Die Top 6 Fehler in der Buchhaltung 

Eine saubere Buchhaltung ist das A und O für dein Unternehmen. Doch leider schleichen sich manchmal Fehler in die Buchhaltung ein.

Die Folge: Chaos, verärgerte Kund:innen, Ärger mit dem Finanzamt und im schlimmsten Fall sogar rechtliche Konsequenzen. Mit unseren Tipps kannst du die häufigsten Fehler in der Buchhaltung vermeiden.

Die Top 6 Fehler in der Buchhaltung und wie du sie vermeidest oder korrigierst

Irren ist menschlich. Fehler passieren überall – auch in der Buchhaltung. Fehler in der Buchhaltung sind wie Sand im Getriebe: Sie behindern den reibungslosen Geschäftsalltag und kosten Zeit und Nerven. Sobald ein Buchhaltungsfehler entdeckt wird, musst du ihn korrigieren. Das bedeutet, manuelle Nachbearbeitung verbunden mit hohem Zeitaufwand. 

Fehler in der Buchhaltung lassen sich nicht immer vollständig vermeiden. Um die negativen Folgen zu minimieren, ist es daher umso wichtiger, Präventionsmaßnahmen zu ergreifen. Dazu gehören regelmäßige Kontrollen der Buchhaltung, der Einsatz von einer Buchhaltungssoftware, Schulung der Mitarbeiter:innen im Bereich Buchhaltung, die Beauftragung eines/einer Steuerberater:in für komplexe steuerliche Sachverhalte.

Fehler Nr. 1: Schuhschachtel-Buchhaltung 

Der Fehler: Kennst du das Bild von der Schuhschachtel voller Belege? Ein beliebtes Klischee, das leider oft Realität für viele Gründer:innen ist. Sich durch einen Berg unsortierter Belege zu wühlen, ist nicht nur mühsam, sondern kostet dich oder deinem/r Steuerberater/in bzw. Buchhalter:in viel Zeit – und damit bares Geld. Mit der Schuhschachtel-Buchhaltung verlierst du auch einfach schnell den Überblick über deine Finanzen. 

Die Lösung: Mit einer digitalen Buchhaltungssoftware wie Accountable bringst du deine Belege in Ordnung. Scanne deine Rechnungen und Quittungen ein oder fotografiere sie mit deinem Smartphone. Die Software sortiert die Belege automatisch und ordnet sie den richtigen Kategorien zu. So hast du jederzeit einen lückenlosen Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.

Fehler Nr. 2: Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben

Der Fehler: Alles auf ein Konto? Bloß nicht! Damit lässt du jedem:r Steuerberater:in die Haare zu Berge stehen. Getrennte Konten für deine privaten und geschäftlichen Finanzen sind ein absolutes Muss in der Buchhaltung. Sonst drohen Fehler und Chaos. Und: Falls es zu einer Betriebsprüfung kommt, hast du mit getrennten Konten alles Wichtige griffbereit und vermeidest unnötigen Stress.

Die Lösung: Private Finanzen und Geschäftsfinanzen gehören strikt getrennt. Richte ein separates Konto für dein Unternehmen ein. Mittlerweile gibt es zahlreiche Angebote, auch für Gründer:innen, günstig an ein Geschäftskonto zu kommen. Nutze dieses Konto ausschließlich für geschäftliche Einnahmen und Ausgaben. 

➡️Warum du ein separates Geschäftskonto eröffnen solltest

Fehler Nr. 3: Falsche Rechnungsstellung

Der Fehler: Schnell bezahlt werden und Geld verdienen – wer will das nicht? Um deine Kunden fristgerecht abrechnen zu können, gehört das Schreiben professioneller Rechnungen zu den wichtigsten Aufgaben in deiner Buchhaltung. Deine Rechnungen müssen alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten und korrekt erstellt sein. Sie dienen schließlich nicht nur als Nachweis über erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren, sondern sind auch für die korrekte Steuerabführung relevant. Ein Beispiel: Keine Umsatzsteuer auf der Rechnung? Dann ist auch der Vorsteuerabzug futsch.

