So füllst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig aus

Um dich in Deutschland selbstständig zu machen, musst du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen. Mit diesem Formular kannst du gleichzeitig auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beantragen, wenn du eine brauchst. Das Formular ist insgesamt ganze acht Seiten lang und kann an der ein oder anderen Stelle etwas verwirrend sein. 

Aber keine Panik! Mit unserer Anleitung ist es ganz einfach, den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung korrekt auszufüllen.

Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Freiberufler und Einzelunternehmer aufgepasst!

Bisher konntest du dir das Schreiben online herunterladen oder es bei deinem örtlichen Finanzamt oder Steuerbüro abholen, um es dann ausgefüllt wieder abgeben. Doch seit Januar 2021 kannst du die Anmeldung für deine Selbstständigkeit nur noch digital z.B. in ELSTER vornehmen und es elektronisch an das zuständige Finanzamt übermitteln. 

Schritt 1: Finde den Fragebogen

Fangen wir mit dem einfachsten Schritt an: Öffne den offiziellen Fragebogen in ELSTER oder nutze unser kostenloses Online-Tool. Du findest den Fragebogen in ELSTER in der Übersicht mit allen Formularen.

Mit ein bisschen Vorbereitung ist das weitere Ausfüllen des Antrags gar nicht so schwer. Deswegen solltest du im besten Fall ein paar Dinge vorab klären:

Darfst du freiberuflich arbeiten?

Das betrifft dich nur, wenn du kein Staatsbürger der EU bist. In diesem Fall benötigst du ein Visum für Freiberufler, um in Deutschland arbeiten zu dürfen.

Bist du ein Freelancer oder ein Gewerbetreibender?

Zwischen diesen beiden Begriffen gibt es nämlich eine gesetzliche Abgrenzung. Wenn du ein Gewerbetreibender bist, brauchst du einen Gewerbeschein, um deiner Tätigkeit nachzugehen. Den kannst du je nach deinem Wohnort ganz einfach im Rathaus, beim Ordnungsamt oder auch im Bürgerbüro beantragen. Sobald du dir den Gewerbeschein besorgt hast, kannst du im zweiten Schritt den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen.

➡️ Wenn du dir nicht sicher bist, ob du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, kann dir unser Artikel weiterhelfen: Selbstständigkeit anmelden: Freiberufler oder Gewerbe?

Weißt du, was du die nächsten zwei Jahre voraussichtlich verdienen wirst?

Um dich als Freiberufler anzumelden, musst du dem Finanzamt deine geschätzten Einkünfte für die nächsten zwei Jahre melden. Achte darauf, dass du hier nicht deinen geplanten Umsatz, sondern deinen Gewinn abgibst. Ziehe hierfür einfach deine voraussichtlichen betrieblichen Ausgaben von den geplanten Einkünften ab.

Hier kann es durchaus vorkommen, dass du eine 0 einträgst und somit nicht planst, einen Gewinn zu machen. Das ist vor allem zu Beginn der Selbstständigkeit nicht selten, da du dich erst als Freelancer etablieren und gleichzeitig wahrscheinlich ein paar teurere Anschaffungen wie Computer oder auch Büromöbel tätigen musst.

Hast du deine Kontodaten griffbereit?

Für regelmäßige Zahlungen an das Finanzamt musst du deine Kontodaten im Fragebogen zur steuerlichen Erklärung angeben. Wenn du diese Infos bereits zur Hand hast, sparst du ebenfalls Zeit beim Ausfüllen des Fragebogens.

Schritt 2: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung richtig ausfüllen

Jetzt geht es ans Eingemachte: Wir füllen den Fragebogen aus. Dafür gehen wir Schritt für Schritt vor. Der Einfachheit halber gehen wir dabei davon aus, dass du ein allein arbeitender Freiberufler bist.

Einleitung

In der ersten Zeile trägst du den Namen deines örtlichen Finanzamtes ein. Wenn du dir nicht sicher bist, welches für dich zuständig ist, kannst du das in der Finanzamt-Suche des Bundeszentralamts für Steuern nachschauen.

In der nächsten Zeile musst du deine Steuernummer eintragen, sofern du bereits eine hast. Falls dir bisher noch keine Steuernummer zugewiesen wurde, lässt du diese Zeile einfach leer. Das Finanzamt wird dir mit Einreichung des Fragebogens automatisch eine Steuernummer zuweisen.

Achtung: Die Steuernummer ist nicht das gleiche wie deine Steueridentifikationsnummer! Jede steuerpflichtige Person in Deutschland bekommt eine Steuernummer zugeteilt, die sich je nach Wohnort und Tätigkeit immer wieder ändern kann. Die Steuernummer muss auf der Steuererklärung angegeben und gleichzeitig auf Rechnungen vermerkt werden.

