E-Rechnung bald Pflicht: Alles, was du wissen musst 

E-Rechnungen lösen Papierrechnungen in konstanten Schritten ab. Plänen des Bundesfinanzministeriums zufolge soll die Pflicht zur elektronischen Rechnung schon am 01. Januar 2025 kommen. Die ausnahmslose E-Rechnungspflicht in Deutschland soll 2028 beginnen. Unternehmen jeder Größe und Branche sollten daher Maßnahmen ergreifen, um E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen.

Um optimal auf den Standard „E-Rechnung“ vorbereitet zu sein, verschaffen wir dir einen umfassenden Überblick zu den wichtigsten gesetzlichen Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung.

Kurze Erklärung: Was ist eigentlich eine E-Rechnung?

Elektronische Rechnungen gelten als treibender Faktor für digitalisierte Geschäftsprozesse. Sie vereinfachen zum Beispiel bürokratische Abläufe und erleichtern die digitale Archivierung. Sie lassen sich zudem kostengünstig versenden, sicher verschlüsseln sowie automatisiert und transparent verwalten.

Gemäß der Definition des Bundes zur elektronischen Rechnung definieren sich E-Rechnungen durch elektronisches und automatisiertes Übermitteln, Empfangen und Weiterverarbeiten von Rechnungsinformationen. Sie müssen darüber hinaus die EU-Richtlinie (2014/55/EU) und den Standard EN 16931 erfüllen und ein strukturiertes E-Format verwenden. Anerkannte Formate sind die XRechnung und die ZuGFeRd-Rechnungen. PDF-Rechnungen gelten nicht als normgerecht.

➡️ Hier geht's zum allgemeinen Leitfaden zu E-Rechnungen.

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E-Rechnungspflicht in Deutschland: Die gesetzlichen Regelungen im Überblick

Die Pflicht zur E-Rechnung gibt es für öffentliche Aufträge (B2G) seit mehreren Jahren. Alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene sind seit dem 27. November 2019 dazu verpflichtet, E-Rechnungen problemlos empfangen und verarbeiten zu können. Seit 27. November 2020 müssen auch Rechnungssteller für öffentliche Aufträge E-Rechnungen nutzen. Im B2B-Geschäftsverkehr blieb es Unternehmen bisher selbst überlassen, ob sie Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder normgerechte XRechnungen oder ZuGFeRD verwendeten. Das ändert sich 2025.

Den Gesetzesrahmen für die E-Rechnungspflicht soll das Wachstumschancengesetz des Bundesfinanzministeriums vorgeben. Das Gesetz soll Wachstumschancen, Investitionen, Innovation sowie einfache und faire Steuerprozesse stärken. Ein wichtiges Element bildet der Übergang zur E-Rechnung im Geschäftsalltag.

Das Wachstumschancengesetz wurde als Gesetzesentwurf am 17. November 2023 angenommen. Im Laufe 2024 soll es zum Beschluss kommen. Dem aktuellen Zeitplan zufolge treten die neuen Regelungen zur E-Rechnungen-Pflicht dann am 01. Januar 2025 in Kraft. Ab diesem Stichtag sollen E-Rechnungen Stück für Stück analoge oder nicht normgerechte Varianten ablösen und einfachere Rechnungsstellung und -verarbeitung, mehr Transparenz sowie Zeit- und Kostenersparnis bieten.

Was ändert sich mit der E-Rechnungen-Pflicht?

Durch die Pflicht zur elektronischen Rechnung im B2B-Bereich sollen Unternehmen zeitnah Maßnahmen für die Erstellung, den Empfang und die Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ergreifen. Das Wachstumschancengesetz definiert E-Rechnungen wie folgt:

• Sie werden in einem strukturierten elektronischen Format erstellt
• Sie erfüllen den EU-Rechnungsstandard EN16931
• Sie gewährleisten Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit
• Sie enthalten alle gesetzlichen Pflichtangaben, die auch für Papierrechnungen gelten
• Sie fallen nicht unter „sonstige Rechnungen“, also Rechnungen, die nicht die Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen und nach dem 31. Dezember 2027 nicht mehr zulässig sind

Was müssen Rechnungsaussteller beachten?

Die gute Nachricht für Rechnungssteller: Durch eine geplante Übergangsphase kannst du bis zum 31. Dezember 2025 selbst entscheiden, ob du Papierrechnungen, PDF-Rechnungen oder E-Rechnungen verwendest. Bei Rechnungsformaten, die nicht offiziellen E-Rechnungsvorgaben entsprechen, müssen Rechnungsempfänger:innen jedoch zustimmen.

