Digitale Reisekostenabrechnung: So einfach funktioniert’s für Selbstständige

Ob Hotelrechnung, Bahnfahrkarte oder Bewirtungsbeleg beim Kundentermin – Reisekosten gehören für viele Selbstständige und Freelancer:innen zum Alltag. Doch die Abrechnung kann schnell unübersichtlich werden: Quittungen sammeln, Beträge abtippen, Belege sortieren und alles fürs Finanzamt archivieren – das kostet Zeit und Nerven.

Zum Glück geht das heute einfacher: Die digitale Reisekostenabrechnung macht Schluss mit Papierchaos und manuellen Excel-Listen. In diesem Artikel erfährst du, wie das Ganze genau funktioniert, was du über elektronische Belege wissen musst und wie du deine Reisekosten künftig komplett papierlos und effizient organisierst. 

Was bedeutet digitale Reisekostenabrechnung?

Hast du dich schon gefragt, was genau eigentlich eine digitale Reisekostenabrechnung ist? Ganz einfach: Es geht darum, deine Reisekosten komplett papierlos und automatisiert abzuwickeln – von der Erfassung der Belege bis zur sicheren Archivierung.

Früher bedeutete das oft:

• Zettelchaos mit Hotel- und Restaurantquittungen
• Beträge mühsam von Hand in Excel oder eine Buchhaltungssoftware tippen
• Belege sortieren und in dicken Ordnern aufbewahren

Heute läuft das dank moderner digitaler Lösungen ganz anders. Dabei werden:

• alle Belege elektronisch erfasst, sei es als PDF, E-Rechnung oder eingescannte Quittung
• die Daten automatisch ausgelesen und direkt ins Buchhaltungssystem übertragen
• und anschließend digital, unveränderbar und GoBD-konform archiviert

So sparst du nicht nur Zeit und Nerven, sondern hast auch jederzeit den Überblick über deine Dienstreisen und Reisekosten – egal ob es um eine Hotelrechnung, ein Bahnticket oder ein Geschäftsessen geht.

💡 Übrigens: Viele sprechen in diesem Zusammenhang auch von „elektronischer Reisekostenabrechnung“ oder „digitaler Reiseabrechnung“. Gemeint ist immer das gleiche Prinzip: Reisekosten effizient und rechtssicher digital abzurechnen, ohne Papierkram.

So funktioniert eine digitale Reisekostenabrechnung

Die gute Nachricht: Eine digitale Reisekostenabrechnung klingt nicht nur modern, sondern ist in der Praxis oft viel einfacher, als du denkst. Im Grunde brauchst du nur drei Schritte – und schon läuft alles deutlich schneller, fehlerfreier und GoBD-konform.

Belege direkt digital erfassen

Ob Hotelrechnung, Bahn- oder Flugticket:

• Lass dir deine Rechnungen am besten direkt digital zusenden, z. B. als PDF oder – noch besser – als strukturierte E-Rechnung im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format.
• Falls das nicht möglich ist, kannst du Papierbelege einfach per App oder Scanner digitalisieren.

So hast du alle Unterlagen für deine Dienstreisen sofort elektronisch griffbereit.

Belege automatisch auslesen & zuordnen

Lade deine Belege anschließend in deine Buchhaltungssoftware oder eine spezielle Reisekosten-App hoch. Moderne Programme lesen dort alle wichtigen Infos automatisch aus:

• Datum, Betrag und Umsatzsteuer
• Leistungsempfänger und Rechnungsnummer
• Kontierung für die Buchhaltung (z. B. Fahrtkosten, Übernachtung, Verpflegung)

So entsteht deine elektronische Reisekostenabrechnung quasi von selbst. Du musst nur noch prüfen, ob alles korrekt erkannt wurde.

GoBD-konform digital archivieren

Sind alle Daten richtig erfasst, speichert die Software deine Belege digital und unveränderbar. Die GoBD-Konformität ist wichtig, damit du bei einer Betriebsprüfung nachweisen kannst, dass du deine Reisekosten korrekt gebucht hast. Die Aufbewahrungsfrist für digitale Reisekostenbelege beträgt seit kurzem 8 Jahre.

💡 Tipp: Falls du oft unterwegs bist, lohnt sich eine App, mit der du Belege direkt per Smartphone fotografierst oder importierst. So kannst du deine Reisekostenabrechnung digitalisieren, noch während du im Hotelzimmer sitzt – und hast den Papierkram schon erledigt, bevor du nach Hause kommst.

