Sondervorauszahlung ans Finanzamt: Das musst du wissen

Als Selbstständige:r oder Freelancer:in musst du meist quartalsweise oder einmal im Monat die Umsatzsteuer-Voranmeldung an das Finanzamt schicken. Stichtag ist in jedem Fall der 10. Tag im Folgemonat. Das bedeutet: Dir bleiben nur wenige Tage Zeit, um die Belege zu ordnen und deine buchhalterischen Pflichten zu erfüllen. Mit einer Dauerfristverlängerung kannst du die Frist um einen Monat verlängern. Doch unter Umständen wird nun zu Beginn des Kalenderjahres eine Sondervorauszahlung ans Finanzamt fällig. Wir erklären, was du dabei beachten musst.

Was ist die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung?

Die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung müssen Selbstständige und Unternehmer:innen zahlen, die ihre Umsatzsteuervormeldung einmal im Monat einreichen und eine Dauerfristverlängerung beantragt haben. Im Grund stellt die Sondervorauszahlung eine Art Anzahlung auf die im Jahr zu entrichtende Umsatzsteuer dar. Wer seine Umsatzsteuer-Voranmeldung quartalsweise einreicht, die so genannten „Quartalszahler“, sind von der Sondervorauszahlung nicht betroffen. 

In welche Kategorie man fällt, hängt von der Höhe der Umsatzsteuer, die man im vorangegangenen Jahr zahlen musste. Daraus entstehen auch bestimmte Rechte und Pflichten:

• Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr insgesamt weniger als 7.500 Euro: quartalsweise Umsatzsteuer-Voranmeldung, einmaliger Antrag auf Dauerfristverlängerung möglich, keine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung notwendig
• Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr insgesamt 7.500 Euro und mehr: monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldung, jährlicher Antrag auf Dauerfristverlängerung notwendig, Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung muss entrichtet werden

💡Tipp von Accountable: Wenn die Umsatzsteuer für das vorangegangene Jahr nicht mehr als 1.000 Euro betragen hat, kannst du dich vom Finanzamt von der Verpflichtung zur Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung befreien lassen. In diesem Fall reicht es, wenn du die Umsatzsteuer-Jahreserklärung abgibst.

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Fälligkeit der Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung

Der 10. Februar eines jeden Kalenderjahres ist für Monatszahler:innen von enormer Bedeutung. Zum einen muss zu diesem Stichtag jeweils die Dauerfristverlängerung für das aktuelle Jahr neu beantragt werden (die automatische Verlängerung gilt nur für Quartalszahler:innen). Zum anderen wird auch die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung jeweils bis zum 10. Februar eines jeden Jahres fällig. Heißt: Bis zu diesem Tag musst du den Betrag auf das Konto deines Finanzamts überweisen.

Bei Nicht-Bezahlung droht Verspätungszuschlag

Wenn du den 10. Februar verpasst und damit die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung bis zum Fälligkeitstermin nicht überwiesen hast, kann das Finanzamt – nach eigenem Ermessen – einen Verspätungszuschlag festsetzen. Dieser beträgt 10 Prozent der Summe, die für die Sondervorauszahlung berechnet wurde. Im Höchstfall droht ein Zuschlag von 25.000 Euro.

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BFH-Urteil vom 16.12.2008 regelte Verrechnung von Sondervorauszahlungen neu

Es ist üblich, dass die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung mit der Umsatzsteuer-Vorauszahlung für den Dezember verrechnet wird. Das ist auch praktisch, weil beides am selben Termin (10. Februar) fällig wird. Bis vor einigen Jahren wurde sogar direkt das Finanzamt aktiv. Denn wenn bei dieser Verrechnung ein Guthaben entstand, bekam man es sofort erstattet. Doch ein Urteil des Bundesfinanzhofes (BFH) vom 16.12.2008 legte fest, dass die Sondervorauszahlung bereits ein Teil der fälligen Umsatzsteuer für das gesamte Jahr ist. 

