Betriebsprüfung: Was tun, wenn dich das Finanzamt besucht

Das Finanzamt hat sich bei dir zu einer Betriebsprüfung angemeldet? Keine Panik! Hierbei handelt es sich meist nur um eine routinemäßige Prüfung, die durchgeführt wird, ohne dass du unter Verdacht stehst, bei deinen Steuern geschummelt zu haben.

Worauf du bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt achten solltest und wie du diese vermeiden kannst, verraten wir dir in diesem Beitrag.

Was ist eine Betriebsprüfung?

Bei der Betriebsprüfung handelt es sich um eine Kontrolle durch das Finanzamt. Dabei wird geprüft, ob deine Buchhaltung korrekt und vollständig ist und ob du deinen steuerlichen Verpflichtungen nachkommst. Die Prüfung betrifft in der Regel den Zeitraum der letzten drei Jahre.

Egal ob große Betriebe, Kleinunternehmen, Freiberufler oder Gewerbetreibende: Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt kann jederzeit angesetzt werden und kommt grundsätzlich für alle steuerpflichtigen Personen und Unternehmen in Frage.

Die Betriebsprüfung wird auch Außenprüfung genannt, da diese von Außendienstmitarbeitern des Finanzamts bei dir bzw. in deinem Büro, in den Geschäftsräumen oder zuhause stattfindet, wenn du im Homeoffice arbeitest. Bei der sogenannten Sonderprüfung handelt es sich ebenfalls um eine Betriebsprüfung.

Allerdings findet diese nur in Fällen statt, bei der die Steuerfahndung bereits den Verdacht hat, dass etwas nicht stimmt. Die jeweiligen Arten der Betriebsprüfung durch das Finanzamt unterscheiden sich wie folgt:

• Reguläre Außenprüfung: Prüfung aller geschäftlichen Steuerarten und Tätigkeiten der letzten drei Jahre.
• Umsatzsteuer-Sonderprüfung: Prüfung deiner Umsatzsteuer, wenn du häufiger Vorsteuer-Überschüsse geltend machst.
• Lohnsteuer-Außenprüfung: Prüfung der korrekten Abführung der Lohnsteuer.
• Nachschau zur Umsatzsteuer: Unangemeldete Prüfung. In der Regel bei Unternehmen und nicht bei Kleinunternehmer:innen.

Welche Bereiche bei einer Betriebsprüfung tatsächlich geprüft werden, hängt von deinem Unternehmen bzw. davon ab, ob du Kleinunternehmer:in, Selbstständige:r oder Freiberufler:in bist und welche Schwerpunkte das Finanzamt setzt.

Betriebsprüfung: Wie oft und warum werde ich geprüft?

Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, hängt von der Betriebsgröße ab: Größere Betriebe sind deutlich öfter betroffen, wobei eine Betriebsprüfung bei Kleinunternehmer:innen auch häufig nach dem Zufallsprinzip angeordnet wird.

Dabei kann eine Betriebsprüfung auch nach Betriebsaufgabe stattfinden, also auch dann, wenn dein Unternehmen nicht mehr besteht oder du deine selbstständige Tätigkeit aufgegeben hast. So kann das Finanzamt auch nach einer späteren Betriebsprüfung eine Nachzahlung als Strafe verhängen. Hier gilt eine Verjährungsfrist von vier Jahren.

Eine Betriebsprüfung bei Kleinunternehmer:innen und Selbstständigen wird vor allem dann durch das Finanzamt angeordnet, wenn dieses Auffälligkeiten bei der Steuererklärung oder der ordnungsgemäßen Buchhaltung feststellt. Zu den Auslösern einer Betriebsprüfung gehören unter anderem:

• Unregelmäßigkeiten in der Steuererklärung
• Fehler in der Bilanz oder im Jahresabschluss
• Wiederholt verspätet abgegebene Steuererklärungen
• Regelmäßig verspätete Zahlungen von Steuerschulden
• Selbständige und unbegründete Senkung der Steuervorauszahlungen
• Stark schwankende Einnahmen und Gewinn
• Ständige Verluste

Zwar führt nicht jede dieser Auffälligkeiten auch automatisch zu einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, jedoch solltest du vermeiden, dass diese sich häufen. Damit verhinderst du, dass das Finanzamt von vornherein einen Verdacht gegen dich erhebt. 

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Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung ist bei einer regulären Außenprüfung stets der gleiche: Zunächst wirst du zwei bis vier Wochen vor dem Termin schriftlich per Prüfungsanordnung über die anstehende Betriebsprüfung informiert. Aus dieser geht auch hervor, was genau geprüft werden soll.

