Eingangsrechnung: Das musst du als Selbstständiger und Freelancer wissen

Das Verbuchen und Aufbewahren von sogenannten Eingangsrechnungen gehört für viele Selbstständige zur täglichen Arbeit und ist ein wichtiger Bestandteil der eigenen Buchführung.  Dabei muss die Rechnung jedoch unbedingt vollständig sein und alle vorgeschriebenen Bestandteile beinhalten, um offiziell als Eingangsrechnungen verbucht werden zu können. 

In diesem Artikel erfährst du, was auf keiner Eingangsrechnungen fehlen darf, wie lange du als Selbstständige:r oder Freelancer:in deine Belege aufbewahren musst und wie du dir die dabei gezahlte Umsatzsteuer wieder zurückholen kannst. 

Was ist eine Eingangsrechnung?

Eine Eingangsrechnung bezeichnet jede Rechnung, die an dich gestellt wird. Zum Beispiel für Waren, die du für dein Business einkaufst, oder für Leistungen, die du bei anderen Freelancer:innen beauftragt hast. Auch die Rechnung für eine neue Betriebsausgabe wie beispielsweise einen Computer oder ein neues Handy fallen unter den Punkt „Eingangsrechnung“. 

Dem gegenüber stehen die sogenannten Ausgangsrechnungen. Hier stellst du deinen Kunden deine geleisteten Services oder verkauften Produkte in Rechnung. 

➡️ Hier erfährst du alles, was du über (Ausgangs-)Rechnungen wissen musst!

Eingangsrechnungen und die Umsatzsteuer 

Wenn der Rechnungssteller der Eingangsrechnung darauf Umsatzsteuer ausweist, kannst du dir die gezahlte Vorsteuer wieder zurückholen. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass du selbst auch Umsatzsteuer zahlst und nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch gemacht hast.

Die Kleinunternehmerregelung befreit Selbstständige von der Zahlung und Ausweisung der Umsatzsteuer, sofern ihr Jahreseinkommen die Grenze von 22.000€ im ersten sowie 50.000€ im zweiten Jahr nicht überschreitet. 

Trifft dies nicht auf dich zu, so musst du auf deinen Ausgangsrechnungen Umsatzsteuer ausweisen und sie je nach Festlegung der für dich zuständigen Behörde monatlich oder quartalsweise an das Finanzamt abführen. 

Das Gute daran ist, dass du dir gleichzeitig auch die von dir für betriebliche Ausgaben gezahlte Umsatzsteuer zurückholen kannst. Die Summe deiner gezahlten Vorsteuerbeträge trägst du dafür einfach in der Umsatzsteuervoranmeldung ein. 

Natürlich kannst du aber nicht einfach so behaupten, eine Ausgabe getätigt zu haben, sondern musst sie anhand von entsprechenden Eingangsrechnungen auch belegen können. 

Aufbewahrungspflicht für Eingangsrechnungen 

Nachdem du deine Eingangsrechnungen verbucht hast, bist du gesetzlich dazu verpflichtet, die entsprechenden Belege über einen Zeitraum von 10 Jahren aufzuheben. So kannst du auch bei späteren eventuellen Rückfragen von den Finanzbehörden ganz eindeutig beweisen, wofür du die Umsatzsteuer bezahlt und zurückverlangt hast.

Fehlende Rechnungen können Konsequenzen für dich und dein Unternehmen haben. Und auch fehlerhafte Eingangsrechnungen, bei denen zum Beispiel eine Pflichtangabe nicht vermerkt ist, können zu Nachzahlungen an das Finanzamt führen. 

Deswegen solltest du sowohl deine eigenen als auch alle deine Eingangsrechnungen stets auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen. 

💡 Tipp von Accountable: Mit der Steuerlösung von Accountable kannst du ganz einfach ein Foto mit der App von deinen Eingangsrechnungen machen und so eine Zahlung verbuchen. Dadurch hast du alle deine Belege digital auch Jahre später noch an einem Ort.

Pflichtangaben auf einer Eingangsrechnung

Damit eine Rechnung offiziell ist und dir als Eingangsrechnung einen umsatzsteuerlichen Vorteil bringen kann, muss sie gewisse Pflichtangaben enthalten.