Daher sind sofortige Auszahlungen nicht mehr zulässig. Erst wenn nach Festsetzung der Jahressteuer ein Überschuss ergibt, kann dieser ausgezahlt oder mit weiteren Zahlungen verrechnet werden. Das gilt übrigens auch in weiteren Fällen:

• Das Finanzamt widerruft unterjährig die Dauerfristverlängerung (passiert aber nur, wenn der Steueranspruch gefährdet scheint, z.B. weil du deine Voranmeldungen nicht oder häufiger unpünktlich übermittelt hast oder angemeldete Vorauszahlungen nicht entrichtet wurden)
• Du verzichtest im laufenden Steuerjahr auf die Dauerfristverlängerung.
• Du beendest deine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr (gilt auch bei Insolvenzfällen!).

Wie wird die Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung berechnet?

Anders als bei der Einkommensteuer oder der Körperschaftssteuer wird die Höhe der Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt festgelegt. Wie viel Umsatzsteuer du zahlen musst, ermittelst du selbst. Dies erfolgt im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Dabei gilt für die Sondervorauszahlung ans Finanzamt: Sie beträgt 1/11 der Summe der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen für das vergangene Kalenderjahr. Dabei gibt einige Feinheiten zu beachten, je nachdem, wie lange das Unternehmen bereits besteht:

Beispiel 1 (langjährig bestehendes Unternehmen)

Unternehmerin A ist seit 2018 tätig. Im Jahr 2024 betrug die Summe der monatlichen Vorauszahlungen 31.000 Euro. Dabei rechnete sie in der Voranmeldung für Dezember bereits die Sondervorauszahlung im zurückliegenden Februar an und zog die überwiesenen 2.000 Euro ab. Für die Berechnung der Sondervorauszahlung 2025 muss sie aber beides berücksichtigen und das gesamte Vorauszahlungssoll ermitteln: 

Bemessungsgrundlage = 31.000 Euro + 2.000 = 33.000 Euro  

Sondervorauszahlung = 1/11 von 33.000 Euro = 3.000 Euro

Unternehmerin A musste bis zum 10. Februar 2025 eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung von 3.000 Euro leisten.

Beispiel 2 (Unternehmen im zweiten Geschäftsjahr)

Unternehmer B startet zum 15. Mai 2024 sein Business. Die Summe an Vorauszahlungen belief sich für ihn bis Dezember auf 11.000 Euro. Diese müssen zunächst in eine Jahressumme umgerechnet werden, angefangene Monate gelten als volle Kalendermonate:

Jahresumsatzsteuer = (11.000 Euro / 8 Monate) x 12 Monate = 16.500 Euro

Sondervorauszahlung = 1/11 von 16.500 Euro = 1.500 Euro

Unternehmer B musste bis zum 10. Februar 2025 eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung von 1.500 Euro leisten.

Beispiel 3 (Neugründungen)

Die C-GmbH wurde zum 1. März 2024 gegründet, gleich bei der Anmeldung beim Finanzamt wurde eine Dauerfristverlängerung beantragt. Da bei Neugründungen keine Werte aus dem Vorjahr vorliegen, greift man für die Berechnung der Sondervorauszahlung auf Prognosen für das laufende Jahr zurück. Die Steuerberaterin der C-GmbH schätzt die Summe der zu leistenden Vorauszahlungen auf 22.000 Euro. Die Umrechnung in eine Jahressumme ist nicht erforderlich:

Sondervorauszahlung = 1/11 von 22.000 Euro = 2.000 Euro

Die C-GmbH muss eine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung von 2.000 Euro leisten.

Sonderfälle

Unterscheidet sich im aktuellen Jahr die Umsatzsteuer-Situation gravierend zum Vorjahr, zum Beispiel nach gesetzlichen Änderungen, darf man bei der Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung auch von der 1/11-Berechnung abweichen. Dies muss aber in einem zusätzlichen Schreiben begründet und hinreichend dokumentiert werden. 

Ein Beispiel für diesen Fall ist der Wegfall der Umsatzsteuer auf die Lieferung und Installation (kleinerer) Photovoltaik-Anlagen, wodurch die Installationsbetriebe nun deutlich weniger Umsatzsteuer abführen müssen.

Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung anmelden

Für alle Erklärungen und Anträge rund um die Umsatzsteuer besteht für dich die „ELSTER-Pflicht“. Das heißt, du musst die Umsatzsteuer-Voranmeldung (Tipp: ganz einfach mit Accountable!) und die Sondervorauszahlung auf elektronischem Wege anmelden und gleichzeitig entrichten. 

In Accountable wirst du mit Hilfe des intelligenten AI Assistant durch die Abgabe und Zahlung der Umsatzsteuer geleitet:

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