Aufgaben delegieren: Wie du dir Freiräume für dein Business schaffst

Als Selbstständige:r kennst du das mit Sicherheit: Du bist mit einem Projekt voll ausgelastet, aber trotzdem wird die To-do-Liste immer länger. Denn neben deiner Kerntätigkeit, für die du bezahlt wirst, fallen noch viele weitere Aufgaben an: Rechnungen schreiben, Verträge prüfen, Kund:innen betreuen, Steuern abführen, die Computer-Technik auf dem aktuellen Stand halten, und der nächste Social-Media-Post wäre eigentlich auch schon wieder fällig.

Wenn du beim Tagesgeschäft oder großen Projekten an deine Grenzen kommst, ist es Zeit, darüber nachzudenken, Aufgaben zu delegieren. Warum das sinnvoll ist und welche Möglichkeiten du hast, verraten wir dir in diesem Artikel.

Aufgaben delegieren: Bedeutung von Selbstständigen häufig unterschätzt

Freelancer:innen und Solo-Selbstständige sehen ihre Arbeit häufig als „One-Man/Woman-Show“ an. Damit ähneln sie ein bisschen diesen Alleinunterhalter:innen in der Einkaufsstraße, die gleichzeitig Gitarre, Trommeln, Schellen, Mundharmoniqaka und viele weitere Instrumente spielen. Alles klingt halbwegs gut, aber eine komplette Band aus Spezialist:innen kann man so nur bedingt ersetzen.

Das Problem für Selbstständige: Ihre Arbeitweise läuft genau darauf hinaus. Viele klagen, dass sie „selbst und ständig“ arbeiten. So steigt und steigt das Pensum, was noch zu erledigen ist. Und eigentlich müsste ein Tag 48 Stunden haben.

Die Folge: Irgendwann kommt der Punkt, an dem jede:r an ihre bzw. seine Grenzen stößt. Die Kreativität sinkt, genauso wie die Lust an der Arbeit. Die Effizienz rauscht in den Keller, vielleicht leidet sogar der Umgang mit Kund:innen, was im Endeffekt tödlich für dein Business wäre. Eigentlich wäre es dringend an der Zeit, etwas zu ändern und Aufgaben zu delegieren. Doch dann meldet sich das schlechte Gewissen: „Andere schaffen das auch!“ oder „Warum für etwas Geld ausgeben, was ich doch eigentlich selbst machen könnte?“

Aufgaben delegieren: Gar nicht so leicht für Freelancer:innen und Selbstständige

Viele Selbstständige und Freelancer:innen sind als Einzelunternehmer:in tätig. Heißt: Wofür große Unternehmen spezialisierte Mitarbeiter:innen oder eigene Abteilungen haben, das müssen sie erstmal selbst machen: Ob Akquise, Kundenbetreuung oder Zahlungseingänge überwachen, all das fällt in ihren Aufgabenbereich. Im Vergleich zum eigentlichen Kerngeschäft sind das vielleicht Kleinigkeiten. Doch in der Summe fressen sie einen nicht unbeträchtlichen Teil deiner Arbeits- und Lebenszeit.

Diese Aufgaben von jemand anderes übernehmen zu lassen, ist dabei nicht nur ein Kostenfaktor (den du selbstverständlich nicht vergessen solltest). Auch psychologisch gesehen tun sich viele Freelancer:innen und Selbstständige mit dem Abgeben von Aufgaben schwer. Vor allem, weil sie davon ausgehen, dass andere Menschen nicht unbedingt so stark für ihr Business brennen und sich wohl nicht mit derselben Leidenschaft ins Tagesgeschäft hängen wie sie selbst.

Doch genau in diesem Punkt missverstehen sie das Problem: Denn es sollte darum gehen, genau solche Aufgaben abzugeben, die gerade nicht zum Kerngeschäft gehören.

💡Tipp von Accountable: Du ziehst immer mehr Projekte an Land, hast aber Schwierigkeiten, allen Kund:innen dieselbe Aufmerksamkeit zu geben? In unserem Artikel „Multiprojektmanagement: Mehrere Kunden gleichzeitig meistern“ stellen wir Methoden vor, diese Herausforderung zu meistern.

