Umsatzsteuerjahreserklärung als Kleinunternehmer erstellen 

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Du gehörst zu den Selbstständigen, die im Jahr weniger als 25.000 Euro Umsatz machen? Dann zählst du zu den sogenannten Kleinunternehmer:innen und hast es in Sachen Umsatzsteuer deutlich leichter als andere Unternehmer:innen.

Seit 2024 gibt es sogar eine weitere Steuererleichterung für dich. In diesem Artikel erfährst du, was die Kleinunternehmerregelung bedeutet, welche Pflichten und Rechte du hast und was du über die Umsatzsteuerjahreserklärung alles wissen musst.

Freiberufler, Kleinunternehmer und die Umsatzsteuer: Wer zahlt was?

Wenn du dich selbstständig machst und als Freelancer:in arbeitest, bist du in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass du auf deine Dienstleistungen oder Produkte Umsatzsteuer erheben musst. Du schlägst also auf den Nettopreis 19 % oder 7 % auf, weist diesen Betrag auf der Rechnung aus und führst ihn regelmäßig an das Finanzamt ab. Doch es gibt Ausnahmen, die für viele Selbstständige den Start erleichtern:

• Tätigkeiten, die ausdrücklich als steuerfrei definiert sind: Diese Tätigkeiten sind in § 4 UStG definiert. Dazu gehören zum Beispiel die Tätigkeit als Versicherungsmakler:in, die Vermietung von Grundstücken und Gebäuden, Heilbehandlungen in der Humanmedizin und Unterrichtsleistungen selbstständiger Lehrer:innen an Schulen.
• Die Kleinunternehmerregelung: Wenn du im Jahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz erwirtschaftest, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer berechnen und abführen musst. Du darfst auf deinen Rechnungen somit keine Umsatzsteuer ausweisen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung genau?

Die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) ist eine Vereinfachung für kleine Betriebe. Sie sorgt dafür, dass du dich in den ersten Jahren nicht mit komplizierten Umsatzsteuerfragen beschäftigen musst. Der Gesetzgeber hat dafür klare Grenzen gezogen: Wenn dein Umsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und du im laufenden Jahr nicht mehr als 100.000 Euro erwartest, kannst du die Regelung anwenden. 

Bei der Anmeldung deines Unternehmens gibst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung an, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzen möchtest. Dort schätzt du deine Umsätze für das laufende Jahr. Ein gesonderter Antrag ist nicht nötig, ein Kreuz im Formular reicht.

Im Alltag bedeutet das für dich: Auf deinen Rechnungen darf keine Umsatzsteuer stehen. Stattdessen fügst du einen Hinweis hinzu, dass du Kleinunternehmer:in bist und keine Umsatzsteuer erhebst. 

Rechnungen als Kleinunternehmer - Was muss draufstehen?

Auch wenn du keine Umsatzsteuer berechnest, gelten für dich die allgemeinen Anforderungen an Rechnungen. Dazu gehören Angaben wie dein vollständiger Name, deine Adresse, die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum und eine genaue Beschreibung der Leistung. Wichtig ist außerdem, dass der Preis klar angegeben wird.

Der entscheidende Unterschied: Du darfst keine Umsatzsteuer ausweisen. Stattdessen musst du einen Hinweis hinzufügen, der deine Sonderstellung verdeutlicht. Eine gängige Formulierung lautet:
„Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Fehlt dieser Hinweis, kann es schnell zu Missverständnissen kommen. Geschäftskund:innen könnten fälschlich annehmen, dass deine Rechnung fehlerhaft ist. Im schlimmsten Fall verlangt das Finanzamt, dass du die ausgewiesene Umsatzsteuer abführst, obwohl du sie gar nicht hättest berechnen dürfen.

Vorteile und Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Die Regelung bringt eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich. Der wichtigste: Deine Buchhaltung bleibt überschaubar. Du musst keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben, keine Umsatzsteuer abführen und sparst dir so jede Menge Verwaltungsarbeit. Gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit, wenn du dich auf den Aufbau deines Geschäfts konzentrieren willst, ist das eine spürbare Erleichterung.

Ein weiterer Vorteil zeigt sich bei Kund:innen, die keine Vorsteuer abziehen können, also zum Beispiel Privatpersonen. Für sie sind deine Leistungen automatisch günstiger, da kein Mehrwertsteueraufschlag hinzukommt. Wenn du also überwiegend an Privatkundschaft verkaufst, bist du preislich attraktiver als vergleichbare Anbieter:innen mit Regelbesteuerung.

