Aufbewahrungsfristen: Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?

Die Quittung für den neuen Bürostuhl, deine erste selbstgeschriebene Rechnung im Geschäftsjahr oder eine Notiz zur Privatentnahme von 200 Euro aus deiner Geschäftskasse – Dokumente mit steuerrechtlicher Relevanz gibt es zuhauf, das Potenzial für Unsicherheiten ist entsprechend hoch.

Gerade frisch gebackene Freelancer*innen stellen sich oft die Frage: Welche Unterlagen muss ich in welcher Form aufheben? Und wie lange bin ich verpflichtet, diese aufzubewahren? 

Accountable erklärt dir, was es zu beachten gilt und führt dich Schritt für Schritt in die Aufbewahrungspflichten der Selbstständigkeit ein. 

Aufbewahrungsfristen für Steuerunterlagen

Für Selbstständige gelten grundlegend zwei unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, nämlich sechs und zehn Jahre. Diese Aufbewahrungsfristen sind im Steuergesetz beziehungsweise im Handelsgesetz festgelegt. Die Aufbewahrungsfrist wird also von der Art des Dokuments bestimmt.

In der Regel fallen vor allem die klassischen Steuerunterlagen, wie bezahlte und geschriebene Rechnungen oder die Steuererklärung, in die zehnjährige Frist. Dagegen musst du für sechs Jahre Dokumente aufbewahren, die im erweiterten Sinne relevant für deine steuerliche Situation sind. Dazu zählt unter anderem Geschäftskorrespondenz, auch wenn diese nicht in einer Rechnung mündet; zum Beispiel, wenn du auf Anfrage ein Angebot an einen Interessenten schickst. 

Einen Überblick über die wichtigsten Dokumente und die dazugehörigen Fristen haben wir dir hier zusammengestellt.

10 Jahre:

• Inventar (Vermögen und Schulden)
• Erhaltene Rechnungen (zum Beispiel beim Kauf eines neuen Arbeitslaptops)
• Geschriebene Rechnungen (zum Beispiel für deine Tätigkeit als Freelancer*in)
• Deine Steuererklärungen der einzelnen Jahre 
• Die Umsatzsteuervoranmeldung
• Belege für Geschäftsessen
• Zollanmeldungen 

6 Jahre:

• Jegliche E-Mails und Briefe, die du im Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit empfangen oder versendet hast, wie zum Beispiel: 
  • Mahnungen bei Zahlungsverzug (egal, ob du der Gläubiger oder Schuldner bist)
  • Vertragsangebote (auch, wenn diese nicht oder erst später angenommen werden) 
  • Einladungen zu Konferenzen
• Arbeitszeitlisten
• Fahrtenbücher
• Reisekostenabrechnungen

💡Tipp von Accountable: Lieber haben als brauchen. Um immer auf der sicheren Seite zu stehen, solltest du dich im Zweifelsfall auf die zehnjährige Aufbewahrungsfrist berufen. 

Wann beginnen und enden Aufbewahrungsfristen? 

Egal, wie lange die Aufbewahrungspflicht für ein jeweiliges Dokument vom Gesetzgeber festgelegt ist: Die Aufbewahrungsfrist beginnt immer erst nach Ablauf des Geschäftsjahres, in dem das Dokument entstanden ist. Nicht, wie fälschlicherweise oft angenommen, ab Ausstellungsdatum des Belegs.

Ein entscheidendes Detail, das selbst bei erfahrenen Selbstständigen hin und wieder zu Missverständnissen führt. Deshalb nachfolgend zwei Beispiele für dich, wann Fristen beginnen und ablaufen. 

Beispiel 1: Die Steuererklärung 

Steuererklärungen werden meist im darauffolgenden Steuerjahr für das zurückliegende Jahr erstellt. Wenn du deine Steuererklärung für 2022 also fristgemäß im Juni 2023 anfertigst, gilt das Entstehungsjahr des Dokuments, also 2023, als Maßstab. Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist beginnt dann erst nach Ablauf des Erstellungsjahrs, sprich zum 01.01.2024. Ab diesem Zeitpunkt musst du deine Steuererklärung für das Jahr 2022 für zehn Jahre bis zum 31.12.2033 archivieren. 