Aufgaben delegieren: Arbeitsteilung sorgt für Effizienz

Grundsätzlich könnte man an dieser Stelle anführen, dass unser Wirtschaftssystem gar nicht mehr unbedingt auf One-Woman- oder One-Man-Shows ausgelegt ist. Das Stichwort heißt Arbeitsteilung und läuft darauf hinaus, dass eine Aufgabe genau von der Person übernommen werden sollte, die dafür am besten qualifiziert ist oder eine entsprechende Erfahrung vorweisen kann.

Schon im täglichen Leben lassen sich dafür unzählige Beispiele finden. So kaufen die meisten von uns ihr Gemüse im Supermarkt anstatt ihre Kartoffeln, Möhren oder Salat selbst anzubauen (wobei das auch sinnvoll sein und Spaß machen kann, aber das würde jetzt zu weit weg führen). Den Anbau überlassen wir stattdessen Bäuerinnen und Bauern, die mehr von der Sache verstehen.

Es gibt eine Reihe von Gründen, die dagegen sprechen, dass jede:r alles macht:

• Du benötigst Kompetenzen, die du möglicherweise nicht hast und dir auch nicht kurzfristig erarbeiten kannst.
• Du musst viel Zeit in alle Arbeitsschritte investieren, vor allem in die Schritte, in denen du keine oder nur wenig Kompetenzen vorweisen kannst.
• Das Ergebnis ist möglicherweise qualitativ schlechter, als wenn ein Profi die Aufgabe übernommen hätte.

Insgesamt gesehen ist es effizienter (und häufig auch günstiger), wenn der Job von Profis erledigt wird. Das gilt ja auch für deine Kerntätigkeit: Du bist der bzw. die Expert:in und kannst etwas, was andere nicht können. Der Gedanke lässt sich auf alle nachgelagerten Aufgaben in deinem Business übertragen. Warum also nicht Unterstützung ins Boot holen für Tätigkeiten, die dir schwerfallen oder für die du mehr Zeit als notwendig investieren musst?

💡Tipp von Accountable: Man sollte meinen, dass der bzw. die Solopreneur:in jemand ist, für den bzw. die das Konzept der „One-Man- bzw. „One-Woman-Show“ erfunden wurde. Doch weit gefehlt. Warum Kooperation gerade bei dieser selbstständigen Tätigkeit unverzichtbar ist, erklären wir im Artikel „Solopreneur:in – Allein zum erfolgreichen Business?“

Aufgaben delegieren: Diese Vorteile kannst du für dich nutzen

• Du kannst dich stärker auf dein Kerngeschäft fokussieren, arbeitest leistungsfähiger und erhöhst deinen Umsatz. Die Ausgaben für externe Hilfe kannst du in der Regel durch zusätzliche Aufträge mehr als wettmachen.

• Die To-do-Liste lässt sich besser bewältigten. Viele Zeitmanagement-Ansätze arbeiten mit dem Listenprinzip, verschweigen aber gern, dass To-do-Listen einen riesigen Haken haben: Sie tendieren dazu, immer länger zu werden, weil ständig neue Aufgaben dazukommen. Doch jetzt kannst du endlich alle Sachen erledigen, weil du Hilfe hast.

• Du gewinnst Freiräume für neue Ideen und Projekte. Vielleicht kannst du dir so eine neue Geschäftsidee überlegen, die dein Business noch weiter voranbringt?

• Mit externer Unterstützung kannst du dir Zeit für dein Privatleben zurückerobern und deinen Feierabend oder ein freies Wochenende auch richtig genießen. Pausen und Erholungszeiten sind zudem wichtig, damit wir uns wieder regenerieren können und körperlich und geistig gesund bleiben.

Welche Aufgaben kann man delegieren?