➡️ Buchhaltung für Selbstständige: Grundlagen, Möglichkeiten und hilfreiche Tipps

E-Rechnungen & Reisekosten: Was musst du beachten?

Die digitale Reisekostenabrechnung wird nicht nur immer beliebter, weil sie den Alltag erleichtert – sie wird auch Schritt für Schritt vom Gesetzgeber eingefordert. Nun wird es – nicht zuletzt auch wegen der E-Rechnungspflicht – ernst: Für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen musst du dann sicherstellen, dass du strukturierte elektronische Rechnungen empfangen, verarbeiten und archivieren kannst.

➡️ Mehr zum Thema erfährst du in unserem ultimativen Guide zu E-Rechnungen.

Das betrifft natürlich auch deine Reisekosten. Egal, ob Hotelaufenthalt, Mietwagen oder Flugbuchung: Sobald die Rechnung über 250 € liegt, greift die Pflicht zur E-Rechnung. Solche E-Rechnungen sind keine simplen PDFs, sondern maschinenlesbare Formate, die alle Rechnungsinhalte strukturiert im XML-Standard enthalten. Typische Formate sind hier ZUGFeRD oder XRechnung.

Was bedeutet das für deine Abrechnung konkret?

• Bei kleineren Rechnungen (z. B. Taxi oder kleiner Restaurantbeleg) kannst du weiterhin Papierquittungen oder PDFs nutzen, weil für Beträge bis 250 € die Kleinbetragsregelung gilt.
• Bei größeren Posten, etwa einem Hotelaufenthalt von mehreren Nächten, einem Mietwagen für die komplette Projektlaufzeit oder einem teuren Flug, benötigst du künftig eine echte E-Rechnung, damit deine Buchhaltung sie direkt auslesen und GoBD-konform verbuchen kann.

Übergangsregeln geben dir Zeit

Die gute Nachricht: Für die Jahre 2025 und 2026 gibt es noch eine Übergangsphase. In dieser Zeit darfst du mit Zustimmung deines Geschäftspartners auch weiterhin klassische PDFs oder Papierrechnungen nutzen und verbuchen.

Aber: Ab 2027 wird’s ernst für größere Unternehmen (Umsatz >800.000 €) und ab 2028 dann für alle. Dann musst du strukturierte E-Rechnungen standardmäßig verarbeiten können, egal wie hoch dein Umsatz ist.

➡️ Diese Voraussetzungen und Anforderungen musst du erfüllen, wenn du auf E-Rechnungen umstellst.

Warum ist das so wichtig für digitale Reisekostenabrechnungen?

Weil E-Rechnungen deine Reisekostenabrechnung noch einfacher machen. Anstatt Quittungen manuell einzutragen oder auf OCR-Texterkennung zu setzen, liest deine Software die Rechnungsdaten direkt aus dem XML. Keine Tippfehler mehr, keine falschen Steuersätze – alles läuft automatisiert. So kannst du deine elektronische Reisekostenabrechnung viel schneller fertigstellen und hast jederzeit eine lückenlose Dokumentation.

💡 Praxis-Tipp: Frag bei Hotels, Mietwagenfirmen und anderen Dienstleistern am besten schon bei der Buchung nach, ob sie ZUGFeRD- oder XRechnung-konforme Belege ausstellen können. So stellst du sicher, dass deine Reisekostenabrechnungen auch künftig den Anforderungen an strukturierte E-Rechnungen entsprechen – und du sie problemlos in deine Buchhaltung integrieren kannst.

Was gilt bei Bahn, Hotels und Flügen konkret?

Wenn es um die digitale Reisekostenabrechnung geht, stellen sich viele Selbstständige und Freelancer:innen die Frage: „Wie funktioniert das eigentlich bei meinen typischen Belegen aus Hotel, Bahn und Flug?“ Doch Achtung: Neben den wichtigsten Details solltest du auch ein paar Stolperfallen kennen.

Bahn-Tickets

Die Deutsche Bahn stellt ihre Rechnungen für Geschäftskund:innen aktuell nur als PDF zur Verfügung – egal ob du ein Handy-Ticket für 50 € oder eine ICE-Rechnung über 300 € buchst.

