Multiprojektmanagement: Mehrere Kunden gleichzeitig meistern

Dein Business läuft und die Aufträge kommen immer schneller rein. Das ist natürlich super, bringt aber auch einige Herausforderungen mit sich. Denn alle deinen Kund:innen möchten deine volle Aufmerksamkeit. Hier kommt Multiprojektmanagement ins Spiel. Wir geben dir eine Übersicht, was es bei der Betreuung von mehreren Kund:innen zu beachten gilt. 

Was ist Multiprojektmanagement? Eine Definition

Hinter Multiprojektmanagement verbirgt sich genau das, was der Name schon vermuten lässt: Die parallele Organisation von mehreren Projekten gleichzeitig. Diese Projekte sind in der Regel unabhängig voneinander. Ihre Gemeinsamkeit ist meist lediglich, dass sie deine Zeit beanspruchen. Ziel des Multiprojektmanagement ist es, deine Ressourcen so effektiv wie möglich zu verwenden, um alle Projekte gut zu meistern.

💡Tipp: Manchmal wird auch der Begriff Portfoliomanagement an dieser Stelle genutzt.

Die Herausforderungen, die beim Managen von mehreren Projekten entstehen, kennst du bestimmt. In der Regel sind das die folgenden Faktoren:

• Kein klarer Überblick
• Zeitmangel
• Ressourcenmangel

Multiprojektmanagement-Methoden: So gelingt es dir

Viele Kund:innen gleichzeitig zu betreuen, muss nicht zwangsläufig in Stress ausarten. Dafür haben wir dir die besten Tipps zusammengestellt.

Setze klare Prioritäten

Im Multiprojektmanagement ist zunächst Priorisierung der verschiedenen Aufgaben entscheidend, um sicherzustellen, dass du deine Zeit und Energie auf die wichtigsten Aufgaben konzentrierst. Eine hilfreiche Methode ist die Eisenhower-Matrix, bei der du Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien einteilst: 

• Wichtig und dringend
• Wichtig, aber nicht dringend
• Dringend, aber nicht wichtig
• Nicht wichtig und nicht dringend 

Fokussiere dich zuerst auf die Aufgaben, die wichtig und dringend sind, und arbeite dich dann durch die anderen Kategorien. Somit behältst du immer einen Überblick über die aktuellen Aufgaben. Sollten sich doch einmal Zeitlücken in deinem Kalender auftun, kannst du dich den nicht dringenden und weniger wichtigen Aufgaben widmen.

Überlege auch, ob Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, überhaupt gemacht werden müssen. Wenn nicht, streiche das To-do direkt aus der Liste. Hier nochmal eine Übersicht, die dir das Multiprojekt-Management erleichtert:

	Wichtig	Nicht wichtig
Dringend	Priorisiere diese Aufgaben und erledige sie zeitnah	Versuche diese Aufgaben zu delegieren. Geht das nicht, erledige sie zeitnah, aber mit wenig Aufwand.
Nicht dringend	Wähle einen passenden Zeitpunkt für diese Aufgaben aus. Achte darauf, dass du sie nicht ewig aufschiebst.	Wenn möglich, streiche diese Aufgaben.

Etabliere ein realistisches Zeitmanagement

Hast du deine Aufgaben priorisiert, geht es als nächstes ans Zeitmanagement. Hierfür gibt es verschiedene Methoden. Experimentiere herum, um die für dich passende zu finden. Manche arbeiten gut mit einem klassischen Kalender, andere bevorzugen einen Kalender am PC und wieder andere arbeiten mit dem Smartphone. Ein richtig oder falsch gibt es da nicht – Hauptsache es funktioniert für dich.

Versuche im Rahmen deines Multiprojektmanagement abzuschätzen, wie viel Zeit eine bestimmte Aufgabe erfordern wird und plane deine Tage entsprechend. Wenn du weißt, dass du mit einer Aufgabe sechs Stunden beschäftigt bist, weißt du, dass du an diesem Tag keine andere große Aufgabe mehr schaffen wirst. So vermeidest du es, deine Tage zu sehr vollzustopfen. 

Weißt du nicht, wie lange du für bestimmte Aufgaben brauchst, führe für einige Wochen eine Liste und notiere dir jede Aufgabe und die Zeit, die du dafür verwendet hast. Nach einer Weile bekommst du ein gutes Gespür dafür, was schnell erledigt ist und mit was du am meisten Zeit verbringst.

💡Tipp von Accountable: Gleiche an dieser Stelle ab, ob die Aufgaben, die dich am meisten Zeit kosten, in die Kategorie „Wichtig und dringend“ fallen. Wenn nicht, versuche die Zeit für diese Aufgaben zu reduzieren, damit du sie für die wirklich wichtigen Dinge nutzen kannst.

