E-Rechnung und Reisekosten: Das musst du wissen

Ob Geschäftsreise oder Kundentermin – Reisekosten gehören für viele Selbstständige und Freelancer:innen zum Arbeitsalltag. Doch wie verhält es sich dabei mit E-Rechnungen? Seit der zunehmenden Digitalisierung der Buchhaltung und den gesetzlichen Vorgaben zur E-Rechnung ab 2025 stellen sich viele Fragen zur Abrechnung und Archivierung dieser Kosten. In diesem Artikel beantworten wir die wichtigsten Fragen rund um E-Rechnungen für Reisekosten.

Wie funktioniert die E-Rechnung für Reisekosten?

E-Rechnungen sind digitalisierte, strukturierte Rechnungen, die sich nahtlos in elektronische Buchhaltungssysteme integrieren lassen. Für Reisekosten wie Hotelübernachtungen, Bahn- oder Flugtickets bedeutet dies, dass Rechnungen von Anbietern, die E-Rechnungen unterstützen, in einem standardisierten Format (z. B. XML oder ZUGFeRD) ausgestellt werden. Diese Formate sind maschinenlesbar und ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, sodass Rechnungen ohne zusätzlichen Verwaltungsaufwand in die Buchhaltung übertragen und erfasst werden können.

💡Tipp von Accountable: Für dich bedeutet die Verwendung von E-Rechnungen bei Reisekosten nicht nur Zeitersparnis, sondern auch eine vereinfachte Archivierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Damit entfällt in vielen Fällen die manuelle Eingabe und Kontrolle, was die Reisekostenabrechnung effizienter macht und Fehler reduziert.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Reisekostenabrechnungen?

Die E-Rechnungspflicht in Deutschland betrifft bis Ende 2024 vor allem den öffentlichen Sektor. Wenn Unternehmen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen, müssen diese Rechnungen als E-Rechnung übermittelt werden. Zum 1. Januar 2025 treten jedoch umfassendere Vorgaben im B2B-Bereich in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen alle Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, zu verarbeiten und revisionssicher zu archivieren. Für die Versendungspflicht von E-Rechnungen gelten allerdings bestimmte Ausnahmen und Übergangsregelungen.

Das bedeutet: Rechnungen zwischen Unternehmen werden immer häufiger digital und im strukturierten E-Rechnungsformat übermittelt. Langfristig wird dies auch die Abrechnung von Reisekosten beeinflussen, da Anbieter wie Hotels oder Fluggesellschaften vermehrt standardisierte E-Rechnungen für Geschäftskund:innen bereitstellen (müssen).

Welche Rolle spielen E-Rechnungen bei der Abrechnung von Geschäftsreisen?

E-Rechnungen erleichtern die Abrechnung von Geschäftsreisen erheblich, da sie den gesamten Verarbeitungsprozess von Rechnungen automatisieren können. Unternehmen, die auf E-Rechnungen setzen, profitieren von schnelleren und effizienteren Bearbeitungszeiten, da die digitale Rechnung nicht mehr manuell eingegeben und überprüft werden muss. Die E-Rechnung ermöglicht eine nahtlose Übertragung der Daten in das Buchhaltungssystem, sodass Geschäftsreisekosten schnell erfasst und abgerechnet werden können. Für Unternehmen mit hohen Reisetätigkeiten kann das Einsparpotenzial erheblich sein, da Mitarbeiter:innen weniger Zeit für die Verarbeitung und Überprüfung von Reisekostenabrechnungen aufwenden müssen. Gleichzeitig bietet die E-Rechnung eine bessere Nachverfolgbarkeit und Übersicht über alle anfallenden Kosten und hilft bei der Einhaltung der GoBD-Vorschriften.

Kann ich Hotel- und Bahnrechnungen als E-Rechnung für die Buchhaltung nutzen?

Viele Hotelketten und Verkehrsanbieter bieten digitale Rechnungen an, die für die Buchhaltung nutzbar sind. Allerdings unterscheiden sich diese Formate häufig von den gesetzlich vorgeschriebenen E-Rechnungen: Während einige wenige Anbieter bereits strukturierte E-Rechnungsformate wie XML bereitstellen, die direkt in Buchhaltungssysteme eingelesen werden können, werden oft nur einfache PDFs zur Verfügung gestellt.

💡Achtung: Solche PDF-Rechnungen sind zwar für die Buchhaltung verwendbar (solange alle relevanten Angaben enthalten sind), entsprechen jedoch nicht vollständig der kommenden E-Rechnungspflicht ab 2025.

