E-Rechnung erstellen – einfach, professionell, gesetzeskonform

E-Rechnungen sorgen für effizienteres Rechnungswesen und erleichtern den Austausch zwischen Rechnungssteller:innen und Rechnungsempfänger:innen. Sie sorgen zudem für einen reduzierten Papierverbrauch und eine sichere, digitale Archivierung. Um von den Vorteilen von E-Rechnungen zu profitieren, solltest du zunächst wissen, wie du sie richtig erstellst. Hierbei kommt es auf formale und technische Anforderungen sowie auf die Einhaltung gesetzlicher Richtlinien an.

Wir erklären dir, wie die elektronische Rechnungserstellung funktioniert und worauf du bei Aspekten wie Aufbau, Dateiformat, Versand und Archivierung achten musst.

E-Rechnung kurz erklärt: Definition und Bedeutung

Digitalisierung und Automatisierung im Unternehmen zählen zu den Prioritäten, wenn es um gesteigerte Produktivität, Effizienz, Sicherheit und Nachhaltigkeit geht. Elektronische Rechnungen bilden hier ein Schlüsselelement, denn ein effizientes Rechnungswesen sorgt für Kundenzufriedenheit, transparenten Datenschutz und zukunftsfähige Unternehmensplanung.

Der offiziellen Definition des Bundes zufolge handelt es sich bei E-Rechnungen um die elektronische Übermittlung von strukturierten Rechnungsinformationen für eine systematische, automatische und elektronische Verarbeitung. Wichtig ist, dass sich E-Rechnungen ohne Medienbrüche und im Originalformat lesbar abrufen und langfristig digital archivieren lassen.

Obwohl derzeit im B2B-Bereich auch PDF-Rechnungen noch als E-Rechnungen durchgehen, gelten für gesetzeskonforme elektronische Rechnungsformate bestimmte Vorgaben. Diese finden sich unter anderem im Wachstumschancengesetz, das durch eine geplante Pflicht zur E-Rechnung für Klarheit sorgen soll, falls es zum Beschluss kommt.

➡️ Hier geht’s zum allgemeinen Leitaden zu E-Rechnungen.

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Die wichtigsten Anforderungen an E-Rechnungen

Beim Erstellen von E-Rechnungen gilt es, auf verschiedene Anforderungen und Bedingungen zu achten. Wir verschaffen dir den nötigen Überblick zu den wichtigsten Punkten:

Die fünf Kernelemente der E-Rechnung

E-Rechnungen müssen im Sinne der E-Rechnungsverordnung und des geplanten Wachstumschancengesetzes wichtige Kriterien erfüllen. Dazu zählen: 

1. Nachvollziehbare Echtheit der Rechnungsherkunft
2. Garantierte Unversehrtheit der Rechnungsinhalte
3. Lesbarkeit der Rechnung während der Verarbeitung und Aufbewahrung
4. Strukturiertes Dateiformat (XML) für elektronische, automatisierte Verarbeitung
5. Maschinelle Auswertbarkeit und schnelle Auffindbarkeit für Datenzugriffe durch Behörden

Durch die Erfüllung aller fünf Kriterien stellst du sicher, dass E-Rechnungen im Originalzustand, nicht manipulierbar und medienbruchfrei vorliegen. So beschleunigst du sämtliche Geschäftsprozesse durch Automatisierung – angefangen bei der Rechnungserstellung bis hin zu Rechnungsprüfung und Archivierung.

Formale und technische Anforderungen an E-Rechnungen

E-Rechnungen werden genau wie klassische Rechnungen auf Papier behandelt. Sie müssen somit ebenfalls die nötigen Pflichtangaben enthalten und zusätzlich spezifische technische Anforderungen erfüllen. 

Die wichtigsten formalen Aspekte bei der elektronischen Rechnungserstellung umfassen:

Pflichtangaben

Die wichtigsten Punkte, die auf jede E-Rechnung gehören, regelt §14 des UstG (Umsatzsteuergesetz). Die Einhaltung von Pflichtangaben sorgt dafür, dass Rechnungen für den Vorsteuerabzug anerkannt werden und die Anforderungen des Umsatzsteuerrechts erfüllen. Eine rechtsgültige E-Rechnung muss unter anderem folgende Pflichtangaben aufweisen:

• Name und Adresse (von Rechnungssteller sowie Rechnungsempfänger)
• Fortlaufende Rechnungsnummer 
• Steuernummer (oder Umsatzsteuer-ID)
• Ausstellungsdatum
• Zahlungseise (Bankdaten)
• Art/Umfang der Leistung oder Art/Menge der Lieferung
• Zeitpunkt der Lieferung/Leistung
• Aufgeschlüsseltes Entgelt nach Steuersätzen/-befreiungen
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag
• Hinweise zu Steuerbefreiung und Aufbewahrungspflicht

E-Rechnungsformat

Zum aktuellen Zeitpunkt (März 2024) kannst du im Fall von B2B-Geschäften noch frei zwischen Papierrechnungen und elektronischen Rechnungen wählen. Bei E-Rechnungen kannst du bisher zudem nicht anerkannte PDF-Rechnungen wählen oder offizielle E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung erstellen. Das richtige, offizielle Rechnungsformat muss die EU-Norm EN 16931 erfüllen und strukturiert, maschinell lesbar sein. Elektronische Signaturen sind nicht nötig.