• Das bedeutet: Selbst wenn dein Ticket über der 250-€-Grenze liegt, bekommst du keine strukturierte E-Rechnung (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung).
• Echte E-Rechnungen stellt die DB derzeit nur für registrierte Lieferanten & Dienstleister bereit, die über spezielle Portale abrechnen.

Für dich heißt das: In der Übergangsphase bis Ende 2026 kannst du PDFs mit Zustimmung deines Steuerberaters oder Buchhaltungssystems noch problemlos verbuchen. Ab 2027 wird’s dann strenger – hier solltest du mit deiner Software klären, wie sie PDFs weiterverarbeiten kann oder ob OCR-Technik nötig ist.

Hotelrechnungen

Viele Hotels – besonders kleinere Häuser – stellen aktuell ebenfalls nur PDF-Rechnungen aus.

• Für Beträge unter 250 € ist das völlig ausreichend.
• Bei Hotelrechnungen über diesem Betrag gilt ab 2025, dass du grundsätzlich eine E-Rechnung brauchst, es sei denn, du nutzt noch die Übergangsregel bis 2026.

💡 Tipp: Frag bei der Buchung oder beim Check-out einfach nach, ob das Hotel schon E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format anbietet. Große Ketten rüsten oft gerade um – kleinere Häuser sind oft dankbar für den Hinweis.

Flugtickets

Auch Fluggesellschaften stellen fast ausschließlich PDF-Tickets und Rechnungen aus, selbst bei höheren Beträgen.

• Diese kannst du natürlich weiter für deine Buchhaltung verwenden, musst dann aber meist auf automatische E-Rechnung-Funktionen verzichten.
• Stattdessen liest deine Software die Daten oft per OCR-Texterkennung aus – das funktioniert gut, ist aber anfälliger für Fehler, etwa bei Zahlendrehern oder wenn auf dem PDF eine ungewöhnliche Formatierung genutzt wird.

Internationale Geschäftsreisen

Rechnungen aus dem Ausland sind für deine deutsche Buchhaltung grundsätzlich absetzbar – unabhängig davon, ob du innerhalb oder außerhalb der EU unterwegs bist. Innerhalb der EU sind E-Rechnungen häufig standardisiert aufgebaut, etwa nach dem Format EN 16931, das auch in Deutschland verwendet wird. Das erleichtert die Integration in deine Buchhaltung.

Anders sieht es außerhalb der EU aus: In Asien oder Ländern wie den USA, Kanada und Großbritannienerhältst du meist einfache PDFs oder Papierrechnungen – standardisierte E-Rechnungsformate sind dort oft nicht etabliert. Trotzdem kannst du diese Belege steuerlich geltend machen – wichtig ist, dass sie alle Pflichtangaben nach deutschem Steuerrecht enthalten. Dazu gehören unter anderem der Name und die Anschrift des Leistungserbringers, deine eigenen Angaben sowie das Rechnungsdatum und – falls vorhanden – die Steuernummer. Außerdem solltest du sie GoBD-konform digital archivieren, damit du im Falle einer Betriebsprüfung alles nachweisen kannst.

Zusammengefasst

Für viele Selbstständige heißt das aktuell noch: PDFs und gescannte Belege reichen oft aus, auch wenn sie von deiner Software ggf. per OCR verarbeitet werden müssen. Aber: Je mehr Anbieter künftig echte E-Rechnungen liefern, desto einfacher wird deine digitale Reisekostenabrechnung, weil alles direkt maschinenlesbar und automatisiert abläuft.

Reisekostenbelege digital aufbewahren: So bleibst du compliant

Wenn du deine Reisekostenabrechnung künftig komplett digital abwickeln möchtest, musst du nicht nur die Belege richtig erfassen und verbuchen, sondern auch dafür sorgen, dass sie rechtssicher archiviert sind. Dafür gelten in Deutschland strenge Vorgaben, die du unbedingt kennen solltest.

GoBD: Was bedeutet das für deine digitalen Belege?

Wir haben es schon mehrfach erwähnt: Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz:GoBD, schreiben genau vor, wie du Rechnungen und Belege digital aufbewahren musst. Konkret heißt das aber:

• Unveränderbarkeit: Einmal abgelegte Belege dürfen nachträglich nicht mehr bearbeitet werden können.
• Lesbarkeit & Vollständigkeit: Deine Reisekostenbelege müssen jederzeit lesbar sein und dürfen keine Informationen verlieren.
• Maschinelle Auswertbarkeit: Gerade bei E-Rechnungen wichtig – sie müssen strukturiert gespeichert sein, damit sie auch automatisiert geprüft werden können.