Beispiel 2: Der E-Mail-Verkehr mit einem potenziellen Kunden 

Wie du bereits gelernt hast, fällt auch Geschäftskorrespondenz unter die steuerlich relevanten Dokumente und es gilt die Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Wenn du im August 2021 von einem Unternehmen angefragt wirst und ihr im ersten Schritt nur grob die Vorstellungen an eine Zusammenarbeit diskutiert, spricht der Gesetzgeber bereits von Geschäftskorrespondenz. Die Frist beginnt auch hier erst nach Ablauf des Geschäftsjahres, also 2021, und du musst die E-Mails vom 01.01.2022 bis zum 31.12.2027 jederzeit vorzeigen können. 

💡Tipp von Accountable: Selbstständige müssen an viele verschiedene Fristen denken, daher haben wir dir hier eine Übersicht zusammengestellt. 

Belege für die Steuer im Original oder als Kopie?  

Allzu oft passiert es heutzutage nicht mehr, doch sie gibt es noch: Dokumente in Papierform. Viele Freelancer*innen fragen sich zu Recht, ob dieses Papierchaos wirklich nötig ist. Die gute Antwort vorneweg: in den allermeisten Fällen nicht! 

Viel wichtiger ist, dass du deine Dokumente innerhalb der geltenden Aufbewahrungsfrist jederzeit vorlegen kannst und immer den Überblick behältst, wo sich welches Dokument befindet – egal, ob abgeheftet im Ordner oder digitalisiert auf deinem Laptop. Es gilt jeweils, die Dokumente in unveränderbarer Form, vollständig, nachvollziehbar und gut lesbar aufzubewahren. 

Apropos gut lesbar. Wer im August einen Kassenbeleg vom Restaurantbesuch im Skiurlaub in seinem Portemonnaie entdeckt, kennt das Problem: Belege auf sogenanntem Thermopapier verblassen mit der Zeit. Insbesondere Supermärkte, Restaurants oder der Einzelhandel verwenden Thermopapier für ihre Belege.

Damit du im Falle einer Betriebsprüfung nicht von einem leeren Blatt Papier überrascht wirst, solltest du Thermobelege zwingend dauerhaft lesbar machen. Dafür reicht es, eine Kopie des Belegs anzufertigen, ihn abzufotografieren oder den Zettel einzuscannen. So kannst du auch hier, je nach deinem Gusto, die Belege physisch oder digital archivieren. 

💡Tipp von Accountable: Mit der kostenlosen App von Accountable kannst du Belege sofort einscannen! So verlierst du nie wieder eine Quittung, die du absezten kannst und hältst automatisch die Aufbewahrungsfristen ein. Mache deine Buchhaltung zum Selbstläufer. 

Betriebsprüfung durch das Finanzamt – das musst du vorzeigen 

Die richtige Aufbewahrung deiner Steuerunterlagen ist nicht nur für die Selbstorganisation elementar, sondern vor allem der Grundstein für eine unkomplizierte Betriebsprüfung. Wenn sich das Finanzamt für solch eine Prüfung an dich wendet, werden die Einkommenssteuer, Umsatzsteuer und Gewerbesteuer kontrolliert. Je besser du vorbereitet bist, desto angenehmer wird die Kooperation mit dem Finanzamt. 

Du solltest deshalb kontinuierlich alle buchhalterischen Belege vollständig und einfach abrufbar ablegen – entweder ausgedruckt und ordnungsgemäß abgeheftet oder digitalisiert auf einem externen Datenträger, beispielsweise einer CD oder einem USB-Stick. Dabei kannst du dich an der Auflistung und den Fristen der oben genannten steuerlich relevanten Dokumente orientieren.

Denk dran: Die Aufbewahrung aller steuerlich relevanten Dokumente ist nicht nur für das Finanzamt wichtig, sondern auch für deinen eigenen Geldbeutel. Schließlich kannst du Belege nur dann absetzen, wenn du sie in der geforderten Form vorzeigen kannst.

Was du für ein maximales Steuerersparnis alles von der Steuer absetzen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.

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