Angebotskalkulation: So kalkulierst du deine Aufträge richtig

Bevor du einen Auftrag annimmst, solltest du immer genau durchkalkulieren, ob sich das ganze Unterfangen für dich lohnt. Als Methode kannst du dabei auf die sogenannte Vor- bzw. Angebotskalkulation zurückgreifen. Diese folgt einem bestimmten Schema, um alle Faktoren zu berücksichtigen.

In diesem Artikel erfährst du, was du bei der Angebotskalkulation, z.B. im Handwerk oder in Dienstleistungsbranchen, beachten musst.

Was ist eine Angebots- bzw. Auftragskalkulation? Eine Definition

Der Begriff der Angebots- und Auftragskalkulation stammt aus dem Rechnungswesen, manchmal spricht man auch von Vor- oder Zuschlagskalkulation. Da sie der Berechnung angemessener Verkaufspreise dient, stellt die Methode eine der betriebswirtschaftlichen Grundlagen jedes Unternehmens dar und kann auch für Selbstständige und Freelancer:innen nützlich sein. 

„Angemessener Verkaufspreis“ bedeutet, dass du bei der Kalkulation sämtliche Ausgaben berücksichtigst, um mit Gewinn zu arbeiten. Was für Dienstleistungen noch relativ überschaubar ist, erweist sich in anderen Branchen als deutlich aufwendiger.

Bei der Auftragskalkulation im Handwerk oder bei produzierenden Unternehmen werden zum Beispiel Einzelkosten (direkte Ausgaben für das Produkt wie Materialkosten) und Gemeinkosten (Ausgaben, die für mehrere Produkte gelten, zum Beispiel Kraftstoffe, Strom, IT-Technik, Marketing, …) unterschieden. Zugleich müssen Rabatt bzw. Skonto sowie die definierte Gewinnmarge berücksichtigt werden. 

Die Angebotskalkulation ist immer dann wichtig und sinnvoll, wenn du ein neues Angebot erstellst, in das variable Informationen zu Maschinen- und Arbeitsstunden, Kapazitäten, Deadlines oder Rabatte einfließen. Wenn du dagegen einfach einen festen Stundensatz anlegen kannst, ist eine detaillierte Vorkalkulation meist nicht notwendig. 

Welche Faktoren fließen in die Angebotskalkulation ein? 

Damit du die Angebotskalkulation so realistisch wie möglich durchführen kannst, benötigst du eine Vielzahl von Informationen rund um das gewünschte Produkt oder die angeforderte Dienstleistung. Diese Bestandteile sind wichtig:

• Materialkosten
• Kosten für Fremdleistungen
• Kosten für Arbeitsstunden (Anzahl benötigter Arbeitsstunden x Stundenlohn)
• Kosten für Maschinenstunden
• Weitere Kosten, die in Rechnung gestellt werden können (z.B. Anfahrt, Verpackung, Frachtgebühren, Auslagen, …) 
• Sonstige Kosten (Verwaltung, IT-Technik, Marketing …)

Diese „harten“ Zahlen werden ergänzt durch weitere Informationen wie:

• Die genauen Wünsche deines Kunden (Standardleistungen oder sind Modifikationen bzw. Individualisierungen gewünscht, die Mehraufwand bedeuten)
• Termine (Auftragsbeginn und -ende, möglicherweise auch Zwischenziele / Meilensteine)
• Prüfung der Kapazitäten (kann der Auftrag im geplanten Zeitfenster gewinnbringend erledigt werden)

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Angebotskalkulation richtig durchführen

Bei der Angebotskalkulation handelt es sich um ein internes Dokument, das dein Kunde nicht zu Gesicht bekommt. Du kannst jetzt alle Posten im Detail aufführen, in der späteren Auftragskalkulation (die dann an den Kunden geht) werden sie in Kategorien wie Material-, Lohn- oder Fremdkosten zusammengefasst.

Die Kosten für Material und Fremdleistungen fragst du bei deinen Lieferanten bzw. den in Frage kommenden Subunternehmern an. Kläre auch gleich, ob das benötigte Material auch zum gewünschten Termin lieferbar ist bzw. die notwendigen Zuarbeiten fertiggestellt werden können. Erst nach der Bestätigung solltest du die Start- und Endtermin dem Kunden verbindlich zusagen.

Zudem solltest du nun die Stundenzahl planen, die du maximal in das Projekt oder den Auftrag investieren kannst. Klar: Wenn du mehr arbeitest, als du möglicherweise bezahlt wirst, sinkt die Gewinnmarge. Dann rechnet sich das Projekt gerade so, im schlimmsten Fall gar nicht. 

In die Angebotskalkulation fließen auch alle Posten ein, du möglicherweise separat berechnen kannst. Dazu gehört zum Beispiel die Anfahrt, Verpackungen oder Frachtgebühren. Je nach Branche können die Gepflogenheiten, mit solchen Kosten umzugehen, aber unterschiedlich ausfallen.

💡Tipp von Accountable: Bei der Angebotskalkulation solltest du auch deinen anvisierten Gewinnzuschlag bereits berücksichtigen und zum Beispiel schon beim Stundenpreis einkalkulieren. Das hilft dir auch bei der Übertragung der Posten ins eigentliche Angebot, weil du nicht vom Kosten- zum Gewinn-Satz umrechnen musst.