Allerdings gibt es auch Nachteile. Der wichtigste: Du kannst selbst keine Vorsteuer zurückholen. Kaufst du einen Laptop für dein Unternehmen für 1.190 Euro, dann zahlst du die darin enthaltene Umsatzsteuer von 190 Euro aus eigener Tasche. Ein:e regelbesteuerte:r Unternehmer:in könnte sich diesen Betrag vom Finanzamt erstatten lassen. Wer also zu Beginn viele Investitionen plant, sollte gut überlegen, ob die Kleinunternehmerregelung wirklich die beste Wahl ist.

Umsatzsteuerjahreserklärung für Kleinunternehmer: Neue Besonderheit ab 2024

Bis Ende 2023 mussten auch Kleinunternehmer:innen eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen. Dabei war für sie eigentlich nur ein kleiner Teil relevant: Im Abschnitt B der Erklärung wurden die erzielten Umsätze eingetragen.

Mit dem Wachstumschancengesetz aus dem Jahr 2024 wurde die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung für Kleinunternehmer:innen allerdings gestrichen. Damit will der Gesetzgeber die Bürokratie verringern und kleine Unternehmen entlasten. Somit bist du seit 2024 von der Abgabepflicht befreit und musst keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr erstellen. 

Das bedeutet konkret:

• Du musst keine Jahreserklärung mehr abgeben.
• Du musst deine Umsätze aber weiter im Auge behalten, um die Grenzen einzuhalten.
• Überschreitest du die Grenze, bist du ab dem Folgejahr regelbesteuert.

Das erspart dir Zeit und Arbeit. Trotzdem ist es wichtig, deine Einnahmen regelmäßig für die Einkommensteuererklärung und deine eigene Planung zu dokumentieren.

💡Tipp von Accountable: Falls es doch mal notwendig wird, kannst du mit der Steuersoftware Accountable die Umsatzsteuerjahreserklärung automatisch erstellen lassen. Hast du Fragen dazu, kannst du außerdem jederzeit die Steuer-Coaches fragen. Teste Accountable kostenlos!

Freiwilliger Verzicht und Wechsel

Es ist nicht zwingend vorgeschrieben, die Kleinunternehmerregelung zu nutzen. Manche Selbstständige verzichten bewusst darauf. Beispielsweise, weil sie fast nur mit Geschäftskund:innen arbeiten, die den Vorsteuerabzug nutzen möchten. Auch wer hohe Anfangsinvestitionen hat, profitiert oft davon, regelbesteuert zu sein, da die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückkommt.

Möchtest du freiwillig auf die Regelung verzichten, musst du dies dem Finanzamt mitteilen. Der Verzicht bindet dich allerdings für fünf Jahre. Erst danach kannst du wieder in die Kleinunternehmerregelung wechseln, sofern deine Umsätze die Grenzen nicht überschreiten.

Umgekehrt gilt: Wenn du die Grenzen einhältst und die fünf Jahre Sperrfrist vorbei sind, kannst du wieder Kleinunternehmer:in werden. Das ist etwa dann interessant, wenn dein Geschäft schrumpft oder du dich bewusst verkleinern möchtest.

➡️ Hier findest du eine genaue Anleitung zum Wechsel in die Regelbesteuerung

Typische Fehler und wie du sie vermeidest

Viele Probleme entstehen durch kleine Unachtsamkeiten. Ein häufiger Fehler ist, dass Kleinunternehmer:innen versehentlich Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen. Das ist nicht erlaubt. Wenn es doch passiert, musst du die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, auch wenn du sie gar nicht hättest berechnen dürfen.

Ein zweiter Stolperstein ist die Berechnung der Umsatzgrenze. Manche Selbstständige achten nur auf ihre Nettoumsätze. Maßgeblich ist aber der Bruttoumsatz. Dadurch kann es passieren, dass du denkst, du bist noch unter der Grenze, in Wirklichkeit aber längst darüber liegst.

Auch beim Wechsel in die Regelbesteuerung lauern Fehler. Viele unterschätzen, wie stark sich dieser Schritt auf ihre Liquidität auswirkt. Plötzlich musst du Umsatzsteuer einziehen, Voranmeldungen abgeben und deine Preise anpassen. Wer das nicht frühzeitig einplant, gerät schnell unter Druck.

Tipps für die Praxis

Um Probleme zu vermeiden, lohnt es sich, von Anfang an strukturiert zu arbeiten. Nutze digitale Tools wie Accountable, um deine Einnahmen zu dokumentieren und Rechnungen korrekt zu erstellen. Achte darauf, deine Kund:innen klar darauf hinzuweisen, dass du Kleinunternehmer:in bist. Das vermeidet Nachfragen und sorgt für Transparenz.

