E-Rechnungen: Diese Vorteile solltest du kennen

Mit der zunehmenden Digitalisierung in allen Geschäftsprozessen verändert sich auch die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Rechnungen versenden und verbuchen. Traditionelle Rechnungen werden zunehmend durch moderne, digitale Lösungen ersetzt.

Das E-Rechnungsgesetz, das für bestimmte Unternehmen die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung vorsieht, hat den Weg geebnet, auf dem insbesondere XRechnung und das Peppol-Netzwerk als Schlüsseltechnologien agieren.

Dieser Artikel gibt dir einen Überblick über die Bedeutung des E-Rechnungsgesetzes, die Vorteile von E-Rechnungen und wie XRechnungen und Peppol im Rechnungswesen funktionieren.

Das E-Rechnungsgesetz und die E-Rechnungspflicht

Auf Grundlage der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist am 27. November 2018 das Gesetz über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (E-Rechnungsgesetz) in Kraft getreten. Unternehmen, die Geschäfte mit öffentlichen Auftraggebern tätigen oder selbst Teil des öffentlichen Sektors sind, haben seitdem die Pflicht, ihre Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln. Ziel dieser Maßnahme ist die Steigerung von Effizienz, Transparenz und Nachvollziehbarkeit im Rechnungsprozess. In unserem Leitfaden zu E-Rechnungen haben wir alle weiteren Details zusammengefasst.

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Peppol: Netzwerk zum Austausch von E-Rechnungen

Peppol, kurz für Pan-European Public Procurement OnLine, ist ein Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Datenaustausch zwischen Behörden, Organisationen und Unternehmen ermöglicht. Das Besondere an Peppol ist, dass nicht nur national, sondern auch international elektronische Dokumente sicher versendet und empfangen werden können – zum Beispiel Kataloge, Lieferscheine und auch E-Rechnungen.

Die Vorteile von Peppol sind:

• Geringere Verwaltungs- und Materialkosten:
  Die Nutzung von Peppol und die damit verbundene elektronische Übermittlung von Dokumenten führt zu einer Senkung der Verwaltungs- und Materialkosten.
• Vereinfachter, weltweiter Datenaustausch: 
  Indem Peppol den elektronischen Austausch von Dokumenten und E-Rechnungen standardisiert, wird der weltweite Datenaustausch zwischen Behörden, Organisationen und Unternehmen vereinfacht.
• Versand und Empfang in Echtzeit:
  Der Versand und Empfang von Dokumenten und E-Rechnungen innerhalb des Peppol-Netzwerks erfolgt in Echtzeit. Dadurch hast du jederzeit Einblick in den aktuellen Status deiner Rechnungen und kannst im Falle von Verzögerungen oder Problemen schnell reagieren.
• Hohe Sicherheitsstandards:
  Das Peppol-Netzwerk sorgt für einen sicheren Datenaustausch. Sensible Informationen werden durch Verschlüsselung und Authentifizierung zwischen den registrierten Mitgliedern geschützt und können nur von autorisierten Personen eingesehen werden.

Wie funktioniert Peppol?

Durch die Nutzung des Netzwerkes ist es allen registrierten Mitgliedern möglich, zentral über Peppol zu kommunizieren. Bei der Anmeldung bei Peppol wird deinem Unternehmen eine eindeutige Kennung, die sogenannte Peppol-ID, zugewiesen. Diese ID dient als Identifikationsmerkmal und wird differenziert für die Rechnungsstellung und den Rechnungsempfang vergeben. Durch diesen Prozess wird eine standardisierte Umgebung für den Austausch von Daten geschaffen, wodurch nicht nur die Sicherheit, sondern auch die Zuverlässigkeit der übermittelten Daten gewährleistet wird.

XRechnungen: Standard für E-Rechnungen in Deutschland

XRechnungen, auch ZUGFeRD genannt, ist der Standard für den elektronischen Austausch von Rechnungen in Deutschland und ein zentraler Bestandteil des E-Rechnungsgesetzes. Um die Rechnungsstellung an die öffentliche Verwaltung zu vereinheitlichen, müssen Daten in einem standardisierten und strukturierten XRechnungs-Format vorliegen.

Die Vorteile der XRechnung sind:

• Geringere Verwaltungs- und Materialkosten:
  Durch die E-Rechnung werden Verwaltungs- und Materialkosten reduziert.
• Automatische Verarbeitung durch Buchhaltungssysteme:
  Das Format der XRechnung wird automatisch durch Buchhaltungssysteme verarbeitet. Dies beschleunigt den gesamten Rechnungsprozess und macht die Buchhaltung effizienter.
• Minimierung von Fehlern:
  Durch die Standardisierung der E-Rechnung werden mögliche Fehler bei der manuellen Erstellung von Rechnungen minimiert. Gleichzeitig führt sie zu einer höheren Genauigkeit in der Buchhaltung.
• Rechnungsprozess wird beschleunigt:
  Die elektronische Rechnungserstellung und der digitale Versand optimieren den gesamten Rechnungsprozess.

