Das Bundesarbeitsgericht hat Ende 2022 entschieden, dass die digitale Arbeitszeiterfassung Pflicht ist. Ausnahme: Als Freelancer:in oder selbstständig tätige Person musst du deine eigenen Arbeitszeiten nicht erfassen (du kannst es aber freiwillig machen). Sofern du aber eine:n Angestellte:n beschäftigst, bist du doch von der Regelung betroffen.
Wenn du dich jetzt fragst, wie du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden am besten festhältst, dann ist dieser Artikel deine Antwort: Wir haben die besten Zeiterfassungstools für dich zusammengestellt!
Arbeitszeiterfassung mit Excel gehört der Vergangenheit an: Zahlreiche Tools können dich bei der Erfassung von Arbeitszeiten unterstützen. Sie liefern dir nicht nur eine Vorlage für die Arbeitszeiterfassung, sondern übernehmen die komplette Arbeit.
Welches Tool am besten für dich und deine Zeiterfassung geeignet ist, hängt von individuellen Bedürfnissen ab: Legst du beispielsweise Wert auf besonders benutzerfreundliche Interfaces oder ist dir der Funktionsumfang am wichtigsten? Auch der Preisrahmen spielt eine Rolle; neben kostenpflichtigen Tools gibt es auch kostenlos nutzbare Alternativen. Verschaff dir mithilfe unseres Vergleichs einen Überblick.
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Welche Tools gibt es, um die Arbeitszeit digital zu erfassen?
ClickUp ist ein Tool, das viel mehr kann als reine Zeiterfassung: So kann ausgiebige Projekt- und Workflowplanung beispielsweise ebenfalls via ClickUp durchgeführt werden.
Wenn du auf der Suche nach einem Zeiterfassungstool für ein sehr großes Unternehmen bist, kannst du bei ClickUp auf Anfrage ein individuelles Preisangebot erhalten.
ClickUp verfügt über eigene Arbeitszeiterfassungs-Apps für iPhone und Android sowie für die Apple Watch. Außerdem werden Sprachassistenten wie Amazon Alexa unterstützt. ClickUp kann
Wenn du nicht nur an reiner Zeiterfassung, sondern auch an Projektplanung und Prozessautomatisierung interessiert bist, ist ClickUp ein ideales Hilfsmittel dabei. So eignet sich ClickUp für die Arbeitszeiterfassung im Kleinbetrieb gleichermaßen wie für die Arbeitszeiterfassung im Großunternehmen.
Auch, wenn du nach einem Tool für den persönlichen Gebrauch suchst, lohnt sich ein Blick auf ClickUp.
Mit der Anwendung DeskTime kannst du tracken, wie viel Zeit du auf welcher Website verbracht hast. Die Zeitfenster kannst du im Nachhinein hinsichtlich ihrer Produktivität bewerten. Darüber hinaus bietet DeskTime Schichts- sowie Abwesenheitsmanagement.
DeskTime hat eine eigene Arbeitszeiterfassung-App für iPhone und Android. Im Gegensatz zur Desktopversion findet hier allerdings kein automatisches Tracking der Aktivitäten auf dem Smartphone statt.
DeskTime ist hervorragend geeignet, wenn du deine eigene Produktivität besser im Überblick behalten möchtest. In diesem Fall kannst du auf die kostenlose Lite-Edition zurückgreifen und deinen Workflow so unkompliziert analysieren.
Doch auch für den Einsatz in kleineren oder mittleren Unternehmen eignet sich DeskTime. Ähnlich wie bei mite kann das Kostenmodell bei sehr viel Personal schnell zu höheren Summen führen.
Mit ist ein Zeiterfassungstool mit besonderem Fokus auf Benutzerfreundlichkeit. Durch die Anbindung an zahlreiche Buchhaltungstools kann die Abrechnung sehr schnell erledigt werden.
Das Kostenmodell von mite ist übersichtlich: Pro Nutzer:in und Monat ist eine Zahlung von fünf Euro fällig.
Das Zeiterfassungstool mite wird im Browser genutzt und kann somit auf allen Smartphones verwendet werden. Eine native App existiert bisher jedoch nur für iPhones.
mite lohnt sich vor allem für Einzelunternehmer:innen und kleine Teams, denen eine übersichtliche Arbeitszeiterfassung mit nützlichen Zusatzfunktionen wie Anbindung an die Buchhaltung wichtig ist. Wenn du viele Personen managen möchtest, kann das Abrechnungsmodell von mite schnell recht teuer werden.
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Papershift ist ein Tool zur Erstellung von Dienstplänen und zur Verwaltung von Arbeitszeiten. Auch Lohn- und Gehaltsabrechnungen können mit Papershift automatisch erstellt werden.
Die Kosten von Papershift hängen vom individuellen Nutzungsverhalten wie zum Beispiel der Anzahl an Nutzer:innen ab und können erfragt werden.
Eine kostenlose Testversion kann dir einen 14-tätigen Einblick verschaffen. Wenn sich Papershift im Nachhinein als Fehlkauf herausstellst, profitierst du von einer 60 Tage Geld-zurück-Garantie.
Papershift hat eine Dienstplan-App für iPhone und Android.
Wenn du verschiedene Filialen managen möchtest oder Dienstpläne eine wesentliche Rolle bei dir spielen, ist Papershift das Tool deiner Wahl. Dank der Dienstplan-App können sich Mitarbeiter:innen direkt auf Schichten bewerben. Die Verwaltung von Diensten ist mithilfe des Tools spielend einfach.
Zistemo ist ein Tool zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Auch Urlaubs-, Krankheits- sowie Gleitarbeitszeiten können mit Zistemo erfasst werden.
Zusätzliche Nutzer:innen können bei Zistemo gegen Aufpreis hinzugefügt werden. Wenn du das Tool erst einmal testen möchtest, gibt es eine kostenlose 14-tätige Testversion.
Die Arbeitszeiterfassung mit Zistemo funktioniert auch via App. Diese ist sowohl für iOS- als auch für Android-Geräte zum kostenlosen Download verfügbar.
Zistemo ist eine flexibel einsetzbare Software. Für die Nutzung von Zistemo ist es egal, ob du Freelancer:in bist oder einige Mitarbeiter managen möchtest. Dank der Team-Funktionen eignet sich Zistemo allerdings vor allem hervorragend für kleine bis mittelgroße Agenturen. Dank der Kündigungsmöglichkeit bist du mit Zistemo besonders flexibel.
Es gibt eine Reihe verschiedener Zeiterfassungstools, die dir dabei helfen können, deine Arbeitszeit oder die deiner Mitarbeitenden zu tracken. Der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung (falls sie auf dich zutrifft) nachzukommen ist auf diese Weise ein Kinderspiel.
Welches Tool am besten zu dir passt, hängt ganz vom individuellen Usecase ab. Für Freelancer:innen, Selbstständige mit wenigen Beschäftigten und Kleinbetriebe können kostenlose Tools vollkommen ausreichend, während Arbeitszeiterfassungssoftware mit erweitertem Funktionsumfang eher für größere Unternehmen sinnvoll sein dürfte.
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Autor - Robert Jödicke
Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.
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