Alles, was du über Rechnungen wissen musst

Rechnungen zu stellen gehört zum Alltag eines jeden Selbstständigen – und doch ist dieser Teil der Buchhaltung für viele angehende Freelancer oft ein großes Fragezeichen. Wie schreibe ich eine Rechnung? Wann kann ich meine Leistungen überhaupt in Rechnung stellen? Und was kann ich tun, wenn ein Kunde die Rechnung nicht bezahlt? All diese Fragen und mehr beantworten wir auf dieser Seite. 

Inhaltsverzeichnis

• Was muss auf einer Rechnung stehen?
• Wann muss ich meine Rechnung stellen?
• Welches Datum muss ich auf meiner Rechnung angeben?
• Welche Zahlungsfrist sollte meine Rechnung enthalten?
• Wie stelle ich eine Rechnung ins Ausland?
• Was ist das Reverse Charge Verfahren?
• Wie stelle ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?
• Wie stelle ich eine Rechnung an mich selbst?
• Was tun bei Fehlern auf der Rechnung?
• Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?
• Wie kann ich eine Mahnung stellen?
• Tools zur Rechnungserstellung

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Wie genau eine rechtsgültige Rechnung auszusehen hat, ist vom deutschen Staat genau vorgeschrieben. Du kannst dir natürlich aussuchen, welche Schriftart du nutzt und dein Logo unterbringen, aber der Inhalt der Rechnung sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:

• Dein vollständiger Name 
• Deine (berufliche) Adresse
• Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsempfängers
• Deine Steuernummer oder ggf. deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Datum der Erstellung deiner Rechnung
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Die Menge und eine Beschreibung der gelieferten Waren oder die Art und der Umfang einer erbrachten Leistung
• Der Preis für die aufgeführten Leistungen
• Das Datum der Lieferung oder der Leistungserbringung 
• Der angewandte Umsatzsteuersatz für die erbrachten Leistungen

Außerdem kann es sein, dass du optional eine der folgenden Angaben zusätzlich machen musst:

• Angaben zu eventuell vereinbarten Rabatten
• Hinweise auf eine Steuerbefreiung (siehe Kleinunternehmer)

💡 Tipp von Accountable: Hier findest du unseren Step-by-Step Guide zur Rechnungsstellung in 5 Minuten! 

Wann muss ich meine Rechnung stellen?

Wann genau du deine Rechnung stellst, solltest du am besten vorab mit deinen Kunden besprechen. In der Regel wirst du hier wahrscheinlich bei regelmäßigen Aufgaben monatliche Abrechnungen schicken oder aber nach erfolgreichem Abschluss eines Projekts die Rechnung stellen.

Aber Achtung: Du musst spätestens sechs Monate nach deiner Leistungserbringung auf jeden Fall eine Rechnung stellen. Das ist so vom Gesetzgeber vorgeschrieben. Das gilt allerdings nur dann, wenn du deine Rechnung an ein Unternehmen oder einen anderen Selbstständigen stellst. 

Falls es sich bei dem Rechnungsempfänger wiederum um eine Privatperson handelt, gibt es keine gesetzlich vorgeschriebene Frist, in der du deine Rechnung stellen musst. Die einzige Ausnahme bilden hier Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück erfolgt sind. Darunter fallen zum Beispiel Bauarbeiten, Heimwerkerarbeiten, Gartenarbeiten oder auch Putzleistungen. Für solche Dienstleistungen musst du ebenfalls innerhalb von sechs Monaten deine Rechnung stellen, auch wenn der Empfänger eine Privatperson ist.

Welches Datum muss ich auf meiner Rechnung angeben?

Auf deiner Rechnung musst du zwei Daten angeben: Das Datum, an dem du die Rechnung verschickst sowie das Datum der Leistungserbringung oder der Lieferung, also wann du die Leistung erbracht hast, für die du deine Rechnung stellst.

Das ist allerdings nicht immer so einfach zu beziffern, da viele Selbstständige von Kunden im Laufe eines Monats wiederholt mit kleineren Aufgaben beauftragt werden und lieber eine gesammelte Rechnung am Ende oder Anfang eines Monats stellen, als für jede individuelle Leistung eine Rechnung zu schreiben.

