SEPA-Lastschriftmandat von Kunden einrichten

Das SEPA-Lastschriftmandat spielt eine zentrale Rolle im europäischen Zahlungsverkehr, insbesondere wenn es um regelmäßige Zahlungen wie Abonnements oder Mitgliedsbeiträge geht.

In diesem Artikel erklären wir, was ein Lastschriftmandat genau ist und wie du es effektiv für den Zahlungsverkehr deiner Kund:innen einrichtest. Inklusive einer detaillierten Vorlage für ein SEPA-Lastschriftmandat sowie spezifische Mustererklärungen.

Was ist das SEPA-Lastschriftmandat?

Voraussetzung für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren ist ein SEPA-Lastschriftmandat. Dabei handelt es sich um eine schriftliche Zustimmung, die ein:e Zahlungspflichtige:r (Kund:in) dem:der Zahlungsempfänger:in (Unternehmen) erteilt, damit diese:r einmalige oder regelmäßige Zahlungen direkt von seinem:ihrem Bankkonto einziehen kann.

Gleichzeitig dient das SEPA-Lastschriftmandat auch als rechtliche Grundlage für die Zahlungsabwicklung und stellt sicher, dass beide Parteien über alle anstehenden Transaktionen informiert sind und die Abbuchungen gemäß der erteilten Zustimmung erfolgen. 

Unterschied zwischen SEPA-Basislastschriftmandat und SEPA-Firmenlastschrift-Mandat

Die SEPA-Lastschrift und das entsprechende Mandat werden in zwei Haupttypen unterteilt:

• Basislastschrift: Die Basislastschrift ist für Verbraucher:innen gedacht und ermöglicht es Privatkund:innen, Lastschriften auf ihre Konten zu erlauben. Die Kund:innen haben hierbei eine Widerrufsfrist und können einer Lastschrift innerhalb von acht Wochen ohne Angabe von Gründen widersprechen.
• Firmenlastschrift (B2B): Diese Variante ist ausschließlich für den Zahlungsverkehr zwischen Unternehmen vorgesehen. Ein Widerspruchsrecht nach erfolgter Zahlung besteht bei dieser Mandatsform nicht.

SEPA-Zahlungen von Kunden einrichten

Die nachfolgenden Schritte sind notwendig, um SEPA-Zahlungen einzurichten und Zahlungen effizient und sicher direkt von den Bankkonten deiner Kund:innen einzuziehen.

1. Voraussetzungen

Um SEPA-Zahlungen zuverlässig und sicher zu verarbeiten, musst du zunächst eine Reihe von technischen und rechtlichen Voraussetzungen erfüllen:

• Datenschutz: Alle erhobenen personenbezogenen Daten müssen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher verwaltet und verarbeitet werden. Daher ist es wichtig, dass du die genauen Anforderungen und Prozesse kennst, die notwendig sind, um diese Daten zu schützen.
• Technische Infrastruktur: Deine IT-Systeme müssen einerseits mit den Bankensystemen kompatibel sein und andererseits eine sichere, SEPA-konforme Erfassung und Verarbeitung der Zahlungsinformationen ermöglichen.

2. Gläubiger-Identifikationsnummer beantragen

Die Gläubiger-Identifikationsnummer ist eine eindeutige Kennung, die für die Teilnahme am SEPA-Lastschriftverfahren benötigt wird. Sie muss bei der Deutschen Bundesbank beantragt werden. Die Beantragung erfolgt in der Regel unter Vorlage der entsprechenden Unternehmensunterlagen und einer Begründung des Antrages.

Diese Gläubiger-Identifikationsnummer muss anschließend in allen SEPA-Lastschriftmandaten angegeben werden und dient deiner Identifikation im Zahlungsverkehr.

3. Vorlage für das SEPA-Lastschriftmandat erstellen

Für das SEPA-Lastschriftverfahren benötigst du eine Vorlage, die alle notwendigen Informationen und Zustimmungserklärungen enthält, wie z. B. deine Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandatsreferenz, Angaben zum:zur Zahlungspflichtigen und die Art der Zahlung.

4. SEPA-Lastschriftmandat durch den Kunden erteilen lassen

Die Übermittlung eines SEPA-Lastschriftmandats kann auf unterschiedlichen Wegen erfolgen:

• Papierform: Der:die Kund:in füllt ein SEPA-Lastschriftmandat in Papierform aus, unterschreibt es handschriftlich und übermittelt es per Post, persönlich oder per Fax an dich.
• Elektronisch: SEPA-Lastschriftmandate können auch rechtsgültig digital signiert und elektronisch übermittelt werden, z. B. als eingescanntes Dokument per E-Mail oder über ein Online-Formular auf deiner Website.

💡Tipp von Accountable: Bewahre das unterzeichnete Mandat für deine Buchhaltung sicher auf, da es als Nachweis der Zustimmung und für Dokumentationszwecke bei Rückfragen oder Rücklastschriften dient. Digitalisiere deine Buchhaltung mit der kostenlosen App von Accountable.