Kommen wir nun zu den praktischen Fragen: Wie und an wen kann man eigentlich als Freelancer:in oder Selbstständige:r Aufgaben delegieren? Und welche Tätigkeiten sollte ich abgeben und welche besser nicht? Wie oben bereits gesagt, ist es am wirtschaftlichsten, wenn du solche Aufgaben abgibst, die jemand anders besser erledigen könnte als du.

Nicht delegierbare Aufgaben sind dagegen alle, die mit deinem Kerngeschäft bzw. deiner eigentlichen Tätigkeit zu tun haben.

Beispiel: Als Social-Media-Manager:in solltest du neben der Arbeit für deine Kund:innen deine Auftritte in den sozialen Medien selbst betreuen, da sie zu deiner Kerntätigkeit gehören. Steuern und Buchhaltung kannst du indes jemand anderem oder einer Steuersoftware überlassen.

An wen kann ich Aufgaben delegieren?

Um externe Hilfe zu finden, stehen dir mehrere Möglichkeiten offen:

• Beauftrage eine:n Expert:in: Für (fast) jede Aufgabe gibt es Profis, die wie du ebenfalls als Freelancer:in oder Selbstständige arbeiten. Die Liste ist lang und reicht von Anwält:innen und Wirtschaftsprüfer:innen bis hin zu Grafiker:innen und Web-Designer:innen. Die Expert:innen sind in der Regel ihr Geld wert, weil sie viel effizienter die Aufgabe erledigen als du. Nutze alle Kanäle, die dir offenstehen: Du kannst zum Beispiel im Internet recherchieren und Bewertungen vergleichen, auf Freelancer-Plattformen suchen oder Bekannte um einen Tipp bitten.

• Engagiere eine:n Mitarbeiter:in: Auch Selbstständige können Festangestellte haben. Dabei musst du nicht immer jemanden in Vollzeit anstellen, manchmal reicht es schon, wenn du die Hilfe für ein paar Stunden pro Woche in Anspruch nimmst. Auch mit Werkstudent:innen, Minijobber:innen (auf 520-Euro-Basis) oder Praktikant:innen bleiben die Kosten überschaubar.

• Buche eine:n virtuellen Assistent:in: Dieses Berufsfeld hat in den letzten Jahren einen enormen Aufschwung erfahren, nicht zuletzt wegen Corona und dem Aufstieg des Home-Office. Virtuelle Assistent:innen können viele Aufgaben übernehmen, die sich telefonisch oder online erledigen lassen, von Recherchen und Reisebuchungen bis hin zur Pflege deines Social-Media-Accounts. Du kannst die Assistenz stunden- oder tageweise bzw. projektbezogen buchen und zahlst nur dann, wenn es auch etwas zu tun gab.

• Nutze ein Tool: Viele praktische Tools und Apps helfen dir im Tagesgeschäft. Accountable ist zum Beispiel ein Programm, dass dir deinen Steuern, der Buchhaltung und der selbstständigen Tätigkeit im Allgemeinen.

💡Tipp von Accountable: In vielen Bereichen kannst du dich von leistungsstarken Tools unterstützen lassen, die auf der Basis von künstlicher Intelligenz arbeiten. Programme wie ChatGPT bilden dabei nur die Speerspitze der Entwicklung. Mehr zu dem Thema erfährst du in unserem Artikel „Die besten KI-Tools: So nutzt du künstliche Intelligenz im Beruf“.

Überblick: Delegierbare und nicht delegierbare Aufgaben

Zum Schluss noch eine kleine Übersicht, die dir dabei hilft, zu entscheiden, wann du eine Aufgabe selbst erledigen solltest und wann es möglicherweise besser wäre, einen Profi zu engagieren.

💡Accountable ist das Steuerprogramm für Freiberufler und Gewerbetreibende. Du kannst damit nicht nur deine Buchhaltung erledigen, sondern auch alle Steuererklärungen als Selbstständiger erstellen und direkt ans Finanzamt übermitteln. Zudem helfen dir unsere Steuer Coaches persönlich bei allen Fragen rund um Steuern für Selbstständige.

Autor - Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.

Wer ist Robert ?