Rechnungen ins Ausland stellen: Das musst du beachten

Am Ende des Monats eine Rechnung zu stellen ist einer der wohl befriedigendsten Momente eines jeden Selbstständigen. Wenn der Empfänger der Rechnung allerdings nicht in Deutschland sitzt, kann es schnell ein wenig kompliziert werden.

Deswegen schauen wir uns auf dieser Seite einmal genauer an, was du beim Stellen deiner Rechnung in andere EU-Länder sowie in sogenannte Drittländer, die außerhalb der Europäischen Union liegen, beachten musst.

Inhaltsverzeichnis

• Was muss eine Rechnung beinhalten?
• Rechnungen innerhalb der EU
  • Reverse Charge Verfahren
  • Rechnungen als Kleinunternehmer
• Rechnungen außerhalb der EU
• Betriebsausgaben im Ausland: Was kann ich absetzen?
• Kostenlose Rechnungsvorlage

Was muss eine Rechnung beinhalten?

Wie eine Rechnung von Selbstständigen auszusehen hat, ist vom Gesetzgeber in Deutschland klar vorgeschrieben. Die folgenden Informationen müssen unbedingt auf der Rechnung aufgeführt sein, damit sie als rechtskräftig gilt:

• Dein Name und deine (berufliche) Adresse
• Der Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
• Deine Steuernummer oder ggf. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Datum der Erstellung deiner Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Menge und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang einer erbrachten Leistung
• Der Preis für die aufgeführten Leistungen
• Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung (hier kann auch ein Hinweis darauf reichen, dass das Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum identisch ist)
• Der angewandte Umsatzsteuersatz für die erbrachten Leistungen (wenn du umsatzsteuerpflichtig und kein Kleinunternehmer bist)

Falls du als Kleinunternehmer von der Ausweisung der Umsatzsteuer befreit bist, musst du dies ebenfalls auf der Rechnung entsprechend vermerken. Optional gibt es außerdem noch die Möglichkeit, eventuell angewendete Rabatte auf der Rechnung kenntlich zu machen.

Gut zu wissen: Du musst deine Rechnung für eine erbrachte Leistung innerhalb von maximal 6 Monaten nach der Erbringung der Leistung stellen. Das gilt allerdings nicht, wenn es sich bei dem Rechnungsempfänger um eine Privatperson handelt. In diesem Falle gibt es keine vorgeschriebene Zeitfrist für das Einreichen deiner Rechnung.

➡️Mehr über das Erstellen von Rechnungen erfährst du hier.

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Rechnungen innerhalb der EU

Die oben beschriebene Rechnung gilt für den Regelfall, nämlich, dass der Empfänger der Rechnung im gleichen Land ansässig ist, wie der Rechnungssteller.

Gerade innerhalb der Europäischen Union kann es aber öfter vorkommen, dass Rechnungssteller und -empfänger in unterschiedlichen Ländern der EU gemeldet sind. 

In diesem Sonderfall wird das sogenannte Reverse Charge Verfahren angewandt.

Reverse Charge Verfahren

Über das Reverse Charge Verfahren werden Leistungen geregelt, die über die nationalen Grenzen hinweg, aber innerhalb der Europäischen Union stattfinden. Dabei geht es um die richtige Weitergabe der Umsatzsteuer, die für die Erbringung einer Leistung fällig wird, und das Verhindern von Steuerbetrug.

Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist und eine Rechnung an ein Unternehmen im EU-Ausland stellst, dann musst du keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Stattdessen ist der Empfänger der Rechnung nun verpflichtet, die Umsatzsteuer mit den zuständigen Behörden in seinem Land abzurechnen.

Dafür musst du die Anwendung des Verfahrens entsprechend auf der Rechnung kennzeichnen. Das geht als Notiz entweder über den englischen Begriff Reverse Charge oder aber die deutsche Formulierung Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.

Beispiele für das Reverse Charge Verfahren:

Beispiel 1: Du erstellst als deutsche*r Selbstständige*r eine Grafik für ein spanisches Unternehmen. Auf der Rechnung verweist du auf das Reverse Charge Verfahren und gibst keine Umsatzsteuer an. Der Rechnungsempfänger muss die Umsatzsteuer nun in Spanien ausweisen und bezahlen und kann sie wiederum von seiner Umsatzsteuerlast abziehen.

Beispiel 2: Du bestellst über einen französischen Onlineshop einen neuen Laptop. Diese Anschaffung musst du nun in deiner Umsatzsteuervoranmeldung angeben und die Umsatzsteuer dafür zahlen. Gleichzeitig wird die gezahlte Umsatzsteuer mit deiner Umsatzsteuerlast verrechnet, ist also ein finanzielles Nullsummenspiel.

