Betriebsprüfung: Was tun, wenn dich das Finanzamt besucht?

Das Finanzamt hat sich bei dir zu einer Betriebsprüfung angemeldet? Keine Panik! Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt ist meist eine routinemäßige Kontrolle – sie bedeutet nicht automatisch, dass du im Verdacht stehst, Steuern hinterzogen zu haben.

Worauf du als Kleinunternehmer:in oder Selbstständige:r bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt achten solltest und wie du diese vermeiden kannst, erfährst du hier.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist eine Kontrolle durch das Finanzamt, bei der geprüft wird, ob deine Buchhaltung korrekt, vollständig und gesetzeskonform ist. Die Prüfung betrifft in der Regel den Zeitraum der letzten drei Jahre.

Egal ob große Betriebe, Kleinunternehmen, Freiberufler:innen oder Gewerbetreibende: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann jederzeit angesetzt werden und kommt grundsätzlich für alle steuerpflichtigen Personen und Unternehmen in Frage.

Die Betriebsprüfung wird auch Außenprüfung genannt, da diese von Außendienstmitarbeiter:innen des Finanzamts bei dir bzw. in deinem Büro, in den Geschäftsräumen oder – wenn du im Homeoffice arbeitest – zuhause stattfindet. Bei der sogenannten Sonderprüfung handelt es sich ebenfalls um eine Betriebsprüfung.

Allerdings findet diese nur in Fällen statt, bei der die Steuerfahndung bereits den Verdacht hat, dass etwas nicht stimmt. Die jeweiligen Arten der Betriebsprüfung durch das Finanzamt unterscheiden sich wie folgt:

• Reguläre Außenprüfung: Prüfung aller geschäftlichen Steuerarten und Tätigkeiten der letzten drei Jahre
• Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Prüfung deiner Umsatzsteuer, wenn du häufiger Vorsteuer-Überschüsse geltend machst
• Lohnsteuer-Außenprüfung: Prüfung der korrekten Abführung der Lohnsteuer
• Nachschau zur Umsatzsteuer: Unangemeldete Prüfung, in der Regel bei Unternehmen und nicht bei Kleinunternehmer:innen

Welche Bereiche bei einer Betriebsprüfung tatsächlich geprüft werden, hängt von deinem Unternehmen bzw. davon ab, ob du Kleinunternehmer:in, Selbstständige:r oder Freiberufler:in bist – sowie von den Schwerpunkten, die das Finanzamt setzt.

Betriebsprüfung: Wie oft und warum werde ich geprüft?

Wie oft eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt stattfindet, hängt von der Betriebsgröße ab. Während größere Unternehmen regelmäßig geprüft werden, erfolgt eine Betriebsprüfung für Kleinunternehmer:innen oft nach dem Zufallsprinzip.

Dabei kann eine Betriebsprüfung auch nach Betriebsaufgabe stattfinden – selbst wenn dein Unternehmen nicht mehr existiert oder du deine selbstständige Tätigkeit beendet hast. In diesem Fall kann das Finanzamt eine Nachzahlung fordern. Hier gilt in der Regel eine Verjährungsfrist von vier Jahren.

Eine Betriebsprüfung bei Kleinunternehmer:innen und Selbstständigen wird vor allem dann durch das Finanzamt angeordnet, wenn dieses Auffälligkeiten bei der Steuererklärung oder der ordnungsgemäßen Buchhaltung feststellt. Zu den Auslösern einer Betriebsprüfung gehören unter anderem:

• Unregelmäßigkeiten in der Steuererklärung
• Fehler in der Bilanz oder im Jahresabschluss
• Wiederholt verspätet abgegebene Steuererklärungen
• Regelmäßig verspätete Zahlungen von Steuerschulden
• Unbegründete Senkung der Steuervorauszahlungen
• Stark schwankende Einnahmen und Gewinn
• Dauerhafte Verluste

Zwar führt nicht jede dieser Auffälligkeiten automatisch zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, jedoch solltest du vermeiden, dass diese sich häufen. Damit verhinderst du, dass das Finanzamt von vornherein einen Verdacht gegen dich erhebt.

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Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt folgt immer einem festen Schema: Zunächst wirst du zwei bis vier Wochen vor dem Termin schriftlich per Prüfungsanordnung über die anstehende Betriebsprüfung informiert. Aus dieser geht auch hervor, was genau geprüft werden soll.

Sollte dein:e Steuerberater:in eine Empfangsvollmacht von dir erhalten haben, ist es auch möglich, dass nur diese:r benachrichtigt wird. Der Termin lässt sich zwar verschieben, wenn du und dein:e Steuerberater:in verhindert seid, umgehen lässt er sich jedoch nicht.

Nutze die Vorbereitungszeit, um alle erforderlichen Unterlagen vollständig und korrekt bereitzustellen. Welche Dokumente konkret benötigt werden, ist in der Prüfungsanordnung festgelegt.

Bei der Betriebsprüfung von Kleinunternehmer:innen werden in der Regel zuerst die Sozialversicherung und Umsatzsteuer geprüft. Zudem solltest du all deine Angaben auch durch entsprechende Belege beweisen können. Dabei können, je nach Betriebsgröße, auch andere Dinge geprüft werden:

• Vorsteuerabzug
• Betriebsausgaben
• Kleinbetragsrechnungen
• Abgaben zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung
• Sonderabschreibungen
• Private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
• Schuldzinsen
• Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
• Bilanzen

Du bist dazu verpflichtet, sämtliche Unterlagen vollständig bereitzustellen und bei Rückfragen mit dem Finanzamt zu kooperieren.