Neue Aufbewahrungsfrist: nur noch 8 Jahre

Seit einer Gesetzesänderung musst du Reisekostenbelege – genau wie alle anderen Buchhaltungsunterlagen – nur noch 8 Jahre lang aufbewahren. Früher waren es 10 Jahre, das hat sich aber geändert und erleichtert dir die digitale Archivierung ein wenig.

➡️ Reisekostenbelege sind erst der Anfang: So kannst du Dokumente digitalisieren und den Einstieg ins papierlose Büro schaffen!

So machst du deine digitale Reisekostenabrechnung revisionssicher

Damit deine papierlose Reisekostenabrechnung wirklich allen steuerlichen Anforderungen standhält, kommt es auf eine korrekte und strukturierte Vorgehensweise an. Entscheidend ist, dass du sämtliche Belege GoBD-konform archivierst – also vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar speicherst.

Am besten gelingt das mit einer Buchhaltungssoftware oder einem sogenannten Dokumentenmanagementsystem (DMS). Diese Tools unterstützen dich dabei, Belege automatisch revisionssicher zu archivieren – ohne dass du dich manuell um jedes Detail kümmern musst.

Wichtig ist auch, dass du alle Belege sofort digital erfasst: Egal ob PDF-Rechnung, JPEG vom Kassenbon oder XML-Datei – lade sie direkt nach der Reise oder dem Erhalt hoch. So vermeidest du Verluste oder Fehler bei der Erfassung.

Schaffe außerdem klare Ordnerstrukturen, zum Beispiel „Reisekosten 2025“. Das spart Zeit und Nerven – besonders im Fall einer Betriebsprüfung, bei der du alle Unterlagen schnell griffbereit haben musst.

💡 Tipp: Verzichte auf eine Zettelwirtschaft oder wilde Ordner auf dem Desktop. Je mehr du deine Reisekostenabrechnung digitalisierst und automatisierst, desto einfacher wird es, auch noch Jahre später alle Belege fehlerfrei vorlegen zu können.

Deine Vorteile durch die papierlose Reisekostenabrechnung

Vielleicht fragst du dich: „Lohnt sich der ganze Aufwand überhaupt?“ – Klare Antwort: Ja!
Denn eine digitale, papierlose Reisekostenabrechnung bietet dir als Selbstständige:r oder Freelancer:in eine Menge Vorteile, die weit über das reine Einhalten von Gesetzen hinausgehen.

Weniger Fehler und weniger Aufwand

Wenn du deine Reisekosten digital abrechnest, sparst du dir nicht nur das mühsame Abtippen von Beträgen, sondern vermeidest auch typische Fehler bei der Umsatzsteuer oder beim Übertragen von Rechnungsnummern. Moderne Software liest die Daten automatisch aus – so läuft deine elektronische Reiseabrechnung fast von selbst.

Schneller Überblick über alle Kosten

Mit einem digitalen System siehst du jederzeit, wie viel du in diesem Monat schon für Geschäftsreisen ausgegeben hast, welche Belege noch fehlen und ob alle Posten korrekt verbucht sind. Gerade wenn du viele kleine Reisen machst, ist das ein riesiger Vorteil gegenüber Aktenordnern oder chaotischen Excel-Listen.

Zeitersparnis bei der Steuer und im Alltag

Dank digitaler Prozesse musst du keine Quittungen mehr sortieren oder Rechnungen für die Steuererklärung zusammensuchen. Dein:e Steuerberater:in oder das Finanzamt kann alle Belege direkt elektronisch erhalten. Das spart enorm Zeit – und oft auch Geld.

Fit für die Zukunft und die E-Rechnungspflicht

Spätestens ab 2025 wird es für größere Rechnungen ohnehin verpflichtend, strukturierte E- Seit Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland verpflichtet, im B2B-Bereich strukturierte E-Rechnungen empfangen zu können. Wer seine Reisekosten bereits digital verarbeitet, erfüllt damit bereits jetzt die gesetzlichen Anforderungen – und profitiert zusätzlich von einer effizienteren Buchhaltung. Eine spätere Umstellung ist dadurch nicht mehr nötig.

➡️ So einfach kannst du E-Rechnungen erstellen!

