Der ultimative Leitfaden zu E-Rechnungen: Alles, was du wissen musst

E-Rechnungen gewinnen immer mehr an Bedeutung und werden bald für dich zur Pflicht. Aber was genau sind E-Rechnungen, welche Vorteile bieten sie, und welche gesetzlichen Anforderungen müssen erfüllt werden? In diesem umfassenden Leitfaden erfährst du alles über die wichtigsten Aspekte rund um das Thema E-Rechnungen. So bist du optimal auf die neue Regelung vorbereitet.

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen, oder elektronische Rechnungen, sind digitale Dokumente, die eine strukturierte Datenform haben und für den Austausch zwischen Geschäftspartnern und Behörden gedacht sind. Im Gegensatz zu traditionellen Papierrechnungen bieten E-Rechnungen zahlreiche Vorteile, wie schnellere Bearbeitungszeiten, geringere Fehleranfälligkeit und Kosteneinsparungen.

Diese Rechnungen werden in einem elektronischen Format erstellt, gesendet und empfangen, wodurch manuelle Prozesse und Papierverbrauch reduziert werden. Häufig verwendete Formate für E-Rechnungen sind XML und das ZUGFeRD-Format.

Diese basieren auf standardisierten Datenformaten, die eine automatische Verarbeitung durch Software ermöglichen. Dies bedeutet, dass die Rechnungsdaten direkt in die Buchhaltungssysteme der Empfänger importiert werden können, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist.

Die Einführung von E-Rechnungen wurde durch gesetzliche Anforderungen und Initiativen zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs gefördert. Beispielsweise schreibt die Europäische Union vor, dass öffentliche Verwaltungen seit April 2020 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. In Deutschland wurde diese Verpflichtung durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt, die für Bundesbehörden und deren Lieferanten gilt.

Gründe für die E-Rechnungspflicht sind unteranderem, eine bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz im Zahlungsverkehr, sowie das Sparen von Zeit und Kosten. Außerdem wird durch den Verzicht auf Papier ein Beitrag zu Nachhaltigkeit und Umweltschutz geleistet.

Die Umstellung auf E-Rechnungen bedeutet aber auch, dass du als Selbstständige:r dafür sorgen musst, dass deine Rechnungen von nun an den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und dein Rechnungstool kompatibel ist.

➡️ Erfahre mehr über die Grundlagen von E-Rechnungen und deren Bedeutung in unserem ausführlichen Artikel über E-Rechnungen.

Die verschiedenen E-Rechnungsformate: Von Peppol und XRechnung bis ZUGFeRD

Peppol, XRechnung und ZUGFeRD sind wesentliche Bestandteile der elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland und Europa. Während Peppol ein Netzwerk für den sicheren Austausch elektronischer Dokumente bietet, sind XRechnung und ZUGFeRD spezifische E-Rechnungsformate, die standardisierte und strukturierte Datenübermittlung für eine effiziente und rechtssichere Rechnungsverarbeitung ermöglichen.

Peppol: Sicherer und effizienter Datenaustausch

Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist ein internationales Netzwerk, das den sicheren und standardisierten Austausch von Dokumenten wie E-Rechnungen zwischen Behörden, Organisationen und Unternehmen ermöglicht. Es wurde entwickelt, um die Effizienz und Sicherheit des grenzüberschreitenden elektronischen Handels zu verbessern.

Ein zentrales Element von Peppol ist die eindeutige Peppol-ID. Diese ID dient als eindeutiger Identifikator für Rechnungsstellung und -empfang und ermöglicht eine klare Zuordnung der Geschäftspartner innerhalb des Netzwerks. Durch die Verwendung von Peppol-IDs wird sichergestellt, dass Dokumente stets den richtigen Empfänger erreichen.

Über Peppol können etwa Rechnungen im XML-Format übertragen werden. Dieses Format wird europaweit für E-Rechnungen verwendet.

Einer der größten Vorteile von Peppol für Selbstständige wie dich ist die Echtzeitübertragung von Dokumenten. Dies bedeutet, dass Rechnungen und andere Dokumente sofort nach dem Versand beim Empfänger ankommen, was die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt und deine Liquidität sichern kann.

Peppol legt großen Wert auf hohe Sicherheitsstandards. Die Kommunikation innerhalb des Netzwerks erfolgt verschlüsselt, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu gewährleisten. Darüber hinaus werden Authentifizierungsverfahren eingesetzt, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf das Netzwerk haben. Dies schützt vor unbefugtem Zugriff und Datenmanipulation.

Peppol ist nicht nur in Europa, sondern weltweit auf dem Vormarsch. Viele Länder haben das Netzwerk bereits in ihre nationalen E-Rechnungssysteme integriert, und immer mehr Unternehmen schließen sich dem Netzwerk an, um von den Vorteilen des sicheren und effizienten Datenaustauschs zu profitieren.

Das Gute für dich ist, du kannst dich über Accountable kostenlos und unkompliziert bei Peppol registrieren und so direkt E-Rechnungen versenden!

➡️Hier erklären wir ganz genau, wie du Peppol nutzen kannst.

XRechnung: Der offizielle Standard für E-Rechnungen in Deutschland

Die XRechnung ist ein weit verbreitetes, XML-basiertes Format, das maschinell verarbeitet werden kann und gesetzliche Anforderungen an E-Rechnungen erfüllt. Es wurde speziell für den Austausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt. So ist es seit 2019 für öffentliche Aufträge verpflichtend. Unternehmen, die mit öffentlichen Behörden zusammenarbeiten, müssen dieses Format verwenden.

➡️ Weitere Informationen zu XRechnung findest du in diesem Artikel.

ZUGFeRD

Das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl eine visuelle PDF-Rechnungen darstellt, als auch strukturierte, maschinenlesbare XML-Daten enthält.

💡Mehr über ZUGFeRD und seine Vorteile erfährst du in unserem detaillierten Artikel.

Gesetzliche Anforderungen und Pflicht zur E-Rechnung

Der Übergang zu elektronischen Rechnungen schreitet voran. Als Unternehmer:in wirst du verpflichtet sein, ab Januar 2025 E-Rechnungen zu nutzen. Ab 2028 soll dann auch die Übergangsphase beendet sein und die Pflicht ohne Ausnahme für alle Selbstständigen gelten. Diese Maßnahme soll die Geschäftsprozesse vereinfachen und transparenter gestalten. Die Einführung der E-Rechnungspflicht ist Teil einer umfassenderen Initiative zur Digitalisierung und zur Steigerung der Effizienz in der öffentlichen Verwaltung.

Die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnungspflicht basieren auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die die Nutzung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Beschaffungswesen vorschreibt. In Deutschland wird diese Richtlinie durch die E-Rechnungsverordnung (ERechV) umgesetzt. Diese Verordnung schreibt vor, dass öffentliche Auftraggeber:innen und deren Lieferanten elektronische Rechnungen verwenden müssen. Ziel ist es, die Prozesskosten zu senken, die Bearbeitungszeiten zu verkürzen und die Fehleranfälligkeit zu reduzieren.

➡️Detaillierte Informationen zur E-Rechnungspflicht und den gesetzlichen Hintergründen findest du hier.

Ab Januar 2025 müssen alle Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen mit öffentlichen Auftraggebern haben, ihre Rechnungen elektronisch stellen. Dies betrifft nicht nur große Konzerne, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen sowie Selbstständige. Die Übergangsphase bis 2028 soll ermöglichen, sich auf die neuen Anforderungen vorzubereiten.

Neben den gesetzlichen Vorgaben gibt es zahlreiche betriebswirtschaftliche Gründe, die E-Rechnungspflicht als Chance zu betrachten. Elektronische Rechnungen erleichtern die Automatisierung von Geschäftsprozessen, was zu einer höheren Effizienz und besseren Kontrolle der Finanzflüsse führt. Durch die Integration in bestehende Buchhaltungssysteme können Rechnungen schneller und genauer verarbeitet werden, was die Liquidität des Unternehmens verbessert.

Die E-Rechnungspflicht bringt jedoch auch Herausforderungen mit sich. Selbstständige müssen sicherstellen, dass ihre Buchhaltung und Rechnungsstellung den gesetzlichen Anforderungen entspricht und eventuell auf andere Software umsteigen.

E-Rechnungen erstellen: So geht's

Der Prozess der Erstellung einer E-Rechnung kann zunächst kompliziert erscheinen, aber mit der richtigen Software ändert sich für dich eigentlich nichts in der Erstellung deiner Rechnungen.

Du musst lediglich sicher sein, dass dein Rechnungstool die bestimmten technischen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllt.

Mit Accountable kannst du z.B. deine Rechnungen wie gewohnt erstellen und anschließend als E-Rechnung über das Peppol Netzwerk verschicken.

➡️Erfahre, wie du eine E-Rechnung erstellst und welche Voraussetzungen sie erfüllen muss.

➡️Diese Vorraussetzungen gelten für die Nutzung von E-Rechnungen

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu E-Rechnungen

Dieser Leitfaden soll dir als Ausgangspunkt dienen, um dich mit dem Thema E-Rechnungen vertraut zu machen. Für tiefergehende Informationen und spezifische Fragen lese die verlinkten Artikel. Da das Thema E-Rechnung noch relativ neu ist, gibt es viele Fragen, die Selbstständige und Unternehmer:innen haben könnten. Von der rechtlichen Gültigkeit bis hin zur Integration in bestehende Systeme:

Unternehmer stellen oft viele Fragen zum Thema E-Rechnungen, XRechnungen und elektronische Rechnungsverarbeitung. Hier sind einige der meistgefragten Fragen:

1. Wie funktioniert die Umstellung auf E-Rechnungen?

Um E-Rechnungen schreiben und empfangen zu können, benötigst du eine Software, die diese lesen und öffnen kann. Allgemein ändert sich die Art und Weise, wie du Rechnungen schreibst aber nicht. Du kannst z.B. mit Accountable wie bisher die Rechnungsvorlage nutzen und wie gewohnt anpassen. Beim Senden der Rechnung musst du darauf achten, dass die Rechnung als E-Rechnung versendet wird.

2. Welche rechtlichen Anforderungen gelten für E-Rechnungen?

E-Rechnungen unterliegen den selben rechtlichen Anforderungen wie bisherige Rechnungen. Hier erfährst du, was die Pflichtangaben für Rechnungen sind. Zusätzlich müssen E-Rechnungen im XML oder ZUGFeRD-Format versendet und empfangen werden können.

3. Welche Softwarelösungen gibt es für E-Rechnungen?

Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die den gesamten Prozess der E-Rechnungsverarbeitung unterstützen. Dazu gehören auch die meisten Steuersoftwares für Selbstständige, z.B. Accountable.

4. Wie sicher sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen bieten eine hohe Sicherheit. Folgende Sicherheitsmaßnahmen sind gängig:

• Datenverschlüsselung: Schützt die Rechnungsdaten während der Übertragung und Speicherung.
• Elektronische Signaturen: Garantieren die Authentizität und Integrität der Rechnung.
• Zugriffskontrollen: Nur autorisierte Personen können auf die Rechnungsdaten zugreifen.
• Audit-Trails: Dokumentieren alle Änderungen und Zugriffe, was die Nachvollziehbarkeit erhöht.

5. Welche Vorteile bieten E-Rechnungen gegenüber Papierrechnungen?

E-Rechnungen können zahlreiche Vorteile im Vergleich zu traditionellen Papierrechnungen bieten:

• Effizienz: Automatisierte Prozesse reduzieren den Zeitaufwand für das Erstellen, Versenden und Verarbeiten von Rechnungen.
• Kostenersparnis: Weniger Papier- und Portokosten sowie reduzierte Fehlerquoten.
• Schnellere Zahlungen: E-Rechnungen können schneller verarbeitet und bezahlt werden.
• Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier schont die Umwelt.
• Compliance: Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wird durch die digitale Archivierung und automatisierte Prüfungen erleichtert.

6. Wie läuft der Versand und Empfang von E-Rechnungen ab?

Der Versand und Empfang von E-Rechnungen kann auf verschiedenen Wegen erfolgen:

• E-Mail: Die E-Rechnung wird als Anhang, z.B. als XML per E-Mail verschickt.
• Spezielle Portale: E-Rechnungen werden über Portale wie PEPPOL oder andere E-Invoicing-Plattformen gesendet und empfangen.
• Direkte Systemintegration: E-Rechnungen werden direkt von einem ERP-System zum anderen übertragen, was besonders bei großen Unternehmen gängig ist.

7. Wie werden E-Rechnungen in die Buchhaltung integriert?

Die Integration von E-Rechnungen in die Buchhaltung erfolgt meist automatisiert:

• Automatischer Import: E-Rechnungen werden direkt in das Buchhaltungssystem importiert.
• Automatische Validierung: Die Rechnungsdaten werden auf Vollständigkeit und Korrektheit geprüft.
• Automatische Buchung: Nach der Validierung erfolgt die automatische Buchung der Rechnungsdaten im System.
• Archivierung: Die E-Rechnungen werden revisionssicher archiviert und sind jederzeit abrufbar.

8. Welche Formate für E-Rechnungen gibt es?

Es gibt verschiedene Formate für E-Rechnungen, die je nach Anforderung genutzt werden können:

• XML: Ein weit verbreitetes Format für strukturierten Datenaustausch.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format, das sowohl eine visuelle Darstellung als auch maschinenlesbare Daten enthält.
• XRechnung: Ein standardisiertes XML-Format, das besonders für den öffentlichen Sektor in Deutschland vorgeschrieben ist.

9. Sind E-Rechnungen international gültig?

E-Rechnungen sind in vielen Ländern anerkannt, aber die Anforderungen variieren je nach Land. In der EU gibt es einheitliche Regelungen für E-Rechnungen im öffentlichen Sektor, basierend auf der Richtlinie 2014/55/EU. Spätestens 2028 werden E-Rechnungen in allen EU Ländern verpflichtend für Unternehmer:innen.

E-Rechnung: Häufige Fragen zu B2B und B2C sowie zu EU- und Auslandskunden

Muss ich E-Rechnungen an internationale Kund:innen schicken?

Ja, die Verpflichtung zur E-Rechnung kann auch internationale Kund:innen betreffen, insbesondere, wenn dein Unternehmen in einem Land ansässig ist, das die E-Rechnung gesetzlich vorschreibt. Innerhalb der EU ist dies häufig der Fall, da es klare Vorgaben zur Rechnungsstellung gibt, um den grenzüberschreitenden Handel zu vereinfachen und Steuervorschriften zu harmonisieren. Außerhalb der EU hängt es von den Bestimmungen des Empfängerlandes ab, ob und in welcher Form eine E-Rechnung akzeptiert wird.

Wie funktioniert die E-Rechnung bei B2B- und B2C-Kund:innen?

Bei B2B-Kund:innen, also Geschäftskund:innen, ist die elektronische Rechnung in vielen Ländern verpflichtend. Die E-Rechnungen müssen oft speziellen Formaten entsprechen (z. B. ZUGFeRD oder XRechnung in Deutschland), damit sie automatisiert verarbeitet und an Steuerbehörden weitergeleitet werden können. Im B2C-Bereich (also bei Privatkund:innen) ist die E-Rechnung nicht immer zwingend erforderlich. Trotzdem bieten E-Rechnungen auch hier Vorteile, etwa durch schnelleres Versenden und einfachere Archivierung.

Gelten E-Rechnungen für Kund:innen im Ausland ebenfalls?

Ja, innerhalb der EU sind E-Rechnungen an internationale Geschäftskund:innen genauso verpflichtend wie an nationale. Der einheitliche E-Rechnungsstandard hilft dabei, das Verfahren zu vereinfachen und eine gleichbleibende Qualität der Rechnungsübermittlung sicherzustellen. Außerhalb der EU gelten E-Rechnungen jedoch nicht überall als verpflichtend. In diesen Fällen solltest du prüfen, ob der Kunde bzw. die Kundin eine E-Rechnung akzeptiert oder bevorzugt.

Was ist der Unterschied zwischen E-Rechnungen für B2B und B2C?

Der Hauptunterschied liegt in der gesetzlichen Pflicht: B2B-Kund:innen müssen oft elektronische Rechnungen erhalten, die bestimmte Standards erfüllen, um die Daten für steuerliche Zwecke maschinell auslesen zu können. B2C-Kund:innen hingegen erhalten meist Rechnungen in einfacheren Formaten (z. B. PDF), da hier keine Verpflichtung zur maschinellen Verarbeitung besteht. Zudem sind bei B2B-E-Rechnungen oft detaillierte Informationen zu Transaktionen und Steuersätzen erforderlich, die im B2C-Bereich weniger streng vorgeschrieben sind.

Wie werden E-Rechnungen innerhalb der EU verarbeitet?

Innerhalb der EU folgt die E-Rechnung meist einem standardisierten Format, das automatisierte Abläufe und einfache Verarbeitungsprozesse ermöglicht. Durch die EU-weite Harmonisierung können Rechnungen über Plattformen wie PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) versendet und empfangen werden. Diese Plattform stellt sicher, dass E-Rechnungen im richtigen Format und mit den erforderlichen Angaben beim Empfänger bzw. bei der Empfängerin ankommen – egal in welchem EU-Land er oder sie sich befindet.

Wie sehen die E-Rechnungen-Regelungen in den einzelnen EU-Ländern aus?

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die aktuellen Regelungen zur E-Rechnung in ausgewählten EU-Ländern. Dabei wird zwischen zwei Bereichen unterschieden:

• B2G (Business-to-Government): Verpflichtende elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern. Viele EU-Länder haben bereits verbindliche Standards eingeführt, um die Abwicklung öffentlicher Aufträge zu vereinfachen und zu digitalisieren.
• B2B (Business-to-Business): Elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen. In einigen EU-Ländern ist dies bereits verpflichtend, während andere dies bisher nur für die Zusammenarbeit mit öffentlichen Einrichtungen (B2G) vorschreiben.

Tipp von Accountable: Details und weiterführende Informationen für die einzelnen Mitgliedstaaten findest du in den jeweiligen Factsheets der EU-Kommission.

Müssen auch Rechnungen in Drittländer elektronisch erfolgen?

Das hängt vom jeweiligen Land ab. Einige Länder haben ihre eigenen Vorschriften für die E-Rechnung, während andere dies nicht verlangen. Wenn dein:e Kund:in sich in einem Land ohne elektronische Rechnungspflicht befindet, kannst du grundsätzlich auch eine Papierrechnung ausstellen. Es ist jedoch ratsam, vorab zu klären, welche Form dein:e Kund:in bevorzugt und ob er oder sie elektronische Rechnungen akzeptiert. Einige Drittländer, wie Norwegen und die Schweiz, haben mittlerweile ähnliche Anforderungen wie die EU eingeführt.

Gibt es besondere Regelungen für E-Rechnungen an Kund:innen in den USA?

In den USA ist die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in der Regel nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die Rechnungslegung erfolgt nach wie vor überwiegend in Papierform oder als einfache elektronische Formate wie PDF. Allerdings akzeptieren viele US-amerikanische Unternehmen mittlerweile E-Rechnungen, da sie einfacher und schneller zu verarbeiten sind. Solltest du also US-amerikanische Kund:innen haben, empfiehlt es sich, vorab zu klären, ob elektronische Rechnungen gewünscht sind und welches Format bevorzugt wird.

Hier beantworten wir noch weitere der häufigsten Fragen rund um das Thema E-Rechnung:

➡️Hier findest du unsere FAQs zu E-Rechnungen.

Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.