8 Steuertipps für selbstständige Einzelhändler

Als selbstständige:r Einzelhändler:in entstehen dir durch den Betrieb deines Geschäfts hohe Kosten. Viele dieser Ausgaben kannst du steuerlich geltend machen und so deine finanzielle Belastung reduzieren.

Hier sind acht nützliche Tipps, die dir dabei helfen, deine Ausgaben zu optimieren und im Einzelhandel Steuern zu sparen.

1. Maßnahmen für deinen Auftritt im Internet

Die Internetpräsenz ist heute ein Kernstück vieler Unternehmen und auch für selbstständige Einzelhändler:innen interessant. Mit einer Website und Social-Media-Kanälen kannst du dich präsentieren und neue Kund:innen auf deinen Laden aufmerksam machen, aber auch Produkte und Leistungen online vermarkten bzw. verkaufen. Diverse Ausgaben für die berufliche Website und Social-Media-Accounts lassen sich zusätzlich als Ausgaben der Einkommenssteuer absetzen:

• Monatliche oder jährliche Gebühren für die Domain-Registrierung sind absetzbar.
• Wenn du eine neue Domain kaufst, kannst du diese Kosten steuerlich geltend machen.
• Investitionen in die Gestaltung, Pflege und Optimierung deiner Website und deiner Social-Media-Kanäle können als Betriebsausgaben abgesetzt werden.
• Regelmäßige Wartung und Updates sind ebenfalls absetzbar.

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2. Arbeitsmittel Computer 

Dein Computer und andere Telekommunikationsmittel (z.B. Smartphone) können als Arbeitsmittel in voller Höhe steuerlich absetzbar sein. Wenn du diese Geräte sowohl beruflich als auch privat nutzt, kannst du den beruflichen Nutzungsanteil absetzen lassen:

• Betriebliche Nutzung von rund 50 %: Du kannst die Hälfte der Kosten steuerlich absetzen.
• Betriebliche Nutzung von 90 % oder höher: Der gesamte Kostenbetrag ist absetzbar.

Seit 2021 gilt auch für Computerhardware eine nur einjährige Nutzungsdauer. Das bedeutet, dass du die Ausgaben für solche Geräte im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgaben verbuchen kannst, unabhängig davon, wie hoch die Anschaffungskosten sind.

3. Betriebliche Software

Viele Einzelhändler:innen nutzen heute betriebliche Software, um ihre Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten. Diese digitalen Hilfsmittel sind in vielen Bereichen unverzichtbar geworden:

• Personalverwaltung: Du kannst Arbeitszeiten erfassen, Löhne berechnen und Urlaubspläne verwalten.
• Buchhaltung: Die Software hilft dir, Einnahmen und Ausgaben zu überwachen, Rechnungen zu stellen und Steuererklärungen vorzubereiten. Die Tools sind häufig an das Kassensystem angeschlossen.
• Vertrieb: Kunden- und Auftragsmanagement werden optimiert, was dir hilft, deinen Kundenservice zu verbessern.
• Logistik: Du behältst den Überblick über Lagerbestände, Bestellungen und Lieferungen.

Diese betriebliche Software lässt sich steuerlich geltend machen, was dir dabei hilft, deine Steuerlast zu reduzieren:

• Software bis 150 Euro netto: Diese kannst du sofort abschreiben.
• Software über 150 Euro netto: Diese kannst du als immaterielles Wirtschaftsgut abschreiben.

💡Tipp von Accountable: Seit 2021 gilt für Software eine einjährige Nutzungsdauer. Das bedeutet, dass du die Ausgaben für betriebliche Software unabhängig von der Höhe im Jahr des Kaufs vollständig als Betriebsausgaben verbuchen darfst.

4. Weiterbildungsmöglichkeiten

Auch Mittel zur beruflichen Entwicklung kannst du als Betriebsausgaben geltend machen. Dazu gehören Fachliteratur und Zeitschriften, die einen direkten Bezug zu deinem Beruf und Unternehmen haben müssen. Fortbildungen können ebenfalls abgesetzt werden, sofern ein klarer Unternehmensbezug besteht. Zu den absetzbaren Betriebsausgaben zählen:

• Gebühren für Seminare, Workshops und Schulungen, die deine beruflichen Fähigkeiten erweitern.
• Kosten für spezielle Lehrgänge, die zur Weiterentwicklung deiner beruflichen Qualifikationen beitragen.
• Ausgaben für Reisen zu Fortbildungen oder Schulungen, die du steuerlich geltend machen kannst.
• Kosten für Übernachtungen, die im Zusammenhang mit beruflichen Weiterbildungen anfallen.