Müssen Unternehmen ab einem bestimmten Betrag E-Rechnungen für Reisekosten ausstellen?

Ab dem 1. Januar 2025 tritt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Kraft. Für Rechnungen über 250 Euro müssen Unternehmen dann E-Rechnungen in einem strukturierten Format wie XML ausstellen und empfangen können. Für Rechnungen bis 250 Euro besteht jedoch weiterhin keine Pflicht zur E-Rechnung – diese Kleinbetragsrechnungen können wie bisher als Papierrechnung oder einfaches PDF vorliegen. Diese neue Regelung gilt auch für Reisekostenabrechnungen, sodass Unternehmen ab 2025 für Geschäftsreisekosten ab 250 Euro eine E-Rechnung verwenden müssen.

Bekomme ich eine E-Rechnung für Bahn-Tickets über 250 Euro?

Für Bahn-Tickets bis 250 Euro besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Diese Ausnahmen erlauben es, weiterhin eine sonstige Rechnung wie eine Papierrechnung oder ein einfaches PDF zu verwenden. Für Beträge über 250 Euro ist die Sache etwas komplizierter, da bei der Deutschen Bahn (DB) derzeit für die meisten Reisen auch keine E-Rechnung im technischen Sinn verfügbar ist, eine Ausnahme besteht lediglich für registrierte Lieferanten der DB. Stattdessen erhältst du auch bei Tickets über 250 Euro meist ein PDF, das du im Kundenportal herunterladen kannst – so zum Beispiel bei Handy-Tickets.

Muss ich ab sofort Hotelrechnungen als E-Rechnung erhalten?

Nein, derzeit besteht keine gesetzliche Verpflichtung, Hotelrechnungen zwingend als E-Rechnung zu erhalten, sofern die Reise nicht im Auftrag des öffentlichen Sektors stattfindet. Bis Ende 2026 können Hotelrechnungen weiterhin als Papierbelege oder einfache elektronische Rechnungen (z. B. PDF oder JPG) bereitgestellt werden, wenn der bzw. die Empfänger:in dem zustimmt. Allerdings gilt ab 2025 die E-Rechnung in Deutschland grundsätzlich als bevorzugtes Format gegenüber Papierrechnungen.

Ab 2027 gibt es eine weitere Einschränkung: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen weiterhin Rechnungen in sonstigen Formaten erhalten, jedoch nur bis Ende 2027 und ebenfalls mit Zustimmung des Empfängers bzw. der Empfängerin. Ab 2028 müssen dann sämtliche Rechnungen, unabhängig vom Betrag und Unternehmensumsatz, im strukturierten E-Rechnungsformat (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) vorliegen. Dies wird auch Hotelrechnungen betreffen, wodurch der Prozess der Reisekostenabrechnung vollständig digitalisiert wird und sich nahtlos in Buchhaltungssysteme integrieren lässt.

Sind Flugtickets auch als E-Rechnung erhältlich und können diese in der Buchhaltung verwendet werden?

Eigentlich bieten alle Fluggesellschaften digitale Rechnungen für Flugtickets an, jedoch handelt es sich hierbei oft nur um PDF-Dokumente und nicht zwingend um strukturierte E-Rechnungen im gesetzlichen Sinne. PDF-Rechnungen können zwar für die Buchhaltung genutzt werden, erfordern jedoch möglicherweise manuelle Übertragungen und sind nicht im gleichen Maße automatisierbar. Wenn du häufig Flugreisen buchst und die Vorteile der E-Rechnung nutzen willst, solltest du daher prüfen, welche Anbieter tatsächlich ein strukturiertes Format nutzen.

Welche Besonderheiten gelten für E-Rechnungen bei internationalen Geschäftsreisen?

Bei internationalen Geschäftsreisen können länderspezifische Unterschiede und zusätzliche Anforderungenauftreten, die sowohl den Erhalt als auch die Akzeptanz von E-Rechnungen betreffen. Viele Länder haben eigene Regelungen für die Ausstellung und Anerkennung von E-Rechnungen. Zum Beispiel ist in der EU die Nutzung strukturierter Formate wie XML und des Standards EN 16931 vorgegeben, während in anderen Ländern, etwa den USA, weniger strikte E-Rechnungsstandards existieren. Um internationale Reisekosten abrechnen zu können, solltest du daher sicherstellen, dass ausländische E-Rechnungen den deutschen GoBD-Standards entsprechen.