Die Steueridentifikationsnummer wird seit 2007 jedem Deutschen automatisch bei der Geburt zugeteilt und bleibt ein Leben lang bestehen. Der Plan ist, die Steuernummer irgendwann durch die Steueridentifikationsnummer zu ersetzen. Momentan existieren die beiden Nummern allerdings noch parallel voneinander.

➡️Hier findest du mehr Infos zu den Steuernummern in Deutschland.

1. Angaben zur Person

Im ersten Abschnitt musst du Informationen über dich als Person eintragen. Dazu gehört dein Name, dein Geburtsdatum, die Berufsbezeichnung deines aktuell ausgeübten Berufs sowie deine Religionszugehörigkeit.

Außerdem musst du deine Steueridentifikationsnummer (siehe oben) sowie ggf. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eintragen.

Im folgenden Abschnitt werden Informationen zu deinem Familienstand abgefragt.

Anschließend musst du deine Adresse im Inland sowie ggf. im Ausland oder ein entsprechendes Postfach hinterlegen. Weitere Details, die von dir zur zukünftigen Kommunikation abgefragt werden, sind deine Telefonnummer, deine E-Mail-Adresse sowie eventuell deine Website.

2. Informationen zum Ehe- oder Lebenspartner

Falls du verheiratet bist oder in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft lebst, musst du im zweiten Abschnitt Angaben zu deinem Partner/deiner Partnerin machen.

3. Bankverbindungen

In diesem Abschnitt gibst du die Kontodaten an, an die eventuelle Steuererstattungen gezahlt werden sollen. Dabei kannst du zwischen einem inländischen und einem ausländischen Geschäftskonto unterscheiden.

4. Steuerliche Beratung

Wenn du mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater zusammenarbeitest, kannst du die entsprechenden Kontaktdaten hier angeben.

5. Empfangsbevollmächtigte(r) für alle Steuerarten

Hier kannst du nun deinem Steuerberater/deiner Steuerberaterin außerdem eine Empfangsbemächtigung für Post von dem Finanzamt erteilen. Dafür musst du dem Formular eine entsprechende Empfangsvollmacht beifügen. Wir empfehlen, dass du dich vorab mit deinem Steuerberater dazu besprichst.

Falls du dich allein um deine Steuern kümmerst, lässt du diese Abschnitte einfach leer.

6. Bisherige persönliche Verhältnisse

Wenn du weniger als 12 Monate an deiner aktuellen Anschrift wohnst, musst du hier deine vorige Adresse eintragen.

Falls du außerdem in den vergangenen drei Jahren bereits steuerlich erfasst wurdest, musst du dein zuständiges Finanzamt sowie deine bisherige Steuernummer angeben. Das gilt auch für deinen Ehepartner bzw. eingetragenen Lebenspartner.

7. Angaben zu deiner freiberuflichen Tätigkeit

Nun geht es um deine Selbstständigkeit. Trage in diesem Abschnitt die Bezeichnung deines Unternehmens sowie die Adresse und Kontaktdaten an, unter denen du geschäftlich erreichbar bist. Wenn du als Freelancer tätig bist, kannst du als Bezeichnung auch einfach deinen Namen angeben. Außerdem musst du den Beginn deiner freiberuflichen Tätigkeit vermerken.

8. Abweichender Ort der Geschäftsleitung

Wenn die Adresse von dir als Geschäftsleitung nicht mit der vorher angegebenen Unternehmensadresse übereinstimmt, musst du hier die zusätzliche Anschrift vermerken.

9. Betriebsstätten

Sofern du ein Büro oder eine andere Betriebsstätte hast, musst du im nächsten Abschnitt Angaben hierzu machen. Wenn du von zuhause aus arbeitest, kannst du diesen Bereich ignorieren.

10. Handelsregistereintrag

Wenn du dich ins Handelsregister hast eintragen lassen, kannst du in diesem Abschnitt Details dazu eintragen.

11. Gründungsform

Im nächsten Bereich wird deine Gründungsform abgefragt. Hierbei kannst du auswählen, ob es sich um eine Neugründung, Verlegung, Verschmelzung oder eine Übernahme handelt.

Wenn letzteres der Fall ist, musst du ein paar Angaben zu dem vorherigen Unternehmen machen.

12. Bisherige betriebliche Verhältnisse

Wenn du in den letzten fünf Jahren schon einmal freiberuflich gearbeitet hast, musst du in diesem Abschnitt dazu Angaben machen.

