Die bevorstehende Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 soll den Rechnungsaustausch im geschäftlichen Verkehr (B2B) digital standardisieren, um Verwaltungskosten zu senken und die Bearbeitung zu erleichtern. An dieser Stelle klären wir die Frage: Haben E-Rechnungen spezielle Anforderungen für verschiedene Branchen? Welche Ausnahmen und Sonderregelungen müssen Selbstständige und Freiberufler:innen beachten?
Ab dem 1. Januar 2025 wird es für alle Selbstständigen und Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich oder an öffentliche Auftraggeber stellen, Pflicht, elektronische Rechnungen in strukturierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD zu erstellen. Diese Formate sind maschinenlesbar und ermöglichen eine schnelle, digitale Verarbeitung.
Ziel ist es, die Effizienz zu steigern und die Kosten der Rechnungsverwaltung zu reduzieren. Für Rechnungen im B2C-Bereich an Privatkund:innen gibt es jedoch keine Verpflichtung zur E-Rechnung; hier bleibt es den Unternehmen überlassen, ob sie digitale oder traditionelle Formate wie PDF und Papier verwenden möchten.
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Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft Heilpraktiker:innen im Wesentlichen nur im B2B-Bereich. Heilpraktiker:innen, die ihre Leistungen an Privatpersonen erbringen, sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Anders sieht es jedoch aus, wenn Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen gestellt werden. Hier greift die E-Rechnungspflicht ebenfalls ab 2025.
Für die Rechnungslegung ist es in diesem Fall erforderlich, die Rechnungen in einem elektronisch strukturierten Format zu erstellen und zehn Jahre revisionssicher zu archivieren.
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Dolmetscher:innen und Übersetzer:innen, die im B2B-Bereich tätig sind, müssen sich ebenfalls auf die E-Rechnungspflicht einstellen. Besonders bei Aufträgen, die für öffentliche Einrichtungen erbracht werden, wie Übersetzungsaufträge für Ministerien oder andere staatliche Stellen, ist die E-Rechnung ab 2025 Pflicht. Für private Aufträge (B2C) bleibt es den Dolmetscher:innen und Übersetzer:innen hingegen freigestellt, ob sie weiterhin herkömmliche Rechnungsformate wie PDF oder Papier nutzen.
Freiberufliche Coaches, die Dienstleistungen im B2B-Bereich anbieten, beispielsweise Schulungen für Unternehmen, sind ab 2025 ebenfalls zur Erstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Die Regelung betrifft alle, die Rechnungen an Unternehmen oder öffentliche Auftraggebende stellen.
Davon betroffen sind neben Coaches für Mitarbeiterschulungen und Business-Coaches beispielsweise freiberufliche Personal Trainer oder Mental Coaches, sofern ihre Rechnungen für Firmenkund:innenen oder Institutionen bestimmt sind. Für Leistungen an Privatkunden (B2C) gilt die E-Rechnungspflicht hingegen nicht – hier bleibt das bisherige Rechnungsformat möglich.
Auch Influencer:innen und Content Creators, die im B2B-Bereich tätig sind und mit Unternehmen zusammenarbeiten, müssen sich auf die neue E-Rechnungspflicht einstellen. Die Regelung gilt, sobald Dienstleistungen oder Kooperationen über Rechnungen abgerechnet werden, z. B. für Produktempfehlungen, Werbeposts oder Partnerschaften mit Marken.
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Nicht alle Branchen und Dienstleistungen fallen uneingeschränkt unter die neue Regelung. Für einige Bereiche gelten besondere Ausnahmeregelungen:
💡 Ab 2028 wird in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung ohne Ausnahmen gelten. Von diesem Zeitpunkt an müssen alle Rechnungen, ob für Geschäftskund:innen (B2B) oder Privatpersonen (B2C), elektronisch und im vorgeschriebenen Format ausgestellt werden.
Freiberufler:innen wie Heilpraktiker:innen, die häufig ohne Umsatzsteuer arbeiten, müssen trotzdem E-Rechnungen erstellen, wenn sie im B2B-Bereich tätig sind. Die E-Rechnungspflicht betrifft die Form und nicht den Inhalt der Rechnungen – auch steuerfreie Rechnungen müssen ab 2025 elektronisch und strukturiert sein. Dies betrifft zudem die korrekte Archivierung, die sicherstellen muss, dass alle Rechnungen revisionssicher und zehn Jahre zugänglich bleiben.
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Für die Umstellung auf die E-Rechnung bieten sich spezialisierte Softwarelösungen an, die auf die Anforderungen der neuen gesetzlichen Regelung zugeschnitten sind. Diese Tools helfen dir, deine Rechnungen zentral zu erstellen, zu verwalten und revisionssicher zu archivieren.
Der Umstieg auf eine geeignete Software kann Prozesse effizienter machen und sicherstellen, dass gesetzliche Vorschriften vollständig eingehalten werden. Mit der Steuerlösung für Selbstständige von Accountable kannst du rechtssichere und professionelle Rechnungen im Handumdrehen erstellen und sparst dir den Aufwand manueller Dokumentation.
➡️ Hier findest du unsere FAQ zu E-Rechnungen.
Die Einführung der E-Rechnungspflicht stellt viele Selbstständige und Freiberufler:innen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch eine Chance zur Optimierung der eigenen Prozesse. Eine frühzeitige Anpassung und das Einbinden geeigneter Softwarelösungen wie Accountable können die Umstellung erleichtern und zur Effizienzsteigerung beitragen.
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Autor - Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
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