Rund um Steuern – Wie du Betriebsausgaben absetzen kannst

Das Thema Steuern gehört zum Alltag von Selbstständigen. Dabei geht es nicht nur darum, die Deadlines für das Zahlen von Einkommens- und Umsatzsteuer zu kennen, sondern im besten Fall auch die verschiedenen Möglichkeiten, hier und da ein wenig Geld zu sparen!

Denn das Wissen darum, was genau alles als Betriebsausgabe abgerechnet werden darf, kann sich durchaus mindernd auf deinen Steuerbetrag auswirken. Wir verraten dir, welche Betriebsausgaben du von der Steuer absetzen kannst.

Was genau sind Betriebsausgaben?

In Deutschland steht es Arbeitnehmenden zu, arbeitsbezogene Ausgaben von der Steuer abzusetzen. Diese Kosten werden als Werbungskosten bezeichnet und können in der jährlichen Einkommensteuererklärung geltend gemacht werden. 

Auch Selbstständige, die keinen festen Arbeitsvertrag haben, können Ausgaben, die für das Ausüben ihrer Tätigkeit dringend notwendig sind, von der Steuer absetzen. In diesem Fall spricht man allerdings nicht von Werbungskosten sondern von Betriebsausgaben. 

Welche Betriebsausgaben sind steuerlich absetzbar?

Prinzipiell kommen alle Ausgaben dafür in Betracht, die du zur Ausübung deiner gewerblichen oder freiberuflichen Tätigkeit benötigst. 

Dazu gehören unter anderem die Folgenden Ausgaben:

• Bewirtungskosten
• Geschäftsreisen
• Lohn- und Gehaltskosten für Mitarbeiter:innen
• Kosten für dein Büro oder Homeoffice
• Telefon- und Internetkosten
• Geschenke für Kunden
• Dienstleistungen
• Kfz- und Fahrtkosten
• Fortbildungskosten
• Betriebliche Versicherungen
• Abschreibungen
• Beratungskosten (Steuerberater:in, Rechtsberater etc.)

Wie müssen Mischkosten in den Betriebsausgaben berücksichtigt werden?

Neben den Kosten, die eindeutig zu den Betriebsausgaben zählen, gibt es auch noch gemischte Aufwendungen. Darunter versteht man Kosten, die sowohl private als auch betriebliche Ursachen haben. Sie werden als Mischkosten bezeichnet. Ein Teil dieser Kosten kannst du in den Betriebsausgaben steuerlich absetzen.

Bei Mischkosten kannst du einige Anteile bei der Steuer als Betriebsausgaben geltend machen. Das ist dann der Fall, wenn sich private und betriebliche Kosten mischen. Ein Beispiel dafür ist, dein Telefon. Wenn du beruflich und privat den gleichen Vertrag nutzt, kannst du diese Ausgaben nur anteilig als Betriebsausgabe absetzen. Du musst hier dem Finanzamt nachweisen, wie sich die Anteile ergeben. 

Gleiches gilt auch für Reisekosten. Wenn du an deine Geschäftsreise noch einige Tage privaten Urlaub dranhängst, kannst du nur die Kosten, die im Zusammenhang mit der Geschäftsreise anfallen als Betriebskosten geltend machen.

1. Kosten die dagegen nicht als Mischkosten anerkannt werden, und daher nicht in die Betriebskosten fallen, sind jene, die sich nicht klar trennen lassen. Dazu zählen zum Beispiel Computer und Fernseher, die sowohl privat als auch betrieblich genutzt werden. Gleiches gilt für Kleidung, die nicht eindeutig Berufsbekleidung ist. Dazu zählen etwa auch Hemden und Anzüge, die du beruflich trägst, da diese auch für private Anlässe getragen werden können. 

Mehr Infos über das Absetzen von Betriebsausgaben findest du hier.

Welche Steuern sind Betriebsausgaben?

