Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben: Was gibt es zu beachten? 

Um deine Steuerlast zu minimieren, spielt die steuerliche Absetzbarkeit von Betriebsausgaben eine entscheidende Rolle. Nicht alle getätigten Ausgaben sind jedoch abzugsfähig. Die Thematik rund um „nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben“ ist komplex, und ein detailliertes Verständnis der einschlägigen Regelungen ist von großer Bedeutung, um steuerliche Risiken zu vermeiden.

Dieser Artikel zeigt dir, wann Betriebsausgaben steuerlich nicht geltend gemacht werden können – im Kontext der Einkommensteuer, Vorsteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftsteuer – und beleuchtet die relevanten steuerlichen Aspekte, auf die du achten solltest.

Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben umfassen gemäß dem Einkommensteuergesetz (EStG) sämtliche Ausgaben, die ein Unternehmen tätigt, um seinen betrieblichen Zweck zu erfüllen. Diese Ausgaben gelten als betrieblich notwendig und können je nach Art unterschiedlich behandelt werden. 

Zu den Betriebsausgaben, die in der Regel von der Steuer abzusetzen sind und deinen steuerlichen Gewinn mindern, gehören beispielsweise:

• Personalkosten:
  Gehälter, Löhne und sonstige Personalkosten, die unmittelbar mit der betrieblichen Tätigkeit in Verbindung stehen.
• Reparaturen:
  Aufwendungen für die Reparatur von betrieblichen Anlagen, Maschinen und Fahrzeugen.
• Mieten:
  Kosten für die Nutzung von betrieblichen Räumlichkeiten, Maschinen und Fahrzeugen.
• Betriebliche Steuern:
  Steuern, die direkt mit deinem betrieblichen Geschäftsbetrieb in Zusammenhang stehen, wie beispielsweise die Gewerbesteuer.

💡Tipp von Accountable: Bewahre sämtliche Belege für Betriebsausgaben sorgfältig auf, um im Falle einer steuerlichen Prüfung gegenüber dem Finanzamt einen lückenlosen Nachweis erbringen zu können.

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Was sind nicht abzugsfähige Betriebsausgaben?

Innerhalb der Betriebsausgaben existieren bestimmte Aufwendungen, die gemäß dem Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5) als nicht abzugsfähig gelten. Diese beziehen sich auf Ausgaben, die zwar betrieblich veranlasst sind, jedoch nach den geltenden Steuervorschriften nicht steuerlich geltend gemacht werden können. Dies betrifft insbesondere Aufwendungen, die deiner Lebensführung dienen oder gegen gesetzliche Bestimmungen verstoßen.

Im Einkommensteuergesetz (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1-13) ist genau vorgegeben, welche konkreten Aufwendungen unter die nicht abzugsfähige Betriebsausgaben fallen:

• Geschenke an Nicht-Arbeitnehmer:innen:
  Zu nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen Geschenke, deren Wert 35 Euro übersteigt.
• Bewirtungsaufwendungen:
  Nur 70 Prozent deiner Bewirtungskosten können steuerlich abgezogen werden, sofern sie geschäftlich veranlasst und angemessen sind.
• Aufwendungen für Einrichtungen zur Bewirtung oder Beherbergung:
  Kosten für Einrichtungen wie z. B. Gasthäuser, die der Bewirtung oder Beherbergung von Nicht-Arbeitnehmer:innen dienen, sind nicht abzugsfähig.
• Aufwendungen für Jagd, Fischerei, Jachten, Segeljachten oder ähnliche Zwecke
• Mehraufwendungen für Verpflegung bei betrieblich veranlassten Auswärtstätigkeiten:
  Nur bei vorübergehender betrieblicher Tätigkeit fernab deiner Wohnung und Betrieb sind Mehraufwendungen für Verpflegung abzugsfähig.
• Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte und Familienheimfahrten
• Häusliches Arbeitszimmer und Ausstattung:
  Aufwendungen für dein häusliches Arbeitszimmer sowie Ausstattung sind nur eingeschränkt oder gar nicht abzugsfähig.
• Unangemessene Aufwendungen:
  Aufwendungen, die als unangemessen gelten und nicht deinen betrieblichen Erfordernissen entsprechen, sind nicht abziehbar.
• Geldbußen, Ordnungsgelder und Verwarnungsgelder:
  Strafzahlungen sind nicht abziehbare Betriebsausgaben nach dem EStG.
• Zinsen für hinterzogene Steuern
• Ausgleichszahlungen nach Körperschaftsteuergesetz:
  Bestimmte Ausgleichszahlungen gemäß Körperschaftsteuergesetz sind nicht abzugsfähig.
• Aufwendungen für nicht einlagefähige Vorteile:

Aufwendungen, die im Gesellschaftsverhältnis veranlasst sind und an eine Person oder ein Unternehmen geleistet werden.

• Aufwendungen im Zusammenhang mit rechtswidrigen Handlungen
• Zuschläge nach § 162 Absatz 4 der Abgabenordnung
• Jahresbeiträge nach § 12 Absatz 2 des Restrukturierungsfondsgesetzes

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Besonderheiten bei der steuerlichen Behandlung nicht abzugsfähiger Betriebsausgaben

Bei der steuerlichen Behandlung der in § 4 Abs. 5 EStG aufgeführten nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben sind drei wichtige steuerliche Aspekte zu beachten: Die Vorsteuer, Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer. Denn diese beeinflussen maßgeblich, welche deiner Aufwendungen steuerlich anerkannt werden und haben somit Einfluss auf deine Gesamtsteuerbelastung.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben und die Vorsteuer

Nicht alle nach § 4 Abs. 5 EStG nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben führen zwingend zu nicht abziehbaren Vorsteuern. Lediglich Aufwendungen die nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1-4, Abs. 7 oder § 12 Nr. 1 des Einkommensteuergesetzes nicht abziehbar sind, wirken sich auch auf die Vorsteuerbeträge aus.

Ausgenommen sind demnach Bewirtungsaufwendungen – hier bleibt die Vorsteuer in voller Höhe abzugsfähig. Gleiches gilt z. B. auch für Aufwendungen für Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, Bewirtungsaufwendungen sowie Aufwendungen für ein häusliches Arbeitszimmer. Diese sind zwar (eingeschränkt) nicht abzugsfähige Betriebsausgaben im EStG, die auf diese Aufwendungen entfallenden Vorsteuerbeträge sind jedoch weiterhin abzugsfähig.

💡Tipp von Accountable: Die Abgrenzung zwischen ertragsteuerlicher und vorsteuerlicher Abzugsfähigkeit kann mitunter komplex und verwirrend sein. Ein:e Expert:in kann dir helfen, die spezifischen Regelungen und Einschränkungen im Detail zu verstehen und sicherzustellen, dass diese angemessen in deiner Buchführung berücksichtigt werden.

Zählt die Gewerbesteuer als nicht abzugsfähige Betriebsausgabe?

Ursprünglich galt die Gewerbesteuer als Betriebssteuer und wurde daher als Betriebsausgabe berücksichtigt. Durch eine Gesetzesänderung im Jahr 2008 nach § 4 Abs. 5b Einkommensteuergesetz gilt die Gewerbesteuer und damit verbundene Nebenleistungen jedoch nicht mehr als Betriebsausgabe. Das bedeutet, dass die Gewerbesteuer steuerlich nicht mehr abzugsfähig ist,

Trotz dieser Regelung ist die Gewerbesteuerrückstellung weiterhin in der Steuerbilanz zu bilden, sie wird jedoch außerbilanziell berücksichtigt.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgabe gemäß der Körperschaftsteuer

§ 10 das Körperschaftsteuergesetz (KStG) legt fest, dass bestimmte Aufwendungen das zu versteuernde Einkommen nicht mindern dürfen. Die steuerliche Behandlung von nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben erstreckt sich nach § 10 somit auch auf die Einkommensteuer der Körperschaften, die im Körperschaftsteuergesetz näher geregelt ist. Danach dürfen gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1-4, Nr. 7-9 oder Abs. 7 des EStG nicht abziehbare Betriebsausgaben auch bei der Körperschaftsteuer nicht steuermindernd geltend gemacht werden.

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