Reverse Charge Verfahren für Kleinunternehmer

Machst du dich gerade selbstständig oder bist nebenberuflich selbstständig? Dann hast du womöglich die Kleinunternehmerregelung gewählt. Denn dadurch entfallen die regelmäßigen Steuerpflichten und der bürokratische Aufwand ist geringer.   

Doch wie sieht eigentlich die Rechnungsstellung für Kunden aus anderen EU Ländern oder Drittländern aus? Hier erklären wir dir, worauf du achten musst.   

Was ist die Kleinunternehmerregelung?

Wer sich in Deutschland selbstständig macht, ist grundsätzlich dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auf seine Produkte oder Dienstleistungen zu erheben und diese an das Finanzamt abzuführen. Doch es gibt eine Ausnahme, die von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit: die Kleinstunternehmerregelung.

Gerade zu Beginn, ist es für viele ein großer Vorteil, sich als Kleinunternehmer zu registrieren. Denn dadurch wirst du von der Umsatzsteuer befreit, kannst deinen Privatkunden niedrigere Preise anbieten und musst außerdem keine Umsatzsteuer-Voranmeldung abgeben.

Dies ist möglich, wenn du die Einkommensgrenze von 25.000€ im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit nicht überschreitest. Das heißt, machst du im ersten Jahr deiner selbstständigen Tätigkeit nicht mehr als 25.000€ Umsatz und außerdem im folgenden Jahr nicht mehr als 100.000€, kannst du dich als Kleinunternehmer registrieren.

➡️ Wann der Gebrauch der Kleinunternehmerregelung sinnvoll ist und was passiert, wenn der Status als Kleinunternehmer verfällt, erfährst du hier.

Was ist das Reverse Charge Verfahren?

Das Reverse Charge Verfahren hilft dabei, Käufe und Verkäufe mit Umsatzsteuer innerhalb der EU zu vereinfachen. Denn es reguliert die Weitergabe der Umsatzsteuer zwischen Verkäufern und Kunden, die in verschiedenen EU Ländern sitzen. Das klingt erstmal komplizierter als es ist. Wir erklären dir hier, was du dazu wissen musst.

Verkaufst du als Selbstständige:r Waren oder Dienstleistungen an Kunden aus einem anderen EU Land, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Denn in diesem Fall muss die Umsatzsteuer im Land des Abnehmers oder der Abnehmerin abgeführt werden. Dies gilt, wenn du und auch deine Kunden umsatzsteuerpflichtig sind. Bei Leistungen an Privatpersonen im EU Ausland tritt kein Reverse Charge Verfahren in Kraft. 

➡️ Willst du zunächst mehr zum Thema Reverse Charge erfahren? Wir haben hier noch einmal alles ganz genau erklärt.

Reverse Charge auch für Kleinunternehmer? 

Rechnung ins EU Ausland 

Du verkaufst Waren ins EU Ausland und hast die Kleinunternehmerregelung gewählt? Dann fällt in der Regel die Rechnungsstellung recht einfach aus. Du stellst deine Rechnung ohne Umsatzsteuer und verweist mit einem Satz auf deinen Status als Kleinunternehmer:in, etwa so: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Möchtest du diesen Hinweis auf Englisch verfassen, kannst du etwas wie “In accordance with § 19 UStG, the shown invoice amount does not include VAT” hinzufügen. 

Eine solche Rechnungsvorlage kannst du dann für jeden deiner Verkäufe ins EU Ausland nutzen. Die meisten EU Staaten kennen auch eine Form des Kleinunternehmerstatus.

Erbringst du Dienstleistungen an Unternehmer:innen im Ausland? Diese Leistungen sind „nicht steuerbar“, was für dich bedeutet, dass sie nicht in die Umsatzgrenze von 25.000€ eingerechnet werden. Dafür solltest du dokumentieren, dass deine Kunden im Ausland Unternehmer:innen sind, etwa, indem du ihre USt-ID notierst.

Pflichtangaben für Rechnungen innerhalb der EU

Hier kannst du noch einmal nachlesen, welche Angaben auf deinen Rechnungen stehen sollten.

• Dein vollständiger Name und deine (berufliche) Adresse
• Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
• Deine Steuernummer 
• Das Datum der Erstellung deiner Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Menge und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang einer erbrachten Leistung
• Der Preis für die aufgeführten Leistungen
• Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (hier kann auch ein Hinweis darauf reichen, dass das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist)

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Rechnung in ein Drittland 

Du erbringst eine Leistung an einen Kunden, der z.B. in den USA oder Kanada ansäßig ist? Kein Problem, Rechnungen an Abnehmer in sogenannten Drittländern, also Länder die nicht zur EU gehören, sind zum Glück meistens nicht wesentlich komplizierter. 

Denn da dein:e Kund:in aus einem Drittland kommt, wird die Leistung nicht in Deutschland versteuert. Im Grunde müssen auf der Rechnung die gleichen Informationen stehen, wie bei einer Leistung an deutsche Unternehmer:innen. Auch benötigst du für Rechnungen in Drittländer keine USt.-ID als Kleinunternehmer:in. 

Da die Kleinunternehmerregelung in der Form eher unbekannt außerhalb Europas ist, ist auch der entsprechende Paragraph generell eher optional. 

Jedoch solltest du dich informieren, ob es nicht eine besondere Regelung für die Besteuerung im entsprechenden Land gibt. Denn es ist möglich, dass du dort steuerpflichtig wirst und dort etwas zu beachten hast.

Käufe als Kleinunternehmer im Ausland

Du möchtest etwas für dein Business als Kleinunternehmer:in im EU Ausland kaufen? Solche Käufe kannst du allgemein wie eine Privatperson tätigen. Es ist also wichtig, dass auf der Rechnung, die du für einen Kauf erhältst, die ausländische Umsatzsteuer angegeben ist. 

Lieferanten aus dem Ausland sollten nicht annehmen, dass du umsatzsteuerpflichtig bist und dir eine Reverse Charge Rechnung schicken. Dies könnte passieren, wenn du deine USt.-ID angegeben hast. Denn es ist auch für Kleinunternehmer:innen möglich, eine Nummer zu beantragen. Doch denke daran, dass du damit eine Rechnung ohne ausländische Umsatzsteuer erhältst. 

In diesem Fall bist du automatisch dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer in Deutschland abzuführen. Dies bedeutet für dich dann einen hohen Bürokratieaufwand, den du als Kleinunternehmer:in ja eigentlich vermeiden möchtest. Zudem kannst du dir umgekehrt unter der Kleinunternehmerregelung keine Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückholen. Daher ist in den meisten Fällen zu empfehlen, keine USt.-ID zu verwenden.  

Kaufst du Waren in einem Drittland, fallen in der Regel die Einfuhrumsatzsteuer oder Zölle an. Wenn nicht anders mit dem oder der Verkäufe:in vereinbart, musst du diese ebenfalls zahlen. 

Denke daran, als Kleinunternehmer:in ist es generell nicht möglich, die gezahlte Umsatzsteuer geltend zu machen. Doch immerhin sind die Käufe für dein Business als Betriebsausgaben in der Einkommensteuererklärung abzusetzen.