Das kannst du umgehen, in dem du auf deiner gebündelten Rechnung den Satz vermerkst:

Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum

Wenn es sich bei dem Kunden um einen regelmäßig wiederkehrenden Auftrag handelt, kannst du alternativ aber auch das Monat und das Jahr vermerken, zum Beispiel: Mai 2023

Welche Zahlungsfrist sollte meine Rechnung enthalten?

Es steht dir frei, auf deiner Rechnung eine individuelle Zahlungsfrist zu vermerken, innerhalb der du dein Geld erhalten möchtest, zum Beispiel 14 Tage. Wenn du keine eigenständige Frist festlegst, dann muss sich der Rechnungsempfänger an die gesetzlichen Vorschriften halten. 

Die besagen, dass die Rechnung umgehend beglichen werden muss. Allerdings wird dem Empfänger grundsätzlich eine Verlängerung von 30 Tagen eingeräumt. Die gesetzliche Frist liegt demnach bei 30 Tagen, die ein Kunde Zeit hat, um deine Zahlung zu begleichen.

Gut zu wissen: Wenn der letzte Tag der Zahlungsfrist auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, dann verschiebt sich die Frist auf den nächsten folgenden Werktag.

Wie stelle ich eine Rechnung ins Ausland?

Viele Selbstständige arbeiten nicht nur mit deutschen Kunden sondern internationalen Auftraggebern zusammen. Das ist natürlich völlig legitim und auch für deine Rechnungsstellung kein Problem. Allerdings gibt es dabei ein paar rechtliche Dinge in Bezug auf die Umsatzsteuer, die du beachten musst – und dabei kommt es darauf an, in welchem Land der Rechnungsempfänger ansässig ist.

Fall 1: Dein Kunde befindet sich in einem anderen Land außerhalb der EU

Eine Rechnung an einen Kunden in einem Land außerhalb der Europäischen Union zu stellen wird als eine Rechnung in ein Drittland bezeichnet. In diesem Fall musst du die Rechnung natürlich erst einmal sprachlich anpassen, also in der Regel auf Englisch übersetzen, es sei denn, du bist der Landessprache deines Kunden mächtig oder hast eine andere individuelle Vereinbarung mit dem Kunden getroffen.

Wenn das entsprechende Drittland ein Steuerabkommen mit Deutschland hat, muss der Rechnungsempfänger die Umsatzsteuer dann in der Regel in seinem Land selbst abführen. Die Schweiz hat beispielsweise eine solche Steuervereinbarung mit Deutschland. Das bedeutet für dich, dass du auf einer Rechnung in die Schweiz keine Umsatzsteuer ausweisen musst.

Falls es jedoch kein solches Steuerabkommen gibt, musst du dich vorab über die steuerlichen Regelungen in dem Drittland informieren und entsprechende Vorkehrungen zur Zahlung der Umsatzsteuer treffen. Dabei kann dir zum Beispiel ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin helfen, die sich mit den Steuerregelungen in dem Land auskennt.

➡️ Hier erfährst du, wie du Rechnungen in die USA stellst

Fall 2: Dein Kunde befindet sich in einem anderen Land innerhalb der EU

Wenn du eine Rechnung an einen Kunden in einem anderen Land innerhalb der Europäischen Union stellen möchtest, dann ist es etwas einfacher. Denn dank der Europäischen Gemeinschaft ist auch die Abwicklung der Umsatzsteuer für Geschäfte innerhalb der EU genau geregelt – und zwar über das sogenannte Reverse Charge Verfahren.

➡️ Rechnungen ins Ausland stellen: Das musst du beachten

Was ist das Reverse Charge Verfahren?

Das Reverse Charge Verfahren regelt das Versteuern von Leistungen über die nationalen Grenzen von EU-Ländern hinweg. Dabei geht es um die korrekte Weitergabe der Umsatzsteuer.

Wenn du also in Deutschland steuerpflichtig gemeldet bist und eine Rechnung an einen Kunden in einem anderen Land stellst, das aber ebenfalls ein Mitgliedsstaat der Europäischen Union ist, musst du keine Umsatzsteuer auf deiner Rechnung ausweisen.

Vielmehr ist nämlich in diesem Fall der Rechnungsempfänger dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer selbst mit seinen nationalen Behörden richtig abzurechnen. Die Steuerschuld verschiebt sich also vom Rechnungssteller auf den Leistungsempfänger – und das wird als Reverse Charge Verfahren bezeichnet.

