GmbH als Kleinunternehmer – geht das überhaupt?

Eine GmbH als Kleinunternehmer:in zu führen, klingt zunächst ungewöhnlich, da die Kleinunternehmerregelung üblicherweise eher von Freiberufler:innen oder Einzelunternehmeri:nnen genutzt wird.

Doch grundsätzlich kannst du auch für eine GmbH, den Kleinunternehmerstatus beantragen und von den damit verbundenen steuerlichen Vorteilen zu profitieren. Hier verraten wird dir, welche Voraussetzungen dafür erfüllt sein müssen und welche Besonderheiten bei der Kleinunternehmerregelung für eine GmbH zu beachten sind.

Kann eine GmbH als Kleinunternehmer gelten?

Eine GmbH als Kleinunternehmerin – geht das? Die Antwort lautet: Ja, auch eine GmbH kann im Prinzip eine Kleinunternehmerin sein, denn nach § 19 Abs. 1 des Umsatzsteuergesetz (UStG) ist die Kleinunternehmerregelung eine steuerliche Option, die auch für eine GmbH in Frage kommt. Genau wie kleinere Betriebe, Freiberufler:innen oder Kleingewerbetreibende, kann somit auch eine Kapitalgesellschaft wie die GmbH diese Regelung in Anspruch nehmen, sofern die entsprechenden Voraussetzungen eingehalten werden.

Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung bei der GmbH

Damit eine GmbH den Kleinunternehmerstatus beanspruchen kann, müssen bestimmte Kriterien erfüllt sein. Zentrale Bedingung ist die Einhaltung der festgelegten Umsatzgrenzen die auch für andere Kleinunternehmer:innen gelten:

• Im Vorjahr darf der Gesamtumsatz die Grenze von 25.000 Euro nicht überschritten haben.

• Im laufenden Kalenderjahr darf der Umsatz nicht über 100.000 Euro liegen.

• Bei neu gegründeten GmbHs ist der voraussichtliche Umsatz im laufenden Jahr entscheidend. Bleibt dieser voraussichtlich unter der Grenze von 50.000 Euro, kann die GmbH von Anfang an den Kleinunternehmerstatus nutzen.

Wichtig: Ab 2025 gelten neue Grenzen: Die Umsatzgrenze für das Vorjahr steigt auf 25.000 Euro (vorher 22.000 Euro), und die Grenze für das laufende Jahr wird auf 100.000 Euro erweitert (vorher 50.000 Euro).

Vorteile der Kleinunternehmerregelung für eine GmbH

Wenn du dich entscheidest, mit deiner GmbH von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch zu machen, hat das einige Vorteile. Der größte Vorteil besteht darin, dass deine GmbH dabei von der Erhebung und Abführung der Umsatzsteuer befreit ist. Dadurch musst du auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und musst auch keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen. Das spart jede Menge Zeit bei der Buchhaltung, die du für andere wichtige Aufgaben nutzen kannst. Welche Steuern eine Kleinunternehmer-GmbH zahlen muss, erfährst du hier.

Für kleine Unternehmen und Start-ups, die in der Anfangsphase nur geringe Umsätze erzielen und hauptsächlich im B2C-Geschäft tätig sind, kann dies ein entscheidender Vorteil sein. Denn deine Kund:innen interessiert es in der Regel nicht, ob dein Unternehmen Umsatzsteuer ausweist oder nicht. Daher profitiert eine GmbH als Kleinunternehmerin hier von den vereinfachten Besteuerungsregeln. Gerade für kleine Unternehmen oder Einzelpersonen, die ihre Dienstleistungen über Plattformen wie freelance.de anbieten, kann sich die Kleinunternehmerregelung lohnen, da der bürokratische Aufwand gering bleibt.Allerdings bieten diese nicht nur Vorteile.