5. Fahrzeug als Firmenwagen geltend machen

Als Einzelhändler:in hast du die Möglichkeit, deinen PKW als Betriebsvermögen geltend zu machen, sofern du ihn zu einem wesentlichen Teil für betriebliche Zwecke nutzt. Dadurch kannst du sämtliche Kosten, die rund um den Wagen anfallen, als Betriebskosten steuerlich absetzen. Dies umfasst Anschaffungs- und laufende Kosten sowie den jährlichen Wertverlust (Abschreibung).

Beispiele für die Nutzung im Einzelhandel:

• Du nutzt deinen PKW regelmäßig, um Waren zu beschaffen oder Lieferungen an Kunden auszuliefern.
• Du fährst zu Messen, Lieferanten oder Geschäftsterminen, die für den Betrieb relevant sind.
• Du besuchst Kunden, um Verkaufs- oder Beratungsgespräche zu führen.

➡️ Mobilität für Selbstständige: Wie du dein Auto steuerlich absetzen kannst

6. Fahrtkosten

Unabhängig davon, ob du dein Fahrzeug hauptsächlich privat oder geschäftlich nutzt, gibt es einige steuerliche Möglichkeiten, die dir helfen können, Kosten zu sparen:

• Betriebliche Nutzung über 10%: Wenn du dein Fahrzeug zu mehr als 10 % für geschäftliche Zwecke nutzt, kannst du die tatsächlichen Fahrtkosten steuerlich geltend machen. Wichtig ist hierbei, dass du alle Belege sorgfältig aufbewahrst und einreichst. Diese Methode lohnt sich besonders, wenn du häufig geschäftlich unterwegs bist und dadurch hohe Fahrtkosten anfallen.
• Betriebliche Nutzung unter 10%: Solltest du dein Fahrzeug weniger als 10 % für berufliche Fahrten nutzen, kannst du die Kosten nach der Reisekostenpauschale absetzen. Derzeit liegt diese Pauschale bei 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer und erhöht sich ab dem 21. Entfernungskilometer auf 0,38 Euro. Für diese Abrechnungsmethode sind keine Belege erforderlich, jedoch musst du die Kosten in einer Reisekostenabrechnung dokumentieren oder ein Fahrtenbuch führen.

7. Leasing-Raten direkt absetzen

Wenn du Fahrzeuge oder Ausrüstung für dein Unternehmen least, kannst du die Raten direkt als Betriebskosten geltend machen. So musst du die Abschreibungen nicht über mehrere Jahre verteilen, sondern kannst die Kosten sofort absetzen.

Leasingsonderzahlungen kannst du ebenfalls sofort absetzen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind:

• Die Sonderzahlung darf nicht mehr als 30 % des Gesamtbetrags ausmachen.
• Du musst die Zahlung in einer EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) festhalten.

Beim Leasing gibt es eine Mindestvertragslaufzeit von 5 Jahren. Diese Bedingung sorgt dafür, dass die Leasingkosten planbar und kontinuierlich abgesetzt werden können.

8. Investitionsabzug durch Abschreibung nutzen

Ob Erweiterung deines Ladens, die Anschaffung eines neuen Regalsystems oder die Modernisierung deines Kassensystems: Immer, wenn du größere Investitionen planst, kann der folgende Tipp hilfreich sein, um bis zu 50 % der Kosten zu sparen. 

Mit dem Investitionsabzugsbetrag kannst du das Abschreibungspotenzial in ein Wirtschaftsjahr vor die Anschaffung oder Herstellung eines begünstigten Wirtschaftsguts verlagern und damit eine Steuerstundung erreichen. Dafür müssen jedoch bestimmte Bedingungen erfüllt sein:

• Die geplante Investition muss innerhalb der nächsten drei Jahre realisiert werden.
• Dein Jahresgewinn darf 200.000 Euro nicht überschreiten, um diesen Vorteil nutzen zu können.
• Das Wirtschaftsgut muss zu mindestens 90 % betrieblich genutzt werden.

➡️ Was kann man als Selbstständige:r von der Steuer absetzen?