13. Angaben zur Festsetzung der Vorauszahlungen

Wir haben eingangs bereits erwähnt, dass du dem Finanzamt eine Schätzung deines voraussichtlichen Einkommens für die ersten zwei Jahre deiner Freiberuflichkeit geben musst. Dies trägst du in diesem Abschnitt nun ein. Achte darauf, dass du die richtige Zeile wählst: Zeile 112 ist für Einkünfte aus selbstständiger Arbeit gedacht.

Falls du verheiratet bist oder in einer eingetragenen Partnerschaft lebst, musst du auch für deine Partnerin oder deinen Partner entsprechende Angaben machen.

In der zweiten Tabelle musst du zusätzlich deine voraussichtlichen Sonderausgaben und Steuerabzugsbeträge eintragen, ebenfalls für dich und deinen Partner und für das erste Jahr der Gründung sowie das Folgejahr.

➡️Steuervorauszahlungen: Das musst du wissen

14. Angaben zur Gewinnermittlung

Hier musst du zuerst in Zeile 119 angeben, welche Gewinnermittlungsart du für deine Freiberuflichkeit verwenden möchtest. In der Regel trägst du hier die Zahl 1 für die Einnahmenüberschussrechnung ein. Dabei stellst du deine Einnahmen den Ausgaben gegenüber und ermittelst so deinen letztendlichen Gewinn.

In diesem Bereich kannst du außerdem angeben, ob du ein abweichendes Wirtschaftsjahr als das in Deutschland übliche Kalenderjahr von Januar bis Dezember anwendest.

15. Freistellung bei Bauleistungen

Dieser Abschnitt betrifft dich nur, wenn deine Tätigkeit eine Bauleistung beinhaltet. Als Freelancer solltest du diesen Bereich normalerweise ignorieren können.

16. Angaben zu Angestellten

Das gleiche gilt für den nächsten Bereich, in dem es um Angaben zu möglichen Angestellten geht. Als Freiberufler hast du in der Regel aber keine Mitarbeiter und kannst diesen Abschnitt daher ignorieren, wenn du keine Angestellten hast.

17. Anmeldung für die Umsatzsteuer

In diesem Bereich musst du erneut die Summe deiner geschätzten Umsätze angeben, und zwar für das Jahr deiner Gründung sowie das Folgejahr. Auf Basis dieser Angaben wird nämlich entschieden, ob du Umsatzsteuer zahlen musst oder alternativ von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen kannst.

Als Kleinunternehmer giltst du dann, wenn du im ersten Jahr des Antrags nicht mehr als 22.000€ verdient hast und dein Einkommen im Folgejahr die Grenze von 50.000€ nicht überschreitet.

Sofern das auf dich zutrifft, musst du angeben, ob du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen oder darauf verzichten möchtest.

Vorab musst du allerdings noch angeben, ob du ein Unternehmen erworben hast. Freiberufler werden hier in der Regel nein auswählen.

Das gilt auch für die nächsten Bereiche, in denen es um eventuelle Steuerbefreiungen und ermäßigte Umsatzsteuersätze geht.

Bei der Soll-/Istversteuerung der Entgelte wird es für dich wieder interessant: Hier gibst du an, ob du eine sogenannte Soll- oder Istversteuerung beantragen möchtest. Das bezieht sich auf den Zeitpunkt der Versteuerung. Bei der Sollversteuerung zählt das Datum der Rechnungsstellung, unabhängig davon, ob du dein Geld schon erhalten hast. Die Istversteuerung wiederum orientiert sich an dem Datum, an dem das Geld auf deinem Konto eingegangen ist.

Dementsprechend ist die Istversteuerung für Freiberufler oft wesentlich attraktiver, da du so erst dann Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen musst, wenn du auch von deinen Kunden bezahlt wurdest. Andernfalls kann es sein, dass du die Umsatzsteuerzahlung aus eigener Tasche vorstrecken musst.

➡️ Dein Kunde zahlt nicht? Das sind deine Optionen als Selbständiger

Ein weiterer wichtiger Punkt ist der nächste Abschnitt zur Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Hier kannst du die Vergabe einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer betragen bzw. deine bereits bestehende Umsatzsteuer-ID angeben. Wenn du vorhast, auch mit Kunden außerhalb Deutschlands zu arbeiten, benötigst du unbedingt eine Umsatzsteuer-ID. Diese kannst du übrigens auch jederzeit nachträglich online bei dem Bundeszentralamt für Steuern beantragen.

Den folgenden Punkt wirst du als freiberuflicher Einzelunternehmer in der Regel überspringen können. Dabei geht es um Tätigkeiten im Bereich der Bau- und/oder Gebäudereinigung.