Zu diesen Pflichtbestandteilen gehören:

• Der vollständige Name und die Adresse des Rechnungsstellers sowie des Empfängers
• Eine eindeutige Rechnungsnummer
• Das Ausstellungsdatum der Rechnung
• Die Menge und die Art der gelieferten Waren oder Services
• Der Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Zeitraum der Dienstleistung
• Die Summe der Rechnung
• Der anzuwendende Steuersatz (Regelsteuersatz 19%, reduzierter Steuersatz 7%)
• Eventuell zutreffende Rabatte
• Die gültige Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer von Rechnungssteller und Empfänger. Über die Accountable App kannst du deine Eingangsrechnungen als Foto hochladen oder Ausgaben manuell eintragen. Dabei wird automatisch der richtige Umsatzsteuer-Satz für dich berechnet.

Beispiel für das Buchen einer Eingangsrechnung

Ein Freelancer, der als Grafikdesigner tätig ist, erhält eine Eingangsrechnung für den Kauf einer Software-Lizenz, die er für seine Arbeit benötigt.

Eingangsrechnung:

• Anbieter: SoftwareShop GmbH
• Datum: 01.10.2024
• Betrag: 119,00 € (inkl. 19% Umsatzsteuer)
• Rechnungsnummer: 12345

Buchungssatz:

1. Soll: Betriebsausgaben (Software) 100,00 €
2. Soll: Vorsteuer (Umsatzsteuer) 19,00 €
3. Haben: Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten 119,00 €

Vorgehen:

• Der Nettobetrag der Software-Lizenz (ohne Umsatzsteuer) beträgt 100,00 € und wird auf das Konto “Betriebsausgaben (Software)” gebucht.
• Die Umsatzsteuer von 19,00 € (19% von 100,00 €) wird auf das Konto “Vorsteuer” gebucht, da der Freelancer diese später vom Finanzamt zurückfordern kann, sofern er vorsteuerabzugsberechtigt ist.
• Der Gesamtbetrag der Rechnung (119,00 €) wird als Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten gebucht, da der Freelancer diesen Betrag noch zahlen muss.
• Wenn der Freelancer die Rechnung später bezahlt, wird der Betrag von den “Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten” abgebucht und auf das Bankkonto oder das Kassenkonto des Freelancers gebucht.

Tipps zum Buchen von Eingangsrechnungen

Wer monatlich oder quartalsweise eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben muss, beschäftigt sich regelmäßig mit dem Thema Buchhaltung. Das kostet Zeit und leider oft auch ein paar Nerven, wenn sich zum Beispiel eine Rechnung nicht mehr nachvollziehen lässt.

Diesem Problem kannst du ganz einfach vorbeugen, indem du direkt nach Erhalt der Eingangsrechnungen darauf den Grund der Anschaffung vermerkst. Dadurch hast du nicht nur einen guten Überblick über deine betrieblichen Ausgaben, sondern kannst bei eventuellen Nachfragen vom Finanzamt eindeutig belegen, wofür die Kosten angefallen sind.

Eine Ausnahme stellen dabei Ausgaben dar, die sich nicht so einfach in private oder berufliche Nutzung aufteilen lassen. Das ist zum Beispiel oft bei Reisekosten der Fall oder auch bei der Nutzung eines Telefons für private sowie betriebliche Zwecke.

In diesem Falle musst du eine Aufteilung in abziehbare und nicht abziehbare Beträge vornehmen und diese bestenfalls mit einer klaren Auflistung belegen. 

Welche Steuerzahlungen du dir wieder zurückholen kannst, variiert je nach Ausgabe und Tätigkeitsbereich. Wenn du dir bei einer Eingangsrechnung nicht sicher bist, kannst du ganz einfach die Ausgabensuche auf unserer Website nutzen. Hier kannst du deine Ausgaben eingeben und erfährst mit einem Klick, ob du sie als Geschäftsausgabe absetzen kannst oder nicht.

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💡 Tipp von Accountable: Mit der kostenlosen App der Accountable Steuerlösung kannst du ganz einfach Belege und Eingangsrechnungen scannen und digital speichern. Außerdem kannst du Ausgangsrechnungen schreiben und direkt verschicken. So hast du deine Buchhaltung immer auf dem neuesten Stand und kannst somit auch stressfrei deine Steuererklärungen mit Accountable erledigen.