Cloud-Services von der Steuer absetzen: So nutzt du das Sparpotenzial

Die Welt wird immer digitaler, und Unternehmen – ob groß oder klein – stehen vor einer entscheidenden Frage: Wie können wir mithilfe moderner Technologien effizienter arbeiten und gleichzeitig die Steuerlast senken? Die Antwort könnte überraschend einfach sein: Cloud-Services.

Vielleicht denkst du jetzt: „Cloud? Ist das nicht nur was für IT-Nerds und Großkonzerne?“ Aber weit gefehlt! Auch als Selbstständige:r, Freelancer:in oder kleines Unternehmen kannst du von den Vorteilen der Cloud profitieren – und zwar nicht nur in Form von mehr Flexibilität und geringeren IT-Kosten, sondern auch durch echte Steuerersparnisse.

Cloud-Services als Betriebsausgabe von der Steuer absetzen

Bevor wir uns damit beschäftigen, wie du die Kosten für Cloud-Services als Betriebsausgaben absetzen kannst, lass uns kurz klären, was genau unter Cloud-Services zu verstehen ist. Der Begriff „Cloud“ klingt zunächst nebulös, aber in Wahrheit ist es ganz einfach: Cloud-Services sind IT-Dienstleistungen, die du über das Internet nutzt – und die eben nicht mehr lokal auf einem Computer unter dem Schreibtisch oder Server in deinem Büro laufen.

Ein Beispiel dafür wären Cloud-Speicherdienste wie Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive oder NextDrive: Statt einen eigenen Server zu kaufen oder zu leasen, auf dem deine Daten dann zentral liegen, mietest du Speicherplatz und Rechenleistung bei einem Anbieter, der diese Ressourcen in riesigen Rechenzentren irgendwo auf der Welt bereitstellt. Du nutzt den Speicher über das Internet und zahlst nur für das, was du tatsächlich verwendest.

Die gängigsten Cloud-Modelle sind:

• IaaS (Infrastructure as a Service): Hierbei mietest du IT-Infrastruktur wie virtuelle Server oder Speicherplatz.
• PaaS (Platform as a Service): Dies bietet dir Entwicklungsplattformen für die Erstellung und Verwaltung deiner Anwendungen.
• SaaS (Software as a Service): Hier greifst du auf Software zu, die du nicht selbst installieren musst – alles läuft über die Cloud. Bekannte Beispiele sind Google Workspace, Microsoft 365 oder ein Steuer- und Buchhaltungsprogramm wie Accountable.

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Steuerliche Absetzbarkeit von Cloud-Kosten (Speicher, Software & Co.)

Jetzt kommt der spannende Teil: Wie kannst du die Kosten für diese Cloud-Services steuerlich geltend machen? Grundsätzlich gilt: Wenn du Cloud-Dienstleistungen für dein Unternehmen nutzt, sind die dabei entstehenden Kosten Betriebsausgaben. Und das Beste daran? Diese Betriebsausgaben, zum Beispiel für Software oder Cloud-Speicher, kannst du in deiner Steuererklärung absetzen, wodurch dein zu versteuerndes Einkommen – und damit deine Steuerlast – sinkt.

Was sind Betriebsausgaben?

Wie wir bereits besprochen haben, sind Betriebsausgaben alle Ausgaben, die notwendig sind, um dein Unternehmen zu führen. Dazu gehören zum Beispiel:

• Miet- und Leasingkosten für Büros oder Fahrzeuge
• Kosten für Büromaterialien, Computer oder Software
• Werbekosten
• Fahrt- und Reisekosten, die geschäftlich veranlasst sind

Und eben auch: Kosten für Cloud-Services. Wenn du also eine monatliche Gebühr für eine Buchhaltungssoftware zahlst, die in der Cloud läuft, kannst du diese Kosten als Betriebsausgabe absetzen. Aber Vorsicht: Es muss sich um eine geschäftliche Nutzung handeln! Wenn du denselben Dienst auch privat nutzt, musst du die Kosten anteilig aufteilen.