Wenn du planst, in absehbarer Zeit größere Investitionen zu tätigen oder schnell zu wachsen, solltest du dir überlegen, ob ein freiwilliger Wechsel in die Regelbesteuerung nicht sinnvoller ist. Auch ein Gespräch mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater kann helfen, die richtige Entscheidung zu treffen.

Zusammenfassung der wichtigsten Punkte:

• Keine Jahreserklärung mehr: Seit 2024 sind Kleinunternehmer:innen von der Pflicht zur Umsatzsteuerjahreserklärung befreit.
• Umsatzgrenzen: Vorjahr max. 25.000 Euro, im laufenden Jahr max. 100.000 Euro (immer Bruttoumsatz).
• Rechnungen: Keine Umsatzsteuer ausweisen, stattdessen Hinweis auf § 19 UStG ergänzen.
• Vorsteuerabzug: Nicht möglich. Du zahlst die Umsatzsteuer auf deine Ausgaben selbst.
• Wechsel: Überschreitest du die Grenzen, musst du ab dem Folgejahr in die Regelbesteuerung wechseln. Ein freiwilliger Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist jederzeit möglich, bindet dich aber für fünf Jahre.
• Praxis-Tipp: Nutze digitale Tools oder Steuersoftware, um Umsätze zu überwachen und Rechnungen korrekt zu erstellen.

Mit der richtigen Planung kannst du die Vorteile der Kleinunternehmerregelung voll ausschöpfen und dich ganz auf den Aufbau deines Unternehmens konzentrieren.

Fazit

Die Kleinunternehmerregelung macht dir den Start in die Selbstständigkeit deutlich leichter. Seit 2024 musst du sogar keine Umsatzsteuerjahreserklärung mehr abgeben, was dir zusätzliche Bürokratie erspart. Dennoch bleibt es wichtig, deine Umsätze im Blick zu behalten und die Regelung bewusst zu nutzen. Ob du dich für oder gegen sie entscheidest, hängt stark von deinem Geschäftsmodell ab. Gerade wenn du viele Privatkund:innen hast, ist sie oft ein Vorteil. Wenn du dagegen hohe Investitionen planst oder hauptsächlich mit Geschäftskund:innen arbeitest, kann die Regelbesteuerung besser passen.

FAQ

Muss ich als Kleinunternehmer noch eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben?

Nein. Seit 2024 sind Kleinunternehmer:innen von der Pflicht zur Abgabe der Umsatzsteuerjahreserklärung befreit. Du musst deine Umsätze aber weiterhin im Blick behalten, um die Umsatzgrenzen einzuhalten.

Welche Umsatzgrenzen gelten für die Kleinunternehmerregelung?

Im Vorjahr darf dein Umsatz nicht höher als 25.000 Euro gewesen sein. Für das laufende Jahr gilt eine Prognosegrenze von 100.000 Euro. Maßgeblich ist dabei immer der Bruttoumsatz.

Darf ich als Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf meinen Rechnungen ausweisen?

Nein. Du darfst keine Umsatzsteuer angeben. Stattdessen musst du einen Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auf der Rechnung ergänzen.

Kann ich Vorsteuer abziehen, wenn ich die Kleinunternehmerregelung nutze?

Nein. Das ist einer der größten Nachteile. Du zahlst die Umsatzsteuer auf deine betrieblichen Ausgaben selbst und kannst sie dir nicht vom Finanzamt erstatten lassen.

Was passiert, wenn ich die Umsatzgrenze überschreite?

Überschreitest du im Vorjahr die Grenze von 25.000 Euro, musst du ab dem folgenden Jahr automatisch in die Regelbesteuerung wechseln. Dann musst du Umsatzsteuer ausweisen, abführen und Voranmeldungen abgeben.

Kann ich freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten?

Ja, das ist möglich. Viele tun dies, wenn sie viele Geschäftskund:innen haben oder größere Investitionen planen. Der Verzicht bindet dich allerdings für fünf Jahre.

Kann ich von der Regelbesteuerung zurück zur Kleinunternehmerregelung wechseln?

Das ist nur möglich, wenn die 5-Jahres-Sperrfrist nicht mehr gilt und du die Umsatzgrenzen einhältst. Ein Wechsel erfolgt nie im laufenden Jahr, sondern immer erst zum Jahresbeginn.

Wie formuliere ich den Hinweis auf meinen Rechnungen richtig?

Ein gängiger Satz lautet: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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