Die Lösung: Stelle sicher, dass deine Rechnungen korrekt und rechtskonform sind. Manchmal reicht auch schon ein kleiner Zahlendreher, um große Probleme zu verursachen. Prüfe alle Pflichtangaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Nutze eine Rechnungsvorlage oder Buchhaltungssoftware, um die Erstellung deiner Rechnungen zu vereinfachen und Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden.

💡Tipp: Mit Steuersoftware wie Accountable erstellst du automatisch korrekte Rechnungen die auch den Vorgaben für E-Rechnungen entsprechen. Erfahre mehr über Accountable.

Fehler Nr. 4: Duplikate machen

Der Fehler: Doppelt hält besser? Nicht in der Buchhaltung. Duplizierte Rechnungen und Belege verzerren das Bild deiner Finanzsituation und im schlimmsten Fall geht das Finanzamt von bewusster Irreführung aus.

Die Lösung: Eine Digitale Buchhaltungssoftware erkennt Duplikate automatisch und weist dich darauf hin. Prüfe die Reihenfolge der Rechnungsnummern regelmäßig auf Korrektheit und stell sicher, dass deine Mitarbeiter:innen die Buchhaltungssoftware richtig verwenden.

Fehler Nr. 5: Thermopapier-Belege nicht kopieren

Der Fehler: Thermopapier ist das Material, auf dem die meisten Kassenbons gedruckt werden. Das ist ein entscheidender Nachteil für deine Buchhaltung, denn Thermopapier ist lichtempfindlich und verblasst mit der Zeit. Die gedruckten Informationen werden unleserlich und das kann zu Fehlern in der Buchhaltung führen, denn im Falle einer Betriebsprüfung musst du dem Finanzamt deine Quittungen vorlegen können.

Die Lösung: Scanne deine Thermopapier-Belege immer ein. Mit der App von Accountable erledigst du dies on-the-go und in wenigen Sekunden. So hast du sie auch in digitaler Form gespeichert und kannst sie jederzeit wieder ausdrucken, wenn das Original verblasst ist. Bewahre deine Belege an einem dunklen, trockenen Ort auf. So verlangsamst du den Verblassungsprozess.

➡️ Eigenbelege: Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Belege

Fehler Nr. 6: Nachlässigkeit bei offenen Forderungen 

Der Fehler: Rechnung gestellt, aber keine Zahlung in Sicht? „Irgendwann wird er/sie schon zahlen“ – diese Einstellung kann gerade für Gründer:innen schnell zum Verhängnis werden. Denn nicht alle Kund:innen sind so zuverlässig wie manch eine:r hofft. Gerade in der Gründungsphase ist jeder Euro wichtig. Zahlungsausfälle können deine Liquidität gefährden und im Worst Case sogar die Existenz deines Unternehmens bedrohen.

Die Lösung: Verlass dich nicht auf die Hoffnung, dass deine Kund:innen irgendwann zahlen werden. Mit einer Buchhaltungssoftware behältst du deine Zahlungseingänge stets im Blick und kannst überfällige Rechnungen mit wenigen Klicks mahnen. Die Software erinnert dich automatisch an Zahlungstermine und erstellt professionelle Mahnschreiben. Bei besonders hartnäckigen säumigen Zahlern kann es allerdings sinnvoll sein, ein Inkassobüro einzuschalten.

➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress

Wer haftet für Fehler in der Buchhaltung?

Du haftest als Unternehmer:in im Zweifelsfall immer selbst für Fehler in der Buchhaltung. Wenn du Angestellte hast, haften diese in den meisten Fällen nicht. Anders verhält es sich allerdings bei vorsätzlichem Handeln oder grober Fahrlässigkeit. Vorsatz liegt vor, wenn ein:e Mitarbeiter:in absichtlich einen Fehler begeht, um beispielsweise den Arbeitgeber zu schädigen.

Grobe Fahrlässigkeit hingegen zeichnet sich durch ein besonders leichtfertiges und unachtsames Verhalten aus. In beiden Fällen könnte der/die Mitarbeiter:in für den entstandenen Schaden haftbar gemacht werden.