Digitale Buchhaltung: Software ist ein Muss

Nicht viele sind Fan, und doch führt kein Weg drumherum: die Buchhaltung 🙄. Ein geordnetes System ist dabei essenziell, um sich bei der Buchführung nicht zu verzetteln. Um dich nach der Gründung voll auf dein Unternehmen fokussieren zu können, kannst du mit Software Zeit sparen. Außerdem ist eine digitalisierte Buchhaltung zukunftsorientiert.

Also: Alles auf Auto-Pilot?🧑‍✈️ Mit modernen, digitalen Tools lässt sich deine Buchhaltung entspannt an einem Ort organisieren. Finde in diesem Artikel heraus, ob Buchhaltungssoftware für dich sinnvoll ist und wie sie deinen Arbeitsalltag vereinfachen kann.

Was ist Buchhaltung?

Die Buchhaltung gehört zu jedem erfolgreichen Unternehmen dazu. Als Buchführung bezeichnet man die geordnete Erfassung von Belegen wie beispielsweise Quittungen. Die Buchhaltung beschäftigt sich mit der rechtssicheren Dokumentation und Analyse aller Geschäftsvorfälle. Das geht entweder mit Buchhaltungssoftware oder klassisch mit Zettel und Büroordner.

Ziel ist es, jederzeit Vermögen und Schulden des Unternehmens feststellen zu können. Man unterscheidet zwei Formen: die einfache und die doppelte Buchführung. Während es sich bei der einfachen Buchführung lediglich um eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) handelt, umfasst die doppelte Buchführung eine Bilanzierung.

Wozu eine Buchhaltungssoftware?

Die klassische Buchhaltung wird mit vielen Ordnern organisiert. Es sammelt sich eine Menge Papierkram an, der archiviert wird. Doch heute werden für die Buchhaltung in Unternehmen meistens digitale Lösungen genutzt. Das macht eine Buchhaltung mit Software aus:

Während große Unternehmen eine ganze Abteilung aus Fachkräften zusammenstellen, kannst du eine Buchhaltungssoftware als eine Art elektronische:n Buchhalter:in ansehen. Ein großer Vorteil digitaler Systeme ist, dass sämtliche Daten von überall aus abrufbar sind und mehrere Bereiche der Buchhaltung in einer Software integriert sind. Das Motto: Ein Tool für alles. Durch diese Vereinfachungen erleichtern Programme dir die Datenanalyse.

So kannst du mit idealer Buchhaltungssoftware professionell Rechnungen schreiben, Dokumente scannen und speichern, Belege erfassen und buchen und Daten exportieren oder an das Finanzamt übermitteln. Darüber hinaus kannst du Bankkonten direkt mit Software verbinden, Berichte erstellen und Abrechnungen vornehmen. Kurzum: Deine Buchführung wird komplett digitalisiert.

Auf diese Weise hast du stets deine Finanzen im Blick und kannst jegliche Rechnungen selbst erledigen. Mit entsprechender Software hast du außerdem eine Übersicht über fällige Steuerzahlungen. Neben diesen Erleichterungen dient Buchhaltungssoftware dazu, deine Buchhaltungspflicht zu erfüllen.

Wer braucht Buchhaltungssoftware?

Generell empfiehlt sich eine geordnete Buchführung für alle freiberuflich und gewerblich Tätigen, wenn sie den Überblick über ihre finanzielle Situation behalten möchten. Für viele von ihnen ist die Pflicht zur doppelten Buchhaltung sogar gesetzlich vorgeschrieben: Das gilt zum Beispiel für Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften und unter Umständen Einzelunternehmen. Für die meisten Einzelunternehmer:innen reicht aber eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Grundsätzlich sind auch Kleinunternehmer dafür verantwortlich, dem Finanzamt eine Übersicht über Einnahmen und Ausgaben zu liefern. Dafür müssen auch sie eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung durchführen. Nutzt du dafür aber eine Steuer-Software, hält sich der buchhalterische Aufwand in Grenzen.

💡Tipp von Accountable: Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, bist du von der Umsatzsteuer befreit. Beachte, dass du somit auch keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen darfst.

Lohnt sich also eine Software für die Buchhaltung von Kleinunternehmer? Für Selbstständige ist Buchhaltungssoftware, die online funktioniert heute nicht mehr wegzudenken. Denn auch deine Steuererklärungen müssen inzwischen online eingereicht und ans Finanzamt übermittelt werden. Einige Softwares bieten extra Rechnungsvorlagen für Kleinunternehmen an. Diese können Prozesse effizienter gestalten. Darüber hinaus erleichtert eine gute Buchhaltungssoftware deine Steuererklärung als Kleinunternehmer. Wenn du noch keine Erfahrung in der Buchhaltung hast, solltest du insbesondere auf ein schlankes Programm mit intuitiver Bedienung achten.

Buchhaltungssoftware für Einzelunternehmen und gewerbliche Unternehmen

Zunächst ist festzuhalten, dass nicht alle Einzelunternehmer:innen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Selbst wenn du im Handelsregister eingetragen bist, reicht je nach Umsatz eine EÜR aus. Dazu dürfen gewisse Grenzwerte nicht überschritten werden. Diese Regel gilt ebenso für alle weiteren gewerblichen Unternehmensformen.