Vergiss in deiner Zeitplanung nicht, dass wir Menschen uns nicht zu jeder Zeit optimal konzentrieren können. Wir alle haben produktive und weniger produktive Phasen am Tag. Beobachte dich selbst und finde heraus, wann du dich am besten konzentrieren kannst, und erledige die wichtigen und dringenden Aufgaben in dieser Zeit.

Delegiere, wenn möglich

Selbstständig zu sein bedeutet nicht, dass du alles allein machen musst. Überlege, welche Aufgaben du delegieren kannst, sei es an Angestellte, Freiberufler:innen oder virtuelle Assistenten. Identifiziere wiederkehrende oder zeitaufwändige Aufgaben, die du delegieren könntest, um mehr Zeit für strategische Arbeiten und die Betreuung deiner Kund:innen zu haben.

Stelle sicher, dass du klare Anweisungen gibst und die Arbeit regelmäßig überprüfst, um sicherzustellen, dass die Qualität gewahrt bleibt.

Kommuniziere offen mit deinen Kund:innen

Auch die Kommunikation solltest du in deinem Multiprojektmanagement beachten. Eine offene und klare Kommunikation ist von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen und die Zufriedenheit deiner Kund:innen aufrechtzuerhalten. Halte sie über den Fortschritt der Projekte auf dem Laufenden, teile wichtige Updates und kläre Erwartungen und Ziele.

Sei proaktiv und kontaktiere deine Kund:innen regelmäßig, um Fragen zu beantworten und ihnen das Gefühl zu geben, dass sie eine Priorität für dich sind. Nutze verschiedene Kommunikationskanäle wie E-Mails, Telefonate oder persönliche Treffen, um sicherzustellen, dass du ihre Bedürfnisse angemessen erfüllst. So gelingt es dir auch positive Weiterempfehlungen zu bekommen.

Plane auch diese Zeiten mit ein, denn für Kommunikation braucht man meist mehr Zeit, als man so denkt. Wenn du immer wiederkehrende Aufgaben oder Fragen kannst, kannst du in Betracht ziehen mit E-Mail-Templates zu arbeiten, die du dann nur noch auf den jeweiligen Kund:in anpassen musst.

So kannst du etwas Zeit sparen. Achte aber darauf, dass die Fragen des Kunden auch tatsächlich beantwortet werden und du niemanden nur abspeist.

Nutze Tools für dein Multiprojektmanagement

Es gibt eine Vielzahl von Tools, die dir helfen können, deine Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit mit deinen Kund:innen zu verbessern. Projektmanagement-Software wie Trello oder Asana kann dir helfen, Aufgaben zu organisieren, Fristen zu verfolgen und die Zusammenarbeit zu erleichtern. Zeitmanagement-Tools wie Toggl oder RescueTime ermöglichen es dir, deine Zeit effektiv zu verfolgen und zu analysieren.

Online-Kollaborationstools wie Google Drive, Slack oder Microsoft Teams ermöglichen eine reibungslose Kommunikation und den Austausch von Dateien mit deinen Kunden.

Tools kannst du ebenfalls nutzen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen, die wichtig, aber meist nicht so dringend sind. Wie zum Beispiel deine Steuern: Nutze die Steuersoftware von Accountable, um deine Einkommensteuererklärung unkompliziert zu erledigen.

Vermeide Multitasking

Beim Multiprojektmanagement solltest du Multitasking auf jeden Fall vermeiden. Denn Multitasking kann deine Produktivität beeinträchtigen. Konzentriere dich stattdessen auf eine Aufgabe oder eine:n Kund:in, bevor du zum/zur nächsten übergehst. Das hilft dir, konzentrierter zu arbeiten und Fehler zu minimieren. Du kannst dir auch einen Timer stellen, wenn du an einem Tag viele Aufgaben zu erledigen hast. So weißt du, wann du mit der nächsten Aufgabe beginnen musst. 

Schaffe einen ordentlichen Arbeitsplatz

Organisiere deinen Arbeitsplatz sowie deine digitalen Dateien, um effizienter zu arbeiten. Vermeide Unordnung und halte wichtige Informationen, Dokumente und Dateien gut strukturiert und leicht zugänglich. Dadurch sparst du Zeit bei der Suche nach benötigten Informationen und erhöhst deine Effizienz.

Fazit: Erfolgreiches Multiprojektmanagement

Wenn du dich damit beschäftigst, deine Arbeitsabläufe und deine Multiprojektmanagement-Methoden zu verbessern, ermittle am besten zuerst die größte Baustelle und beschäftige dich damit. Es benötigt etwas Zeit, die für dich optimalen Prozesse zu finden. Versuche daher nicht alles auf einmal zu ändern und sei nicht zu streng mit dir, wenn mal etwas schiefläuft. Stück für Stück wirst du lernen, was für dich persönlich funktioniert und was nicht.