E-Rechnung: Seminarbuchungen richtig abrechnen

Als Anbieter:in von Seminaren weißt du, wie wichtig eine rechtssichere Abrechnung ist. Besonders bei der digitalen Abwicklung gewinnt die E-Rechnung an Bedeutung. Sie erleichtert die Abrechnung, sodass du Zeit sparst und das Risiko für Fehler reduzierst.

Wir zeigen dir, worauf du bei der E-Rechnung für Seminarbuchungen achten solltest und welche Tools dir bei der Rechnungserstellung helfen können.

Warum ist die E-Rechnung bei Seminarbuchungen relevant?

Viele Seminaranbieter:innen setzen auf E-Rechnungen, um den Buchhaltungsprozess zu vereinfachen. Mittlerweile ist sie gesetzlich vorgeschrieben, wenn du mit öffentlichen Auftraggebern arbeitest oder internationale Kundschaft hast. Gerade bei wiederkehrenden Buchungen oder großen Teilnehmerzahlen erleichtert die E-Rechnung die Verwaltung, da sie schnell und rechtssicher erstellt und archiviert werden kann. Hier siehst du die Vorteile im Überblick:

• Rechnungen digital und automatisiert erstellen
• Buchhaltungsprozess erleichtern
• Schnelle Verarbeitung
• Zeitersparnis
• Fehlerminimierung
• Rechtssicherheit

Sobald du selbst als Anbieter:in eine E-Rechnung nach einer Seminarbuchung erstellen möchtest, solltest du unbedingt die gesetzlichen Voraussetzungen beachten. In unserem Ratgeberartikel erfährst du, wie du professionelle E-Rechnungen erstellst.

💡Tipp von Accountable: Ab dem 1. Januar 2025 wird die Definition einer E-Rechnung in Deutschland durch das Wachstumschancengesetz angepasst. Einfache PDF-Dateien reichen nicht mehr aus. Das Ziel dieser Änderung ist es, die Rechnungsdaten maschinell lesbar und vollständig digital verarbeitbar zu machen, um den Rechnungsversand effizienter und fehlerfreier zu gestalten.

➡️ Wir klären alle Fragen zum Thema E-Rechnung: Dein Leitfaden

Softwarelösungen zur Erstellung von E-Rechnungen für Seminarbuchungen

Wenn du selbst Seminare anbietest oder Schulungen durchführst, kannst du mithilfe von Softwarelösungen ganz einfach E-Rechnungen erstellen. Wir stellen dir die besten Tools vor und beantworten häufige Fragen.

Gibt es Software, die E-Rechnungen und Seminarbuchungen gleichzeitig verwaltet?

Ja, es gibt Tools, die Seminarbuchungen und E-Rechnungen kombinieren. Beispielsweise bietet dir Software Butlerapp die Möglichkeit, alle Schritte von der Buchung bis zur Abrechnung zentral zu steuern.

Wenn jemand eine Veranstaltung über die Plattform bucht, wird die Rechnung automatisch erstellt und kann direkt an die Kund:innen gesendet werden. Die Software unterstützt die Verwaltung von Teilnehmer:innen, Zahlungen und Rechnungen in einem System. Du kannst Buchungen verwalten, Rechnungen erstellen und verschicken sowie Zahlungen nachverfolgen.

Alternativ kannst du zwei Tools kombinieren – nutze zum Beispiel die Steuerlösung von Accountable für deine Buchhaltung und deine Steuererklärung, während du Seminarbuchungen über ein Buchungssystem wie Eventbrite verwaltest.

Kann ich E-Rechnungen für Seminare automatisiert generieren?

Mit den richtigen Tools kannst du E-Rechnungen für Seminare vollständig automatisiert generieren. Das geht beispielsweise mit Lexoffice. Sobald du eine Buchung erfasst hast, erstellt die Software die Rechnung GoBD-konform. Das spart Zeit, reduziert den Verwaltungsaufwand und sorgt für eine fehlerfreie Abrechnung.

So erstellst du automatisch eine E-Rechnung bei der Buchung eines Seminars:

1. Seminarbuchung erfassen: Die Seminarbuchung wird über dein separates Buchungssystem erfasst. Sobald jemand dein Seminar gebucht hat, überträgst du die Buchungsdaten in dein Rechnungssystem.
2. Automatische Rechnungsstellung aktivieren: Stelle sicher, dass die automatische Erstellung von Rechnungen für Buchungen aktiviert ist. Dies kannst du in den Einstellungen der Software anpassen.
3. E-Rechnung generieren: Sobald die Buchungsdaten vorliegen, erstellt das System automatisch eine E-Rechnung mit allen notwendigen Angaben. Die Rechnung kann entweder automatisch versendet oder zum Download bereitgestellt werden.
4. Rechnung archivieren: Die E-Rechnung wird in deinem System archiviert, sodass du jederzeit darauf zugreifen kannst. Beachte, dass die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in der Regel zehn Jahre beträgt.

💡 Die GoBD spielen eine zentrale Rolle bei der E-Rechnung. Sie regeln, wie elektronische Rechnungen aufbewahrt und archiviert werden müssen. Für dich als Selbstständige:r bedeutet das, dass du E-Rechnungen revisionssicher abspeichern und jederzeit zugänglich machen musst.

Welche Software ist die beste für E-Rechnungen bei Seminarbuchungen?

Für Seminaranbieter:innen sind spezialisierte E-Rechnungssoftware-Lösungen eine große Hilfe. Die Auswahl der besten Software hängt von deinen spezifischen Anforderungen ab. Automatisierung und Fehlervermeidung stehen bei allen Lösungen im Vordergrund, sodass du dich auf dein Geschäft konzentrieren kannst.

Programme wie Butlerapp bieten umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Seminarbuchungen, während andere sich auf die automatische Rechnungsstellung konzentrieren.

Accountable hingegen hält eine speziell für Selbstständige entwickelte Software bereit, die es dir erlaubt, E-Rechnungen schnell und einfach zu erstellen. Du kannst mit Accountable Rechnungen generieren und sicherstellen, dass alle Pflichtangaben korrekt sind und die gesetzlichen Anforderungen eingehalten werden. Darüber hinaus unterstützt dich Accountable bei der Steuererklärung: Betriebsausgaben wie Seminarkosten werden erfasst und in die Steuerdokumentation eingebunden.

Weitere empfehlenswerte Softwarelösungen sind sevDESK und Lexware Office. Mit diesen beiden umfangreichen Programmen kannst du unter anderem Rechnungen erstellen. Kombiniere eine solche Buchhaltungssoftware mit einer Verwaltungssoftware wie Eventbrite für Seminarbuchungen.

Seminarkosten mit der E-Rechnung absetzen

Für Selbstständige gehört die Teilnahme an Seminaren zur ständigen Weiterentwicklung. Auch wenn du selbst ein Seminar buchst, spielt die E-Rechnung eine wichtige Rolle – denn es fallen Seminarkosten an, die du in vielen Fällen als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen kannst.

Wenn du selbst ein Seminar buchst, solltest du sicherstellen, dass du eine Rechnung erhältst, die allen gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen entspricht. Fehlen auf der E-Rechnung wichtige Pflichtangaben, kann das Finanzamt die Anerkennung der Kosten verweigern. Deine Rechnung dient als offizieller Nachweis für das Finanzamt. Stelle sicher, dass du sie ordnungsgemäß aufbewahrst.

Wichtig ist auch, dass das Seminar in einem klaren Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit steht. Die Teilnahme an einem branchenspezifischen Seminar, das deine Fachkenntnisse erweitert, wird in der Regel anerkannt.