Als Einzelunternehmer:in ohne Angestellte bist du selbst für die Buchhaltung zuständig. Eine Buchhaltungssoftware kann dabei behilflich sein – gerade dann, wenn du keine Vorkenntnisse mitbringst. Wichtig ist vor allem, dass die Buchhaltung so einfach und so zeitsparend wie möglich vonstattengeht, damit du dich voll auf dein Einzelunternehmen konzentrieren kannst.

In Einzelunternehmen und kleinen Betrieben lohnt sich die Buchhaltung via Software, weil sie Zeit und Aufwand erspart. Doch wie sieht es mit größeren Unternehmen aus? Oftmals gibt es hier aufgrund der vielen Angestellten und umfangreichen Buchungen eine eigene Abteilung für die Buchhaltung. Schließlich gehören hier zur Buchhaltung unter anderem auch Personalkosten und Lohnabrechnungen.

Ganz ersetzen kann ein digitales Programm die Arbeit zwar nicht, aber sie kann die Arbeit für das Personal deutlich erleichtern und wesentliche Prozesse automatisieren. Buchhaltung, Berichte und Steuern lassen sich so einfacher erledigen. Für große Konzerne bieten sich vor allem Allround-Lösungen als Buchhaltungssoftware an – diese unterstützen zusätzlich beim Projektmanagement oder der Lagerverwaltung.

Buchhaltungssoftware für Freiberufler

Für Freiberufliche gilt hinsichtlich der Buchhaltungspflicht eine Besonderheit: Sie haben unabhängig von ihren Gewinn- und Umsatzzahlen das Recht, lediglich eine EÜR durchzuführen. Die Ausnahme bilden eingetragene Kaufleute. Diese sind trotz freiberuflicher Tätigkeit zur Bilanzierung verpflichtet.

Dennoch müssen auch Freiberufliche sorgfältig Belege und Aufzeichnungen sammeln und aufbewahren, um die Rechnung korrekt zu erledigen. Für einen besseren Überblick bietet sich daher auch in der Freiberuflichkeit eine Buchhaltung mit Software an!

Welches Buchhaltungsprogramm ist das richtige?

Neben einer sinnvollen Ordnung in der Buchhaltung sollte deine oberste Priorität die Einhaltung der GoB-Grundsätze sein. Davon abgesehen sollte das System zu deiner Arbeitsweise, deinen Vorlieben und zu deinem Unternehmen passen. Unterschieden wird beispielsweise zwischen cloud-basierter Online-Buchhaltung und Offline-Software.

Achte darauf, dass deine Hardware die nötigen Anforderungen erfüllen muss, um eine Offline-Buchhaltungssoftware installieren zu können. Mit einer Cloud ausgestattet, werden Daten mit Buchhaltungssoftware online gespeichert. Besonders praktisch ist ein Programm, das du auch mobil per App nutzen kannst.

Auch der Funktionsumfang der Programme unterscheidet sich: Manche Softwares sind speziell für die einfache Buchhaltung geeignet, andere für die doppelte. Schau bei deiner Wahl außerdem darauf, ob du dein Konto direkt mit der Software verbinden kannst und ob sie sich auch für eine Steuerübersicht eignet.

Online-Varianten haben oft den Vorteil, dass sie immer auf dem neuesten Stand sind – gerade hinsichtlich möglicher Änderungen der Steuergesetze ist das relevant. Nützliche Rundum-Pakete vereinen viele Einsatzmöglichkeiten in einer Software. Dir ist persönlicher Support wichtig? Auch der wird dir im Rahmen eines digitalen Buchhaltungs-Angebotes bereitgestellt. 

Der Kostenfaktor spielt bei der Entscheidung für Buchhaltungssoftware ebenfalls eine Rolle. Neben professionellen Tools für die Buchhaltung gibt es auch Buchhaltungssoftware, die kostenlos ist. Diese hat allerdings oft den Nachteil, dass sie nicht immer auf dem aktuellen Stand ist und wenig Support bieten.

Die meisten digitalen Buchhaltungsprogramme sind nicht kostenlos. Das sollte aber kein Problem darstellen, wenn du bedenkst, dass es sich dabei um eine wertvolle Investition in einen geordneten Arbeitsablauf ohne Komplikationen handelt. Im Vergleich zu Personalkosten oder Strafzahlungen aufgrund einer fehlerhaften Abschlussrechnung sind die Kosten für die Software gering.

💡 Mit der Steuerlösung von Accountable hast du nicht nur ein Programm für deine Buchhaltung sondern kannst auch alle Steuererklärungen direkt erledigen. So hast du alles in einem Tool!

Fazit – Welche Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Von einer modernen Buchhaltungssoftware darfst du erwarten, dass sie deine Arbeit ungemein erleichtert – vom Rechnungswesen bis zur Steuererklärung. Denn Buchhaltungssoftware hat im Vergleich zur analogen Arbeitsweise einige Vorteile. Vor allem sind die Programme zeit- und platzsparend. Sie sichern all deine Daten digital und deine Dokumente sind jederzeit abrufbar.

Schlussendlich lohnen sich Softwares für jede Unternehmensform. Besonders eignet sich eine flexible Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen, mittelgroße Betriebe und Selbstständige. Statt die Buchhaltung unachtsam abzuarbeiten, kannst du sie dank spezialisierter Online-Programme schnell und einfach erledigen.

💡Teste die Accountable Steuerlösung 14 Tage kostenlos. Mit Accountable erledigst du Buchhaltung und Steuererklärungen selbst und brauchst keine Steuerkenntnisse oder lange Einarbeitung!