E-Rechnung stornieren und Gutschrift richtig abwickeln

Fehler in Rechnungen können schnell passieren. Eine falsche Summe, ein Zahlendreher oder fehlerhafte Angaben zur Leistung – und schon ist die ausgestellte E-Rechnung nicht mehr korrekt. Doch wie geht man in einem solchen Fall vor? Wie funktioniert die Rückabwicklung von E-Rechnungen bei fehlerhaften Angaben?

In diesem Ratgeber erfährst du, wie du Fehler in E-Rechnungen professionell korrigierst, Stornorechnungen ausstellst und welche Besonderheiten es bei Gutschriften gibt.

Kann ich eine E-Rechnung stornieren?

Eine ausgestellte E-Rechnung kann nicht einfach gelöscht oder nachträglich geändert werden. Das liegt daran, dass Rechnungen, sobald sie versendet wurden, rechtskräftig sind. Doch keine Sorge – du kannst eine fehlerhafte E-Rechnung trotzdem rückgängig machen. Dazu ist die Ausstellung einer Stornorechnung erforderlich. Hierbei wird der ursprüngliche Rechnungsbetrag auf null gesetzt.

Wann wird eine Stornorechnung ausgestellt?

Eine vollständige Rückabwicklung von E-Rechnungen ist notwendig, wenn eine Rechnung vollständig falsch ist, der gesamte Rechnungsbetrag ungültig ist oder wenn Leistungen nicht erbracht wurden.

Typische Gründe für eine Stornorechnung sind demnach:

• Falsche Rechnungsbeträge: Wenn der Rechnungsbetrag zu hoch oder zu niedrig ist und eine Korrektur nicht ausreicht.
• Fehlerhafte Angaben: Wenn wichtige Angaben wie Leistungserbringer:in oder Leistungsdatum nicht korrekt sind.
• Nicht erbrachte Leistungen: Wenn die in der Rechnung aufgeführte Leistung nicht erbracht wurde und eine vollständige Rückabwicklung notwendig ist.

Wie stelle ich eine Stornorechnung in einem E-Rechnungssystem aus?

Halte dich an diese wesentlichen Schritte, um eine Stornorechnung korrekt auszustellen:

1. Neue Rechnung erstellen: Bei einer Stornierung ist eine komplett neue Rechnung zu erstellen.
2. Bezug zur ursprünglichen Rechnung: Die Stornorechnung muss sich immer auf die fehlerhafte Rechnung beziehen. Dazu gehört die Angabe der ursprünglichen Rechnungsnummer sowie die Darstellung der fehlerhaften Beträge.
3. Angabe von Negativbeträgen: In der Stornorechnung werden alle in der ursprünglichen Rechnung aufgeführten Beträge als Negativbeträge ausgewiesen. Das macht die ursprüngliche Rechnung buchhalterisch unwirksam.
4. Neue Rechnungsnummer: Auch wenn sich die Stornorechnung auf eine bereits ausgestellte Rechnung bezieht, muss sie eine eigene, neue Rechnungsnummer erhalten.
5. Dokumentation und Aufbewahrung: Wie jede andere Rechnung auch, muss eine Stornorechnung revisionssicher archiviert werden. Es gelten die gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrungspflicht nach GoBD.

💡Tipp von Accountable: Der BT-3-Code ist ein Feld in bestimmten E-Rechnungsformaten wie der XRechnung, das zur Kennzeichnung von Transaktionen wie Gutschriften oder Stornierungen verwendet wird. Dieser Code sorgt für eine klare Zuordnung und erleichtert die automatische Verarbeitung. So bleibt jede Korrektur transparent und nachvollziehbar.

Gutschriften bei E-Rechnungen

Das Gutschriftverfahren ist eine gängige Methode, um Rückerstattungen oder Rabatte auf bereits ausgestellte Rechnungen zu verarbeiten. Es ist besonders dann sinnvoll, wenn Leistungen nur teilweise erbracht wurden oder nachträglich Preisnachlässe gewährt werden.

Eine Gutschrift stellt keine vollständige Stornierung der ursprünglichen Rechnung dar, sondern dient als ergänzende Rechnung dazu, eine Teilrückerstattung zu dokumentieren. Sie kommt in folgenden Fällen zum Einsatz:

• Rabatt- oder Nachlassvereinbarungen: Wenn du Kund:innen nachträglich einen Rabatt gewährst, der nicht in der ursprünglichen Rechnung enthalten war.
• Teilrücksendungen: Wenn Kund:innen nur einen Teil der gelieferten Ware zurücksenden und der Rechnungsbetrag entsprechend angepasst werden muss.
• Leistungsänderungen: Wenn sich nach Rechnungsstellung herausstellt, dass die in Rechnung gestellte Leistung nicht vollständig erbracht wurde.