So bereitest du dich auf die Betriebsprüfung vor

Je besser du vorbereitet bist, desto schneller und unkomplizierter verläuft die Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Beachte folgende Punkte:

• Unterlagen bereithalten: Sammle alle erforderlichen Dokumente aus der Prüfungsanordnung und überprüfe sie auf Vollständigkeit. Falls etwas fehlt, ergänze es rechtzeitig.
• Steuerberater:in einbeziehen: Falls du eine:n Steuerberater:in hast, die oder der keine Empfangsvollmacht hat, solltest du diese:n frühzeitig über die Betriebsprüfung des Finanzamts informieren. Er oder sie kann deine Buchhaltung überprüfen und eventuelle Fragen im Vorfeld klären.
• Digitale Buchhaltung organisieren: Falls du eine elektronische Buchhaltung führst, solltest du sicherstellen, dass alle relevanten Belege und Rechnungen gut strukturiert abgelegt und leicht abrufbar sind.
• Prüfungsort vorbereiten: Falls die Prüfung in deinem Büro oder Homeoffice stattfindet, richte einen Arbeitsplatz für die Prüfer:innen ein und halte die notwendigen Dokumente griffbereit.
• Typische Fragen durchgehen: Prüfe mit deinem:r Steuerberater:in, welche Themen besonders kritisch sein könnten – etwa häufig schwankende Einnahmen oder ungewöhnlich hohe Betriebsausgaben.
• Keine vorschnellen Antworten geben: Falls das Finanzamt Rückfragen hat, nimm dir Zeit für eine sorgfältige Antwort. Falls du dir unsicher bist, lass dich von deinem:r Steuerberater:in beraten.

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

Wie lange eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt dauert, hängt ebenfalls von der Betriebsgröße ab. Während eine Betriebsprüfung von Kleinunternehmer:innen und kleineren Selbstständigen meist nur wenige Tage in Anspruch nimmt, kann diese bei größeren Betrieben auch mehrere Wochen dauern.

Dabei gilt: Sind deine zu prüfenden Unterlagen vollständig und korrekt und ist keine Schlussbesprechung nötig, um ungeklärte Sachverhalte zu besprechen, verkürzt sich die Betriebsprüfung.

Betriebsprüfung: Droht eine Nachzahlung als Strafe?

Das Finanzamt teilt dir das Ergebnis der Betriebsprüfung in der sogenannten Prüfungsfeststellung mit. Vorausgesetzt, es gibt keine offenen Fragen mehr und alle Sachverhalte konnten geklärt werden. Im besten Fall geht aus der Prüfungsfeststellung hervor, dass du alle Steuern korrekt abgeführt hast.

Wenn im Rahmen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt nachgewiesen werden kann, dass du zu wenig Steuern bezahlt hast, musst du mit einer Nachzahlung als Strafe rechnen. Diese setzt sich aus dem fehlenden Steuerbetrag plus Zinsen zusammen. Das Wichtigste hierzu:

• Zinsen auf Nachzahlungen: Die Zinsen fallen 15 Monate nach Entstehung der Steuerschuld an und betragen 0,5 % pro Kalendermonat.
• Hinzuschätzungen: Falls deine Buchführung fehlerhaft oder lückenhaft ist, kann das Finanzamt Schätzungen vornehmen. Diese fallen oft zu hoch aus und führen zu hohen Nachzahlungen und Strafzinsen.
• Steuerbetrug: Wird ein vorsätzlicher Betrug festgestellt, drohen neben hohen Geldstrafen auch Freiheitsstrafen, die sich nach der Höhe des Steuerschadens richten.

Falls du eine Nachzahlung nach der Betriebsprüfung nicht leisten kannst, solltest du schnellstmöglich eine Ratenzahlung oder Stundung mit dem Finanzamt verhandeln.

Was kostet eine Betriebsprüfung?

Die Betriebsprüfung durch das Finanzamt selbst verursacht keine direkten Kosten – es sei denn, sie führt zu einer Nachzahlung oder Strafe. Zusätzliche Kosten können entstehen, wenn du eine:n Steuerberater:in hinzuziehst.

Steuerberater:innen berechnen eine sogenannte Zeitgebühr in Höhe von 30 bis 70 EUR pro angefangene halbe Stunde. Diese umfasst z. B. auch die Vorbereitung der Betriebsprüfung und die Anreise zum Prüfungsort. Ein weiterer möglicher Kostenpunkt kann entstehen, wenn du spezielle Gutachten oder externe Beratung benötigst.

💡Tipp von Accountable: Setze frühzeitig eine Honorarobergrenze mit deinem:r Steuerberater:in fest, um eine unerwartet hohe Rechnung zu vermeiden.

Wie lässt sich eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt vermeiden?

Eine Betriebsprüfung bei Selbstständigen lässt sich nie vollständig ausschließen, aber du kannst das Risiko minimieren. Am besten, indem du Dinge vermeidest, mit denen du dich beim Finanzamt verdächtig machst, sprich: verspätete Steuerzahlungen, Fehler in der Steuererklärung etc. Darauf solltest du achten:

• Fristen einhalten: Reiche deine Steuererklärungen pünktlich ein und zahle deine Steuern rechtzeitig.
• Korrekte Buchhaltung führen: Achte darauf, dass alle Einnahmen und Ausgaben vollständig dokumentiert sind.
• Belege aufbewahren: Halte alle Rechnungen und Nachweise bereit – besonders für Betriebsausgaben und Vorsteuerabzüge.
• Auffälligkeiten vermeiden: Starke Schwankungen bei Einnahmen oder wiederholte Verluste können das Finanzamt misstrauisch machen.
• So bist du bestens vorbereitet, wenn es doch einmal zu einer Betriebsprüfung kommen sollte.

Das bedeutet der Brief vom Finanzamt

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Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

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