GoBD: Wie du als Selbstständiger GoBD-konform arbeitest 

Die Abkürzung „GoBD“ steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Die GoBD-Richtlinie stellt einen zentralen Rahmen für die Buchführung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen dar, insbesondere in elektronischer Form. Wie erklären, was die GoBD für dich als Selbstständige:n, Freelancer:in und Freiberufler:in bedeuten.

Was heißt „GoBD“? – Eine Definition

Die GoBD enthält Richtlinien und Anforderungen für die Buchführung, die Unternehmen, aber auch Freiberufler:innen, Solo-Selbstständige und andere Organisationen beachten müssen. Hierzu gehören beispielsweise die Anforderungen an die Integrität und Verfügbarkeit von Daten, die Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen sowie die Archivierung von Geschäftsunterlagen. 

Die GoBD wird vom Bundesfinanzministerium (BMF) herausgegeben und bezieht sich sowohl auf manuelle als auch auf elektronische Buchführungssysteme. Damit bietet sie einen Rahmen für die ordnungsgemäße Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen, um sicherzustellen, dass diese bei Bedarf zugänglich und nachprüfbar sind. 

In der Praxis beeinflussen die GoBD-Anforderungen, wie Unternehmen ihre IT-Systeme und Geschäftsprozesse gestalten müssen, um eine ordnungsgemäße Buchführung und Dokumentation zu gewährleisten. Die Einhaltung ist daher entscheidend, um bei steuerlichen Prüfungen keine Probleme zu bekommen.

💡Tipp von Accountable: Die aktuelle Fassung der GoBD findest du auf dieser Seite des BMF.

-> Buchhaltung für Selbstständige: Grundlagen, Möglichkeiten und hilfreiche Tipps

Welche Dokumente und Daten werden von der GoBD erfasst?

Die GoBD umfasst eine breite Palette von Dokumenten und Daten, die in Bezug auf die Besteuerung relevant sind. 

Allgemeine Kategorien

• Lohn-, Anlage- und Finanzbuchhaltung
• Buchungsbelege
• Daten aus Bankkonten und Kostenrechnung​

Spezifische Systeme und Dokumentarten

• Finanzbuchführung, Kassensystem, Warenwirtschaft, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung
• Taxameter, elektronische Waagen, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem​

Dokumentationsmaterial

• Handelsbriefe, Geschäftskorrespondenz, Arbeitsanweisungen
• Belege, die für das Verständnis der Geschäftsvorfälle notwendig sind, wie Nachweise über Betriebsausgaben und -einnahmen, Abschreibungen, Einlagen und Entnahmen​

Speziell gesetzlich aufgeführte Kategorien

• Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäfts- und Handelsbriefe sowie Buchungsbelege
• Nicht nur ausgehende, sondern auch eingehende Belege wie Geschäftsbriefe und Eingangsrechnungen
• E-Mails, sofern sie Geschäftsbriefe und Vorgänge beinhalten, sind ebenfalls Teil der Archivierung nach GoBD​.

Wie sieht GoBD-konformes Arbeiten aus?

„GoBD-konform“ bedeutet, dass die Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und anderen relevanten Unterlagen sowie der Datenzugriff in Übereinstimmung mit den in den GoBD festgelegten Anforderungen erfolgt. Zu den Schlüsselelemente, die du einhalten musst, zählen:

• Ordnungsmäßigkeit und Nachvollziehbarkeit: Die Aufzeichnungen müssen klar, vollständig und in einer geordneten Struktur geführt werden. Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und in einer Weise erfasst werden, die ihre Nachverfolgung ermöglicht.
• Unveränderbarkeit: Einmal erfasste Daten dürfen nicht mehr verändert werden. Sollten Korrekturen notwendig sein, müssen diese als separate Einträge erfolgen, die die ursprünglichen Einträge ergänzen, aber nicht ersetzen.
• Integrität: Die Daten müssen korrekt und unverändert über die vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist hinweg erhalten bleiben.
• Zeitnahe Erfassung: Barzahlungen müssen täglich erfasst werden, unbare (bargeldlose) Geschäftsvorfälle wie Überweisungen und Kreditkartenzahlungen innerhalb von 10 Tagen.
• Verfügbarkeit und Zugriff: Die Daten müssen innerhalb einer angemessenen Frist zugänglich und lesbar sein, und es muss gewährleistet sein, dass berechtigte Personen darauf zugreifen können.
• Dokumentation: Es muss eine Dokumentation vorhanden sein, die die angewandten Verfahren und Systeme beschreibt, um die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit zu gewährleisten.
• Aufbewahrungsfrist: Die Aufbewahrung von relevanten Dokumenten und Daten muss über einen gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum erfolgen: bei Rechnungen, Verträgen und der Inventarliste sind es 10 Jahre, für Lieferscheine, Briefe oder wichtige E-Mails sind es 6 Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem du den Jahresabschluss gemacht hast.
• Elektronische Aufbewahrung: Elektronisch erzeugte oder empfangene Dokumente sollten in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie erzeugt oder empfangen wurden, und die GoBD legt spezifische Anforderungen für elektronische Systeme fest.
• Datenzugriff: Im Falle einer steuerlichen Prüfung muss ein geordneter Datenzugriff möglich sein, und die steuerrelevanten Daten müssen auf Anforderung bereitgestellt werden können.