Bis zum 31. Dezember 2026hast du ebenfalls bei Zustimmung freie Wahl, sofern Vorjahresumsätze unter 800.000 Euro lagen und zwischen dem 31. Dezember 2025 dem 01. Januar 2027 fakturiert werden.

Ab Januar 2027 müssen Unternehmen jeder Größe und unabhängig vom Umsatz zur E-Rechnung übergehen. Bei Zustimmung der Rechnungsempfängerin bzw. des Rechnungsempfängers kann es sich auch um nicht normgerechte E-Rechnungen handeln. Ab dem 01. Januar 2028 müssen alle Unternehmen offiziell anerkannte Formate für E-Rechnungen verwenden.

Alle Grundlagen der Rechnungserstellung findest du in unserem Überblick zum Thema Rechnungen.

Was müssen Rechnungsempfänger beachten?

Obwohl es Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht bis zum 31. Dezember 2027 gibt, müssen Unternehmen bereits am 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Der Grund dafür ist einfach: Entscheidet sich ein:e Rechnungsaussteller:in ab Stichtag zum Übergang zur E-Rechnung, braucht es keine Zustimmung von Rechnungsempfänger:innen. Du musst als Rechnungsempfänger:in also auf elektronische Rechnungen eingestellt sein, um eine reibungslose Zusammenarbeit und Abrechnung zu garantieren.

💡Tipp von Accountable: Wenn du ohne viel Aufwand zum offiziellen Format für E-Rechnungen übergehen willst, dann bieten sich dazu gängige, anerkannte E-Rechnungsformate wie die XRechnung oder ZuGFeRD an.

Welchen Hintergrund hat die Pflicht zur elektronischen Rechnung?

Stein des Anstoßes für das aktuelle Gesetzgebungsverfahren war der Richtlinienentwurf der Initiative „VAT in den Digital Age“ (ViDA) der Europäischen Kommission. Ziel der Initiative ist der Kampf gegen Umsatzsteuerbetrug bei grenzüberschreitenden Transaktionen sowie transparentere, vereinheitlichte Prozesse im Rechnungswesen. Die verpflichtende Nutzung von E-Rechnungen gehört zu den darin verankerten Maßnahmen, die ab 2025 in Deutschland für B2B-Umsätze und Rechnungen gelten sollen.

Elektronische Rechnungspflicht in Deutschland: Die wichtigsten Termine

E-Rechnungen werden Pflicht in Deutschland – zum Glück aber nicht sofort und nicht für alle auf einmal. Die endgültige Einführung soll vielmehr in gestaffelten Übergangsschritten bis2028erfolgen. Langfristig führt jedoch kein Weg daran vorbei. Doch Firmen und Selbstständige greifen die Vorgabe gern auf. Das beweist eine Bitkom-Umfrage der zufolge bereits rund 45 Prozent aller Unternehmen E-Rechnungen nutzen.

Um dir den Überblick zu erleichtern, findest du abschließend die wichtigsten Termine und Anwendungsregeln:

• Ab 01. Januar 2025: Die grundlegende E-Rechnungenpflicht für alle Unternehmen tritt nach Vorgaben des Wachstumschancengesetzes in Kraft. Alle Unternehmen können sich ab diesem Zeitpunkt ohne erforderliche Zustimmung des Rechnungsempfängers für offizielle E-Rechnungen entscheiden.
• Bis 31. Dezember 2025: Für B2B-Umsätze dürfen bei Zustimmung des Rechnungsempfängers weiterhin Rechnungen in Papierform oder E-Rechnungen, die nicht offiziellen Formatvorgaben entsprechen, zum Einsatz kommen.
• Bis 31. Dezember 2026: Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen in Absprache mit Rechnungsempfängern weiterhin Papierrechnungen verwenden. Das gilt nur für Umsätze nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 01. Januar 2027.
• Bis 31. Dezember 2027: Für B2B-Umsätze dürfen bei Zustimmung des Rechnungsempfängers noch elektronische Rechnungen zum Einsatz kommen, die nicht die offiziellen Formatvorgaben erfüllen.
• Ab 01. Januar 2028: Unternehmen jeder Größe müssen alle Anforderungen an E-Rechnungen erfüllen, die das Wachstumschancengesetz vorgibt.

Das Erstellen und Verarbeiten von Rechnungen gehört für Unternehmen jeder Größe ebenso zum Geschäftsalltag wie für Selbstständige und Freelancer:innen. Weitere Infos zur Rechnungsstellung findest du in unserem Themenüberblick „Rechnung schreiben“.

Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.