Umsatzsteuerjahreserklärung als Kleinunternehmer erstellen 

Du gehörst zu den Selbstständigen, die im Jahr weniger als 25.000 Euro Umsatz machen? Dann zählst du zu den sogenannten Kleinunternehmer:innen und hast es in Sachen Umsatzsteuer deutlich leichter.

Seit 2024 gibt es sogar eine weitere Steuererleichterung für dich. Erfahre, was du als Kleinunternehmer:in über die Umsatzsteuer-Jahreserklärung alles wissen musst.

Freiberufler, Kleinunternehmer und die Umsatzsteuer: Wer zahlt was?

Wenn du dich selbstständig machst und als Freelancer:in arbeitest, bist du in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass du auf deine Dienstleistungen Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen musst. Es gibt aber auch Ausnahmen:

• Tätigkeiten, die ausdrücklich als steuerfrei definiert sind: Dazu gehören zum Beispiel die Tätigkeit als Versicherungsmakler:in, die Vermietung von Grundstücken und Gebäuden, Heilbehandlungen in der Humanmedizin und Unterrichtsleistungen selbstständiger Lehrer:innen an Schulen.
• Die Kleinunternehmerregelung: Wenn du im Jahr nicht mehr als 25.000 Euro Umsatz erwirtschaftest, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer berechnen und abführen musst. Du darfst auf deinen Rechnungen somit keine Umsatzsteuer ausweisen.

Was ist die Kleinunternehmerregelung und wie kannst du sie nutzen?

Willst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, kannst du diese relativ einfach beintragen. Hierfür musst du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die Höhe deiner voraussichtlichen Umsätze nach deiner Unternehmensgründung schätzen. Ein gesonderter Antrag ist nicht erforderlich. 

Um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen zu können, musst du folgende Voraussetzungen erfüllen:

• Umsatzgrenze des Vorjahres: Wie bereits erwähnt, darf dein Umsatz als Kleinunternehmer:in im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 25.000 Euro betragen.
• Umsatzgrenze des laufenden Jahres: Hinzu kommt, dass dein Umsatz im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreiten darf.

Die Kleinunternehmerregelung bietet dir einige Vorteile. Was bedeutet das konkret für dich? Nochmal zusammengefasst:

• Keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen: Als Kleinunternehmer:in bist du laut der Kleinunternehmerregelung von der Umsatzsteuer befreit. 
• Einfachere Buchhaltung: Ohne Umsatzsteuerberechnung und -abführung wird deine Buchführung zum Kinderspiel.

💡Wichtig: Die Kleinunternehmerregelung befreit dich zwar von der Umsatzsteuer, aber nicht von der Pflicht, Rechnungen zu erstellen. Deine Rechnungen müssen alle relevanten Angaben enthalten, wie zum Beispiel deine Kontaktdaten, deine Leistung oder das Produkt, den Preis und das Datum.

Was auf deinen Rechnungen fehlt, ist die Umsatzsteuer. Stattdessen reicht ein Vermerk, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzt. Schreibe einfach „Als Kleinunternehmer nach §19 Abs.1 UStG weise ich keine Umsatzsteuer aus“ auf deine Rechnungen. 

Ein kleiner Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer geltend machen, wenn du als Kleinunternehmer:in unterwegs bist. Das bedeutet, dass du die Kosten für Waren und Dienstleistungen, die du für dein Unternehmen kaufst, nicht vom Finanzamt zurückbekommst.

Umsatzsteuer-Jahreserklärung für Kleinunternehmer: Neue Besonderheit ab 2024

Das Wachstumschancengesetz hat die Pflicht zur Abgabe einer Umsatzsteuer-Jahreserklärung für Kleinunternehmer:innen gestrichen. Somit bist du ab 2024 von der Abgabepflicht befreit und musst keine Umsatzsteuer-Jahreserklärung mehr erstellen. 

Für dich ist im Prinzip nur der Abschnitt B der Jahreserklärung relevant. Hier trägst du in den Zeilen 31 bis 35 ganz einfach die Höhe deiner Umsätze aus dem Vorjahr und dem laufenden Jahr ein. Wenn du die Umsatzsteuererklärung für Kleinunternehmer:innen ausfüllen willst, addiere alle Zahlungen, die du von deinen Kund:innen erhalten hast. Wie du weißt, gibt es bei Kleinunternehmer:innen nämlich Unterschied zwischen Netto und Brutto. 

💡Tipp von Accountable: Noch einfacher geht es mit Steuersoftware wie Accountable. Denn hier wird dir die Umsatzsteuer-Jahreserklärung automatisch erstellt. Hast du Fragen dazu kannst du außerdem jederzeit die Steuer-Coaches fragen. Teste Accountable kostenlos!

Denk dran, die Umsatzgrenze nicht zu überschreiten

Die Umsatzgrenze von 25.000 Euro im Jahr darfst du als Kleinunternehmer:in nicht überschreiten. Wenn du im Laufe des Jahres doch mehr als 25.000 Euro erwirtschaftest, musst du ab dem folgenden Jahr die Regelbesteuerung anwenden und eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Halte deine Umsätze immer im Auge. So vermeidest du böse Überraschungen. 

Die Kleinunternehmerregelung freiwillig beenden

Die Kleinunternehmerregelung ist aber natürlich auch eine freiwillige Regelung. Du kannst sie beenden, indem du dies dem Finanzamt mitteilst. Dann musst du ab dem nächsten Jahr die Regelbesteuerung anwenden und eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Ein Wechsel ist immer nur zum neuen Jahr möglich. Während des laufenden Jahres kannst du den Status nicht wechseln.

Umsatzsteuer ja oder nein? So geht der Wechsel zur Regelbesteuerung.

Von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung wechseln

Ein Wechsel in die andere Richtung, also von der Regelbesteuerung in die Kleinunternehmerregelung, ist nicht ganz so einfach. Daher solltest du dir als Gründer:in die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung gut überlegen. Denn wer bei der Gründung auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet, kann diese erst nach fünf Jahren wieder in Anspruch nehmen, selbst wenn der Umsatz niedrig ist. 

Hingegen ist ein Wechsel nicht ausgeschlossen, wenn die 5-Jahres-Sperre nicht auf dich zutrifft und deine Umsätze im Vorjahr nicht höher als 25.000 Euro sowie deine erwarteten Umsätze für das aktuelle Jahr nicht höher als 100.000 Euro sind. Beachte außerdem: Bei den Vorjahresumsätzen musst du die Bruttoumsätze, also inklusive Umsatzsteuer, heranziehen. 

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