Alles, was du als Rechnungssteller tun musst, ist einen entsprechenden Vermerk auf deiner Rechnung zu machen. Auf Deutsch kannst du dafür entweder Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers schreiben oder einfach Reverse Charge als englischen Begriff dafür verwenden.

➡️ Mehr über das Reverse Charge Verfahren liest du hier

💡 Tipp von Accountable: Wenn du das Reverse Charge Verfahren anwendest, musst du diese Leistungen in deiner Umsatzsteuervoranmeldung als sogenannte steuerfreie Umsätze vermerken. Außerdem musst du zusätzlich eine Zusammenfassende Meldung einreichen, in der du nochmal alle erbrachten Leistungen in anderen EU-Ländern aufzeigst. 

➡️ Zusammenfassende Meldung: Was ist die ZM und wer muss sie machen?

Wie stelle ich eine Rechnung als Kleinunternehmer?

Eine weitere Ausnahme ist die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer. Da du als Kleinunternehmer eh von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit bist, musst du diese dementsprechend auch nicht auf deiner Rechnung ausweisen.

Allerdings wird hier erneut ein Vermerk für notwendig, damit dein Rechnungsempfänger weiß, warum du auf die Ausweisung der Umsatzsteuer verzichtest hast.

Wenn du also von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, dann solltest du folgenden Satz auf deiner Rechnung vermerken:

Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.

➡️ Hier erfährst du alles rund um die Kleinunternehmerregelung

Kann ich eine Rechnung an mich selbst stellen?

Es kann durchaus vorkommen, dass du mal in die Situation kommst, dass du dir selbst eine Rechnung stellen müsstest. Zum Beispiel, wenn du zwei unterschiedlichen selbstständigen Tätigkeiten nachgehst, und dabei quasi für dein eines Unternehmen die Leistung deines anderen Unternehmen beanspruchst. Oder aber, du nutzt als Privatperson deine eigene Dienstleistung.

An einem Beispiel wird das ein bisschen klarer: Du arbeitest als selbstständiger KfZ-Mechaniker und dein privates Auto geht kaputt. Du reparierst es selbst, aber müsstest dafür jetzt quasi eine Rechnung an dich selbst stellen.

Das geht rechtlich allerdings nur, wenn du eine GmbH hast. Bei anderen Rechtsformen handelt es sich hierbei eher um eine Dienstleistungsentnahme. Wie genau du dies individuell abrechnen und korrekt vermerken solltest, kann dir ein Steuerberater oder eine Steuerberaterin sagen. 

➡️ Wann sollte ich eine GmbH gründen?

Was tun bei Fehlern auf der Rechnung?

Es kann immer mal vorkommen, dass sich auf einer von dir gestellten Rechnung ein Fehler eingeschlichen hat. Das ist unschön, aber lässt sich auf jeden Fall korrigieren. Zuerst einmal kommt es darauf an, um was für einen Fehler es sich handelt. Tippfehler oder Schreibfehler, bei denen trotzdem noch der Sinn der Rechnung erkennbar ist, müssen nicht korrigiert werden.

Falls jedoch das Datum, die Rechnungsnummer oder eine falsche Rechnungssumme angegebenen wurde oder du eine der eingangs beschriebenen Pflichtangaben vergessen hast, musst du eine Korrektur vornehmen. Denn ansonsten kann dein Kunde die Rechnung nicht für seine Vorsteuer geltend machen, bekommt also nicht die gezahlte Umsatzsteuer zurück.

Wie du bei einer Korrektur weiter vorgehst hängt allerdings jetzt noch davon ab, ob die Rechnung bereits beglichen wurde oder ob sie noch aussteht, du also noch kein Geld dafür erhalten hast.

Die Rechnung wurde noch nicht bezahlt

Wenn deine Rechnung von dem Kunden noch nicht verbucht und bezahlt wurde, dann kannst du einfach eine korrigierte Rechnung verschicken. Du nutzt dafür also die gleiche Rechnungsnummer, wie auf der ersten Rechnung, und passt lediglich das Datum der Rechnungsstellung an, damit die gesetzliche (oder deine individuelle) Zahlungsfrist auch von vorne losgeht.