Die genaue Umsetzung der GoBD kann allerdings je nach Art und Umfang deiner freiberuflichen oder selbstständigen Tätigkeit variieren.

Beispiel 1: Eine Freiberuflerin, die ausschließlich digitale Dienstleistungen anbietet und alle Rechnungen und Belege elektronisch erstellt und empfängt, würde wahrscheinlich ein elektronisches Buchführungssystem benötigen, das mit den GoBD-Konformitätsanforderungen übereinstimmt. Dies könnte auch die Nutzung spezialisierter Buchhaltungssoftware beinhalten, die die Anforderungen an Integrität, Zugriff, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit erfüllt.

Beispiel 2: Ein Solo-Selbstständiger mit einem kleinen, lokal operierenden Handwerksbetrieb könnte hingegen auch Papierbelege und eine manuelle Buchführung nutzen. Allerdings muss auch hier eine ordnungsgemäße Aufbewahrung der Unterlagen gemäß den GoBD-Anforderungen sichergestellt werden. Dies könnte durch ein einfaches, aber gut organisiertes Ablagesystem erreicht werden, das es ermöglicht, Belege und Aufzeichnungen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren und bei Bedarf schnell darauf zuzugreifen.

Eine Rechnung GoBD-konform ändern

Die Änderung einer Rechnung nach ihrer Ausstellung ist ein sensibler Vorgang, der sorgfältig und im Einklang mit den GoBD durchgeführt werden muss. Anstatt die ursprüngliche Rechnung einfach neu zu erstellen, musst du sie zunächst stornieren. Dann kannst du eine neue, korrigierte Rechnung ausstellen. Dabei ist es wichtig, dass die neue Rechnung eine eindeutige Rechnungsnummer erhält, die sich von der ursprünglichen Rechnung unterscheidet. 

Informiere den oder die betroffene Kund:in über die Anpassung und dokumentiere auch den Grund für die Änderung. Behalte sowohl die ursprüngliche Rechnung, die Stornorechnung als auch die neue Rechnung in deinen Aufzeichnungen, um die Nachvollziehbarkeit sicherzustellen.

-> Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden: So geht’s

Verfahrensdokumentation nach GoBD

Die Verfahrensdokumentation spielt eine zentrale Rolle in der ordnungsgemäßen Umsetzung der GoBD. Sie dient als Nachweis und Erklärung darüber, wie ein Unternehmen seine Geschäftsprozesse organisiert und wie die Buchführung und Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen gehandhabt werden. 

• Die Verfahrensdokumentation schafft Transparenz über die internen Prozesse und Systeme eines Unternehmens. Sie hilft dabei, die Nachvollziehbarkeit und Überprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle und der Buchführung zu gewährleisten.
• Durch die Verfahrensdokumentation werden die Prozesse und Verfahren standardisiert. Dies fördert die Einheitlichkeit und Konsistenz in der Handhabung von Geschäftsvorfällen.
• Die Verfahrensdokumentation ist ein wesentlicher Bestandteil der Einhaltung gesetzlicher und steuerlicher Anforderungen, einschließlich der GoBD. Sie hilft Unternehmen dabei, ihre Compliance-Pflichten zu erfüllen.
• Im Falle von steuerlichen Audits oder anderen externen Prüfungen dient die Verfahrensdokumentation als wichtige Grundlage. Sie ermöglicht Prüfer:innen ein Verständnis dafür, wie die Geschäftsvorfälle erfasst und verarbeitet werden.
• Die Verfahrensdokumentation kann auch als Werkzeug zur Analyse und Verbesserung interner Prozesse dienen. Sie hilft dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Verbesserungsmöglichkeiten zu ermitteln.
• Für neue Mitarbeiter:innen ist die Verfahrensdokumentation eine wichtige Ressource für die Einarbeitung. Sie hilft ihnen, die Unternehmensprozesse und -systeme schnell zu verstehen und korrekt anzuwenden.
• Im Falle von personellen Veränderungen oder anderen organisatorischen Umstrukturierungen stellt die Verfahrensdokumentation sicher, dass das Wissen über die Prozesse erhalten bleibt und eine kontinuierliche Umsetzung der GoBD-Anforderungen gewährleistet ist.
• Durch die klare Dokumentation der Prozesse und Kontrollmechanismen unterstützt die Verfahrensdokumentation das Risikomanagement und hilft, potenzielle Fehler oder Unregelmäßigkeiten zu vermeiden.

Folgen bei Verstößen gegen die GoBD

Ein Verstoß gegen die GoBD kann ernsthafte Folgen für ein Unternehmen oder dich als Selbstständige:n haben:

• Steuerliche Mehrbelastungen (wenn bestimmte Ausgaben nicht anerkannt werden oder Einnahmen höher angesetzt werden)
• Möglicherweise Bußgelder und Strafen
• Verlust des Vertrauens von Geschäftspartner:innen, Kund:innen und Investor:innen (insbesondere wenn der Verstoß öffentlich bekannt wird)
• Reputationsverlust
• Erhöhter Aufwand und Kosten (um die Compliance wiederherzustellen und die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen)
• Schwierigkeiten bei Finanzierungen
• Rechtliche Konsequenzen (wenn ein vorsätzlicher Betrug nachgewiesen wird)

Die Einhaltung der GoBD ist daher nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine kluge geschäftliche Praxis, um die oben genannten Risiken und negativen Konsequenzen zu vermeiden. 

-> Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress