegen sie in der Regel nicht.
• Gewerbliche Vermietung/Verpachtung: Bei einer umfangreichen Tätigkeit oder durch die Vermietung von Betriebsvorrichtungen kann die Vermietung und Verpachtung als selbstständige Tätigkeit eingestuft werden. Das hat zur Folge, dass die Einkünfte in der Regel zusätzlich der Gewerbesteuer unterliegen. Zusätzlich ist eine freiwillige Option zur Umsatzsteuer möglich.

Steuerliche Besonderheiten bei der gewerblichen Vermietung und Verpachtung

Handelt es sich um eine selbstständige, gewerbliche Tätigkeit, gibt es in Bezug auf die Steuern aus der Vermietung und Verpachtung einige Besonderheiten zu beachten:

• Gewerbesteuerpflicht: Die Vermietung und Verpachtung kann als gewerbesteuerpflichtig eingestuft werden, wenn sie über das übliche Maß einer Vermietung hinausgeht. Das ist zum Beispiel bei regelmäßigen Kurzzeitvermietungen, häufigem Mieter:innenwechsel oder bei zusätzlichen Dienstleistungen wie Rezeption oder Zimmerservice der Fall. Daneben auch, wenn Immobilien speziell für gewerbliche Zwecke umgebaut oder ausgestattet werden – zum Beispiel durch Konferenzräume.
• Gewerbesteuerfreibetrag: Die Gewerbesteuer wird erst ab einem Freibetrag von 24.500 Euro erhoben. Sie wird nach einem individuellen Steuermessbetrag berechnet, der mit dem Hebesatz der Gemeinde multipliziert wird.
• Option zur Umsatzsteuerpflicht: Du kannst freiwillig für die Umsatzsteuerpflicht deiner Mieteinnahmen optieren. Das kann sinnvoll sein, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist, d. h. wenn du selbst Vorleistungen in Anspruch nimmst, die mit Umsatzsteuer belastet sind (z. B. Renovierungskosten).
• Kleinunternehmerregelung: Liegt dein Umsatz unter der Kleinunternehmergrenze, kannst du dich von der Umsatzsteuer befreien lassen, verzichtest dann aber auch auf den Vorsteuerabzug.

Was zählt zu den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung?

Zu den Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, die der Steuer unterliegen, gehören:

• Mieteinnahmen
• Pachteinnahmen
• Einnahmen aus der Vermietung von Inventar – wenn mit der Immobilie auch Inventar vermietet wird, z. B. bei möblierten Wohnungen.
• Nebenkostenabrechnungen – die Umlage von Betriebskosten auf Mieter:innen (z. B. für Wasser, Heizung, Müllabfuhr), auch wenn diese lediglich durchlaufende Posten darstellen.
• Sonderzahlungen – einmalige Zahlungen wie Kautionen oder Zuschüsse der Mieter:innen für Umbauten und Modernisierungen, soweit sie nicht später zurückgezahlt werden.

Um die Steuern aus der Vermietung und Verpachtung korrekt abzurechnen, ist eine detaillierte Buchführung erforderlich.

Werbungskosten: Mit der Vermietung und Verpachtung Steuern sparen

Neben den Einkünften aus Vermietung und Verpachtung können zahlreiche Aufwendungen als Werbungskosten abgezogen werden. Damit diese Kosten dein zu versteuerndes Einkommen mindern können, müssen sie sorgfältig erfasst und im Rahmen der Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden.

Typische Werbungskosten sind in diesem Zusammenhang:

• Abschreibungen (AfA): Die Anschaffungs- oder Herstellungskosten einer Immobilie können über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Bei Gebäuden erfolgt diese in der Regel linear über einen Zeitraum von 50 Jahren, was einem jährlichen Abschreibungssatz von 2 % entspricht. Bei Sonderbauten oder Altbauten sind andere Abschreibungssätze möglich, die im Einzelfall festgelegt werden.
• Zinsen: Darlehenszinsen, die der Finanzierung der Immobilie dienen. Dazu gehören auch Hypotheken und andere Kredite, die speziell für den Kauf, den Bau oder die Renovierung deiner vermieteten Immobilien aufgenommen werden.
• Instandhaltungskosten: Kosten für die Instandhaltung der Immobilie. Darunter fallen z. B. Ausgaben für Malerarbeiten, Austausch von Fenstern, Dachreparaturen und ähnliche Maßnahmen.
• Verwaltungskosten: Kosten für die Verwaltung der Immobilie, wie z. B. Verwaltungshonorare, Bankgebühren oder Kosten für die Mieter:innensuche.
• Versicherungen: Versicherungsbeiträge für die Immobilie, wie z. B. Gebäude- oder Haftpflichtversicherung.
• Nebenkosten: Kosten für Wasser, Abwasser,Heizung, Müllabfuhr und ähnliche Betriebskosten, die nicht auf die Mieter:innen umgelegt werden.
• Rechts- und Beratungskosten: Ausgaben für rechtliche Beratung im Zusammenhang mit der Vermietung, z. B. Anwaltskosten bei Mietstreitigkeiten oder Notarkosten bei der Erstellung von Mietverträgen.

💡Tipp von Accountable: Übersteigen deine abzugsfähigen Kosten deine Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung, kannst du den steuerlichen Verlust mit deinen anderen Einkunftsarten verrechnen. Dadurch verringert sich deine Gesamtsteuerlast.

Sonderfall Leerstand einer Immobilie: Abzugsfähige Steuern bei (Nicht-)Vermietung und Verpachtung

Wird eine Immobilie nicht vermietet oder verpachtet, fallen zwar keine Einkünfte, wohl aber laufende Kosten an. Hier gibt es eine Reihe von Fällen, in denen auch diese von der Steuer absetzbar sind. Kosten, die sich auf die Berechnung der Steuern aus Vermietung und Verpachtung auswirken können, sind beispielsweise:

• Leerstandskosten: Auch während des Leerstands können die laufenden Kosten (z. B. Darlehenszinsen, Instandhaltungskosten) als Werbungskosten abgezogen werden, sofern du nachweisen kannst, dass der Leerstand nur vorübergehend ist und du ernsthafte Bemühungen zur Vermietung der Immobilie unternimmst (z. B. durch Schaltung von Anzeigen, Beauftragung eines:einer Maklers:in).
• Mietausfall: Bei Mietausfall aufgrund von Zahlungsunfähigkeit der Mieter:innen können die ausbleibenden Mieteinnahmen steuerlich nicht abgesetzt werden, da es sich um entgangene Einnahmen handelt. Allerdings können in solchen Fällen die Kosten für Rechtsstreitigkeiten oder Maßnahmen zur Durchsetzung der Mietzahlungen (z. B. Inkassokosten) als Werbungskosten geltend gemacht werden.
• Schäden durch Mieter:innen: Schäden, die durch die Mieter:innen verursacht und nicht ersetzt werden, können unter Umständen als außergewöhnliche Belastungen oder Werbungskosten abgezogen werden, sofern sie nicht durch eine Versicherung abgedeckt sind.