Wie funktioniert das Gutschriftverfahren bei E-Rechnungen?

Bei E-Rechnungen wird zur Korrektur häufig der sogenannte BT-3-Code verwendet. Dieser Code ermöglicht es, Gutschriften eindeutig in der elektronischen Rechnung zu kennzeichnen. Das sind die grundlegenden Schritte, um eine Gutschrift abzuwickeln:

1. Ursprüngliche Rechnung prüfen: Prüfe die Originalrechnung, um die genauen Fehler zu erkennen. So stellst du sicher, dass du die richtigen Korrekturen vornimmst.
2. Neue Gutschrift erstellen: Öffne dein Buchhaltungsprogramm und erstelle eine neue Gutschrift.
3. Verweis auf Originalrechnung: Füge die Rechnungsnummer sowie alle weiteren relevanten Informationen der ursprünglichen Rechnung hinzu.
4. Beiträge korrigieren: Trage den zu erstattenden Betrag als Negativbetrag ein.
5. BT-3-Code verwenden: Nutze je nach Format beispielsweise den BT-3-Code, um die Gutschrift korrekt zu kennzeichnen.
6. Archivierung: Sorge für die revisionssichere Archivierung der Gutschrift. Das bedeutet, dass sie unveränderbar gespeichert und archiviert werden muss. Deine Buchhaltungssoftware sollte dies automatisch gewährleisten und alle Gutschriften rechtssicher dokumentieren.

Wie korrigiere ich kleinere Fehler in einer ausgestellten E-Rechnung?

Neben der Möglichkeit, eine Stornorechnung oder Gutschrift auszustellen, gibt es auch die Option, eine Korrekturrechnung zu erstellen. Dies ist sinnvoll, wenn nur kleinere Fehler in der Rechnung vorhanden sind, die den Gesamtbetrag nicht betreffen.

Mit einer Korrekturrechnung kannst du diese Fehler beheben, ohne die gesamte Rechnung zu stornieren. Typische Anwendungsfälle für Korrekturrechnungen sind:

• Falsche Adressdaten: Wenn du die falsche Rechnungsanschrift oder einen falschen Firmennamen angegeben hast.
• Fehler bei der Produktbezeichnung: Wenn das in der Rechnung angegebene Produkt nicht korrekt beschrieben wurde.
• Falscher Steuersatz: Wenn der in der Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuersatz falsch ist und korrigiert werden muss.

Die Korrekturrechnung muss klar als solche gekennzeichnet sein und sich auf die ursprüngliche Rechnung beziehen. Auch hier ist es wichtig, dass eine neue Rechnungsnummer vergeben wird und die Korrekturrechnung revisionssicher archiviert wird.

Im Gegensatz zur Stornorechnung bleibt die ursprüngliche Rechnung bestehen, wird aber durch die Korrekturrechnung ergänzt. Sowohl die Original- als auch die Korrekturrechnung müssen archiviert und aufbewahrt werden.

Checkliste: Was du bei der Korrektur von E-Rechnungen beachten musst

Sowohl Stornorechnungen als auch Korrekturrechnungen und Gutschriften unterliegen den gleichen Voraussetzungen und Anforderungen wie reguläre E-Rechnungen. Hier siehst du die Anwendungsfälle und Vorgaben noch einmal im Überblick:

Stornorechnung	Für vollständig fehlerhafte Rechnungen oder nicht erbrachte Leistungen
Gutschrift	Bei Teilrücksendungen, Rabatten oder Leistungsänderungen
Korrekturrechnung	Für kleinere Fehler, die keine vollständige Stornierung erfordern
Steuerliche Anforderungen	Ausgewiesene Steuerbeträge korrekt korrigieren
Formatvorgaben	Strukturiertes, standardisiertes Format wie XRechnung oder ZUGFeRD, damit Rechnungen maschinell verarbeitet werden können
Technische Standards	Nutzung von Codes wie BT-3-Code oder DocumentTypeCode, um den Transaktionstyp zu kennzeichnen
Archivierung	Revisionssicher, zehn Jahre lang

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