Fazit: Digitalisierung macht deine Reisekosten einfacher und sicherer

Mit einer digitalen Reisekostenabrechnung sicherst du dir gleich mehrere Vorteile: weniger Stress, mehr Übersicht und eine Buchhaltung, die auch in Zukunft jeder Prüfung standhält.

Indem du deine Reisekosten elektronisch erfasst, automatisiert verbuchst und GoBD-konform archivierst, sparst du nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduzierst auch das Risiko für typische Fehler bei der Buchhaltung. Gleichzeitig sorgst du dafür, dass deine Buchhaltung allen gesetzlichen Vorgaben entspricht – ein wichtiger Aspekt, da seit Anfang 2025 die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich gilt.

Ein weiterer Pluspunkt: Du behältst jederzeit den Überblick über deine Ausgaben, kannst bei fehlenden Belegen schneller reagieren und bist bei einer Betriebsprüfung bestens vorbereitet. Kurz gesagt: Mit einer digitalen Lösung vereinfachst du deinen Arbeitsalltag erheblich – und kannst dich wieder auf das konzentrieren, was zählt: deine Projekte und Kund:innen.

➡️ Wenn du mehr wissen willst: Hier beantwortet Steuerexperte (und Accountable-Gründer) Tino Keller die häufigsten Fragen rund um E-Rechnungen.

FAQ: Häufige Fragen zur digitalen Reisekostenabrechnung

Kann ich meine alten Papierbelege einfach einscannen und als digital archiviert betrachten?

Ja, das geht grundsätzlich. Wichtig ist dabei nur, dass du den Beleg ordnungsgemäß digitalisierst, also z. B. mit einer Scan-App oder einem Dokumentenscanner, und dass die Datei anschließend unveränderbar archiviert wird. Deine Software sollte außerdem GoBD-konform sein, damit du bei einer Prüfung keine Probleme bekommst.

Was mache ich, wenn mir Hotels oder Fluggesellschaften keine E-Rechnung anbieten?

Das ist aktuell noch normal. Viele Hotels und Airlines stellen nur PDFs aus. Bis Ende 2026 kannst du diese mit Zustimmung weiterhin verbuchen. Ab 2027 solltest du deine Buchhaltungssoftware so einstellen, dass sie PDFs sicher verarbeitet oder mit OCR-Technik ausliest. Parallel kannst du bei deinen Stammhotels nachfragen, ob sie ZUGFeRD- oder XRechnungen anbieten.

 Wie funktioniert die digitale Aufbewahrung meiner Reisekostenbelege genau?

Deine Belege werden in deiner Buchhaltungssoftware oder einem Dokumentenmanagementsystem GoBD-konform archiviert. Das heißt: Sie sind jederzeit lesbar und maschinell auswertbar. Sie dürfen nach dem Speichern nicht mehr verändert werden. Und du musst sie 8 Jahre lang aufbewahren.

Reicht ein normales PDF für meine digitale Reisekostenabrechnung?

Für Rechnungen bis 250 € ja, darüber nur noch eingeschränkt. PDFs gelten nicht automatisch als strukturierte E-Rechnung. Deshalb solltest du bei Beträgen über 250 € mittelfristig darauf achten, dass dir Anbieter Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format ausstellen.

Wie kann ich meine Reisekostenabrechnung überhaupt digitalisieren?

Ganz einfach: Indem du deine Belege direkt digital sammelst (z. B. PDF vom Hotel), in eine Buchhaltungssoftware hochlädst und dort automatisch auslesen lässt. Viele Programme übernehmen dann die Kontierung und archivieren alles revisionssicher – fertig ist die digitale Reisekostenabrechnung.

Was mache ich mit Flugtickets oder Rechnungen aus dem Ausland?

Für deine deutsche Buchhaltung müssen auch ausländische Rechnungen alle Pflichtangaben enthalten. Strukturierte E-Rechnungen gibt es außerhalb der EU oft nicht. Das ist aber okay: Du kannst die PDFs in deiner Software speichern und ordnungsgemäß verbuchen, solange die Dokumente vollständig sind.

Welche Vorteile bringt mir die digitale Reisekostenabrechnung konkret?

Du sparst Zeit, reduzierst Fehler, behältst jederzeit den Überblick und bist gleichzeitig bestens auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet. Außerdem musst du bei einer Betriebsprüfung keine Kisten mehr durchsuchen – deine Software liefert alle Belege auf Knopfdruck.