Typische Steuerfallen und wie du sie vermeidest

Ob als Freiberufler:in, Freelancer:in oder mit einem eigenen Unternehmen: Wer sich selbstständig macht, merkt schnell, dass die große berufliche Freiheit auch ihre Grenzen hat – vor allem, wenn es um Steuern geht. Es gibt zahlreiche Steuerfallen, die zu teuren Nachzahlungen führen oder dich sogar in rechtliche Schwierigkeiten bringen können. Hier zeigen wir dir, welche typischen Steuerfallen auf Selbstständige warten, und wir verraten dir, wie du sie umgehen kannst.

Steuerfallen und Fehler in der Steuererklärung

Fehler in der Steuererklärung können besonders für Existenzgründer schnell zu einer finanziellen Notsituation führen, wenn Steuernachforderungen das angesparte Kapital für die Selbstständigkeit auf einen Schlag aufbrauchen und im schlimmsten Fall sogar übersteigen.

Noch brenzlicher wird es, wenn das Finanzamt davon ausgeht, dass dir die Fehler in deiner Steuererklärung nicht versehentlich unterlaufen sind, sondern du vorsätzlich falsche Angaben gemacht hast. Neben hohen Geldstrafen drohen in schweren Fällen von Steuerhinterziehung sogar mehrjährige Freiheitsstrafen. Daher solltest du versuchen, Fehler in deiner Steuererklärung zu vermeiden. 

Natürlich hast du die Möglichkeit, Fehler in deiner Steuererklärung zu korrigieren, sobald du sie bemerkst. Dazu reicht es oft aus, eine neue, korrigierte Steuererklärung auszufüllen und diese mit einer kurzen Mitteilung an das Finanzamt zu senden, dass du deine Steuererklärung wegen eines Fehlers zurückziehst. Doch was, wenn du einen Fehler nicht bemerkst, weil du, wie viele andere, aus Unwissenheit in eine von zahlreichen Steuerfallen getappt bist? 

Steuerfalle Nr.1: Zu niedrige Steuervorauszahlungen

Als  Selbstständige:r musst du in der Regel vierteljährliche Vorauszahlungen auf deine Einkommensteuer leisten. Diese Vorauszahlungen basieren auf der Kalkulation deines zu erwartenden Gewinns.

Ist die Differenz zwischen deinen geschätzten und tatsächlichen Einkünften zu groß, kommt es zu unerwünschten Überraschungen bei deiner Steuererklärung: War deine Schätzung und somit auch deine Vorauszahlungen zu niedrig, verlangt das Finanzamt eine sofortige Nachzahlung der noch offenen Steuern, die empfindlich hoch sein kann. Zusätzlich legt das Finanzamt für das Folgejahr deutlich höhere Vorauszahlungen fest. 

Aber auch wenn deine Einkünfte niedriger ausfallen als angenommen, kann das negative Folgen haben: Bis das Finanzamt dir deine zu viel gezahlten Vorauszahlung zurückerstattet, vergehen unter Umständen mehrere Monate. Dieses Geld fehlt dir dann wohlmöglich, um deine laufenden Kosten zu decken. Daher ist es ratsam, den Gewinn regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls die Vorauszahlungen anzupassen, um unerwünschte Überraschungen bei der Steuererklärung zu vermeiden. 

Steuerfalle Nr.2: Umsatzsteuer falsch ausgewiesen

Falls du umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen. Eine unvollständige oder fehlerhafte Umsatzsteuerabrechnung kann nicht nur zu Nachzahlungen, sondern auch zu zusätzlichen Strafzahlungen führen. Zudem kann z.B. eine falsch ausgewiesene Rechnung über den Kauf von Waren dazu führen, dass das Finanzamt den eigentlich fälligen Vorsteuerabzug nicht anerkennt, womit dir auch dieses Geld fehlt.

Daher solltest du die für dich geltenden Umsatzsteuervorschriften genau kennen und sicherstellen, dass du alle erforderlichen Angaben auf deinen Rechnungen machst. 

Steuerfalle Nr.3: Verzicht auf Umsatzsteuer 

Machst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch, bist du von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Diese Regelung bietet vor allem Solo-Selbstständigen und Freiberufler:innen die Möglichkeit, nicht wie ein Unternehmen besteuert zu werden. Allerdings ist die Inanspruchnahme der Regelung nicht immer die beste Wahl: Weist du keine Umsatzsteuer aus, bist du auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die gezahlte Mehrwertsteuer für Arbeitsmittel, Materialien und andere Anschaffungen erhältst du dadurch nicht zurück. Daher solltest du genau überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung für deine individuelle Tätigkeit wirklich Sinn macht. Häufig ist eine Regelbesteuerung vor allem für Existenzgründer im Dienstleistungsbereich vorteilhafter. 