Neben den Kosten, die durch die selbstständige Tätigkeit entstehen, können auch betriebliche Steuern den Betriebsausgaben zugerechnet werden. Das gilt für Steuern, die du im Rahmen deiner Tätigkeit abführen musst. Dazu zählen Umsatzsteuer, Kfz-Steuer für Firmenwagen und Grundsteuer für Unternehmensgrundstücke. 

Wo muss ich meine Betriebsausgaben bei der Steuer angeben?

Deine Betriebsausgaben kannst du als Selbstständige:r in der Einnahmenüberschussrechnung im Rahmen deiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Dafür musst du in ELSTER die Anlage EÜR auswählen und dort neben deinen betrieblichen Einnahmen auch die Informationen zu deinen Betriebsausgaben in den entsprechenden Feldern eintragen.

Dabei wird es einige Zeilen geben, die dich nicht betreffen. Dazu zählen unter anderem Kosten für die Anschaffung von Rohstoffen, Waren oder Hilfsstoffen oder auch der Kauf von Wirtschaftsgütern wie Maschinen oder Fahrzeugen. Diese Zeilen lässt du einfach leer und füllst nur die Felder mit den Ausgaben aus, die bei dir angefallen sind.

Achtung! Du darfst nur Kosten absetzen, die du auch belegen kannst. Prinzipiell gilt für Selbstständige daher eine Aufbewahrungsfrist für Rechnungen von zehn Jahren. 

💡 Tipp von Accountable: Damit sich bei dir zu Hause nicht die Aktenordner mit Belegen türmen, kannst du deine Rechnungen mit unserer App ganz einfach scannen und digital abspeichern. So hast du nicht nur weniger Papierkram, sondern kannst auch immer und von überall auf deine Unterlagen zugreifen!

Gibt es eine Betriebsausgabenpauschale?

Für Arbeitnehmer:innen, die keine oder nur sehr geringe Werbungskosten angeben können, gibt es eine sogenannte Werbungskostenpauschale. Bis zu 1.000€ dürfen dabei als Pauschbetrag in der Steuererklärung geltend gemacht werden, ohne, dass ein Nachweis dafür erbracht werden muss.

Etwas Ähnliches gibt es auch für Selbstständige und Freiberufler:innen, allerdings gilt dies nur für bestimmte Berufsgruppen:

• Selbstständige Schriftsteller:innen bzw. Journalisten und Journalistinnen können 30% ihrer Betriebseinnahmen als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dabei gilt jedoch der jährliche Höchstbetrag von 2.455€.
• Hebammen können wiederum einen Pauschalbetrag in Höhe von 25% geltend machen. Hierbei liegt die Obergrenze bei 1.535€ im Jahr.
• Tagesmütter, die die Kinder nicht in einem ihnen kostenlos zur Verfügung gestellten Haushalt (z.B. die Wohnung der Eltern) betreuen, können im Monat 300€ zusätzlich absetzen – sofern sie eine Vollzeitbetreuung anbieten. Wenn die Betreuungszeit kürzer ist, muss der Betrag entsprechend anteilig verringert werden.
• Nebenberuflich selbstständige Wissenschaftler:innen, Künstler:innen und Lehrende können 25% ihrer Betriebseinnahmen pauschal als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Für alle nebenberuflichen Tätigkeiten liegt die jährliche Obergrenze hier bei 614€. 

Fazit

Wenn du selbstständig bist, kannst du alle für deine Tätigkeit anfallenden Kosten als sogenannte Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Dafür musst du nur die Belege aufbewahren und die entsprechenden Ausgaben in deiner Einnahmenüberschussrechnung eintragen. Zusätzlich gibt es für bestimmte Berufsgruppen eine Betriebsausgabenpauschale, die deinen Steuerbetrag noch einmal zusätzlich mindern kann. Dazu zählen unter anderem selbstständige Schriftsteller:innen, Hebammen und Tagesmütter sowie nebenberufliche Wissenschaftler:innen und Lehrkräfte. 

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