Sammelposten-Abschreibung: Wann macht eine Poolabschreibung Sinn?

Selbstständig nutzbare Güter, deren Kosten zwischen 250 und 1.000 Euro liegen, können von Gewerbetreibenden und Selbstständigen als Sammelposten-Abschreibungen erfasst und über fünf Jahre abgeschrieben werden. Was genau diese Regelung für dich bedeutet, welche Ausnahmen gelten und wann eine Sammelposten-Abschreibung auch für dich sinnvoll ist, erklären wir dir hier.

Was sind Sammelposten-Abschreibungen?

Die sogenannte Sammelposten-Abschreibung wird in Deutschland über den § 6 Abs. 2a EStG geregelt. Dieser besagt, dass geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) zwischen 250 und 1.000 Euro in einem Pool zusammengefasst werden dürfen, welcher über einen Zeitraum von fünf Jahren aufzulösen ist. Diese GWG-Sammelposten-Abschreibung erfolgt gleichmäßig verteilt, also in jedem Jahr 20 Prozent. Eine weitere Voraussetzung ist, dass diese Güter selbstständig nutzbar sind. Um zu veranschaulichen, welche Güter berücksichtigt werden können, hilft die folgende Einordnung. 

Wie werden geringwertige Wirtschaftsgüter definiert?

Ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) ist laut § 6 EStG ein beweglicher und abnutzbarer Gegenstand, der zu einer selbstständigen Nutzung fähig ist und dessen Anschaffungs- oder Herstellungskosten nicht höher sind als 1.000 Euro. Was bedeutet das konkret?

• Beweglich: Als bewegliche Wirtschaftsgüter gelten unter anderem Gegenstände, Tiere oder bestimmte Bestandteile. Ein Gebäude, eine Nutzungsfläche, ein Patent oder ein erworbenes Recht werden hingegen zum Beispiel nicht als beweglich gewertet.
• Abnutzbar: Abnutzbar ist ein Wirtschaftsgut, wenn es über die Dauer seiner Nutzung oder nach seiner Herstellung technische oder wirtschaftliche Abnutzungserscheinungen aufweisen kann und damit an Wert verliert. Ein Datenträger erfüllt diese Voraussetzung zum Beispiel. Eine Software, die du als Download erworben hast, hingegen nicht.
• Selbstständig nutzbar: Ein Wirtschaftsgut ist dann selbstständig nutzbar, wenn es unabhängig von anderen Geräten oder Gegenständen verwendet werden kann. Ein Möbelstück funktioniert zum Beispiel auch ohne andere Möbel, Glühbirnen benötigen hingegen eine Lampe für den gewünschten Betrieb. Ein Laptop ist ohne Hilfsmittel funktionsfähig, während ein Drucker einen Computer für den Einsatz braucht. Auch ein Desktop-Computer gilt übrigens als nicht selbstständig nutzbar, da er nur mit Monitor, Tastatur und Maus verwendet werden kann.

Wofür ist die Sammelposten-Abschreibung für GWG gedacht?

Jedes gekaufte Betriebsmittel muss inklusive Preis und voraussichtlicher Nutzungsdauer angegeben werden. Da eine solche Auflistung aber schnell unübersichtlich werden würde, wenn du wirklich jedes noch so kleine Betriebsmittel berücksichtigst, gibt es die Gruppe der geringwertigen Wirtschaftsgüter. Diese beginnt theoretisch bei einem Kugelschreiber für wenige Cent und reicht bis zur Obergrenze von 1.000 Euro. Die GWG können in voller Höhe abgeschrieben werden, auch wenn sie nach Nutzungsende noch einen nicht unerheblichen Restwert haben.

Wie werden GWG abgeschrieben?

Geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einer Bemessungsgrenze von 250 Euro werden sofort und ohne Ermittlung der Nutzungsdauer abgeschrieben. Das bedeutet weniger Aufwand für die Buchhaltung und gleichzeitig den Wegfall eines langwierigen Abschreibungsprozesses. Für Güter zwischen 250 und 1.000 Euro besteht die Wahl zwischen einer Sofortabschreibung und einer Sammelposten-Abschreibung. In dieser werden alle geringwertigen Wirtschaftsgüter eines Geschäftsjahres hinterlegt.

Wichtig! Entscheidet sich ein Unternehmen in einem Jahr für ein solches Sammelposten-Verfahren, müssen sämtliche GWG in diesem Pool zusammengefasst werden. Die vorherige Wahlfreiheit entfällt damit also.

Für Betriebsmittel über der Grenze von 1.000 Euro entfallen die Sammelposten und das AfA-Prinzip (Absetzung für Abnutzung) greift. Das entsprechende Wirtschaftsgut muss also über die veranschlagte Nutzungsdauer abgeschrieben werden. Eine Wahl zwischen dieser Methode und Abschreibungen über Sammelposten gibt es ausschließlich bei Herstellungs- oder Anschaffungskosten zwischen 800 und 1.000 Euro.

Wann lohnt sich ein Pool für GWG – und wann nicht?

Abschreibungen von Sammelposten lohnen sich vor allem dann, wenn die geringwertigen Wirtschaftsgüter eine zu erwartende Nutzungsdauer von mehr als fünf Jahren haben. Ein gutes Beispiel für eine Sammelposten-Abschreibung ist der Kauf von Büromöbeln, die zwischen 800 und 999 Euro kosten. Einen Schreibtisch für 900 Euro müsstest du aufgrund seiner wahrscheinlichen Nutzungsdauer über 13 Jahre abschreiben. Durch die Sammelposten-Abschreibung reduziert sich diese Zeit auf die besagten fünf Jahre und du kannst Gewinne durch die hohe Abschreibung mindern.

Während die Sammelposten-Abschreibung von GWG bei langer Nutzungsdauer also vorteilhaft ist, ist sie nicht für Wirtschaftsgüter zu empfehlen, die du vermutlich kürzer als fünf Jahre nutzen kannst. Diese verbleiben auch dann noch im Pool und müssen über den gesamten Zeitraum abgeschrieben werden, wenn sie eigentlich schon längst nicht mehr in Benutzung sind.

Beispiel für eine Sammelposten-Abschreibung

Anhand eines einfachen Beispiels können wir die Funktionsweise einer Sammelposten-Abschreibung bei der EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) veranschaulichen. Dafür stellen wir uns vor, dass du innerhalb eines Geschäftsjahres einen neuen Schreibtisch gekauft hast, der bei 300 Euro liegt. Im späteren Verlauf des Jahres kommen dazu ein Stuhl für weitere 300 Euro sowie ein Schrank für 700 Euro. Da diese drei Wirtschaftsgüter über 250 und unter 1.000 Euro liegen, können Sie zu einem Pool zusammengefasst werden. Die Rechnung sieht also so aus:

300 Euro + 300 Euro + 700 Euro = 1.300 Euro

Diesen Gesamtbetrag kannst du nun auf fünf Jahre aufteilen. Die Rechnung ist diese:

1.300 Euro / 5 = 260 Euro

Damit trägst du für fünf Jahre jeweils 260 Euro in deiner Steuererklärung ein. Das gilt selbst dann, wenn du die Büromöbel gar nicht mehr besitzt oder benutzt.

Wer darf diese Regelung nutzen?

Jedes Unternehmen hat die Möglichkeit, geringwertige Wirtschaftsgüter sofort abzuschreiben und somit auch das Sammelposten-Verfahren nutzen. Das gilt auch für Kleinunternehmer:innen. Wenn diese Umsatzsteuer zahlen, gilt für die Bemessung dennoch der Nettopreis.