Selbstständig Mehrwertsteuer absetzen: Hilfreiche Tipps

Wer selbstständig ist, muss Mehrwertsteuer zahlen. Auch als Umsatzsteuer bekannt, wird sie laut Umsatzsteuergesetz erhoben auf „Lieferungen und sonstige Leistungen, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt“. Die Steuerlast tragen Verbraucherinnen und Verbraucher, die Waren oder Leistungen kaufen. Meist handelt es sich für Selbstständige um eine kostenneutrale Steuer. Dennoch spielt sie aufgrund der Vorsteuer eine wichtige Rolle, um selbständig die Mehrwertsteuer absetzen zu können.

Was ist die Mehrwertsteuer bzw. Umsatzsteuer?

Mehrwertsteuer ist die allgemein übliche Bezeichnung der Umsatzsteuer. Diese zählt zusammen mit der Einkommensteuer zu den ertragreichsten Steuern Deutschlands. Allein 2021 stiegen Einnahmen durch die Umsatzsteuer auf 250,8 Milliarden Euro. Sie zählt somit zu den wichtigsten Steuern, die Selbstständige, Einzelunternehmer und Unternehmen an das Finanzamt abführen. Selbständige sind zur Zahlung der Umsatzsteuer für nahezu alle im Inland getätigten Umsätze verpflichtet.

Die Umsatzsteuer setzt sich wie folgt zusammen:

Gesamtsumme der Umsatzsteuer für alle Einnahmen – Vorsteuer (Gesamtsumme der Umsatzsteuer für alle Ausgaben) = Abzuführende Umsatzsteuer

Die Abführung der Umsatzsteuer erfolgt in Prozentsätzen. Hierfür kommen in Deutschland zwei Umsatzsteuersätze zur Anwendung (Stand: August 2022):

• Gemäßigter Umsatzsteuersatz von 7 Prozent (z. B. für Lebensmittel, Tickets für öffentlichen Nahverkehr, Kunst, Bücher/Zeitungen, Leitungswasser, Übernachtungen)
• Regulärer Umsatzsteuersatz von 19 Prozent (Waren/Dienstleistungen, die nicht zum täglichen Bedarf gehören)

Hinweis: Während der Corona-Pandemie senkte die Bundesregierung die Umsatzsteuersätze zeitweise von 7 auf 5 Prozent und von 19 auf 16 Prozent. Die niedrigere Mehrwertsteuer sollte mehr Kaufimpulse und Kaufanreize schaffen. Hiervon profitierten jedoch nicht zwingend Verbraucherinnen und Verbraucher, denn Unternehmen mussten die Bruttopreise nicht zwangsläufig senken.

Wann fällt keine Mehrwertsteuer bei Selbstständigen an?

Wer einer selbstständigen Tätigkeit nachgeht und für Waren oder Leistungen Geld verlangt, muss selbstständig die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.

Mit folgenden Ausnahmen bist du jedoch auch selbstständig von der Mehrwertsteuer befreit:

• Kleinunternehmerregelung: Die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 des Umsatzsteuergesetzes gilt, wenn Umsätze eine bestimmte gesetzliche Grenze für Kleinunternehmer einhalten. Wer im ersten Jahr der Gründung maximal 22.000 Euro einnimmt und im laufenden Jahr unter 50.000 Euro Umsatz bleibt, kann sich von der Umsatzsteuer befreien lassen (Stand: August 2022).
• Umsatzsteuerfreie Produkte und Dienstleistungen: Gemäß § 4 des Umsatzsteuergesetzes bleiben bestimmte Waren und Leistungen umsatzsteuerbefreit. Dazu zählen Versicherungen, Krankenhäuser, Alten-/Pflegeheime, Wohlfahrt, gesetzliche Sozialversicherungen, Auslandslieferungen, See-/Luftverkehr, Finanzdienstleistungen, innergemeinschaftliche Lieferungen, Grundstückshandel/Wohnraumvermietung, Physiotherapie/Heilpraktiker oder Pflegedienste.
• Freiberufler: Freiberufler können die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, wenn Sie umsatzsteuerbefreite Einkommensgrenzen einhalten. Die Befreiung ist optional. Nehmen Freiberufler die Kleinunternehmerregelung nicht in Anspruch, muss die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausgewiesen und abgeführt werden.

Mehrwertsteuer als Selbstständiger: Tipps

Im Gegensatz zur Einkommensteuer für Selbstständige gibt es keine direkte Möglichkeit, mit der Umsatzsteuer Steuern zu sparen. Unternehmen schlagen die Mehrwertsteuer auf Leistungen und Waren auf und führen den Aufschlag per Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt ab. Die eigentliche Umsatzsteuer erfolgt in der Regel per Sollversteuerung. Hierbei führst du unmittelbar nach Rechnungsstellung die Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer an das Finanzamt ab.

Obwohl die Sollversteuerung bei kleinen Unternehmen Liquiditätsprobleme verursachen kann, handelt es sich um eine verhältnismäßig kostenneutrale Steuer. Du machst also keinen direkten Verlust. dennoch lässt sich nach dem Motto „Gewusst wie“ auch bei der Umsatzsteuer die Steuerlast senken. 

Folgende Tipps verraten dir, worauf du achten musst:

Tipp 1: Über Vorsteuer selbstständig Mehrwertsteuer zurückholen

Selbstständige führen nicht nur für eigene Waren und Leistungen Mehrwertsteuer ab. Sie müssen auch für bezogene Waren und Leistungen den Mehrwertsteueraufschlag zahlen. Sofern es sich dabei um Betriebsausgaben und Werbungskosten handelt, holst du dir einfach per Vorsteuer die Mehrwertsteuer zurück – selbstständig. Ob du eine geminderte Umsatzsteuer zahlst oder ein Vorsteuer-Guthaben vom Finanzamt zurückerhältst, hängt von den Umsätzen und Ausgaben ab.

