Lieferschein erstellen: Das solltet du als Selbstständiger beachten

Ein Lieferschein ist ein überaus nützliches Dokument im Geschäftsverkehr, weil er den Warenfluss zwischen Lieferant:innen und Kund:innen dokumentiert. Er wird meistens zusammen mit der gelieferten Ware verschickt und enthält wichtige Informationen über die Lieferung. Im Gegensatz zu einer Rechnung ist der Lieferschein nicht vorgeschrieben, allerdings vereinfacht er gerade für Händler:innen und Betreiber:innen von Online-Shops viele Prozesse. Wir erklären, worauf es beim Erstellen eines Lieferscheins ankommt.

Was ist ein Lieferschein und warum ist er sinnvoll?

Der Lieferschein – auch Packzettel, Bestellungsbeleg oder Warenbegleitschein genannt – stellt wie ein Geschäftsbrief ein wichtiges Dokument dar. Er ist im Unterschied zu einer Rechnung gesetzlich nicht vorgeschrieben und besitzt auch keinen bestimmten Aufbau. Allerdings ist er ungemein praktisch: Denn mit dem Lieferschein dokumentierst du als Absender:in, zum Beispiel als Etsy-Verkäufer:in, Händler:in oder Betreiber:in eines Online-Shops, dass die Ware dein Lager verlassen hat und auf dem Weg zu deinem Kunden bzw. deiner Kundin ist.

Zwar ist ein Lieferschein rechtlich gesehen weniger bindend als eine Rechnung, er hat aber dennoch eine gewisse rechtliche Relevanz, insbesondere bei Unstimmigkeiten über gelieferte Mengen oder bei Transportschäden. Daher sollten Lieferscheine auch sorgfältig aufbewahrt werden, stellen sie doch wichtige Belege für gelieferte Waren und die damit verbundenen Geschäftstransaktionen dar. Sie können auch für interne und externe Prüfungen benötigt werden.

Pflichtangaben auf einem Lieferschein: Welche Inhalte sind wichtig?

Wie bereits erwähnt, gibt es keine konkreten Vorgaben oder Pflichtangaben, die du bei der Erstellung von Lieferscheinen berücksichtigen musst. Folgende Angaben und Inhalte haben sich in der Praxis aber als sinnvoll erwiesen:

• Laufende Nummerierung (Lieferscheinnummer): Eine fortlaufende Nummerierung hilft Händler:innen und Kund:innen bei der Archivierung und Nachverfolgung von Lieferscheinen​.
• Empfänger und Absender: Die Namen und Adressen von Empfänger:in und Absender:in sollten auf dem Lieferschein vermerkt sein, um klarzustellen, wer die Ware versendet hat und wer sie erhalten soll​.
• Versand- und Lieferdatum: Das Datum, an dem die Ware versendet und möglicherweise geliefert wurde, ist wichtig, um bei eventuellen Unstimmigkeiten Klarheit zu schaffen​.
• Liste der gelieferten Waren: Eine detaillierte Auflistung der gelieferten Artikel mit Artikelnummern, Mengenangaben und, wenn möglich, Preisen sollte auf dem Lieferschein enthalten sein​.
• Lieferbedingungen: Falls besondere Bedingungen vereinbart wurden, zum Beispiel „Lieferung bis zur Haustür“ oder „Lieferung inkl. Montage“, solltest du das ebenfalls aufführen.
• Auftragsnummer oder Name des Auftrags: Die Auftragsnummer oder der Name des Auftrags kann helfen, die Lieferung einem bestimmten Auftrag zuzuordnen​.
• Eigentumshinweis: Häufig findet sich auf Lieferscheinen der Hinweis, dass die Ware bis zur vollständigen Bezahlung im Eigentum des Absenders bzw. der Absenderin bleibt​.

Diese Inhalte für Lieferscheine gelten nicht als Pflicht, sondern als Best Practice, um die Kommunikation und Abwicklung von Lieferungen zwischen Verkäufern und Käufern zu erleichtern. Es liegt in deinem Ermessen, welche dieser und möglicherweise weitere Angaben (zum Beispiel dein Firmenlogo) du auf deinen Lieferscheinen aufführen möchtest, um eine klare, verständliche und professionelle Dokumentation zu gewährleisten. 

💡Tipp von Accountable: Wenn du über Amazon, Etsy, eBay oder eine andere Internet-Plattform verkaufst, kannst du in der Regel Lieferscheine über deinen Account erstellen und ausdrucken.

Manchmal gibt es auf Lieferscheinen noch ein Unterschriftsfeld, in dem der oder die Empfänger:in den Erhalt der Ware bestätigt. Du erhältst dann einen Durchschlag auf Papier (zum Beispiel von der Spedition) oder eine elektronische Bestätigung. 

➡️Wann muss ich bei Verkäufen auf eBay, Kleinanzeigen & Co. Steuern zahlen?

Lieferschein schreiben: Beispiel für einen korrekten Packzettel

Du suchst nach einer Vorlage bzw. einem Muster für einen Lieferschein? Den kannst du dir ganz leicht selbst erstellen, zum Beispiel in Microsoft Word oder einem kostenlosen Office-Programm. Um einen Eindruck vom Aufbau zu erhalten, haben wir für einen fiktiven Keramik-Online-Shop einen einfachen Lieferschein erstellt.

Dieser Lieferschein gibt eine klare Übersicht über die versendeten Artikel, die entsprechenden Preise und die Kontaktdaten von dir und deinem Kunden. Die Lieferscheinnummer, das Versand- und Lieferdatum sowie der Eigentumshinweis sind ebenfalls aufgeführt, um die Transaktion transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

💡Tipp von Accountable: In der Praxis hat es sich bewährt, den Lieferschein in einer Versandtasche außen am Paket oder der Warensendung zu befestigen. Du sparst den Adressaufkleber, und der Empfänger bzw. die Empfängerin kann den Lieferschein unmittelbar nach Erhalt der Ware einsehen.

Packzettel aus Papier oder digitaler Lieferschein?

Digitale Lieferscheine sind eine moderne Variante der traditionellen Papier-Lieferscheine und werden elektronisch erstellt und übermittelt. Sie bieten einige Vorteile im Vergleich zu den traditionellen Papierlieferscheinen:

• Digitale Lieferscheine können schnell und einfach erstellt, gesendet und empfangen werden. Das spart Zeit im Vergleich zum Drucken, Versenden und manuellen Verarbeiten von Papierlieferscheinen.
• Der Versand von digitalen Lieferscheinen spart Kosten für Druck, Papier und Porto.
• Digitale Lieferscheine sind eine umweltfreundliche Option, da sie den Papierverbrauch und den mit dem physischen Versand verbundenen CO2-Ausstoß reduzieren.
• Digitale Lieferscheine können leicht in digitalen Archiven gespeichert und durchsucht werden. Das erleichtert die Organisation und spart Platz im Vergleich zu physischen Archiven.
• Digitale Lieferscheine können in andere Unternehmenssoftware integriert und automatisiert werden, was die Effizienz und Genauigkeit erhöht.
• Die automatisierte Erstellung digitaler Lieferscheine kann die Wahrscheinlichkeit von Fehlern reduzieren, die bei manueller Dateneingabe entstehen können.

Lieferschein oder Rechnung: Diese Unterschiede sind wichtig

Sowohl Lieferscheine als auch Rechnungen sind wichtige Dokumente im Geschäftsverkehr, jedoch haben sie unterschiedliche Funktionen und Inhalte:

💡Tipp von Accountable: Eine Rechnung kann auch gleichzeitig als Lieferschein dienen. Hier kannst du eine Rechnungsvorlage erstellen.