💡Tipp von Accountable: Beachte, dass alle relevanten Belege und E-Rechnungen entsprechend den steuerlichen Vorgaben dokumentiert und archiviert werden. Für spätere Betriebsprüfungen ist die sorgfältige Aufbewahrung unerlässlich. Du kannst Belege auch digital mit Accountable speichern.

XRechnung-Validatoren zur Rechnungserstellung

Um eine XRechnung zu erstellen, ist ein umfassendes Wissen über die spezifischen Anforderungen an das Format erforderlich. Voraussetzung für eine reibungslose Verarbeitung der XRechnung ist, dass die Daten strukturiert und fehlerfrei vorliegen. Darüber hinaus ist es entscheidend, dass der genaue Aufbau der XRechnung nicht nur den Vorgaben des E-Rechnungsgesetzes entspricht, sondern auch deinen individuellen Geschäftsanforderungen gerecht wird.

Um sicherzustellen, dass deine erstellten XRechnungen den geforderten Standards entsprechen, können dir XRechnung-Validatoren helfen. Diese Tools prüfen deine erstellten Rechnungen auf Konformität mit dem XRechnungs-Format und helfen, mögliche Fehler zu identifizieren. Damit wird nicht nur sichergestellt, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt bleiben, sondern auch, dass der:die Empfänger:in die Rechnungen problemlos verarbeiten kann. 

Effizienzsteigerung durch E-Rechnungen

Die Umstellung auf E-Rechnungen für Transaktionen mit der öffentlichen Verwaltung ist ein wichtiger Schritt hin zu einem effizienteren Rechnungswesen. XRechnung ist dabei das bevorzugte Format, Peppol das Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch dieser Rechnungen ermöglicht. Auch in der B2B-Kommunikation haben sich elektronische Rechnungen als effiziente und kostensparende Alternative zu traditionellen Papierrechnungen etabliert. 

Durch den Einsatz von E-Rechnungen positionierst du dich schon heute für die Anforderungen einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt. Dabei profitierst du nicht nur von einer schnelleren Verarbeitung im Rechnungsprozess, sondern durch die Reduktion von manuellen Eingriffen auch von weniger Fehlern und erheblichen Kosteneinsparungen.

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FAQ: Häufige Fragen zum Thema E-Rechnungen, XRechnungen und Peppol

1. Was genau besagt das E-Rechnungsgesetz und welche Unternehmen sind davon betroffen?

Das E-Rechnungsgesetz verpflichtet Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten oder selbst Teil des öffentlichen Sektors sind, dazu, ihre Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln. Die Regelung basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU und gilt seit dem 27. November 2018. Ab 2025 wird diese Pflicht auf alle B2B-Transaktionen ausgeweitet.

2. Wie funktioniert das Peppol-Netzwerk und welche Vorteile bietet es?

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein Netzwerk für den sicheren und standardisierten Austausch elektronischer Dokumente wie E-Rechnungen, Lieferscheinen und Katalogen. Es ermöglicht den weltweiten Austausch von Dokumenten in Echtzeit und bietet hohe Sicherheitsstandards durch Verschlüsselung und Authentifizierung. Vorteile umfassen geringere Verwaltungs- und Materialkosten, vereinfachten Datenaustausch und Echtzeit-Überwachung der Dokumentenverarbeitung.

3. Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung und ZUGFeRD sind beide E-Rechnungsformate, unterscheiden sich jedoch in ihrer Struktur. XRechnung verwendet ausschließlich XML-Daten und ist auf den automatisierten Austausch und die Verarbeitung von Rechnungsdaten ausgerichtet. ZUGFeRD kombiniert eine visuell lesbare PDF-Rechnung mit einem eingebetteten XML-Datensatz, wodurch es sowohl für die manuelle als auch für die automatisierte Verarbeitung geeignet ist.

4. Wie kann ich eine XRechnung erstellen und sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht?

Um eine XRechnung zu erstellen, benötigst du ein geeignetes Tool oder eine Software wie Accountable, die das XRechnungs-Format unterstützt. Du kannst auch einen online XRechnung-Validator nutzen, um deine Rechnungen auf Konformität mit den gesetzlichen Vorgaben zu prüfen und Fehler zu identifizieren.

5. Was sollte ich tun, wenn ich eine E-Rechnung im ZUGFeRD-Format erhalte, aber Schwierigkeiten beim Öffnen oder Verarbeiten habe?

Wenn du eine ZUGFeRD-Rechnung erhältst und Probleme beim Öffnen oder Verarbeiten hast, überprüfe zunächst, ob deine Software das ZUGFeRD-Format unterstützt. Die Rechnung ist als PDF-Datei eingebettet, die du mit einem normalen PDF-Reader öffnen kannst. Für die Verarbeitung der XML-Daten benötigst du eine spezialisierte Software. Falls weiterhin Probleme auftreten, kontaktiere den Absender der Rechnung oder nutze Online-Tools zur Validierung und Extraktion der Daten.