18. Umsatzsteuerliche Organschaft

Falls du ein Organträger in einer Organgesellschaft bist, musst du hier Angaben dazu machen. Wenn du Einzelunternehmer bist, kannst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung diesen Punkt i.d.R. überspringen.

19. Besonderes Besteuerungsverfahren “Mini-one-stop-shop”

Diesen Punkt wirst du als freiberuflicher Einzelunternehmer normalerweise ebenfalls auslassen können. Dabei geht es um die Ausführung von Telekommunikationsleistungen, Rundfunk- und Fernsehdienstleistungen oder auf elektronischem Weg erbrachten sonstigen Leistungen an Privatpersonen, die in einem anderen EU-Mitgliedstaat ansässig sind

20. Umsätze im Bereich des Handels mit Waren über das Internet

Wenn du Waren im Internet verkaufst, ist dieser Punkt für dich wichtig. Wenn du über deine eigene Website verkaufst, musst du den entsprechenden Haken dafür setzen und die URL deines Webshops angeben.

Betreibst du jedoch Handel mit Waren über einen Drittanbieter wie z.B. einen Marketplace, benötigst du dafür eine Bescheinigung, die von dem für dich zuständigen Finanzamt erteilt wird. In diesem Fall musst du Angaben zu dem elektronischen Marktplatz machen, über den du Waren verkaufst.

21. Zusammenfassung der nachzureichenden Unterlagen

Abschließend kannst du hier aus der Übersicht auswählen, welche Unterlagen du noch nachreichen wirst. Das kann die oben erwähnte Vollmacht für deinen Steuerberater/deine Steuerberaterin sein oder auch die Teilnahmeerklärung für das SEPA-Lastschriftverfahren, mit dem das Finanzamt automatisch ausstehende Gelder von deinem Konto abziehen kann.

Schritt 3: Den Fragebogen an dein Finanzamt senden

Nachdem du den Fragebogen erfolgreich ausgefüllt hast, kannst du ihn in ELSTER noch einmal überprüfen und dann abschließend direkt an dein Finanzamt senden.

Jetzt heißt es nur noch warten. In der Regel dauert es vier bis sechs Wochen, bis du deine Steuernummer und ggf. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhältst. Sobald du deine neue Steuernummer hast, kannst du mit deiner freiberuflichen Tätigkeit loslegen.

FAQ: Fragebogen zur steuerlichen Erfassung

Was steht im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung?

Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist ein Formular, das in Deutschland von Unternehmen und Selbstständigen ausgefüllt werden muss, um sich beim Finanzamt anzumelden und die Steuernummer zu erhalten. Es werden verschiedene Informationen zur geplanten selbstständigen Tätigkeit erfasst, die für die steuerliche Registrierung und Besteuerung relevant sind.

Was ist der Beginn der selbstständigen Tätigkeit?

Das Beginn-Datum sollte das Datum sein, an dem du tatsächlich mit deiner Geschäftstätigkeit startest. Gründest du ein neues Unternehmen, ist das Gründungsdatum das Datum, an dem deine Tätigkeit offiziell beginnt. Dies kann das Datum sein, an dem du dein Gewerbe anmeldest oder in das Handelsregister eintragen lässt.

Wie kann ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung einreichen?

Du kannst den Fragebogen entweder online direkt über das ELSTER-Portal einreichen oder ihn auf der Accountable Website ausfüllen und direkt übermitteln. Füllst du ihn gemeinsam mit einem Steuerberater aus, wird dieser ihn mit dir einreichen.

Wie macht man eine steuerliche Erfassung?

So geht die steuerliche Erfassung:

• Stelle fest, ob du eine gewerbliche Tätigkeit ausüben wirst oder als Freiberufler:in tätig sein wirst. Dies hat Auswirkungen auf die Art der steuerlichen Erfassung und die zugehörigen Formulare.
• Fülle den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus
• Nach ca. 3 Wochen erhältst du vom Finanzamt deine Steuernummer und ggf. die Information zur Rechtsform
• Du kannst anfangen, offiziell Rechnungen mit deiner Steuernummer zu schreiben
• Vergewissere dich, welche Steuern du zahlen musst und halte von Anfang deine Buchhaltung up-to-date

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💡Tipp von Accountable: Die Steuersoftware von Accountable ist für alle gedacht, die sich gerade selbstständig machen. Du kannst damit jetzt schon Belege für deine beruflichen Ausgaben speichern und später alle Steuererklärungen direkt mit der App oder Web Version erledigen – auch ohne Steuer-Vorkenntnisse. Jetzt kostenlos testen!

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