Die Bedeutung von E-Rechnungen in strukturierten Formaten liegt in automatisiert auslesbaren Metadaten für eine schnellere Erfassung, Erschließung und Klassifizierung von Rechnungsdokumenten. Dadurch senken E-Rechnungen den Arbeits-, Kosten- und Zeitaufwand im Rechnungswesen durch reduzierten Papierverbrauch und effizientere Rechnungsverarbeitung.

💡Tipp von Accountable: E-Rechnungen gehören für öffentliche Auftraggeber:innen zum Alltag, denn sie sind zu offiziellen E-Rechnungen verpflichtet. Wer als Unternehmen jetzt schon alle Vorkehrungen trifft, um E-Rechnungen zu erstellen und zu empfangen, kann somit auch öffentliche Auftraggeber:innen als Kund:innen oder Auftraggeber:innen erschließen.

E-Rechnungsversand

Der Versand von E-Rechnungen unterliegt keinen strengen technischen oder gesetzlichen Hürden, sofern die E-Rechnung alle Vorgaben zu ordentlichen, rechtsgültigen Rechnungen erfüllt. Du kannst elektronische Rechnungen über folgende Wege verschicken, sofern Rechnungsempfänger:innen einer E-Rechnung zustimmen:

• Per E-Mail als Anhang oder Download-Link
• Als Server- oder Computer-Fax
• Per Fax-Server
• Mit staatlich geprüfter, rechtsicherer De-Mail
• Als E-POST Hybridbrief-Lösung für Unternehmen

Digitale Archivierung

Gemäß Umsatzsteuergesetz, Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung und GoBD unterliegen auch E-Rechnungen einer zehnjährigen Aufbewahrungspflicht. Du musst somit die technischen Voraussetzungen schaffen, um deine Rechnungen digital langfristig und revisionssicher zu archivieren.

Hierbei kommt es auf Grundsätze wie ordnungsgemäße Buchführung durch Verfahrensdokumentation, auf Datenzugriff und auf die Prüfbarkeit digitaler Belege an. Du musst E-Rechnungen im Originalformat für die Dauer der Aufbewahrungsfrist in einer jederzeit lesbaren, maschinell auswertbaren Form aufbewahren.

💡Tipp von Accountable: Eine wichtige Frage zur Archivierung elektronischer Rechnungen betrifft die Aufbewahrung von E-Mails. Grundsätzlich kannst du E-Mails mit Rechnungen als Anhang löschen, wenn du angehängte E-Rechnungen archivierst und die E-Mail keine relevanten Inhalte enthält.

Kontrollverfahren und Verfahrensdokumentation

Um die Echtheit, Unversehrtheit und Ordentlichkeit eingehender Rechnungen sicherzustellen, kommt es auf zuverlässige Kontrollverfahren und professionelle Verfahrensdokumentation an. Ein betriebliches Kontroll- oder Prüfverfahren sorgt dafür, dass korrekte, geprüfte Rechnungen zur Buchung und Archivierung schnell weitergeleitet und fehlerhafte Rechnungen genauer geprüft werden können.

Die Verfahrensdokumentation garantiert wiederum eine lückenlose Dokumentation bei der Verarbeitung digitaler Dokumente. So erfüllst du alle Anforderungen von HGB, AO und GoBD beim Erfassen, Buchen, Verarbeiten, Aufbewahren und Löschen von elektronischen Rechnungen.

Elektronisches Rechnungsmanagement

Bereite dich am besten jetzt schon auf die E-Rechnungspflicht vor: Mit der richtigen Software, die E-Rechnungen unterstützt, automatisierst du deinen Workflow und kannst sicher sein, dass du regelkonform arbeitest.

Für Selbstständige wird daher eine Software-Lösung für E-Rechnungen entscheidend. Denn wenn du bisher Word-Vorlagen oder sogar Papierrechnungen verschickt hast, musst du deinen Prozess umstellen.

Mit der Software von Accountable kannst du deine Rechnungen wie gewohnt erstellen und dann automatisch als E-Rechnung über das Peppol Netzwerk verschicken – einfacher geht’s nicht!

💡Übrigens: Ein wichtiger Grund sich bereits jetzt auf E-Rechnungen einzustellen, liegt nicht nur in den verschiedenen Vorteilen, sondern auch in der E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich. Diese gilt für bestimmte Bereiche bereits ab Januar 2025, spätestens aber dann ab 2028.

E-Rechnung erstellen: Häufige Fragen zu Archivierung und Revisionssicherheit

Was sind die GoBD und warum sind sie für die Archivierung von E-Rechnungen relevant?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legen fest, wie digitale Dokumente und Daten revisionssicher archiviert werden müssen. Sie geben die rechtlichen Anforderungen vor, die Unternehmen bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen einhalten müssen. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle steuerrelevanten Dokumente unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden.

Wann sollte die Archivierung einer E-Rechnung erfolgen?

Die Archivierung von E-Rechnungen sollte unmittelbar nach deren Eingang oder Erstellung erfolgen. Der frühzeitige Archivierungsprozess hilft, Manipulationen oder den Verlust von Dokumenten zu vermeiden. Dies lässt sich durch organisatorische Vorkehrungen und ein festes Archivierungssystem sicherstellen.

Können papierhafte Rechnungen nach der digitalen Archivierung vernichtet werden?

Ja, Papierdokumente können nach der digitalen Archivierung vernichtet werden, wenn die elektronische Archivierung ordnungsgemäß erfolgt und dokumentiert ist (mitsamt Verfahrensdokumentation). Es müssen jedoch außersteuerliche Anforderungen geprüft werden, zum Beispiel interne Richtlinien, die eine längere Aufbewahrung in Papierform erfordern könnten.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung bei E-Rechnungen?

Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass elektronische Rechnungen so aufbewahrt werden, dass sie über die gesamte gesetzliche Aufbewahrungsfrist unveränderbar, nachvollziehbar, und vollständig sind. Dazu zählen auch Kriterien wie Verfügbarkeit und Zugriffsschutz. Die Archivierung muss den Vorgaben der GoBD entsprechen, die sicherstellen, dass alle Dokumente ordnungsgemäß und fälschungssicher aufbewahrt werden.

Wie kann ich E-Rechnungen sicher archivieren?

E-Rechnungen lassen sich sicher archivieren, indem sie auf unveränderbaren und fälschungssicheren Speichermedien abgelegt werden, beispielsweise auf einmalig beschreibbaren CDs oder DVDs, auf spezialisierten Archivsystemen oder in revisionssicheren Cloud-Lösungen. Eine digitale Archivierung muss frühzeitig erfolgen, sodass mögliche Verluste und Manipulationen ausgeschlossen sind. Die Archivierung sollte dabei durch ein Indexierungssystem unterstützt werden, das ein schnelles Wiederauffinden der Dokumente ermöglicht.

Welche Anforderungen gelten für das Aufbewahrungsmedium?

Das Speichermedium für steuerlich relevante Dokumente ist nicht beliebig wählbar. Elektronische Rechnungen und Belege sind verpflichtend in digitaler Form zu archivieren; ein Ausdruck und die Ablage in Papierform sind hierfür nicht ausreichend.

Sind digitale Rechnungen automatisch revisionssicher?

Nein, digitale Rechnungen sind nicht automatisch revisionssicher. Eine revisionssichere Archivierung erfordert spezielle Maßnahmen und technische Vorkehrungen, etwa die Speicherung auf fälschungssicheren Medien und die Sicherstellung der Unveränderbarkeit durch geeignete Softwarelösungen. Es reicht nicht, Rechnungen nur digital zu speichern – die Art der Speicherung und die eingesetzte Technologie müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Was passiert bei einem Datenverlust oder technischen Problemen?

Regelmäßige Backups und zuverlässige Wiederherstellungsverfahren sind wichtig, um Datenverlust zu vermeiden bzw. solchen Problemen vorzubeugen. Physische Kopien auf sicheren Datenträgern oder in separaten Sicherungssystemen stellen eine zusätzliche Absicherung dar. Besonders komfortabel sind die Lösungen spezialisierter Cloud-Dienstleister: Hier erfolgt die Datensicherung automatisch, oft mit flexiblen Wiederherstellungsoptionen und ohne die Notwendigkeit eigener Hardware.

Welche Anforderungen gelten für die revisionssichere Archivierung?

Die Anforderungen an die revisionssichere Archivierung umfassen die Einhaltung der GoBD, die Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Verfügbarkeit, Vollständigkeit, Ordnungsmäßigkeit und Sicherheit der Dokumente. Es wird ein revisionssicheres System benötigt, das Änderungen protokolliert, eine Zugriffskontrolle bietet und eine lückenlose Dokumentation der Archivierungsprozesse sicherstellt.

Wie kann ich sicherstellen, dass meine E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert sind?

Um sicherzustellen, dass E-Rechnungen gesetzeskonform archiviert sind, sollte ein Unternehmen ein digitales Archivsystem verwenden, das die Anforderungen der GoBD erfüllt und revisionssicher ist. Zusätzlich ist eine Verfahrensdokumentation erforderlich, die den gesamten Prozess und die eingesetzten Systeme für externe Prüfer:innen nachvollziehbar macht. Alle Mitarbeiter:innen, die Zugriff auf das System haben, müssen entsprechend geschult sein, und es muss ein internes Kontrollsystem zur Zugriffsbeschränkung implementiert sein.

Welche Softwarelösungen gibt es für die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen?

Es gibt eine Reihe an Softwarelösungen für E-Rechnungen, die eine revisionssichere Archivierung ermöglichen. Dazu gehören:

• Accountable
• Lexware Office
• sevDesk
• WISO MeinBüro
• DATEV
• orgaMAX
• Papierkram
• EasyFirma

Welche Vorteile bietet die revisionssichere Archivierung in der Cloud?

Die cloudbasierte Archivierung bietet Vorteile wie unbegrenzten Speicherplatz, zertifizierte Rechenzentren, flexible Skalierbarkeit, hohe Sicherheit durch Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und Backup-Funktionalitäten sowie Kostentransparenz durch flexible Preismodelle. Cloud-Lösungen sind daher oft wirtschaftlicher und einfacher zu verwalten als lokale Speicherlösungen wie festplattenbasierte Archivsysteme oder spezialisierte Archivsoftware.

Welche Rolle spielt die Verfahrensdokumentation bei der revisionssicheren Archivierung?

Die Verfahrensdokumentation beschreibt detailliert die organisatorischen und technischen Abläufe der Archivierung und gewährleistet die Nachvollziehbarkeit für Betriebsprüfer oder andere Prüfinstanzen. Sie muss für Dritte verständlich und prüfbar sein und über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden.

Welche Sicherheitsmaßnahmen sollten bei der revisionssicheren Archivierung getroffen werden?

Um die Sicherheit der archivierten Dokumente zu gewährleisten, sollten Zugriffsbeschränkungen festgelegt werden, sodass nur berechtigte Personen Zugang haben. Cloud-Dienste sollten zudem Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und regelmäßige Backups bieten, um Datenverlust zu verhindern. Interne Sicherheitsmaßnahmen wie Rollen- und Rechtesysteme sowie Schulungen der Mitarbeitenden sind ebenfalls notwendig.

Welche Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden?

Revisionssicher archiviert werden müssen alle Dokumente mit steuerlicher oder handelsrechtlicher Relevanz, z. B. Handels- und Geschäftsbriefe, steuerlich relevante Buchhaltungsbelege und betriebsrelevante Vorgänge, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Auch steuerrelevante E-Mails unterliegen der revisionssicheren Archivierung, wenn sie beispielsweise E-Rechnungen enthalten oder Geschäftsprozesse dokumentieren.

Darf eine elektronische Rechnung nachträglich verändert werden?

Nein, eine revisionssicher archivierte Rechnung darf nachträglich nicht verändert werden. Die Unveränderbarkeit ist ein zentrales Kriterium der GoBD, das durch unveränderbare Speichermedien und Protokollierungssysteme sichergestellt werden muss.

Muss jede E-Mail revisionssicher archiviert werden?

Nicht jede E-Mail ist aufbewahrungspflichtig. Nur solche E-Mails, die steuerlich oder betriebsrelevant sind, z. B. Handels- und Geschäftsbriefe oder solche, die Buchhaltungsbelege enthalten, müssen revisionssicher archiviert werden. E-Mails, die rein organisatorischen Charakter haben und keine steuerliche Relevanz besitzen, sind nicht aufbewahrungspflichtig. Wenn eine Rechnung zum Beispiel als PDF-Anhang in einer E-Mail empfangen wird, muss lediglich die digitale Rechnung archiviert werden. Die E-Mail selbst kann gelöscht werden, sofern sie keine wesentlichen Inhalte enthält und lediglich als „Briefumschlag“ für die Rechnung dient.

Aber Achtung: Digitale Rechnungen im PDF-Format enthalten keine maschinell auslesbaren Daten. Daher handelt es sich bei ihnen nicht(!) um E-Rechnungen.

Wie wird die Nachvollziehbarkeit einer E-Rechnung bei der revisionssicheren Archivierung sichergestellt?

Die Nachvollziehbarkeit wird durch ein eindeutiges Indexierungssystem sichergestellt, das jeder E-Rechnung eine individuelle Dokumenten-ID und zeitliche Zuordnung zuweist. Somit können Dokumente schnell und einfach gefunden und geprüft werden. Die Protokollierung jeder Änderung stellt zudem sicher, dass alle Bearbeitungsschritte dokumentiert sind.