Steuerfalle Nr.4: Versäumte Fristen 

Verpasst du wichtige Fristen, wie z.B. für die Vorauszahlung der Umsatzsteuer oder die Abgabe deiner Steuererklärung, führt dies zu Nachzahlungen in Form von Verspätungszuschlägen in Höhe von 0,25 Prozent der fälligen Steuerschuld. Zusätzlich können nach Ablauf einer Karenzzeit Strafzinsen in Höhe von sechs Prozent pro Verzugsjahr erhoben werden.

Daher solltest du für deine relevanten Steuerfristen stets im Blick haben, damit du diese einhalten kannst und dadurch unnötige Nachzahlungen vermeidest. Solltest du aus unterschiedlichen Gründen eine Frist nicht einhalten können, kannst du das Finanzamt auch um eine Fristverlängerung bitten.

Steuerfalle Nr.5: Homeoffice

Falls du deine selbstständige Tätigkeit von zuhause aus ausübst, kannst du die Kosten für Miete, Strom und Einrichtung deines Arbeitszimmers über die Homeoffice-Pauschalesteuerlich geltend machen. Dies gilt allerdings nur, wenn du der jeweilige Raum tatsächlich den Mittelpunkt deiner Tätigkeit darstellt und dieser nicht zu Wohnzwecken dient. Sollte das Finanzamt aus irgendwelchen Gründen zu dem Schluss kommen, dass dein Arbeitszimmer diese Voraussetzungen nicht erfüllt, 

führt dies ebenfalls zu hohen Nachzahlungen. Übrigens: Solltest du einen Coworking-Space angemietet haben, kannst du auch diese Kosten von der Steuer absetzen. 

Steuerfalle Nr.6: Krankenversicherung

Genau wie die Kosten für dein Arbeitszimmer kannst du auch die Beiträge für deine gesetzliche oder private Krankenversicherung steuerlich geltend machen. Diese solltest du beim Anfertigen deiner Steuererklärung unbedingt auf ihre Richtigkeit überprüfen, ansonsten musst du auch hier empfindlichen Nachzahlungen rechnen.

Auch anfallende Kosten für Extrakosten im Krankheitsfall, wie z.B. bei zahnärztlichen und logopädischen Behandlungen oder eine Physiotherapie, können über die Sonderausgaben von der Steuer abgesetzt werden. Als Voraussetzung dafür ist das Erreichen der sogenannten zumutbaren Eigenbelastungsgrenzen, die im Einkommensteuergesetz nach Einkommensstufen und Familienstand festgelegt sind.

Steuerfalle Nr.7: Unzureichende Buchführung

Ob du nun Freiberufler:in, Freelancer:in oder Unternehmer:in bist: Eine der häufigsten Steuerfallen für Selbstständige ist eine lückenhafte Buchführung. Dokumentierst du deine Einnahmen und Ausgaben ungenau, führt das zu ungenauen Steuererklärungen und erhöht das Risiko von hohen Steuernachzahlungen und gegebenenfalls auch Strafen. Daher solltest du stets darauf achten, alle deine Geschäftsvorgänge ordnungsgemäß zu dokumentieren. Zu den häufigsten Fehlern bei der Buchführung gehören unter anderem: 

• Fehlende Trennung von geschäftlichen und privaten Finanzen: Die Vermischung von geschäftlichen und privaten Finanzen führt zu erheblichen Problemen bei der Steuererklärung. Daher solltest du getrennte Bankkonten und Kreditkarten für geschäftliche und private Zwecke zu nutzen. Dies erleichtert die Nachverfolgung von Transaktionen und minimiert das Risiko von Fehlern.

• Nichtverbuchte Betriebsausgaben: Wenn du deine Betriebsausgaben wie z.B. Büromaterial, Arbeitsmittel, Fahrzeugkosten und Versicherungen nicht vollständig erfasst, entgehen die verschiedene steuerlich Vergünstigungen in Form von absetzbaren Kosten. Es ist wichtig, dass du alle Belege sorgfältig aufbewahrst und deine Ausgaben ordnungsgemäß in der Steuererklärung angibst, um deine Steuerlast zu reduzieren.

Solltest du viele Bargeldgeschäfte durchführen, gehört auch ein korrekt geführtes Kassenbuch zu einer lückenlosen Buchhaltung. Eine zuverlässige Buchhaltungssoftware, wie accountable, kann dir nicht nur dabei helfen, deine Buchführung zu vereinfachen, sondern erstellt für dich auch direkt deine Steuererklärung mit Garantie.