Übersteigen deine Umsätze die betrieblichen Ausgaben, ziehst du bei der Abführung der Umsatzsteuer die entsprechende Vorsteuer für Betriebsausgaben ab. Dadurch sinkt deine Steuerlast automatisch. Das ist besonders zu Beginn einer selbstständigen Tätigkeit hilfreich, wenn Investitionen und Ausgaben die Umsätze übersteigen. Du holst dir somit für betriebliche Ausgaben, die durch Büroausstattung, Lieferungen, Herstellung, Maschinen, Ausrüstung oder Beratungen entstehen, die Mehrwertsteuer zurück.

Tipp 2: Istversteuerung beantragen

Auch die Ist- und Sollversteuerung spielt für Selbstständige im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer eine wichtige Rolle. Wer per Sollversteuerung die Mehrwertsteuer abführt, gibt direkt nach Rechnungsstellung die Umsatzsteuer an das Finanzamt ab. Das gilt auch, wenn noch kein Zahlungseingang von Kunden erfolgt ist. Da dies zu Liquiditätsproblemen führen kann, bietet sich eine Umstellung auf Istversteuerung an. Hierbei führst du die Mehrwertsteuer erst nach Zahlungseingang ab.

Wann die Istversteuerung in Frage kommt, hängt vom Gesamtumsatz im Vorjahr ab. Beträgt dieser maximal 600.000 Euro, lässt sich die Istversteuerung beantragen (Stand: August 2022). Du gehst dann nicht in Vorleistung, sondern führst die Umsatzsteuer erst nach Zahlungseingang durch Kunden ab.

Tipp 3: Umsatzsteuer monatlich abführen

Wer im Vorjahr ein Vorsteuerguthaben von über 7.500 Euro hatte, kann die Umsatzsteuer-Voranmeldung von monatlich auf vierteljährlich umstellen. Der Vorteil daran: Die Belastung deiner Liquidität durch monatliche Zahlungen reduziert sich. Zudem lässt sich durch monatliche Abzüge der Vorsteuer deine Steuerlast mindern oder Vorsteuer-Guthaben schneller zurückholen. Betrug die abgeführte Umsatzsteuer im Vorjahr weniger als 1.000 Euro, kommt sogar eine Umsatzsteuerbefreiung in Frage. 

Hinweis: In den ersten zwei Kalenderjahren nach Gründung zahlen Selbstständige ohnehin monatlich die Umsatzsteuer. Bei monatlicher Zahlung ist die Anmeldefrist der 10. des Folgemonats. Bei vierteljährlicher Zahlung erfolgt die Voranmeldung zum 10. des betreffenden Monats.

Tipp 4: Rücklagen für Umsatzsteuer-Voranmeldung schaffen

Obwohl es sich hierbei nicht um einen Spar-Tipp handelt, solltest du immer Rücklagen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung schaffen. Vor allem bei vierteljährlicher Abführung kann die Steuerlast zu Beginn deiner Tätigkeit enorm sein. Das gilt insbesondere bei Umsatzsteuernachzahlungen durch zu geringe in Vorleistung abgeführte Umsatzsteuer.

Tipp 5: Umsatzsteuer bei Geschäftsveräußerung sparen

Eine Geschäftsveräußerung ist von der Umsatzsteuer befreit, wenn diese gemäß § 1 Abs. 1a des Umsatzsteuergesetzes erfolgt. Basierend auf Art. 19 Unterabs. 1 und Art. 29 der Mehrwertsteuersystemrichtlinie gelten folgende Voraussetzungen:

• Die Veräußerung umfasst wesentliche Grundlagen des Betriebs.
• Der Erwerber tritt die Rechtsstelle des Verkäufers ein und übernimmt grundlegende Geschäftstätigkeiten (ein „Halten“ des Geschäfts genügt nicht).
• Übertragung der Vermögenswerte inbegriffen
• Die Fortführung des Geschäfts erfolgt nach Übernahme im Ganzen und im bisherigen Umfang ODER in geringer Abwandlung ODER als erste Unternehmenstätigkeit eines Gründers.

Ausnahmen von der Umsatzsteuerbefreiung bei einer Geschäftsveräußerung gelten, wenn:

• der Käufer das Geschäft sofort weiterverkauft.
• der Käufer erworbene Mietgebäude bzw. Mieträumlichkeiten nicht weitervermietet, sondern selbst geschäftlich nutzt.

Tipp 6: Mit Accountable Umsatzsteuer und Vorsteuer organisieren

Mit Accountable holst du dir ohne ELSTER oder kostenpflichtigen Steuerberater selbstständig die Mehrwertsteuer per Vorsteuer-Erstattung zurück. Hierzu scannst du Belege und Rechnungen per Accountable-App ein. Alle Daten werden gemäß den Vorgaben des Finanzamts prüfungssicher dokumentiert. Danach zeigt dir die App die Rückzahlungen, die dir über die Vorsteuer zustehen. Anschließend sendest du die Vorsteuer-Voranmeldung fristgerecht per sicherer Schnittstelle sowie BaFin-reguliert ans Finanzamt.

Auch für Umsatzsteuervoranmeldung und Abführung brauchst du mit der Accountable App keinen zusätzlichen ELSTER-Zugang. Die Voranmeldung reichst du basierend auf eingescannten Belegen sicher, fristgerecht und prüfungssicher beim Finanzamt ein. Anstehende Meldefristen sowie die zu zahlende Umsatzsteuer berechnet die App automatisch.