Buchhaltung für Selbstständige: Hilfreiche Tipps für weniger Stress

Die Buchhaltung stellt für viele Selbstständige oft eine große Herausforderung dar. Doch die korrekte Verwaltung deiner Geschäftszahlen ist unerlässlich, um deinen steuerlichen Verpflichtungen nachzukommen und deinen unternehmerischen Erfolg zu sichern. In diesem Beitrag geben wir dir wertvolle Tipps, wie du deine Buchhaltung als Selbständige:r ganz ohne Stress in den Griff bekommst.

Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler:innen

Ob einfache Buchführung nach EÜR, doppelte Buchführung oder Bilanzierung: Als Freiberufler:in, Freelancer:in oder Selbstständige:r ist für dich die Dokumentation deiner Einnahmen und Ausgaben obligatorisch. Dadurch verschaffst du dir nicht nur selbst, sondern auch dem Finanzamt einen wichtigen Überblick über deine Finanzen, welches auf dieser Grundlage deine zu zahlende Steuerlast ermittelt. 

Wie umfangreich und aufwendig deine Buchhaltung ausfällt, hängt dabei von deiner gewählten Unternehmensform und der Größe deines Unternehmens ab. Eine Buchführungspflicht, sprich eine Verpflichtung zur aufwendigen doppelten Buchführung, besteht dabei nur für Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro, einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro oder solche, die im Handelsregister eingetragen sind. 

Als Freiberufler:in bzw. Kleingewerbetreibende:r liegts du höchstwahrscheinlich unter dieser Umsatzgrenze und kannst deinen Gewinn durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln. Doch auch diese weniger komplizierte einfache Buchhaltung entbindet Selbstständige nicht von einer ordentlichen Dokumentation ihrer Geschäftsvorfälle. 

Ungenauigkeiten in deiner Buchführung führen nicht nur zu Fehlern in deiner Steuererklärung, die hohe Steuernachzahlungen verursachen können, sondern bringen dich bei einer möglichen Betriebsprüfung möglicherweise auch in Erklärungsnot. Die folgenden Tipps helfen dir dabei, dass deine Buchhaltung fehlerfrei bleibt und vor allem nicht in Chaos und Stress ausartet. 

Buchhaltungs für Freiberufler: Belege sammeln

Zur einer vollständigen Buchhaltung bei Selbstständigkeit gehört auch das Sammeln der Belege deiner Einnahmen und Ausgaben. Daher solltest du alle deine Quittungen und Rechnungen in Papierform regelmäßig einscannen und digital archivieren. Damit ersparst du dir nicht nur jede Menge Stress am Jahresende, sondern auch viel wertvolle Zeit und hast gleichzeitig zu jeder Buchung den passenden Beleg sofort griffbereit. Dies geht inzwischen mit Steuer Apps direkt per Foto-Scan.

Dabei solltest du GoBD-konform vorgehen. Aus diesem Grund solltest du dich auch kurz mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff beschäftigen. 

Buchhaltung für Freiberufler: Fristen einhalten

Wenn du selbstständig bist und deine Buchhaltung selber machen willst, um dir die Kosten für den bzw. die Steuerberater:in zu sparen, solltest du dich mit den entsprechenden Abgabefristen wie z.B. für Steuererklärungen oder Umsatzsteuervoranmeldungen vertraut machen.

Am besten notierst du dir diese, um keine Frist zu verpassen und um unnötige Verspätungszuschläge und Verzugszinsen zu vermeiden. Neben den Abgabefristen solltest du auch die Aufbewahrungsfrist deiner steuerrelevanten Buchhaltungsunterlagen beachten. Nach den GoBD müssen diese zehn Jahre lang aufbewahrt werden. 

💡Tipp von Accountable: Nutzt du eine Steuersoftware wie Accountable, wirst du automatisch an Abgabefristen erinnert.

Buchhaltung für Freiberufler: Korrekte Rechnungen 

Korrekte Rechnungen gehören zu den Grundlagen einer ordnungsgemäßen Buchführung. Im Falle einer Betriebsprüfung dienen deine Rechnungen als Nachweis für durchgeführte Geschäftsvorgänge. Damit diese vom Finanzamt anerkannt werden, müssen darauf folgende Pflichtangaben enthalten sein:

• Dein vollständiger Name sowie deine Anschrift oder deines Unternehmens 
• Der vollständige Name und die Anschrift des Empfängers oder der Empfängerin
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum 
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang deiner Dienstleistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
• Entgelt, aufgegliedert nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
• Steuersatz sowie Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag 

Buchhaltung Freiberufler: Sei immer auf dem neuesten Stand

Wenn du selbstständig bist und deine Buchhaltung selbst machen willst, solltest du die aktuellen Gesetze und Vorschriften zur Buchhaltung kennen. Dazu bist du sogar gesetzlich verpflichtet, denn nur so kannst du sicherstellen, dass du deine Buchhaltung ordnungsgemäß führst.

Kommt es zu gesetzlichen Änderungen, gibt es zwar Übergangsfristen, jedoch solltet du nicht warten, bis diese abgelaufen sind und deine Buchführung zeitnah anpassen. Wie bei allen steuerlichen Themen gilt auch hier: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Bevor es also zu empfindlichen Versäumniszuschlägen kommt, solltest du immer auf dem neuesten Stand sein. 

Buchhaltungssoftware für Selbstständige

Die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung können auch für Freiberufler:innen und Freelancer:innen bereits relativ anspruchsvoll sein. Daher solltest du, wenn du selbstständig bist und deine Buchhaltung selbst machen willst, genügend Zeit für den nötigen Papierkram einplanen.

Auch wenn sich viele in dieser Situation mit Excel behelfen, ist diese Lösung nicht unbedingt die Beste: Bei ihrer Buchhaltung müssen Freiberufler:in in Excel die Daten manuell eingeben, was zeitaufwendig ist und auch zu Fehlern führen kann, die sich negativ auf deine Steuern auswirken können.

Das größte Problem ist jedoch, dass die Daten jederzeit verändert werden können und Änderungen dadurch nicht mehr nachvollziehbar sind. Daher verstößt die Buchführung mit Excel in vielen Fällen gegen die GoBD, die besagen, dass Buchungen und Aufzeichnungen unverändert bleiben müssen. Es kann also sein, dass das Finanzamt deine Buchhaltung mit Excel nicht akzeptiert. 

Daher solltest du lieber ein Buchhaltungsprogramm für Freiberufler:innen wie Accountable nutzen. 

Die Buchhaltungssoftware automatisiert viele zeitaufwändige Aufgaben wie die Erfassung von Transaktionen, die Erstellung von Rechnungen. Dies reduziert deinen manuellen Aufwand und spart wertvolle Zeit. Zudem minimierst du damit mögliche Fehler und Ungenauigkeiten in deiner Buchhaltung. 

Auch deine Belege sicherst du mit einer Buchhaltungssoftware für Selbstständige an einem zentralen Ort. Dies erleichtert dir nicht nur den Zugriff auf die Daten, sondern vereinfacht auch die Organisation deiner Buchhaltungsunterlagen. Gleichzeitig hast du deine Finanzen immer im Blick und erstellst mit nur einem Klick deine EÜR, Einkommensteuer und alle weiteren Steuererklärungen, die du einreichen musst. 

💡Und das Beste: Auf deine mit Accountable erstellte Steuererklärung erhältst du sogar eine Garantie. Das bedeutet, solltest du wegen einem Fehler, der durch die Software entstanden ist, eine Steuernachforderung zahlen müssen, wird diese von Accountable übernommen.