Nicht vergessen solltest du Rabatt und Skonto. Hier ist Berechnung etwas tricky, weil du den Rabatt nicht einfach draufschlägst („auf Hundert“), sondern quasi von hinten abziehst („im Hundert“). Denn beides nicht auf den „kostendeckenden Mindestpreis“ gewährt, sondern auf den Zielverkaufspreis. Bei 3 Prozent Skonto lautet die Formel: 100 x 3 / 97, bei 5 Prozent Rabatt entsprechend: 100 x 5 / 95. 

➡️ Beispiel: Dein Auftrag hat einen Wert von 1.000 Euro. Schlägst du 3 Prozent „auf Hundert“ drauf, würdest du bei 1.030,00 Euro landen. Mit der Rechnung „im Hundert“ sind es 1.030,92 Euro. Auch wenn der Unterschied in diesem Fall „nur“ rund einen Euro ausmacht, kann dir bei großen Aufträgen oder über längere Zeiträume hinweg viel Geld entgehen.

Wie sieht das Schema einer Angebotskalkulation aus? 

Eine einfache Kalkulation des Angebotspreises besteht aus drei Schritten, die alle Kosten nacheinander erfasst.

Schritt	Kosten	Posten
1 (Material)	Einzelkosten + Gemeinkosten	Materialkosten
2 (Fertigung)	Personalkosten/Löhne/Fremdkosten + Gemeinkosten	Fertigungskosten
3 (Angebot)	Materialkosten + Fertigungskosten	Herstellungskosten
	Herstellungskosten + Verwaltungsgemeinkosten + Vertriebsgemeinkosten	Selbstkosten
	Selbstkosten + Gewinn	Barverkaufspreis
	Barverkaufspreis + Skonto + Provision	Zielverkaufspreis
	Zielverkaufspreis + Rabatt	Angebotspreis

💡Tipp von Accountable: Neben der internen Kalkulation musst du selbstverständlich auch die Marktpreisentwicklung und deine Konkurrenz im Auge behalten, damit dein Angebotspreis wettbewerbsfähig ist.

➡️ So kannst du den Bareinkaufpreis schnell und einfach berechnen

Beispiel für eine Angebotskalkulation

Folgendes Beispiel zeigt dir, wie eine Angebotskalkulation für ein bestimmtes Produkt aufgebaut sein könnte. Gemeinkosten werden mit Hilfe prozentualer Zuschläge (Höhe variiert nach Umfang und Unternehmen) berechnet. 

Kostenart	Zuschlagssatz	Wert	(Zwischen-)Summe
Fertigungsmaterial		20,00 Euro
+ Materialgemeinkosten	20%
= Materialkosten			24,00 Euro
Fertigungslöhne		12,00 Euro
+ Fertigungsgemeinkosten	30%	3,60 Euro
= Fertigungskosten			15,60 Euro
= Herstellkosten			39,60 Euro
+ Verwaltungsgemeinkosten	5%		1,98 Euro
+ Vertriebsgemeinkosten	5%		1,98 Euro
= Selbstkosten			43,56 Euro
+ Gewinn (Marge)	20%		8,71 Euro
= Barverkaufspreis			52,27 Euro
+ Skonto (*)	3%		1,62 Euro
+ Provision (*	1%		0,53 Euro
= Zielverkaufspreis			54,52 Euro
+ Rabatt (*)	5%		2,87 Euro
= Zielverkaufspreis / Angebotspreis			57,39 Euro

(*) berechnet nach der Im-Hundert-Methode

💡Tipp von Accountable: Eine einfache Angebotskalkulation kannst du bequem in Excel selbst machen. Spezielle kostenpflichtige Software eignet sich eher für die Kalkulation komplexer Angebote, zum Beispiel am Bau, im Handwerk oder bei großen Projekten.

Nachkalkulation: Prüfe nachträglich den Erfolg eines Auftrags

Die Angebots- bzw. Auftragskalkulation war für dich zufriedenstellend, du hast dein Angebot abgegeben und den Auftrag erhalten. Nach dessen Abwicklung solltest du dich nicht gleich dem nächsten zuwenden, sondern den fertigen Auftrag noch einmal durchrechnen.

Dies solltest du für größere Projekte immer machen, zudem solltest du eine Grenze (z.B. 500 oder 1.000 Euro) festlegen, ab der du grundsätzlich eine Nachkalkulation durchführst.

Auftragsnachkalkulation bedeutet, dass du die geplanten Werte den tatsächlichen Kosten gegenüberstellst. Dazu kannst du dasselbe Schema wie der bei Angebotskalkulation verwenden.

So erkennst du auch gleich mögliche Abweichungen und kannst ermitteln, woher sie stammen (z.B. zu spät geliefertes Material, zu knappe Deadlines oder zu hohe Rabatte). 

Ziel der Nachkalkulation ist, herauszufinden, ob du mit dem Auftrag die gewünschten Einnahmen erzielt hast, und ob bestimmte Punkte auftauchen, die du in Zukunft anders gestalten musst (z.B. neue Lieferanten finden, mehr Zeit für Projekte einplanen oder anstatt sich eine Rabattschlacht zu liefern, den Fokus mehr auf Qualität und eigene Stärken legen).

Auch positive Abweichungen können interessant sein: Konntest du zum Beispiel den Auftrag schneller erledigen als gedacht, kannst du in Zukunft mehr Aufträge annehmen und deinen Gewinn steigern. 

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