➡️ Mehr über das Reverse Charge Verfahren liest du hier. 

Rechnungen als Kleinunternehmer

Eine Ausnahme dabei ist die Anwendung der Kleinunternehmerregelung. Wenn du als Kleinunternehmer giltst, bist du nämlich generell von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit und musst diese dementsprechend auch nicht auf deinen Rechnungen ausweisen.

In diesem Fall musst du nur einen Hinweis zur Kleinunternehmerregelung aufführen, der in etwa so aussehen kann:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

Anders sieht es hingegen aus, wenn du als Kleinunternehmer eine Rechnung von einem Unternehmen aus einem anderen EU-Land erhältst, auf dem das Reverse Charge Verfahren angewandt wurde.

In diesem Fall bist du trotzdem dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer zu zahlen – und kannst sie dir nicht zurückholen. Du musst also wie auch bei Anschaffungen innerhalb Deutschlands den vollen Preis inklusive der Umsatzsteuer zahlen.

➡️ Wie genau das Reverse Charge Verfahren für Kleinunternehmer funktioniert, erfährst du hier. 

➡️Was du als Kleinunternehmer alles wissen musst, findest du in unserem Guide für Kleinunternehmer.

Rechnungen außerhalb der EU

Wenn du eine Rechnung an ein Unternehmen in einem sogenannten Drittland stellst, dann entfällt prinzipiell erst einmal die Ausweisung der Umsatzsteuer. Als Drittland gilt jedes Land, das nicht Mitglied in der Europäischen Union ist. Jedoch gilt es dabei individuelle Regelungen zur Versteuerung zu beachten.

Wenn das entsprechende Drittland ein Steuerabkommen mit Deutschland hat, das dem Reverse Charge Verfahren ähnlich ist, muss der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer in seinem Land abführen. Die Schweiz hat beispielsweise eine solche Steuervereinbarung mit Deutschland.

Falls es kein solches Steuerabkommen gibt, muss sich der Rechnungssteller vorab über die steuerlichen Regelungen in dem Drittland informieren und entsprechende Vorkehrungen zur Zahlung der Umsatzsteuer treffen.

➡️Wie du zum Beispiel Rechnungen in die USA stellst, erfährst du hier.

Betriebsausgaben im Ausland: Was kann ich absetzen?

Grundsätzlich können Rechnungen, die mit einer ausländischen Umsatzsteuer versehen sind, in Deutschland nur als Betriebsausgabe in der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. Die gezahlte Umsatzsteuer für beispielsweise den Hotelaufenthalt auf einer Dienstreise in Frankreich kannst du dir nur in Ausnahmefällen erstatten lassen.

Es besteht jedoch die Möglichkeit, die gezahlte Umsatzsteuer im Ausland von dem entsprechenden Land zurückzuverlangen – sofern einige Grundvoraussetzungen gegeben sind. Diese Grundvoraussetzungen sind:

• Du musst in Deutschland umsatzsteuerpflichtig sein
• Du musst eine Unternehmensbescheinigung besitzen
• Die entsprechende Ausgabe muss im Zusammenhang mit der unternehmerischen Tätigkeit stehen
• Du darfst im betreffenden Land und Zeitraum keine oder nur bestimmte steuerfreie Umsätze ausgeführt haben
• Du darfst im betreffenden Land nicht ansässig sein

Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kannst du das sogenannte Umsatzsteuervergütungsverfahren in die Wege leiten. Für EU-Länder gibt es dafür ein digitales Antragsverfahren, das über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt wird.

Für Drittländer erfolgt der Antrag über die zuständigen Steuerbehörden des betreffendes Landes, von dem die Umsatzsteuer erstattet werden soll. Alternativ kannst du dafür aber auch einen entsprechend ausgebildeten Steuerberater zu Rate ziehen oder dich an die deutschen Außenhandelskammern wenden.

Kostenlose Rechnungsvorlage

Du brauchst Hilfe bei der Erstellung deiner Rechnung? Kein Problem! Mit der kostenlosen Rechnungsvorlage von Accountable kannst du schnell, einfach und korrekt deine Rechnungen erstellen. 

Das gilt auch für den Sonderfall, dass der Empfänger der Rechnung in einem anderen EU-Land oder sogar in einem Drittland ansässig ist. Gib einfach alle relevanten Informationen in unserer Vorlage an und wir erstellen eine rechtlich bindende Rechnung für dich.

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