Vorlage: SEPA-Lastschriftmandat

Um die Rechtsgültigkeit der Lastschrift zu gewährleisten, muss jedes Mandat bestimmte rechtliche Formulierungen und Pflichtangaben enthalten. Diese Informationen müssen den SEPA-Regeln entsprechen und die Transaktion für beide Parteien, den:die Zahlungsempfänger:in und den:die Zahlungspflichtige:n, transparent und nachvollziehbar machen.

Ein gültig ausgefülltes SEPA-Lastschriftmandat muss folgende Inhalte aufweisen:

• Überschrift
  • SEPA-Basislastschriftmandat (für Verbraucher:innen)
  • SEPA-Firmenlastschrift-Mandat (für Geschäftskund:innen)
• Angabe zur Zahlungsart
  • Einmalige Zahlung: Wenn das Mandat nur für eine einzelne Transaktion gültig ist
  • Wiederkehrende Zahlungen: Wenn das Mandat für regelmäßige, wiederkehrende Zahlungen ausgestellt wird
• Angaben des:der Zahlungsempfängers:in (Gläubiger)
  • Name (oder Unternehmensname)
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Gläubiger-Identifikationsnummer
• Mandatsreferenz
  • Die Mandatsreferenznummer sollte eindeutig sein, um jedes SEPA-Lastschriftmandat individuell identifizieren zu können. Für die bessere Organisation empfehlen wir dir, ein systematisches Schema zu verwenden, z. B. „Kund:in_Jahr_Monat_Tag_Folgenummer“ (Mustermann_2024_04_15_001).
• Angaben des:der Zahlungspflichtigen
  • Name (oder Unternehmensname)
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
• Bankverbindung des:der Zahlungspflichtigen
  • Kreditinstitut, BIC und IBAN
• Zustimmungserklärung
  • Für SEPA-Basis-Lastschriftverfahren oder SEPA-Firmenlastschriftverfahren
• Unterschrift
  • Ort, Datum und Unterschrift des:der Zahlungspflichtigen
  • Ort, Datum und Unterschrift des Gläubigers(falls erforderlich)

Muster-Zustimmungserklärung für das SEPA-Basis-Lastschriftmandat

„Ich ermächtige [Name des:der Zahlungsempfängers:in] [Zahlungen/einmalig eine Zahlung] von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name des:der Zahlungsempfängers:in] auf mein Konto gezogene[n] Lastschrift[en] einzulösen.

Hinweis: Ich kann innerhalb von acht Wochen, beginnend mit dem Belastungsdatum, die Erstattung des belasteten Betrages verlangen. Es gelten dabei die mit meinem Kreditinstitut vereinbarten Bedingungen.“

Muster-Zustimmungserklärung für das Firmen-Lastschriftmandat

„Ich ermächtige [Name des:der Zahlungsempfängers:in] [Zahlungen/einmalig eine Zahlung] von meinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Zugleich weise ich mein Kreditinstitut an, die von [Name des:der Zahlungsempfängers:in] auf mein Konto gezogene[n] Lastschrift[en] einzulösen.

💡Hinweis: Dieses Lastschriftmandat dient nur dem Einzug von Lastschriften, die auf Konten von Unternehmen gezogen sind. Ich bin nicht berechtigt, nach der erfolgten Einlösung eine Erstattung des belasteten Betrags zu verlangen. Ich bin berechtigt, mein Kreditinstitut bis zum Fälligkeitstag anzuweisen, Lastschriften nicht einzulösen.“

SEPA-Lastschriftverfahren durchführen

Das SEPA-Lastschriftverfahren folgt einem standardisierten Prozess, der sicherstellt, dass alle Transaktionen reibungslos und gemäß den gesetzlichen Vorgaben ablaufen:

1. Kunden vor der ersten Lastschrift informieren

Informiere den:die Zahlungspflichtige:n mindestens 14 Tage vor der ersten Lastschrift über den Betrag und das Datum der Abbuchung. Diese Vorankündigung kann an die individuellen Vereinbarungen mit dem:der Kund:in angepasst werden.

2. Einreichung der Lastschrift bei der Bank

Reiche das SEPA-Lastschriftmandat elektronisch bei deiner Bank ein. Die Bank prüft das Mandat und leitet die Lastschriftanforderung an die Bank des:der Zahlungspflichtigen weiter.

3. Ausführung der Lastschrift

Die Bank des:der Zahlungspflichtigen prüft die Lastschriftanforderung. Ist das Mandat gültig und das Konto ausreichend gedeckt, wird der Betrag abgebucht und dir gutgeschrieben.

Kontrolliere regelmäßig deine Transaktionen, um sicherzustellen, dass sie korrekt abgewickelt werden und keine Rücklastschriften erfolgen.

💡Tipp von Accountable: Wenn dein:e Kund:in nicht zahlt und kein SEPA-Lastschriftmandat erteilt hat, helfen wir dir, eine effektive Zahlungserinnerung zu schreiben.