Die Rechnung wurde bereits beglichen

Falls du den Fehler auf der Rechnung erst dann bemerkst, wenn die Rechnung bereits beglichen wurde, dann musst du eine sogenannte Stornorechnung, oder Rechnungskorrektur, stellen. Du kannst also nicht einfach den Fehler anpassen und die gleiche Rechnung erneut verschicken. 

Bei der Stornorechnung handelt es sich um eine Gutschrift. Du schreibst also eine Rechnung mit dem negativen Betrag deiner ursprünglichen fehlerhaften Rechnung und stellst dann eine neue, korrigierte Rechnung aus. Die neue Rechnung muss dabei eine neue Rechnungsnummer enthalten.

Was tun, wenn ein Kunde nicht zahlt?

Kommen wir jetzt zu einem eher unschönen Thema: Du hast eine Rechnung gestellt, aber dein Kunde zahlt nicht. Das kann gerade bei Selbstständigen immer wieder vorkommen. Das Recht ist hier aber auf deiner Seite. Das heißt: Wenn du eine Leistung erbracht hast, dann musst du auch dafür bezahlt werden. 

Sobald also eine Zahlungsfrist abgelaufen ist und dein Kunde noch nicht bezahlt hat, solltest du den Kontakt suchen und den Kunden an die Zahlung erinnern. Das kannst du per Telefon machen oder auch per E-Mail, damit du einen schriftlichen Nachweis über die Zahlungserinnerung hast.

Falls auf deine Erinnerung immer noch keine Reaktion folgt, dann kannst du bereits etwas entschiedener in deinem Ton werden und am besten eine erste offizielle Mahnung verschicken, indem du auf die Konditionen eurer Auftragsvereinbarung und die Zahlungsfrist hinweist. Außerdem kannst du auch gerne mögliche Mahngebühren erwähnen, die bei weiterer Zahlungsverweigerung fällig werden.

Wenn auch diese Mahnung nichts bringt, dann kannst du als letzte Instanz noch ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten.

💡Tipp von Accountable: Wenn du deine Rechnungen über unsere App verschickst, wirst du automatisch über Fälligkeiten und Zahlungseingänge informiert. Außerdem kannst du Zahlungserinnerungen direkt aus der App heraus verschicken. 

Wie kann ich eine Mahnung stellen?

Prinzipiell bist du rechtlich jedoch nicht dazu verpflichtet, eine Zahlungserinnerung zu stellen. Sobald dein Kunde seine Rechnung nicht innerhalb der Zahlungsfrist beglichen hat, kannst du theoretisch direkt eine Mahnpauschale von 40 Euro veranschlagen. 

Allerdings empfiehlt es sich für eine gute Kundenbeziehung durchaus, zuerst eine Erinnerung zu verschicken und den Diskurs zu suchen. Manchmal handelt es sich nämlich auch einfach um ein Missverständnis oder ein Versäumnis, und gerade bei großen Unternehmen dauern die Zahlungsabwicklungen gerne etwas länger. 

Wenn jedoch immer noch keine Rückmeldung von deinem Kunden kommt, dann solltest du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dafür musst du einen Antrag stellen und deinen Fall schildern, woraufhin das Verfahren geprüft und ein Mahnbescheid an den Schuldner ausgestellt wird. Bei einem erfolgreichen Mahnverfahren muss dieser übrigens auch die Kosten des Verfahrens übernehmen.

➡️ Mehr über das gerichtliche Mahnverfahren erfährst du hier

Tools zur Rechnungserstellung

Gerade wenn du mit vielen verschiedenen Kunden zusammenarbeitest, kann das Schreiben von Rechnungen schnell viel Zeit einnehmen. Deswegen nutzen viele Selbstständige dafür Tools und Software, um sich das händische Erstellen von Rechnungen zu ersparen.

Die Steuersoftware Accountable bietet genau solch eine Rechnungsvorlage an. Du kannst in der kostenlosen Version sofort deinen Rechnungsentwurf erstellen. Dafür brauchst du nur die relevanten Felder ausfüllen und hast im Handumdrehen eine professionelle und rechtlich einwandfreie Rechnung erstellt. 

➡️ Jetzt mit Accountable deine erste Rechnung stellen

💡Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Mit der Web Version und App kannst du alle Steuererklärungen erstellen und managst deine Buchhaltung im Alltag. Finde mehr heraus.