Sollte dein:e Steuerberater:in eine Empfangsvollmacht von dir erhalten haben, ist es auch möglich, dass nur diese:r benachrichtigt wird. Der Termin lässt sich zwar verschieben, wenn du und dein:e Steuerberater:in verhindert seid, umgehen lässt er sich jedoch nicht.

Die Zeit bis zur Betriebsprüfung solltest du zur Vorbereitung nutzen und alle nötigen Unterlagen vollständig zusammenzusuchen und wenn nötig aufarbeiten, damit diese korrekt sind. Welche Unterlagen du genau benötigst, geht ebenfalls aus der Prüfungsanordnung hervor.

Bei der Betriebsprüfung von Kleinunternehmer:innen werden in der Regel zuerst die Sozialversicherung und Umsatzsteuer geprüft. Zudem solltest du all deine Angaben auch durch entsprechenden Belege beweisen können. Dabei können, je nach Betriebsgröße, auch andere Dinge geprüft werden:

• Vorsteuerabzug
• Betriebsausgaben
• Kleinbetragsrechnungen
• Abgaben zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosen- und Unfallversicherung
• Sonderabschreibungen
• Private Nutzung von Firmenwagen, Privatkonten und Telefon
• Schuldzinsen
• Gewinn- und Verlustrechnungen (GuV)
• Bilanzen

Dabei bist du dazu verpflichtet, die jeweiligen Unterlagen zur Prüfung komplett bereitzustellen und bei Rückfragen zur Verfügung zu stehen. 

Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?

Wie lange eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt dauert, hängt ebenfalls von der Betriebsgröße ab. Während eine Betriebsprüfung von Kleinunternehmer:innen und kleineren Selbstständigen meist nur wenige Tage in Anspruch nimmt, kann diese bei größeren Betrieben auch mehrere Wochen dauern.

Dabei gilt: Sind deine zu prüfenden Unterlagen vollständig und korrekt und ist keine Schlussbesprechung nötig, um ungeklärte Sachverhalte zu besprechen, verkürzt sich die Betriebsprüfung. 

Betriebsprüfung: Nachzahlung als Strafe

Das Ergebnis der Betriebsprüfung erhältst du mit der sogenannten Prüfungsfeststellung. Vorausgesetzt, es gibt keine offenen Fragen mehr und alle Sachverhalte konnten geklärt werden. Im besten Fall geht aus der Prüfungsfeststellung hervor, dass du alle Steuern korrekt abgeführt hast.

Wenn im Rahmen der Betriebsprüfung durch das Finanzamt nachgewiesen werden kann, dass du zu wenig Steuern bezahlt hast, musst du mit einer Nachzahlung als Strafe rechnen. 

Diese Nachzahlung setzt sich aus dem Fehlbetrag plus Zinsen zusammen. Die Zinsen fallen dabei 15 Monate nach dem Entstehen deiner Steuerschuld an und betragen 0,5 % pro Kalendermonat.

In Fällen, in denen sich die Buchführung als fehlerhaft erweist, kann es zu Hinzuschätzungen durch die Betriebsprüfer kommen, die meist deutlich zu hoch ausfallen und dadurch zu empfindlichen Nachzahlungen und Strafzinsen führen. Wird sogar Steuerbetrug aufgedeckt, kommt es neben hohen Geld-, auch zu Freiheitsstrafen, die sich nach der Höhe des Steuerschadens richten.

Was kostet eine Betriebsprüfung?

Kosten für eine reguläre Außenprüfung fallen an, wenn du am Ende dieser eine Strafe zahlen musst oder deine:n Steuerberater:in zur Unterstützung hinzuziehst. Diese:r berechnet eine sogenannte Zeitgebühr in Höhe von 30 bis 70 EUR pro angefangene halbe Stunde. Diese umfasst z.B. auch die Vorbereitung der Betriebsprüfung und die Anreise zum Prüfungsort.

Daher legst du am besten bereits im Vorfeld eine Honorarobergrenze fest, um eine hohe Rechnung zu vermeiden.

Wie lässt sich eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt vermeiden?

Eine Betriebsprüfung bei Selbstständigen lässt sich umgehen, indem du grundsätzlich die Dinge vermeidest, mit denen du dich beim Finanzamt verdächtig machst, sprich: verspätete Steuerzahlungen, Fehler in der Steuererklärung, etc. Daher solltest du darauf achten, 

• dass du die entsprechenden Deadlines einhältst, 
• deine Steuererklärungen und Dokumente stets korrekt und lückenlos sind,  
• du entsprechende Belege für deine Rechnungen hast. 

Damit bist du gleichzeitig auch bestens vorbereitet, wenn es doch einmal zu einer Betriebsprüfung kommen sollte.  

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