Nachteile der Kleinunternehmerregelung für GmbHs

Trotz der genannten Vorteile gibt es auch einige Nachteile, die du berücksichtigen solltest, wenn du mit dem Gendanken spielst, als Kleinunternehmer:in eine GmbH zu führen. Ein wesentlicher Nachteil ist der fehlende Vorsteuerabzug, denn eine GmbH kann als Kleinunternehmerin keine Vorsteuer aus Eingangsrechnungen geltend machen. Das bedeutet, dass dir die für Anschaffungen wie Büroausstattung oder Dienstleistungen gezahlte Umsatzsteuer nicht erstattet wird. Für Unternehmen mit hohen Investitionskosten kann dies ein Nachteil sein, da sich die tatsächlichen Kosten durch den fehlenden Vorsteuerabzug erhöhen.

Ein weiteres Problem kann entstehen, wenn du deine Geschäfte mit anderen Unternehmen (B2B) machst: Geschäftskund:innen bevorzugen oft Unternehmen, die umsatzsteuerpflichtig sind, da sie dadurch selbst die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen können. Eine Kleinunternehmer-GmbH kann in solchen Fällen möglicherweise als weniger attraktiv angesehen werden, da deinen Geschäftspartner:innen ihre gezahlte Umsatzsteuer nicht abziehen können. Dies kann die Wettbewerbsfähigkeit deiner GmbH im Vergleich zu umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen beeinträchtigen.

Besonderheiten und Pflichten bei der GmbH als Kleinunternehmerin

Obwohl eine GmbH als Kleinunternehmerin von der Umsatzsteuer befreit ist, gibt es einige wichtige Punkte, die du weiterhin beachten solltest. Auf deinen Rechnungen muss z.B. unbedingt der Hinweis enthalten sein, dass keine Umsatzsteuer berechnet wird und die Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG Anwendung findet. Der genaue Wortlaut sollte lauten: „Aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG erfolgt kein Ausweis von Umsatzsteuer“.

Zusätzlich solltest du beachten, dass sich eine Entscheidung für den Kleinunternehmerstatus nicht rückwirkend für bereits getätigte Umsätze wirksam werden kann. Die Entscheidung muss zu Beginn des Kalenderjahres getroffen werden und bleibt für das gesamte Jahr bindend.

Ein Wechsel aus der Kleinunternehmerregelung ist jedoch jederzeit möglich. Sobald die jeweiligen Umsatzgrenzen überschritten werden, verliert die GmbH automatisch ihren Kleinunternehmerstatus und wird im Folgejahr umsatzsteuerpflichtig. Alternativ kann die GmbH auch freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten. Diese Entscheidung ist dann allerdings für mindestens fünf Jahre bindend.

GmbH als Kleinunternehmerin: Ja oder Nein?

Ob es sinnvoll ist, deine GmbH als Kleinunternehmerin zu führen, hängt stark von deiner jeweiligen Unternehmenssituation ab. Besonders für kleine Unternehmen, die geringe Umsätze erzielen und hauptsächlich im B2C-Bereich tätig sind, kann die Kleinunternehmerregelung durchaus Vorteile bieten. Der Wegfall der Umsatzsteuerpflicht und -voranmeldung und der damit verbundene verringerte Verwaltungsaufwand machen diese Regelung für solche GmbHs attraktiv.

Falls du ein Unternehmen mit hohen Investitionskosten führst oder überwiegend im B2B-Geschäft tätig bist, solltest du hingegen genau abwägen, ob der Verzicht auf den Vorsteuerabzug und die möglicherweise eingeschränkte Wettbewerbsfähigkeit die Vorteile der Kleinunternehmerregelung überwiegen.

Eine GmbH als Kleinunternehmerin kann dann unter Umständen finanzielle Nachteile mit sich bringen, die langfristig der Entwicklung deines Unternehmens im Weg stehen. Grundsätzlich solltest du deine Entscheidung von deiner Unternehmensstruktur und den geplanten Umsätzen abhängig machen.

Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.