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Sofortabschreibung oder Abschreibung über mehrere Jahre?

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, wie du diese Kosten steuerlich behandelst. Kosten für Cloud-Services kannst du in der Regel sofort in dem Jahr absetzen, in dem sie angefallen sind, da es sich oft um wiederkehrende monatliche Gebühren handelt. Das nennt man Sofortabschreibung. Diese ist in der Regel bei Geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWG) möglich, die bis 800 Euro (netto) kosten dürfen.

Anders ist es bei größeren Investitionen, zum Beispiel wenn du teure Server kaufst, die mehrere Jahre genutzt werden. Solche Ausgaben müssen dann über die Nutzungsdauer hinweg abgeschrieben werden. In größeren Unternehmen werden Investitionskosten für Server, die unterbrechungsfreie Stromversorgung (USV) und Netzwerkspeicher (NAS) in der Regel auch als Kapitalanlage im Anlagevermögen verbucht. Sogenannte CapEx-Kosten können nicht gewinn- und damit steuermindernd sofort mit den Einnahmen verrechnet werden.

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Nachweispflicht und Dokumentation

Wie bei allen steuerlichen Themen ist auch beim Cloud Computing die richtige Dokumentation entscheidend. Das Finanzamt möchte sehen, dass deine Betriebsausgaben tatsächlich betrieblich veranlasst sind. Daher solltest du immer darauf achten, dass du die Rechnungen für deine Cloud-Services gut aufbewahrst. Diese müssen klar erkennen lassen, wofür die Kosten angefallen sind und dass sie deinem Unternehmen zuzurechnen sind.

Eine weitere Sache, auf die du achten solltest: Achte darauf, dass der Anbieter der Cloud-Services seine Rechnungen korrekt ausstellt, vor allem wenn er seinen Sitz im Ausland hat. Bei Ausgaben für Dienstleistungen aus dem EU-Ausland kann unter Umständen eine sogenannte Reverse-Charge–Regelung greifen, bei der du die Umsatzsteuer schulden kannst. Es ist daher ratsam, sich hier gegebenenfalls von einem:einer Steuerberater:in unterstützen zu lassen.

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Steuerliche Risiken und Herausforderungen beim Cloud Computing

Cloud-Services bieten viele Vorteile, aber wie bei allen steuerlichen Themen lauern auch hier Fallstricke, die du kennen solltest. Der größte Feind deines Steuererfolgs ist die falsche oder ungenaue Anwendung der Absetzungsmöglichkeiten. Ein häufiges Problem: Kosten, die zwar betrieblich genutzt werden, aber nicht ausreichend dokumentiert sind, werden vom Finanzamt nicht anerkannt.

Ein weiteres Risiko besteht darin, private und betriebliche Nutzung nicht klar voneinander zu trennen. Wenn du beispielsweise eine Cloud-Software sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzt, muss der private Anteil herausgerechnet werden. Tust du das nicht, könnte das Finanzamt die gesamten Ausgaben infrage stellen. Hier ist also Vorsicht geboten, denn es könnte passieren, dass du auf den Kosten sitzen bleibst und diese nicht steuerlich absetzen kannst.

Cloud Computing: Datenschutz im Blick behalten

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Nutzung von Cloud-Services ist der Datenschutz. Gerade in Deutschland, wo die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sehr streng ist, müssen Unternehmen darauf achten, dass die verwendeten Cloud-Dienste die gesetzlichen Vorgaben erfüllen. Dies betrifft nicht nur die Sicherheit der gespeicherten Daten, sondern auch die Frage, wo diese Daten gespeichert werden.

Nutzt du beispielsweise einen Cloud-Service, der seine Server außerhalb der EU betreibt, musst du sicherstellen, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Andernfalls könntest du nicht nur rechtliche Probleme bekommen, sondern auch steuerliche Nachteile erleiden, da der Betriebsausgabenabzug für unzulässige oder unrechtmäßig genutzte Dienste verweigert werden könnte.

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